نصائح لاستخدام أدوات BI

كيفية تحقيق أقصى استفادة من أدوات BI ولوحات المعلومات

تتمتع بيانات شركتك بالقدرة على تشكيل اتجاه شركتك وربحيتها. ولكن بدون برامج مناسبة لتحديد الاتجاهات والأنماط، قد لا تستفيد استفادة كاملة من المعلومات التي جمعتها. قد تفوتك حتى فرص عمل كبيرة وطرق لتحسين العائد.

يمكن لأدوات ذكاء الأعمال ولوحات المعلومات تغيير ذلك. تمكّنك هذه التقنيات من تخزين بياناتك وأتمتتها وتحليلها وإعداد تقارير عنها واستخلاص رؤى من بياناتك بكفاءة بالإضافة إلى توقع أداء الأعمال في المستقبل. باستخدام أدوات BI ولوحات المعلومات لاكتساب فهم أكثر ثباتًا للفروق الدقيقة في بياناتك، ستتمكن من اتخاذ قرارات أكثر استنارة وثقة بشأن الاستراتيجيات والعمليات الحالية والمستقبلية لشركتك.

لماذا تستخدم المستخدم أدوات BI

تستخدم المؤسسات من جميع الأحجام والصناعات أدوات BI ولوحات المعلومات لمجموعة متنوعة من الأسباب. فيما يلي بعض الفوائد الأكثر شيوعًا التي تحصل عليها الشركات التي تستخدم هذه التقنية:

• جمع البيانات بشكل أكثر كفاءة. يساعدك استخدام أدوات ذكاء الأعمال على التركيز على تنمية شركتك بدلاً من مجرد تشغيلها. من خلال التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات، تساعد أدوات ذكاء الأعمال الشركات على توفير الوقت وتقليل الأخطاء البشرية وتحرير الموظفين لأداء مهام أكثر إلحاحًا.
• تحسين عملية الإبلاغ. تستخدم أدوات BI الأتمتة والذكاء الاصطناعي لجعل التقارير واستخلاص الرؤى من البيانات أسرع وأبسط وأكثر دقة. بالإضافة إلى ذلك، تمكّنك أدوات BI ولوحات المعلومات من إنشاء تقارير حيوية ومخصصة تعرض المخططات والرسوم البيانية والجداول المحورية والعروض التقديمية المرئية الأخرى.
• تبسيط تحليل البيانات. بدلاً من البحث في التقارير الورقية أو الاستعانة بشركة خارجية لفهم بياناتك، يمكنك تحليل بياناتك بسرعة بالطريقة الأكثر منطقية بالنسبة لك باستخدام لوحات المعلومات ذاتية الخدمة. يمكنك حتى استخدام لغة المحادثة لطرح أسئلة عملك والحصول على إجابات سريعة من إنشاء الذكاء الاصطناعي.
• انظر كيف تبيع جيدًا. قم بالوصول إلى جميع البيانات المتعلقة بمندوبي المبيعات الداخليين وشركاء المبيعات الخارجيين والمنتجات من لوحة معلومات واحدة - واستخدم ذكاء الأعمال لتحديد أصحاب الأداء العالي والمنخفض والثناء على أساليب المبيعات أو تدريبها أو تعديلها وفقًا لذلك. يمكنك أيضًا تتبع التركيبة السكانية للعملاء ودمج نتائجك في جهودك التسويقية.
• تحديد الفرص لزيادة الإيرادات. يتيح لك الوصول بشكل أسرع إلى بيانات أكثر دقة تحديد اتجاهات السوق بدقة وبسرعة، وتحديد طرق زيادة أرباحك، وحتى توقع المكاسب المستقبلية في السوق.
• تحسين الإنفاق التجاري. تمكّنك أدوات ذكاء الأعمال من مراقبة نفقات التشغيل الخاصة بك بسهولة أكبر باستخدام جميع البيانات ذات الصلة التي يمكن الوصول إليها من لوحة معلومات واحدة. كما أنها تتيح لك اكتشاف الأماكن بسرعة لخفض التكاليف، مثل المخزون الزائد والمعدات غير المستخدمة والاشتراكات.
• جمع ملاحظات العملاء وتحليلها. تسهل أدوات ذكاء الأعمال معرفة ما يفكر فيه عملاؤك حقًا بشأن منتجاتك وخدماتك وعلامتك التجارية بشكل عام - معلومات قيمة لدفع قرارات الأعمال.
• تحسين ثقافة الشركة. استطلع آراء موظفيك حول رأيهم في مؤسستك ومنتجاتها وسير العمل وثقافة الشركة. ثم استخدم هذه المعلومات لتحسين عمليات شركتك ومنتجاتها ورضا العاملين.
• عزز علامتك التجارية عبر الإنترنت. تحتوي العديد من أدوات ذكاء الأعمال على إمكانات وسائط اجتماعية تمكنك من التفاعل مع العملاء المحتملين والعملاء والمؤثرين من داخل الأداة. يمكنك أيضًا استخدام أدوات ذكاء الأعمال لفهم كيفية استخدام قاعدة عملائك لوسائل التواصل الاجتماعي، والتي يمكن أن تساعد في تقوية إستراتيجيتك الاجتماعية.
• التنبؤ بالأرقام المستقبلية. باستخدام وظائف AI المضمنة، يمكن لأدوات BI الاعتماد على البيانات السابقة والحالية لمساعدتك على التنبؤ بالأرقام الأساسية، بما في ذلك معدلات تحويل العملاء ومبيعات المنتجات والإيرادات. يساعدك تجهيز نفسك بهذه المعرفة على اتخاذ قرارات تجارية أكثر صلة، سواء كنت تطلب مخزونًا أو تضع ميزانية لتعيينات جديدة أو تخطط لحملات تسويقية قادمة.

تطبيقات الأعمال اليومية لأدوات BI

لا يوجد نقص في طرق استخدام أدوات ذكاء الأعمال للمساعدة في إدارة أعمالك وتنميتها. بعض الاستخدامات الأكثر شيوعًا هي:

• جمع البيانات. تساعدك الميزات المضمنة مثل الاستطلاعات والاستبيانات عبر الإنترنت في الحصول بسهولة على البيانات من العملاء والموظفين وشركاء الأعمال وأصحاب المصلحة الآخرين.
• بيانات التعدين. حدد المبيعات والإيرادات وأنماط العملاء في مجموعات البيانات الخاصة بك بمساعدة ذكاء الأعمال والتعلم الآلي والإحصاءات.
• الاستعلام. استخدم لوحات معلومات BI ذاتية الخدمة للحصول على إجابات لأسئلة محددة، مثل أيّ من منتجاتنا يحقق أكبر قدر من الإيرادات؟ وما هي الطريقة الأساسية التي يتعلم بها عملاؤنا عنا؟
• المرجعية. قم بتخصيص لوحات معلومات البيانات لتعقّب أدائك على مدار فترة زمنية معيّنة مقارنةً بالأهداف أو المقاييس التي تستهدفها.
• التحليل. اكتشف الاتجاهات والأنماط في بياناتك وافهم سبب حدوثها وكيف يمكنك تكرارها أو تحسينها.
• العرض المصوّر للبيانات. قم بإنشاء التمثيلات البصرية من نتائجك التي يسهل على الآخرين استيعابها باستخدام المخططات والرسوم البيانية والخرائط - بغض النظر عن مهاراتك الفنية.
• الإبلاغ. قم بتجميع نتائجك في تنسيقات سهلة الفهم ومشاركتها مع الزملاء والقادة والمستشارين للمساعدة في اتخاذ المزيد من القرارات المستنيرة.

منح الموظفين الوصول إلى أدوات BI

لست بحاجة إلى أن تكون محترفًا في تكنولوجيا المعلومات أو محلل أعمال لإنشاء تقارير ثاقبة ومخصصة وتفسيرات مرئية للبيانات بسرعة. باستخدام أدوات BI ولوحات معلومات البيانات سهلة الاستخدام وذاتية الخدمة، يمكن للأشخاص في جميع أنحاء مؤسستك تصميم التقارير بسهولة وتفسيرها والتعاون فيها واتخاذ القرارات بناءً على بياناتك.

إليك كيفية جعل ذلك يحدث:

• حدد أداة ذكاء الأعمال التي تدعم الخدمة الذاتية. عند التسوق للحصول على أداة BI، تأكد من اختيار أداة بديهية للمستخدمين غير التقنيين، وتدعم الخدمة الذاتية، وتبسط تصور البيانات، وتوفر أتمتة قائمة على الذكاء الاصطناعي. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية استخدام فِرق مؤسستك المختلفة BI، فاسأل. سيؤدي هذا إلى إعلام الأداة التي تشتريها وكيفية تكوينها.
• تأكد من أن أداة BI تعزز التعاون. اختر أداة BI التي تسهّل على المستخدمين التعاون مع بعضهم من خلال مشاركة التقارير وتحريرها والتعاون في إعدادها. ستعمل أداة BI الجيدة أيضًا على أتمتة التنبيهات للمتعاونين حول التعديلات التي تم إجراؤها على تقاريرهم، والتغييرات غير المتوقعة في البيانات، والتقارير المجدولة بشكل روتيني.
• امنح الموظفين إمكانية الوصول. أدوات BI - والرؤى في الوقت الحقيقي التي تنتج عنها - ليست فقط للإدارة والقيادة. سيساعد تمكين الأشخاص في جميع أنحاء مؤسستك من استخدام أدوات BI على العمل بكفاءة أكبر واتخاذ قرارات أكثر استنارة. لا يمكن لهذا فقط أن يعزز إنتاجية الموظف ومعنوياته (ناهيك عن التخلص من بعض عبء العمل عن الإدارة)، بل يمكنه أيضًا تحسين النتيجة النهائية.
• توفير التدريب المناسب. سيحتاج موظفوك إلى دعم وتدريب مستمرين لأداة BI الخاصة بك وميزاتها. تأكد من أن دعم العملاء الذي يقدمه موفر الحلول الذي تختاره يلبي احتياجات مؤسستك وكن مستعدًا لتقديم تدريب إضافي إذا لزم الأمر. ستكون حلول ذكاء الأعمال مع منتديات المستخدم القوية والمدونات وغيرها من أشكال الدعم المجتمعي مساعدة كبيرة لمستخدميك.
• تتبع طريقة الأشخاص لديك في استخدام BI. لا يزال فريق تكنولوجيا المعلومات لديك بحاجة إلى المشاركة في استخدام شركتك لأداة BI الخاصة بك. من خلال مراقبة الموظفين الذين يستخدمون الأداة، ومصادر البيانات التي يصلون إليها، وكيفية استخدامهم للأداة، يمكن لموظفي تكنولوجيا المعلومات لديك تتبع وتعديل أي جوانب قد تحتاج إلى تحسين في حل BI لديك.