Freigeben ist eine Möglichkeit, anderen Personen Zugriff auf Ihre Dashboards und Berichte zu gewähren. Power BI bietet verschiedene Möglichkeiten zum gemeinsamen Bearbeiten und Verteilen Ihrer Dashboards, und Freigeben ist nur eine davon. Freigaben sind eine empfehlenswerte Lösung, wenn nur ausgewählte Personen Ihre Arbeit einsehen sollen.

Egal, ob Sie Inhalte innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation gemeinsam nutzen, Sie und die Empfänger benötigen eine Power BI Pro-Lizenz. Sehen Sie sich diesen Vergleich von Power BI Free und Pro an. Das Power BI-Team ist immer an Ihrem Feedback interessiert. Anregungen nehmen wir auf der Power BI-Communitywebsite entgegen.

Sie können ein Dashboard aus Ihrem eigenen Arbeitsbereich oder aus einem App-Arbeitsbereich freigeben. Wenn Sie ein Dashboard freigeben, können diejenigen, für die Sie es freigeben, es anzeigen und damit interagieren, aber es nicht bearbeiten. Sie sehen die gleichen Daten wie Sie im Dashboard und den Berichten, es sei denn, die Sicherheit auf Zeilenebene (RLS) ist aktiviert. Die Kollegen, für die Sie das Dashboard freigegeben haben, können dieses wiederum für ihre Kollegen freigeben, sofern Sie dies gestatten. Die Personen außerhalb Ihrer Organisation können ebenfalls das Dashboard anzeigen und damit interagieren, aber es nicht freigeben.

Sie können ein Dashboard auch aus einer beliebigen mobilen Power BI-App freigeben. Sie können Dashboards über den Power BI-Dienst und die mobilen Power BI-Apps, aber nicht über Power BI Desktop freigeben.

Video: Freigeben eines Dashboards

Sehen Sie sich an, wie Amanda ihr Dashboard für Kollegen im Unternehmen und externe Personen freigibt. Befolgen Sie dann die schrittweisen Anleitungen unter dem Video, um es selbst ausprobieren.

Anleitung: Freigeben eines Dashboards

  1. Öffnen Sie in „Mein Arbeitsbereich“ oder in einem App-Arbeitsbereich ein Dashboard, und wählen Sie Freigeben aus.

  2. Geben Sie im oberen Feld die vollständigen E-Mail-Adressen für Einzelpersonen, Office 365-Gruppen, Verteilergruppen oder Sicherheitsgruppen ein.

    Hinweis:

    Bei dynamischen Verteilerlisten sind Freigaben nicht möglich.

    Wenn Sie Freigaben für Personen mit Adressen außerhalb Ihrer Organisation einrichten, wird eine Warnung angezeigt.

  3. Sie haben die Möglichkeit, die Nachricht zu ändern.

  4. Damit Ihre Kollegen Ihr Dashboard für weitere Personen freigeben können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Empfängern das Freigeben Ihres Dashboards erlauben.

  5. Wählen Sie Freigeben aus.

    Power BI sendet eine Einladung per E-Mail, die einen Link zum freigegebenen Dashboard enthält. Durch Klicken auf den Link wird das Dashboard zur Für mich freigegeben-Listenseite Ihrer Empfänger hinzugefügt. Die Empfänger können Ihren Namen auswählen, um alle von Ihnen freigegebenen Dashboards anzuzeigen.

    Hinweis:

    Der Freigabevorgang sieht für Personen außerhalb Ihrer Organisation anders aus. Im Abschnitt Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation weiter unten finden Sie eine nähere Beschreibung.

  6. Um zu sehen, für wen Sie das Dashboard bereits freigegeben haben, wählen Sie im Dialogfeld Dashboard freigeben die Option Zugriff aus.

    Personen außerhalb Ihrer Organisation werden als Gast aufgelistet.

Hinweise zur Freigabe eines Dashboards

Aspekte, die beim Freigeben von Dashboards zu beachten sind:

  • Ihre Kollegen benötigen eine Power BI Pro-Lizenz, damit sie Ihr Dashboard anzeigen können.

  • Im Allgemeinen sehen Sie und Ihre Kollegen die gleichen Daten im Dashboard. Wenn Sie folglich mehr Berechtigungen als Ihre Kollegen haben, Daten zu sehen, werden sie alle Daten in Ihrem Dashboard sehen können. Wenn jedoch die Sicherheit auf Zeilenebene (RLS) auf das einem Dashboard zugrunde liegende Dataset angewendet ist, wird anhand der Anmeldeinformationen jeder Person festgelegt, auf welche Daten sie zugreifen kann.

  • Wenn Sie Ihr Dashboard für jemanden freigeben, kann er es einsehen und über die Leseansicht mit Ihren Berichten interagieren. Sie können keine neuen Berichte erstellen oder Änderungen an vorhandenen Berichten speichern.

  • Von Ihnen vorgenommene Änderungen können von allen verfolgt werden.

  • Das Dataset kann von ihnen nicht angezeigt oder heruntergeladen werden.

  • Alle Benutzer können die Dashboarddaten manuell aktualisieren.

Hinweise zum Freigeben Ihres Dashboards für Kollegen

  • Wenn Sie Office 365 für E-Mails verwenden, ist die Freigabe für Mitglieder einer Verteilergruppe möglich, indem Sie die der Verteilergruppe zugeordnete E-Mail-Adresse eingeben.

  • Kollegen in derselben E-Mail-Domäne wie Sie und Kollegen, die zu einer anderen Domäne gehören, aber innerhalb desselben Mandanten registriert ist, können das Dashboard erneut freigeben. Angenommen, die Domänen „contoso.com“ und „contoso2.com“ sind im selben Mandanten registriert. Wenn Sie die E-Mail-Adresse konrads@contoso.com haben, können sowohl ravali@contoso.com als auch gustav@contoso2.com erneut freigeben, sofern Sie ihnen die Berechtigung zum Freigeben erteilt haben.

    Tipp:

    Wenn Ihre Kollegen bereits über den Zugriff auf ein bestimmtes Dashboard verfügen, können Sie einen direkten Link zu diesem Dashboard senden, indem Sie einfach die URL kopieren, wenn Sie sich auf dem Dashboard befinden. Beispiel:

    https://powerbi.com/dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx

Freigeben Ihres Dashboards für Personen außerhalb Ihrer Organisation

Bei einer Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation erhalten diese eine E-Mail mit einem Link zum freigegebenen Dashboard. Sie benötigen eine Power BI Pro-Lizenz, und sie müssen sich bei Power BI anmelden, um das Dashboard zu sehen. Wenn sie kein Power BI-Konto haben, können sie sich nach Klicken auf den Link für eines registrieren.

Nachdem sie sich angemeldet haben, sehen sie das freigegebene Dashboard in einem eigenen Browserfenster ohne den linken Navigationsbereich, nicht in ihrem üblichen Power BI-Portal. Sie müssen den Link als Favoriten speichern, um künftig auf dieses Dashboard zugreifen zu können.

Sie können Inhalte in diesem Dashboard oder Bericht nicht bearbeiten. Sie können mit den Diagrammen im Bericht interagieren (Kreuzhervorhebung) und Filter/Slicer ändern, die für die mit dem Dashboard verbundenen Berichte verfügbar sind, sie können ihre Änderungen aber nicht speichern.

Nur direkte Empfänger können das freigegebene Dashboard anzeigen. Wenn Sie die E-Mail beispielsweise an Vicki@contoso.com gesendet haben, wird das Dashboard nur für Vicki angezeigt. Niemand sonst kann das Dashboard sehen, selbst wenn der Link verfügbar ist, und Vicki muss dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, um auf dieses Dashboard zuzugreifen. Wenn sie sich mit einer anderen E-Mail-Adresse anmeldet, hat sie auch keinen Zugriff auf das Dashboard.

Personen außerhalb Ihrer Organisation können keine Daten anzeigen, wenn für lokale Analysis Services-Tabellenmodelle die Sicherheit auf Rollen- oder Zeilenebene implementiert ist.

Wenn Sie aus einer mobilen Power BI-App einen Link an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden und diese auf den Link klicken, wird das Dashboard in einem Browser und nicht in den mobilen Power BI-Apps geöffnet.

Freigeben nur eines Berichts

Es wurde gezeigt, dass bei der Freigabe eines Dashboards, das Kacheln mit Links zu Berichten enthält, diese Berichte ebenfalls freigegeben werden. Wie gehen Sie aber vor, wenn Sie nur einen Bericht freigeben möchten? Senden Sie Ihren Kollegen einfach die URL der Berichtsseite. Solange Ihre Kollegen Power BI Pro-Lizenzen haben, Mitglieder derselben Verteilergruppe in derselben E-Mail-Domäne wie Sie sind oder über mindestens ein Dashboard mit einem Link zu demselben Bericht verfügen (das Dashboard enthält Kacheln, die aus dem Bericht angeheftet wurden), können sie den Bericht zu öffnen.

Freigeben einer gefilterten Version eines Berichts

Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine gefilterte Version eines Berichts freigeben möchten? Dabei handelt es sich möglicherweise um einen Bericht, der nur Daten für einen bestimmten Ort, einen bestimmten Vertriebsmitarbeiter oder ein bestimmtes Jahr enthält. Dies kann durch Erstellen einer benutzerdefinierten URL erfolgen.

  1. Öffnen Sie den Bericht in der Bearbeitungsansicht, wenden Sie den Filter an, und speichern Sie den Bericht.

    In diesem Beispiel wird das Analysebeispiel für den Einzelhandel so gefiltert, dass nur Werte angezeigt werden, in denen Territory gleich NC ist.

  2. Fügen Sie am Ende der Berichtsseiten-URL Folgendes hinzu:

    ?filter=Tabellenname/Feldname eq Wert

    In diesem Beispiel lautet der Name der Tabelle Store, das Feld hat den Namen Territory, und der Wert, nach dem gefiltert werden soll, lautet NC:

    ?filter=Store/Territory eq NC

    Durch den Browser werden Sonderzeichen hinzugefügt, die Schrägstriche und Leerzeichen darstellen, sodass die URL schließlich wie folgt lautet:

    app.powerbi.com/groups/me/reports/010ae9ad-a9ab-4904-a7a1-10a61f70f2f5/ReportSection2?filter=Store%252FTerritory%20eq%20NC

    Hinweis:

    Das Feld muss den Typ string haben, und weder der Tabellenname noch der Feldname darf Leerzeichen enthalten.

  3. Senden Sie diese URL an Ihre Kollegen. Wenn diese auf den Link klicken, wird in Power BI eine schreibgeschützte Version des gefilterten Berichts geöffnet.

Erneute Freigabe

Mithilfe der erneuten Freigabe können Ihre Kollegen die E-Mail-Einladung an andere Personen in Ihrem Unternehmen weiterleiten (die Einladung läuft nach einem Monat ab). Die erneute Freigabe ist für die Kollegen auch über den Power BI-Dienst und mobile Apps möglich. Als Besitzer des Dashboards können Sie die erneute Freigabe deaktivieren und auch individuell widerrufen (siehe unten).

Für Personen außerhalb Ihrer Organisation ist die erneute Freigabe nicht möglich.

Aufheben der Freigabe für Dashboards

  1. Öffnen Sie das Dashboard, und wählen Sie Freigeben aus.

  2. Klicken Sie auf Zugriff , um eine vollständige Liste der Personen anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (...) neben Kann anzeigen , und wählen Sie dann Folgendes:

    • Freigabe beenden für diese Person oder
    • Erneutes Freigeben deaktivieren , um Freigaben dieser Person für andere Personen zu verhindern.
    • Wenn die Person Ihre Einladung noch nicht akzeptiert hat, können Sie auch auf Einladung stornierenklicken.

Deaktivieren der erneuten Freigabe

Nur der Dashboardbesitzer kann die erneute Freigabe aktivieren und deaktivieren.

  • Wenn Sie die Freigabeeinladung noch nicht gesendet haben, deaktivieren Sie unten in der Einladung das Kontrollkästchen Empfängern das Freigeben Ihres Dashboards erlauben .

  • Falls Kollegen Ihre Freigabeeinladung noch nicht akzeptiert haben, können Sie die Einladung stornieren und sie erneut einladen, ohne das Kontrollkästchen Empfängern das Freigeben Ihres Dashboards erlaubenzu aktivieren.

  • Wenn Sie Ihre Freigabeeinladung akzeptiert haben, klicken Sie auf Zugriff und dann auf die Auslassungspunkte (...) neben Kann anzeigen, und klicken Sie dann auf Erneutes Freigeben deaktivieren.

Nächste Schritte