Tutorial: Von einer Excel-Arbeitsmappe zu einem Power BI-Bericht in Microsoft Teams

GILT FÜR:️ Power BI Desktop Power BI-Dienst

Nehmen Sie an, dass Ihr Vorgesetzter bis zum Ende des Tages einen Bericht zu den jüngsten Verkaufs- und Gewinnzahlen verlangt. Die aktuellen Daten befinden sich jedoch in Dateien auf Ihrem Laptop. In der Vergangenheit hat das Erstellen eines Berichts Stunden gedauert, und Sie fangen an, nervös zu werden.

Kein Problem. Mit Power BI können Sie in kürzester Zeit ansprechende Berichte erstellen und diese über Microsoft Teams teilen.

Screenshot of the finished Financial Sample report.

In diesem Tutorial laden Sie eine Excel-Datei hoch, erstellen einen neuen Bericht und teilen diesen über Microsoft Teams mit Kollegen. Alle diese Schritte führen Sie in Power BI aus. Sie lernen Folgendes:

  • Vorbereiten der Daten in Excel
  • Herunterladen von Beispieldaten
  • Erstellen eines Berichts im Power BI-Dienst
  • Anheften von Berichtsvisuals an ein Dashboard
  • Hinzufügen eines Links zum Dashboard
  • Freigeben des Dashboards über Microsoft Teams

Voraussetzungen

Vorbereiten von Daten in Excel

Nehmen wir eine Excel-Datei als Beispiel.

  1. Bevor Sie Ihre Excel-Datei in Power BI laden können, müssen Sie Ihre Daten in einer flachen Tabelle anordnen. In dieser enthält jede Spalte den gleichen Datentyp, z. B. für einen Text, ein Datum, eine Zahl oder eine Währung. Die Tabelle sollte eine Kopfzeile, jedoch keine Spalten oder Zeilen enthalten, in denen Summen angezeigt werden.

    Screenshot of the data organized in Excel.

  2. Formatieren Sie dann die Daten als Tabelle. Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf Als Tabelle formatieren.

  3. Wählen Sie ein Tabellenformat, das auf das Arbeitsblatt angewendet wird.

    Das Excel-Arbeitsblatt kann jetzt in Power BI geladen werden.

    Screenshot of the data formatted as a table.

Hochladen der Excel-Datei in den Power BI-Dienst

Der Power BI-Dienst stellt Verbindungen mit vielen Datenquellen her, einschließlich Excel-Dateien auf Ihrem Computer.

  1. Melden Sie sich zuerst beim Power BI-Dienst an. Wenn Sie sich noch nicht registriert haben, können Sie dies kostenlos tun.

  2. Klicken Sie unter Mein Arbeitsbereich auf Neu>Datei hochladen.

    Screenshot of My workspace, highlighting the New dropdown menu and the Upload a file option.

  3. Wählen Sie Excel>Dieses Gerät durchsuchen aus und navigieren Sie zu der Stelle, an der Sie die Excel-Datei „Financial Sample“ gespeichert haben. Wählen Sie anschließend Öffnen aus.

    Jetzt verfügen Sie über ein Beispielsemantikmodell im Finanzbereich. In Power BI wird außerdem automatisch ein leeres Dashboard erstellt. Falls es Ihnen nicht angezeigt wird, müssen Sie Ihren Browser aktualisieren.

    Screenshot of My Workspace, highlighting the Financial Sample semantic model.

  4. Nun erstellen Sie einen Bericht. Wählen Sie Neu>Bericht aus, während Sie sich immer noch unter Mein Arbeitsbereich befinden.

    Screenshot of My workspace, highlighting the New dropdown menu and the Report option.

  5. Wählen Sie Veröffentlichtes Semantikmodell auswählen aus. Wählen Sie dann im Dialogfeld Datenhub Ihr Semantikmodell Financial Sample>Bericht automatisch erstellen aus.

    Screenshot of the Data hub dialog box, highlighting the Financial Sample semantic model.

Erstellen Sie den Bericht.

Der Bericht wird in der Bearbeitungsansicht geöffnet und zeigt die Berichtscanvas an. Auf der rechten Seite werden die Bereiche Visualisierungen, Filter und Felder angezeigt. Die Tabellendaten Ihrer Excel-Arbeitsmappe werden im Bereich Felder angezeigt. Ganz oben ist der Name der Tabelle (financials) aufgeführt. Im Anschluss listet Power BI die Spaltenüberschriften als einzelne Felder auf.

Sehen Sie die Sigmasymbole in der Felderliste? Es bedeutet, dass Power BI diese Felder als numerisch erkannt hat. Power BI erkennt auch geografische Felder und zeigt ein Globussymbol an.

Screenshot of the Fields pane, highlighting Excel entries.

  1. Klicken Sie auf Navigationsbereich ausblenden, und minimieren Sie den Bereich Filter, um die Berichtscanvas zu vergrößern.

    Screenshot of the navigation pane, highlighting the Hide the navigation pane icon.

  2. Nun können Sie Visualisierungen erstellen. Angenommen, Ihr Vorgesetzter möchte sich die Gewinne in einem bestimmten Zeitraum ansehen. Ziehen Sie im Bereich Felder das Element Gewinn auf den Zeichenbereich des Berichts.

    In Power BI wird automatisch ein Säulendiagramm mit einer Säule angezeigt.

    Screenshot of a column chart with one column.

  3. Ziehen Sie jetzt Datum auf den Zeichenbereich des Berichts.

    Power BI aktualisiert das Säulendiagramm, um Gewinne nach Datum anzuzeigen.

    Screenshot of a column chart in report editor.

    Der Dezember 2014 war offensichtlich der rentabelste Monat.

    Tipp

    Wenn Sie nicht die erwarteten Diagrammwerte erhalten, sollten Sie Ihre Aggregationen überprüfen. Klicken Sie beispielsweise im Bereich Werte auf das Feld Profit, das Sie gerade hinzugefügt haben, und stellen Sie sicher, dass die Daten auf die von Ihnen gewünschte Weise aggregiert werden. In diesem Beispiel verwenden wir Summe.

Erstellen einer Karte

Ihre Vorgesetzte möchte wissen, welche Länder/Regionen die meisten Gewinne erzeugen. Mit einer Kartenvisualisierung können Sie Ihre Ergebnisse visuell ansprechend aufbereiten.

  1. Klicken Sie auf eine leere Fläche im Zeichenbereich Ihres Berichts.

  2. Ziehen Sie das Feld Country aus dem Bereich Felder auf die Berichtscanvas, und ziehen Sie anschließend das Feld Profit auf die Karte.

    Power BI erstellt eine Kartenvisualisierung mit Blasendiagramm, die den relativen Gewinn jedes Standorts darstellt.

    Screenshot of map visual in report editor.

    Sie können sehen, dass die europäischen Regionen die nordamerikanischen Regionen übertreffen.

Erstellen eines Vertriebsvisuals

Wie sieht es mit der Anzeige einer Visualisierung der Verkäufe nach Produkt- und Marktsegment aus? Das ist einfach.

  1. Klicken Sie auf die leere Canvas.

  2. Wählen Sie im Bereich Felder die Elemente Verkäufe, Produkt und Segment aus.

    In Power BI wird ein Säulendiagramm (gruppiert) erstellt.

  3. Klicken Sie auf eines der Symbole im Menü Visualisierungen, um den Typ des Diagramms zu ändern. Ändern Sie ihn z. B. in Gestapeltes Säulendiagramm.

    Screenshot of a Stacked column chart in the report editor.

  4. Wählen Sie zum Sortieren des Diagramms auf Weitere Optionens (...) >Sortieren nach aus.

Optimieren der Visuals

Nehmen Sie im Bereich „Visualisierungen“ auf der Registerkarte Format die folgenden Änderungen vor.

Screenshot of the Format tab in the Visualizations pane.

  1. Wählen Sie das Säulendiagramm Profit by Date aus. Ändern Sie im Abschnitt Titel die Textgröße in 16 pt. Legen Sie die Umschaltfläche Schatten auf Ein fest.

  2. Wählen Sie das gruppierte Säulendiagramm Sales by Product and Segment aus. Ändern Sie im Abschnitt Titel die Textgröße in 16 pt. Legen Sie die Umschaltfläche Schatten auf Ein fest.

  3. Wählen Sie Karte Profit by Country aus. Ändern Sie im Abschnitt Kartenstile das Design in Graustufen. Ändern Sie im Abschnitt Titel die Textgröße in 16 pt. Legen Sie die Umschaltfläche Schatten auf Ein fest.

Anheften an ein Dashboard

Sie können alle Visuals an das leere Dashboard anheften, das automatisch in Power BI erstellt wurde.

  1. Zeigen Sie auf ein Visual, und klicken Sie auf Visualisierung anheften.

    Screenshot of a visual, highlighting the Pin visual icon.

  2. Sie müssen den Bericht speichern, bevor Sie ein Visual an das Dashboard anheften können. Benennen Sie den Bericht, und klicken Sie auf Speichern.

  3. Heften Sie jedes Visual an das von Power BI erstellte Dashboard für Financial Sample.xlsx an.

  4. Klicken Sie auf Zu Dashboard wechseln, nachdem Sie das letzte Visual angeheftet haben.

  5. Power BI hat dem Dashboard automatisch eine Platzhalterkachel namens „Financial Sample.xlsx“ hinzugefügt. Klicken Sie auf Weitere Optionen (...)>Kachel löschen.

    Screenshot of More options for a tile.

  6. Ordnen Sie die Kacheln wie gewünscht neu an, und ändern Sie die Größe.

Nun sind das Dashboard und der Bericht fertig.

Jetzt können Sie Ihr Dashboard für Ihren Vorgesetzten freigeben. Sie können Ihr Dashboard und den zugrunde liegenden Bericht für alle Kollegen freigeben, die über ein Power BI-Konto verfügen. Diese können mit Ihrem Bericht interagieren, jedoch keine Änderungen speichern. Wenn Sie es zulassen, können sie das Dashboard auch für andere Benutzer*innen freigeben oder einen neuen Bericht anhand des zugrunde liegenden Semantikmodells erstellen.

  1. Zum Freigeben des Berichts wählen Sie am oberen Rand des Dashboards die Option Freigebenaus.

    Screenshot of My workspace, highlighting the Share icon.

  2. Geben Sie auf dem Bildschirm Dashboard freigeben die E-Mail-Adressen der Empfänger im Feld Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein ein, und fügen Sie eine optionale Nachricht hinzu.

  3. Wählen Sie die Option E-Mail-Benachrichtigung senden aus. Wählen Sie etwaige andere gewünschte Optionen aus:

    • Empfängern das Freigeben dieses Dashboards erlauben
    • Empfängern die Inhaltserstellung anhand der „Dashboard“ zugeordneten Daten erlauben

    Screenshot of the Share dashboard pane, with all options selected.

  4. Wählen Sie Zugriff gewähren aus.

Freigeben über Microsoft Teams

Sie können Berichte und Dashboards auch direkt über Microsoft Teams für Ihre Kollegen freigeben.

  1. Klicken Sie zum Freigeben über Teams oben im Dashboard auf die Option Chat in Teams (In Teams chatten).

    Screenshot of My workspace, highlighting the Chat in Teams option.

  2. In Power BI wird das Dialogfeld In Teams teilen angezeigt. Geben Sie den Namen einer Person, einer Gruppe oder eines Kanals ein, und klicken Sie auf Freigeben.

    Screenshot of the Share to Teams dialog box.

  3. Der Link wird in den Beiträgen dieser Person, dieser Gruppe oder dieses Kanals angezeigt.

    Screenshot of an example post in Microsoft Teams.

Weitere Fragen? Lernen Sie die Power BI-Community kennen.