Freigeben ist eine Möglichkeit, anderen Personen Zugriff auf Ihre Dashboards und Berichte zu gewähren. Das Freigeben hat in Power BI eine besondere Bedeutung. Power BI bietet verschiedene Möglichkeiten zum gemeinsamen Bearbeiten und Verteilen Ihrer Dashboards. Einen Vergleich dieser Möglichkeiten finden Sie unter Wie kann ich Dashboards und Berichte freigeben?.

Sie können ein Dashboard aus Ihrem eigenen Arbeitsbereich oder aus einem App-Arbeitsbereich freigeben. Wenn Sie ein Dashboard freigeben, können diejenigen, für die Sie es freigeben, es anzeigen und damit interagieren, aber es nicht bearbeiten. Sie sehen die gleichen Daten wie Sie im Dashboard und den Berichten, es sei denn, die Sicherheit auf Zeilenebene (RLS) ist aktiviert. Die Kollegen, für die Sie das Dashboard freigegeben haben, können dieses wiederum für ihre Kollegen freigeben, sofern Sie dies gestatten. Sie können das Dashboard für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Diese können das Dashboard anzeigen und auch damit interagieren, es jedoch nicht freigeben.

Was Sie für wen freigeben können, hängt von Ihren Power BI-Lizenzen und denen Ihrer Kollegen ab. Weitere Informationen finden Sie weiter unten im Abschnitt Lizenzierungsanforderungen für die Freigabe.

Hinweis:

Sie können ein Dashboard auch aus einer beliebigen mobilen Power BI-App freigeben. Die Freigabe von Dashboards und Berichten erfolgt über den Power BI-Dienst oder die mobilen Power BI-Apps, jedoch nicht aus Power BI Desktop.

Freigeben eines Dashboards für Kollegen außerhalb eines App-Arbeitsbereichs

Wenn Sie Mitglied eines App-Arbeitsbereichs in Power BI sind, können Sie die Dashboards des Arbeitsbereichs für Kollegen außerhalb des Arbeitsbereichs freigeben. Dies entspricht dem Freigeben eines Dashboards für Kollegen. Sie können Ihre Dashboards und Berichte für Kollegen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Wenn sich Ihre Kollegen noch nicht für Power BI registriert haben, müssen sie dies nachholen, um Ihr Dashboard einsehen zu können.

Video: Freigeben eines Dashboards

Sehen Sie sich an, wie Amanda ihr Dashboard für Kollegen im Unternehmen und externe Personen freigibt. Befolgen Sie dann die schrittweisen Anleitungen unter dem Video, um es selbst ausprobieren.

Anleitung: Freigeben eines Dashboards

  1. Öffnen Sie das Dashboard, und wählen Sie Freigeben aus.

  2. Geben Sie im oberen Feld die vollständigen E-Mail-Adressen für Einzelpersonen, Office 365-Gruppen, Verteilergruppen oder Sicherheitsgruppen ein.

    Hinweis:

    Bei dynamischen Verteilerlisten sind Freigaben nicht möglich.

    Freigaben sind auch für Personen mit Adressen außerhalb der Organisation möglich. In diesem Fall wird allerdings eine Warnung angezeigt.

  3. Sie haben die Möglichkeit, die Nachricht zu ändern.

  4. Damit Ihre Kollegen Ihr Dashboard für weitere Personen freigeben können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Empfängern das Freigeben Ihres Dashboards erlauben.

    Nur Kollegen in Ihrer Organisation können Ihr Dashboard erneut freigeben. Personen außerhalb Ihrer Organisation können Ihr Dashboard anzeigen, jedoch nicht erneut freigeben.

  5. Wählen Sie Freigeben aus.

    Power BI sendet eine Einladung per E-Mail, die einen Link zum freigegebenen Dashboard enthält. Durch Klicken auf den Link wird das Dashboard dem Power BI-Dienst Ihres Kollegen hinzugefügt. Sie können die Seite mit der Liste „Für mich freigegeben“ aufrufen, um alle Dashboards anzuzeigen,die für ihn freigegeben wurden. Wenn er Ihren Namen auswählt, werden alle von Ihnen freigegebenen Dashboards angezeigt.

    Wenn sie sich noch nicht bei Power BI registriert haben, müssen sie ein Konto erstellen, nachdem sie auf den Link geklickt haben.

    Hinweis:

    Der Freigabevorgang sieht für Personen außerhalb Ihrer Organisation anders aus. Im Abschnitt Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation weiter unten finden Sie eine nähere Beschreibung.

  6. Wählen Sie Zugriffaus, um anzuzeigen, für wen das Dashboard bereits freigegeben ist.

    Personen außerhalb Ihrer Organisation werden als Gastaufgelistet.

Hinweise zur Freigabe eines Dashboards

Die folgenden Aspekte sind beim Freigeben von Dashboards unbedingt zu beachten:

  • Wenn Ihre Kollegen noch nicht für Power BI registriert sind, müssen sie die Registrierung durchführen, um Ihr Dashboard anzeigen zu können.

  • Im Allgemeinen sehen Sie und Ihre Kollegen die gleichen Daten im Dashboard. Wenn Sie folglich mehr Berechtigungen als Ihre Kollegen haben, Daten zu sehen, werden sie alle Daten in Ihrem Dashboard sehen können. Wenn jedoch die Sicherheit auf Zeilenebene (RLS) auf das einem Dashboard zugrunde liegende Dataset angewendet ist, wird anhand der Anmeldeinformationen jeder Person festgestellt, ob ihr der Zugriff gewährt wird.

  • Wenn Sie Ihr Dashboard für jemanden freigeben, kann er es einsehen und über die Leseansicht mit Ihren Berichten interagieren. Sie können keine neuen Berichte erstellen oder Änderungen an vorhandenen Berichten speichern.

  • Von Ihnen vorgenommene Änderungen können von allen verfolgt werden.

  • Das Dataset kann von ihnen nicht angezeigt oder heruntergeladen werden.

  • Alle Benutzer können die Dashboarddaten manuell aktualisieren.

Freigabe Ihres Dashboards für Kollegen

  • Wenn Sie Office 365 für E-Mails verwenden, ist die Freigabe für Mitglieder einer Verteilergruppe möglich, indem Sie die der Verteilergruppe zugeordnete E-Mail-Adresse eingeben.

  • Kollegen in derselben E-Mail-Domäne wie Sie und Kollegen, die zu einer anderen Domäne gehören, aber innerhalb des Mandanten registriert ist, können das Dashboard erneut freigeben. Angenommen, die Domänen „contoso.com“ und „contoso2.com“ sind im Mandanten registriert. Wenn die E-Mail-Adresse konrads@contoso.com lautet, ist für ravali@contoso.com und gustav@contoso2.com eine erneute Freigabe möglich.

    Tipp:

    Wenn Ihre Kollegen bereits über den Zugriff auf ein bestimmtes Dashboard verfügen, können Sie einen direkten Link zu diesem Dashboard senden, indem Sie einfach die URL kopieren, wenn Sie sich auf dem Dashboard befinden. Beispiel:

    https://powerbi.com/dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx

Freigabe Ihres Dashboards für Personen außerhalb Ihrer Organisation

Bei einer Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation erhalten diese eine E-Mail mit einem Link zum freigegebenen Dashboard. Sie müssen sich bei Power BI anmelden, um das Dashboard anzuzeigen. Wenn sie kein Power BI-Konto haben, können sie eines nach dem Klicken auf den Link erstellen.

Nachdem sie sich angemeldet haben, sehen sie das freigegebene Dashboard in einem eigenen Browserfenster ohne den linken Navigationsbereich, nicht in ihrem üblichen Power BI-Portal. Sie müssen den Link als Favoriten speichern, um künftig auf dieses Dashboard zugreifen zu können.

Sie können Inhalte in diesem Dashboard oder Bericht nicht bearbeiten. Sie können mit den Diagrammen im Bericht interagieren (Kreuzhervorhebung) und Filter/Slicer ändern, die für die mit dem Dashboard verbundenen Berichte verfügbar sind.

Nur direkte Empfänger können das freigegebene Dashboard anzeigen. Im Beispiel oben kann nur Vicki@contoso.com das Dashboard sehen. Niemand sonst kann das Dashboard sehen, selbst wenn der Link verfügbar ist, und Vicki muss dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, um auf dieses Dashboard zuzugreifen. Wenn sie sich mit einer anderen E-Mail-Adresse anmeldet, hat sie auch keinen Zugriff auf das Dashboard.

Personen außerhalb Ihrer Organisation können keine Daten anzeigen, wenn für lokale Analysis Services-Tabellenmodelle die Sicherheit auf Rollen- oder Zeilenebene implementiert ist.

Hinweis:

Dashboards mit Power BI Pro-Inhalten können nicht für externe Benutzer freigegeben werden, die über eine Power BI Pro-Testlizenz verfügen. Sie benötigen für den Zugriff auf diese Dashboards reguläre Power BI Pro-Lizenzen. Power BI Pro-Inhalt – was ist das?

Im Web veröffentlichen

Sie können auch einen Bericht für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, indem Sie ihn im Web veröffentlichen. Allerdings können Sie nicht steuern, für wen Sie den Bericht freigeben. Er kann von jeder Person im Internet eingesehen werden. Weitere Informationen zum Veröffentlichen im Web.

Freigabe nur eines Berichts

Es wurde gezeigt, dass bei der Freigabe eines Dashboards, das Kacheln mit Links zu Berichten enthält, diese Berichte ebenfalls freigegeben werden. Wie gehen Sie aber vor, wenn Sie nur einen Bericht freigeben möchten? Senden Sie Ihren Kollegen einfach die URL der Berichtsseite. Solange Ihre Kollegen Mitglieder der gleichen Verteilergruppe in der gleichen E-Mail-Domäne wie Sie sind oder über mindestens ein Dashboard mit einem Link zu demselben Bericht verfügen (das Dashboard enthält Kacheln, die aus dem Bericht angeheftet wurden), können sie den Bericht zu öffnen.

Weitere Informationen finden Sie weiter oben unter Bei der Freigabe für Ihre Kollegen.

Freigeben einer gefilterten Version eines Berichts

Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine gefilterte Version eines Berichts freigeben möchten? Dabei handelt es sich möglicherweise um einen Bericht, der nur Daten für einen bestimmten Ort, einen bestimmten Vertriebsmitarbeiter oder ein bestimmtes Jahr enthält. Dies kann durch Erstellen einer benutzerdefinierten URL erfolgen.

  1. Öffnen Sie den Bericht in der Bearbeitungsansicht, und wenden Sie den Filter an. In diesem Beispiel wird das Analysebeispiel für Einzelhandel so gefiltert, dass nur der Bezirk FD-01 angezeigt wird.

  2. Fügen Sie am Ende der Berichtsseiten-URL Folgendes hinzu:

    ?filter=Tabellenname/Feldname eq Wert

    In diesem Beispiel lautet der Name der Tabelle Store, das Feld hat den Namen Territory, und der Wert, nach dem gefiltert werden soll, lautet NC:

    ?filter=Store/Territory eq NC

    Durch den Browser werden Sonderzeichen hinzugefügt, die Schrägstriche und Leerzeichen darstellen, sodass die URL schließlich wie folgt lautet:

    app.powerbi.com/groups/me/reports/010ae9ad-a9ab-4904-a7a1-10a61f70f2f5/ReportSection2?filter=Store%252FTerritory%20eq%20NC

    Hinweis:

    Das Feld muss vom Typ String sein, und weder der Tabellenname noch der Feldname darf Leerzeichen enthalten.

  3. Senden Sie diese URL an Ihre Kollegen. Wenn diese auf den Link klicken, wird in Power BI eine schreibgeschützte Version des gefilterten Berichts geöffnet.

Lizenzierungsanforderungen für die Freigabe

Für die Freigabe von Inhalten innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation gelten dieselben Lizenzierungsanforderungen.

Wenn Sie Ihr Dashboard ausschließlich mit kostenlosen Power BI-Funktionen erstellt haben, benötigen die Empfänger lediglich eine kostenlose Power BI-Lizenz, um den Inhalt anzuzeigen. Wenn Sie Power BI Pro-Funktionen wie App-Arbeitsbereiche oder lokale Konnektivität verwenden, benötigen die Empfänger eine Power BI Pro-Lizenz, um den Inhalt anzuzeigen.

Eine vollständige Liste finden Sie unter Power BI Pro-Inhalt – was ist das?.

Die Power BI-Preisseite Power BI kostenlos nutzen oder Power BI Pro kaufen stellt ebenfalls eine gute Möglichkeit dar, die beiden Optionen zu vergleichen.

Erneute Freigabe

Mithilfe der erneuten Freigabe können Ihre Kollegen die E-Mail-Einladung an andere Personen in Ihrem Unternehmen weiterleiten (die Einladung läuft nach einem Monat ab). Die erneute Freigabe ist für die Kollegen auch über den Power BI-Dienst und mobile Apps möglich. Als Besitzer des Dashboards können Sie die erneute Freigabe deaktivieren und auch individuell widerrufen (siehe unten).

Für Personen außerhalb Ihrer Organisation ist die erneute Freigabe nicht möglich.

Aufheben der Freigabe für Dashboards

  1. Öffnen Sie das Dashboard, und wählen Sie Freigeben aus.

  2. Klicken Sie auf Zugriff , um eine vollständige Liste der Personen anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (...) neben Kann anzeigen , und wählen Sie dann Folgendes:

    • Freigabe beenden für diese Person oder
    • Erneutes Freigeben deaktivieren , um Freigaben dieser Person für andere Personen zu verhindern.
    • Wenn die Person Ihre Einladung noch nicht akzeptiert hat, können Sie auch auf Einladung stornierenklicken.

Deaktivieren der erneuten Freigabe

Nur der Dashboardbesitzer kann die erneute Freigabe aktivieren und deaktivieren.

  • Wenn Sie die Freigabeeinladung noch nicht gesendet haben, deaktivieren Sie unten in der Einladung das Kontrollkästchen Empfängern das Freigeben Ihres Dashboards erlauben .

  • Falls Kollegen Ihre Freigabeeinladung noch nicht akzeptiert haben, können Sie die Einladung stornieren und sie erneut einladen, ohne das Kontrollkästchen Empfängern das Freigeben Ihres Dashboards erlaubenzu aktivieren.

  • Wenn sie Ihre Freigabeeinladung akzeptiert haben, klicken Sie auf Zugriff und dann auf die Auslassungspunkte (...) neben Kann anzeigen, und klicken Sie dann auf Freigabe beenden.

Siehe auch