En person, der arbejder ved en computer

Hvad er KPI-dashboards?

KPI-dashboards er værktøjer, der samler datakilder og leverer øjeblikkelig og visuel feedback, som viser, hvordan din virksomhed performer i forhold til nøgletal (KPI'er). De hjælper brugere ved at levere:

• Hurtig og nem løsning til at spore KPI'er og andre målepunkter i virksomheden.

• En samlet visning af de data, der hjælper med at synliggøre virksomhedens sundhedstilstand.

• Brugerdefinerbar visualisering af data med indikatorer for performance og status.

Fordele ved et omfattende KPI-værktøj

Hvis du anvender samme værktøj eller platform til opbygning af KPI-dashboard og definition af KPI'er, får du alt, hvad du behøver, på samme sted. Når du tilpasser KPI-definitioner, datakilder eller mål, indsættes disse opdateringer automatisk i dine dashboards – hvilket sparer dig for værdifuld tid.

Hvad er KPI?

Et nøgletal er en målelig værdi, der viser, hvor effektivt du opfylder dine mål. Tænk på KPI'er som din virksomheds scorecard – en metode til at måle, om du lever op til dine målsætninger.

Hvorfor KPI'er betyder noget

Når du identificerer og sporer KPI'er, får du at vide, om virksomheden er på rette vej – eller om du skal ændre kursen for at undgå at miste kostbar tid og penge. Når KPI'er bruges korrekt, er de effektive værktøjer, der hjælper dig med at:

  • Overvåg virksomhedens økonomiske tilstand.

  • Mål forløbet i forhold til strategiske mål.

  • Få øje på problemer tidligt.

  • Foretag rettidige justeringer af taktikker.

  • Motivér teammedlemmer.

  • Træf hurtigere og bedre beslutninger.

Så hvordan kan du begynde at identificere de KPI'er, der er vigtige for din virksomhed? Start med at tydeliggøre strategiske målsætninger – samlet eller efter afdeling.

Disse mål kan hjælpe dig med at identificere, hvilke KPI'er der er vigtige for din virksomhed. Udvælgelse af KPI'er, der er relevante, afhænger fuldstændigt af disse målsætninger og den evne, du har til at måle din performance i forhold til dem.

Identificer derefter de KPI-mål, du arbejder i retning af, og hvordan de skal måles. Husk på, at disse kan være både kort- og langsigtede mål.

Tal med dit team, og hav en åben dialog om jeres KPI'er og deres mål. Er de for store? Eller for lette? Mål bør være udfordrende, men hvis de er for store eller udelukkende er baseret på målepunkter, som dit team ikke kan styre, vil det være fornuftigt at genoverveje dem. Du skal også undersøge de aktiviteter og taktikker, som dit firma skal bruge til at nå disse mål. Endelig skal du tage dig tid til at evaluere, hvor du er i dag – dette er udgangspunktet for din KPI.

Lær de forskellige typer KPI'er at kende

Det bliver lettere at identificere, hvilke KPI'er der skal spores, når du har en bedre forståelse af de typer KPI'er, der oftest bruges til at måle resultater.

  • Kvantitative KPI'er handler om målelige fakta, der kan repræsenteres med et tal. Tænk på statistikker, procenter og dollartegn.

  • Kvalitative KPI'er omfatter menneskelige fortolkninger og kan ikke kvantificeres med tal. Tænk på meninger, følelser og forventninger.

  • Bagudskuende KPI'er måler, hvad der allerede er sket tidligere, for at forudsige succes eller fejl. Det er ligesom at se tilbage på, hvad du allerede har opnået, eller hvor du måtte kæmpe for det.

  • Ledende KPI'er måler resultater for at forudsige fremtidig succes og langsigtede tendenser. Det er ligesom at se fremad mod et sted, hvor du skal hen.

Ledende og bagudskuende KPI'er bruges normalt sammen. De er sammen med kvantitative og kvalitative KPI'er et godt sted at starte.

For hver KPI, du vælger at spore, skal du tildele en ejer og aftale sporingsfrekvensen. Uanset hvilke KPI'er du vælger at spore, er brugen af en KPI-platform eller et KPI-værktøj nøglen til at arbejde sammen med dit team om KPI-definitioner. Når I sammen definerer de enkelte KPI'er og derefter henter kontekstdata og samler dem i en enkelt visning, bliver det muligt at udføre præcise handlinger i realtid.

Eksempler på KPI-dashboards

Effektive KPI-dashboards samler alle de KPI'er, du skal bruge for at spore strategiske målsætninger, og opretter en visuel repræsentation af alle de relevante målepunkter side om side på ét sted. Undersøg disse Eksempler på KPI-dashboards, og overvej, hvilke vigtige målepunkter du vil spore:

Marketingeffektivitet

  • Søgeordseffektivitet
  • Gennemsnitlig tid på side
  • Konverteringsfrekvens
  • Gennemsnitlig score for potentielle kundeemner
  • Kundeemnetal for webstedstrafik

Kundeservice

  • Kundetilfredshedsscore
  • Omkostning pr. opkald
  • Tid for første svar
  • Kundefastholdelsesrate
  • Gennemsnitlig løsningstid

Finansiel sundhed

  • Driftsregnskab
  • Aktuel dækningsgrad
  • Pengestrøm for drift
  • Forbrugshastighed (burn rate)
  • Leverandørudgifter

It-performance

  • Gennemsnitlig reparationstid
  • Servernedetid
  • Afkastningsgrad for it
  • Uløste anmodninger pr. medarbejder
  • Færdiggjorte projekter inden for budgettet

KPI-rapportering

KPI-rapporter bringer de oplysninger, der præsenteres på KPI-dashboards, op på et nyt niveau. De går dybere ned i dataene for at få mere detaljeret indsigt og analyse.

En KPI-rapport hjælper interessenter og teammedlemmer med at identificere tendenser og flaskehalse i en angiven periode, så der kan træffes mere kvalificerede beslutninger. Rapporteringsemner kunne omfatte:

  • Indsigt i firmaets daglige drift.

  • Den finansielle sundhed i firmaet i forhold til KPI-målsætninger.

  • Bemærkelsesværdige tendenser eller mønstre, der fremgår af data.

  • Dyberegående analyse af data til støtte for den strategiske beslutningstagning.

Ved oprettelse af KPI-rapporter skal målgruppen og formålet med rapporten først bestemmes. Den kan f.eks. være, du vil vise Q3-udviklingen mod et omsætningsmål for firmaets interessenter. Sørg for, at alle de KPI'er, der fremgår af rapporten, peger tilbage mod det centrale tema.

Yderligere overvejelser i forbindelse med oprettelse af KPI-rapporter omfatter:

  • Udforskning af KPI-rapportskabeloner, der måske allerede er inkluderet i KPI-værktøjet eller -platformen.

  • Angivelse af et forløb for rapportfrekvens.

  • En beslutning om, hvorvidt din rapport skal være statisk eller interaktiv med mere dynamiske datadetaljer.

  • Præsentation af de relevante KPI'er alene, så rapporten ikke overbelastes med KPI'er, der ikke kan knyttes til rapporteringsmålene.

  • Kontrol af, at rapporten er tydelig og nem at forstå og giver handlingsrettet indsigt til målgruppen.

KPI – bedste praksis

Vi har samlet et par nyttige tips, så du kan få mest muligt ud af dine KPI'er.

Identificering af KPI'er:

  • Udvælg kun de KPI'er, der er rettet mod det specifikke mål. Hvis målet ikke er tydeligt, kan flere matchende KPI'er komplicere processen.
  • Brug forskellige KPI'er til de samme mål, hvis de dækker flere afdelinger – f.eks. har marketingafdelingen andre KPI'er end salgsteamet.
  • Kontrollér, at der er et kerneteam med ansvar for at definere hver eneste KPI, der vælges.

Overvågning af KPI'er:

  • Udforsk de forskellige dashboards, tilgængelige visualiseringsdiagrammer og skabeloner i KPI-værktøjet eller -platformen for at vælge de rette til dine mål.
  • Sørg for at indsætte en startdato for sammenligningen, så dit dashboard viser en korrekt præsentation af firmaets performance og udvikling over tid.
  • Fastlæg et forløb for overvågningen af KPI'er, og hvordan der skal handles på baggrund af dataene. Overvåges KPI-dashboards dagligt eller ugentligt? Skal handlinger kun følge efter rapporteringer, eller kan interessenter og/eller teammedlemmer justere taktikken undervejs?

Almindelige KPI-fejl

Undgå disse almindelige KPI-fejl:

1. Valg af KPI'er, der ikke er centrale for dine strategiske mål. Det kan være smart at spore relevante målepunkter, men alle målepunkter er ikke nødvendige til en KPI-status.

2. Brug af svagt definerede eller svage KPI'er. Samarbejd med dit team om at definere KPI'er med specifikke detaljer om, hvordan de skal måles. I modsat fald kommer du til at have problemer med at nå målene.

3. For ambitiøse eller urealistiske KPI-mål. Det er bedre at angive mere realistiske målsætninger baseret på historiske data, ressourcer og aktuelle taktikker. Overvej at fokusere på en bestemt tidsramme, eller angiv både en kort- og langsigtet målsætning.

4. Sporing af KPI'er uden ejere. Det er vigtigt med en ansvarlig tovholder – ikke kun for resultaterne, men også for selve processen. Hver KPI bør have en ejer, der er ansvarlig for overvågning, rapportering, analyse og handling.

5. Manglende reaktion på KPI'er. Uanset om du opfylder dine mål eller er kommet bagud, så er KPI'er et vigtigt værktøj til at hjælpe med at opnå bedre resultater. Så registrer og spor ikke kun for sporingens skyld – gør også brug af indsigten.

Opret nemt KPI-dashboards med det rette værktøj

Ved valg af KPI-dashboardløsning er det vigtigt at kigge efter en enkel og komplet databeskyttelse af datadashboards med kontrolelementer, der giver mulighed for deling uden for organisationen. På den måde kan KPI-dashboards og KPI-rapportering beskytte de underliggende data i henhold til de angivne parametre. Opret sikre KPI-dashboards, og find skjulte indsigter i dine data med Microsoft Power BI.