Συμβουλές για τη χρήση των εργαλείων BI

Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα εργαλεία και τους πίνακες εργαλείων BI

Τα επιχειρηματικά δεδομένα σας είναι καθοριστικά για την κατεύθυνση και την κερδοφορία της εταιρείας σας. Ωστόσο, χωρίς το κατάλληλο λογισμικό για τον προσδιορισμό τάσεων και μοτίβων, ενδέχεται να μην εκμεταλλευτείτε πλήρως τις πληροφορίες που έχετε συλλέξει. Είναι πιθανό ακόμη και να χάσετε σημαντικές επιχειρηματικές ευκαιρίες και τρόπους βελτιστοποίησης εσόδων.

Τα εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας και οι πίνακες εργαλείων μπορούν να το αλλάξουν αυτό. Αυτές οι τεχνολογίες σάς δίνουν τη δυνατότητα να αποθηκεύετε, να αυτοματοποιείτε, να αναλύετε, να αναφέρετε και να αντλείτε πληροφορίες από τα δεδομένα σας αποτελεσματικά, καθώς και να προβλέπετε τις μελλοντικές επιχειρηματικές επιδόσεις. Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία και τους πίνακες εργαλείων BI για να κατανοήσετε καλύτερα τις παραλλαγές των δεδομένων σας, θα μπορείτε να λαμβάνετε πιο τεκμηριωμένες, σίγουρες αποφάσεις σχετικά με τις τρέχουσες και μελλοντικές στρατηγικές και λειτουργίες της εταιρείας σας.

Γιατί οι οργανισμοί χρησιμοποιούν τα εργαλεία BI

Οργανισμοί όλων των μεγεθών και κλάδων χρησιμοποιούν εργαλεία και πίνακες εργαλείων BI για διάφορους λόγους. Ακολουθούν μερικά από τα πιο κοινά οφέλη που αποκομίζουν οι εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτήν την τεχνολογία:

• Συγκεντρώστε τα δεδομένα πιο αποτελεσματικά. Η χρήση των εργαλείων BI σάς βοηθά να εστιάζετε στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας και όχι απλώς στη λειτουργία της. Εξαλείφοντας την ανάγκη για καταχώρηση δεδομένων, τα εργαλεία BI βοηθούν τις εταιρείες να εξοικονομούν χρόνο, να μειώνουν τα ανθρώπινα λάθη και επιτρέπουν στους υπαλλήλους να εκτελούν πιο επείγουσες εργασίες.
• Βελτιώστε τη διαδικασία δημιουργίας αναφορών. Τα εργαλεία BI χρησιμοποιούν αυτοματισμό και AI για να κάνουν την δημιουργία αναφορών και την άντληση πληροφοριών από δεδομένα πολύ πιο γρήγορες, απλούστερες και ακριβέστερες. Επιπλέον, τα εργαλεία και οι πίνακες ελέγχου BI σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε ζωντανές, προσαρμοσμένες αναφορές που περιέχουν διαγράμματα, γραφήματα, συγκεντρωτικούς πίνακες και άλλες οπτικές αναπαραστάσεις.
• Απλοποιήστε την ανάλυση δεδομένων. Αντί να αναλύετε τις έντυπες αναφορές ή να προσλαμβάνετε μια εξωτερική εταιρεία για να ερμηνεύει τα δεδομένα σας, μπορείτε να αναλύετε γρήγορα τα δεδομένα σας με τον πιο κατανοητό τρόπο για εσάς, χρησιμοποιώντας πίνακες εργαλείων με λειτουργία από τον χρήστη. Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιείτε τη γλώσσα συνομιλίας για να κάνετε ερωτήσεις για την επιχείρησή σας και να λαμβάνετε γρήγορες απαντήσεις που δημιουργούνται με AI.
• Δείτε πόσο καλά πηγαίνουν οι πωλήσεις σας. Αποκτήστε πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα σχετικά με τους εσωτερικούς αντιπροσώπους πωλήσεων, τους εξωτερικούς συνεργάτες πωλήσεων και τα προϊόντα από έναν πίνακα εργαλείων—και χρησιμοποιήστε το BI για να εντοπίσετε υπαλλήλους με κορυφαίες και χαμηλές επιδόσεις και να τους επαινέσετε, να τους εκπαιδεύσετε ή να προσαρμόσετε τις τακτικές πωλήσεων αναλόγως. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τα δημογραφικά στοιχεία των πελατών και να ενσωματώνετε τα ευρήματά σας στις προσπάθειές μάρκετίνγκ σας.
• Εντοπίστε ευκαιρίες για την ενίσχυση των εσόδων. Η ταχύτερη πρόσβαση σε πιο ακριβή δεδομένα σάς επιτρέπει να εντοπίζετε γρήγορα και με ακρίβεια τις τάσεις της αγοράς, να προσδιορίζετε τρόπους για να αυξάνετε τα κέρδη σας, καθώς και να προβλέπετε μελλοντικές νίκες στην αγορά.
• Βελτιστοποιήστε τις επιχειρηματικές δαπάνες. Τα εργαλεία BI σάς επιτρέπουν να παρακολουθείτε πιο εύκολα τα λειτουργικά έξοδά σας με πρόσβαση σε όλα τα σχετικά δεδομένα σας από έναν πίνακα εργαλείων. Σας δίνουν επίσης τη δυνατότητα να εντοπίζετε γρήγορα σημεία για περικοπή δαπανών, όπως πλεονάζον απόθεμα και αχρησιμοποίητο εξοπλισμό, καθώς και συνδρομές.
• Συλλέξτε και αναλύστε τα σχόλια των πελατών. Τα εργαλεία BI σας βοηθούν να μαθαίνετε τη γνώμη των πελατών σχετικά με τα προϊόντα, τις υπηρεσίες και τη γενική λειτουργία της επωνυμίας σας—πολύτιμες πληροφορίες που οδηγούν σε επιχειρηματικές αποφάσεις.
• Βελτιώστε την εταιρική κουλτούρα. Ζητήστε τη γνώμη των υπαλλήλων σας σχετικά με τον οργανισμό σας, τα προϊόντα, τη ροή εργασίας και την εταιρική κουλτούρα του. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να βελτιώσετε τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, τα προϊόντα και την ικανοποίηση των εργαζομένων σας.
• Ενισχύστε την επωνυμία σας στο διαδίκτυο. Πολλά εργαλεία BI διαθέτουν δυνατότητες μέσων κοινωνικής δικτύωσης που σας επιτρέπουν να αλληλεπιδράτε με υποψήφιους πελάτες, υφιστάμενους πελάτες και επηρεάζοντες μέσα από το εργαλείο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εργαλεία BI για να κατανοήσετε πώς η βάση πελατών σας χρησιμοποιεί τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, κάτι που μπορεί να συμβάλλει στην ενίσχυση της κοινωνικής στρατηγικής σας.
• Προβλέψτε μελλοντικά ποσά. Χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη λειτουργία AI, τα εργαλεία BI μπορούν να αντλούν δεδομένα του παρελθόντος και του παρόντος για να σας βοηθούν να προβλέπετε βασικούς αριθμούς, συμπεριλαμβανομένων των ποσοστών προσέλκυσης πελατών, των πωλήσεων προϊόντων και των εσόδων. Έχοντας γνώση αυτών των στοιχείων, σας βοηθούν να λαμβάνετε πιο σχετικές επιχειρηματικές αποφάσεις, είτε παραγγέλνετε απόθεμα, είτε σχεδιάζετε τον προϋπολογισμό για νέες προσλήψεις ή προγραμματίζετε επερχόμενες εκστρατείες μάρκετινγκ.

Καθημερινές επιχειρηματικές εφαρμογές για εργαλεία BI

Υπάρχουν αρκετοί τρόποι χρήσης των εργαλείων BI για τη λειτουργία και την ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Μερικές από τις πιο δημοφιλείς χρήσεις είναι:

• Συλλογή δεδομένων. Οι ενσωματωμένες λειτουργίες όπως οι διαδικτυακές έρευνες και τα ερωτηματολόγια σάς βοηθούν να καταγράφετε εύκολα δεδομένα από τους πελάτες, τους υπαλλήλους, και τους επιχειρηματικούς συνεργάτες σας, καθώς και από άλλους ενδιαφερόμενους.
• Εξόρυξη δεδομένων. Εντοπίστε μοτίβα πωλήσεων, εσόδων και πελατών στα σύνολα δεδομένων σας με τη βοήθεια του BI, της εκμάθησης μηχανής και των στατιστικών στοιχείων.
• Υποβολή ερωτημάτων. Χρησιμοποιήστε πίνακες εργαλείων BI με λειτουργία από τον χρήστη για να λάβετε απαντήσεις σε συγκεκριμένες ερωτήσεις, όπως Ποια προϊόντα μας αποφέρουν τα περισσότερα έσοδα; και Ποιος είναι ο κύριος τρόπος με τον οποίο οι πελάτες μας μαθαίνουν για εμάς;
• Συγκριτική αξιολόγηση. Προσαρμόστε το πίνακες εργαλείων δεδομένων για να παρακολουθείτε τις επιδόσεις σας για μια καθορισμένη χρονική περίοδο σε σχέση με τους στόχους που έχετε θέσει ή τις μετρήσεις.
• Ανάλυση. Ανακαλύψτε τάσεις και μοτίβα στα δεδομένα σας και κατανοήστε γιατί προέκυψαν και πώς μπορείτε να τα επαναλάβετε ή να τα βελτιώσετε.
• Απεικόνιση δεδομένων. Δημιουργήστε οπτικές αναπαραστάσεις των ευρημάτων σας που μπορούν να απορροφηθούν εύκολα από άλλους χρησιμοποιώντας διαγράμματα, γραφήματα και χάρτες—ανεξάρτητα από τις τεχνικές δεξιότητές σας.
• Δημιουργία αναφορών. Πακετάρετε τα ευρήματά σας σε εύκολα εύπεπτες μορφές και μοιραστείτε τα με συναδέλφους, διευθυντές και συμβούλους για τη λήψη πιο τεκμηριωμένων αποφάσεων.

Παροχή πρόσβασης στα εργαλεία BI για τους υπαλλήλους σας

Δεν χρειάζεται να είστε επαγγελματίας συστημάτων πληροφορικής ή επιχειρηματικός αναλυτής για να δημιουργήσετε γρήγορα ουσιαστικές, εξατομικευμένες αναφορές και οπτικές ερμηνείες δεδομένων. Με φιλικά προς τον χρήστη, εργαλεία BI με λειτουργία από τον χρήστη και πίνακες εργαλείων δεδομένων, οι εργαζόμενοι σε όλον τον οργανισμό σας μπορούν εύκολα να μοντελοποιήσουν, να ερμηνεύσουν, να συνεργαστούν σε αναφορές και να λάβουν αποφάσεις με βάση τα δεδομένα σας.

Δείτε πώς μπορείτε να το επιτύχετε αυτό:

• Επιλέξτε ένα εργαλείο BI που υποστηρίζει τη λειτουργία από τον χρήστη. Όταν αγοράζετε ένα εργαλείο BI, βεβαιωθείτε ότι επιλέγετε ένα εργαλείο που είναι εύκολο στη χρήση για μη τεχνικούς χρήστες, υποστηρίζει τη λειτουργία από τον χρήστη, απλοποιεί την απεικόνιση δεδομένων και παρέχει αυτοματισμό που βασίζεται σε AI. Εάν δεν είστε βέβαιοι για το πώς οι διάφορες ομάδες του οργανισμού σας θα χρησιμοποιήσουν το BI, μπορείτε να ρωτήσετε. Έτσι θα ενημερωθείτε σχετικά με ποιο εργαλείο θα πρέπει να αγοράσετε και πώς να το ρυθμίσετε;
• Βεβαιωθείτε ότι τα εργαλεία BI ενθαρρύνουν τη συνεργασία. Επιλέξτε ένα εργαλείο BI που διευκολύνει τους χρήστες να συνεργάζονται με κοινή χρήση και επεξεργασία αναφορών, καθώς και να συνεργάζονται με άλλους τρόπους σε αναφορές. Επίσης, ένα καλό εργαλείο BI θα αυτοματοποιεί τις ειδοποιήσεις προς τους συνεργάτες σχετικά με τροποποιήσεις που γίνονται στις αναφορές τους, τις απροσδόκητες αλλαγές δεδομένων και τις προγραμματισμένες αναφορές ρουτίνας.
• Παράσχετε πρόσβαση στους υπαλλήλους. Τα εργαλεία BI—και οι πληροφορίες που αποδίδουν σε πραγματικό χρόνο—δεν προορίζονται μόνο για τη διαχείριση και την ηγεσία. Η παροχή της δυνατότητας χρήσης των εργαλείων BI σε υπαλλήλους σε ολόκληρο τον οργανισμό σας θα τους βοηθήσει να εργάζονται πιο αποτελεσματικά και να λαμβάνουν πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις. Αυτό όχι μόνο μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα και το ηθικό των υπαλλήλων (εκτός του ότι μειώνει τον φόρτο εργασίας της διαχείρισης), αλλά επίσης μπορεί να αυξήσει τα κέρδη σας.
• Παράσχετε επαρκή εκπαίδευση. Οι εργαζόμενοί σας θα έχουν ανάγκη από συνεχή υποστήριξη και εκπαίδευση για το εργαλείο BI σας και τις λειτουργίες του. Βεβαιωθείτε ότι η υποστήριξη πελατών από τον πάροχο λύσεων που επιλέγετε ανταποκρίνεται στις ανάγκες του οργανισμού σας και προετοιμαστείτε να προσφέρετε συμπληρωματική εκπαίδευση, εάν απαιτείται. Οι λύσεις BI με φόρουμ χρηστών προηγμένων δυνατοτήτων, ιστολόγια και άλλα μέσα υποστήριξης της κοινότητας θα βοηθήσουν πολύ τους χρήστες σας.
• Παρακολουθήστε πώς οι εργαζόμενοί σας χρησιμοποιούν το BI. Η ομάδα συστημάτων πληροφορικής σας θα πρέπει να συμβάλλει στη χρήση του εργαλείου BI από την εταιρεία σας. Ελέγχοντας ποιοι υπάλληλοι χρησιμοποιούν το εργαλείο, σε ποιες προελεύσεις δεδομένων έχουν πρόσβαση και πώς χρησιμοποιούν το εργαλείο, το προσωπικό συστημάτων πληροφορικής μπορεί να παρακολουθεί και να προσαρμόζει οποιεσδήποτε πτυχές της λύσης BI που ενδέχεται να χρειάζονται βελτίωση.