Licencias del servicio Power BI para los usuarios de la organización

Todos los usuarios que utilizan el servicio Power BI deben tener una licencia. Lo que un usuario puede hacer depende del tipo de licencia por usuario que tenga. Las licencias son gratuitas de Fabric, Pro o Power BI Premium por usuario (PPU). El nivel de acceso que les proporciona la licencia depende de si el área de trabajo es Premium o no.

Hay dos formas para que los usuarios obtengan una licencia, de un administrador o mediante autoservicio. Son necesarias las funcionalidades de registro de autoservicio y una cuenta profesional o educativa para que los usuarios obtengan su propia licencia Gratuita, Pro o Premium por usuario. Los administradores pueden obtener una suscripción de licencia de Fabric y, a continuación, asignar licencias a los usuarios.

Este artículo está destinado a administradores que pueden comprar servicios y licencias por usuario. Para obtener más información sobre cómo los usuarios pueden obtener su propia licencia, consulte el artículo Registro en Power BI como usuario individual.

¿Quién puede comprar y asignar licencias?

Debe pertenecer a un rol de administrador para comprar o asignar licencias para la organización. Los roles de administrador se asignan desde el Centro de administración Microsoft Entra o desde el Centro de administración Microsoft 365. Para más información sobre los roles de administrador en Microsoft Entra ID, consulte Visualización y asignación de roles de administrador en Microsoft Entra ID. Si lo que quiere es obtener información sobre los roles de administrador en Microsoft 365, incluidos los procedimientos recomendados, vea el artículo Acerca de los roles de administrador.

Son necesarios los siguientes roles para administrar las licencias de una organización.

  • Para comprar servicios y licencias:
    • Administrador de facturación
    • Administrador global
  • Para administrar licencias de usuario:
    • Administrador de licencias
    • Administrador de usuarios
    • Administrador global

Para obtener información sobre los roles de administrador del servicio Power BI, consulte Descripción de los roles de administración de Power BI.

Obtención de Power BI para su organización

Para información sobre los precios, vea Comparación de productos y precios.

Si no está preparado para realizar la compra, seleccione la evaluación de Power BI Pro. Obtendrá 25 licencias que podrá usar durante un mes. Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo suscribirse, consulte cómo obtener una suscripción de Power BI para su organización.

Acerca del registro de autoservicio

Los usuarios individuales pueden obtener sus propias licencias de Power BI registrándose con su dirección de correo electrónico profesional o educativa. Con una licencia gratuita de Fabric, los usuarios pueden explorar Power BI para analizar y visualizar datos personales desde la sección Mi área de trabajo, pero no pueden compartir contenido con otros usuarios. Se necesita una licencia de Power BI Pro o Power BI Premium por usuario (PPU) para que los usuarios puedan compartir contenido. Para ver descripciones sobre los tipos de licencia, consulte tipos de licencia para el servicio Power BI.

Los usuarios pueden actualizar su tipo de licencia, o registrarse directamente en otra licencia, si la organización usa la nube comercial. La compra directa o la actualización a una licencia Pro no están disponibles para organizaciones educativas ni para organizaciones implementadas en las nubes de Azure Government o Azure China 21Vianet.

Al desactivar el registro de autoservicio, los usuarios no pueden explorar Power BI. Si bloquea el registro individual, puede que desee obtener licencias grauitas de Fabric para su organización y asignarlas a todos los usuarios.

Para asignar una licencia de Fabric grauita a todos los usuarios existentes:

  1. Desde la cuenta de administrador global o administrador de facturación, inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365.

  2. En el menú de navegación, seleccione Facturación y, a continuación, Comprar servicios.

  3. Busque o desplácese para buscar la oferta de Fabric (gratis). Seleccione Detalles.

  4. Seleccione el número de licencias que quiere y, a continuación, seleccione Comprar.

    Screenshot showing the Fabric free subscription dialog.

  5. Complete la información de la página de finalización de la compra y, después, seleccione Realizar pedido.

  6. Seleccione Licencias en la barra lateral de la izquierda y después Fabric (gratis) en las suscripciones.

  7. Seleccione Asignar licencias y asigne las licencias a los usuarios.

Para ver qué usuarios de la organización ya tienen una licencia, consulte Visualización y administración de licencias de usuario de Power BI.

Tipos de licencia y funcionalidades

Hay tres tipos de licencias de Power BI por usuario: Fabric gratis, Pro y Premium por usuario (PPU). El tipo de licencia que necesita un usuario depende de dónde se almacene el contenido, de cómo va a interactuar con el contenido y de si dicho contenido usa las características Premium. Dónde almacena el contenido una organización viene determinado por el tipo de licencia de suscripción.

Un tipo de suscripción de la organización, Power BI Premium, es una licencia basada en la capacidad. La capacidad Premium permite a los usuarios con licencias Pro y PPU compartir contenido y colaborar con otros usuarios que tengan licencias gratuitas y Pro y PPU.

Para obtener información detallada sobre las licencias, consulte Licencias para Power BI.

El contenido creado por un usuario al que se le ha asignado una licencia PPU solo se puede compartir con otros usuarios que tengan una licencia igual. El contenido que se guarda en un área de trabajo hospedada con capacidad Premium se puede compartir con usuarios que no tengan una licencia PPU. Para obtener un desglose detallado de la disponibilidad de características según el tipo de licencia, consulte el artículo Características del servicio Power BI por tipo de licencia.

Tipos de licencia de suscripción

Todas las licencias comerciales para usuario de Microsoft se basan en identidades de Microsoft Entra. Para usar el servicio Power BI, inicie sesión con una identidad que Microsoft Entra ID admita para licencias comerciales. Power BI se puede agregar a cualquier licencia de Microsoft que use Microsoft Entra ID para servicios de identidad. Algunas licencias, como Office 365 E5, incluyen una licencia de Power BI Pro.

Hay dos tipos de licencias de suscripción de Power BI para las organizaciones: Estándar y Premium.

  • Estándar: con una suscripción Estándar de autoservicio de Power BI, los administradores pueden asignar licencias por usuario. Hay una cuota mensual por usuario para licencias de Power BI Pro. Este tipo de licencia permite la colaboración, la publicación, el uso compartido y el análisis ad hoc. El contenido se guarda en una capacidad de almacenamiento compartido totalmente administrada por Microsoft.
  • Premium: una licencia de suscripción de Power BI Premium asigna una capacidad a una organización. Este tipo de suscripción es adecuado para inteligencia empresarial, análisis de macrodatos e informes locales y en la nube. Premium proporciona controles avanzados de administración e implementación. Los administradores de capacidad de la organización se encargan de administrar los recursos reservados de almacenamiento y de proceso. Este entorno reservado tiene un costo mensual. Además de otras ventajas, los usuarios que no tienen licencias de Power BI Pro pueden acceder al contenido almacenado en una capacidad Premium y distribuirlo. Al menos un usuario debe tener una licencia de Power BI Pro asignada para usar Premium, y los creadores de contenido y los desarrolladores necesitan una licencia de Power BI Pro.

Los dos tipos de suscripciones no son mutuamente excluyentes. Puede tener Power BI Premium y Estándar. En esta configuración, el contenido almacenado en capacidad Premium se puede compartir con todos los usuarios y está disponible la capacidad compartida. Para obtener información acerca de los límites de capacidad, consulte el artículo Administración del almacenamiento de datos en las áreas de trabajo de Power BI.

Para comparar las características y los precios de los productos, vea Precios de Power BI.

Acceso de usuarios invitados

Es posible que quiera distribuir contenido a usuarios de fuera de la organización. Puede compartir contenido con usuarios externos invitándolos a ver el contenido como invitados. Microsoft Entra B2B permite compartir con usuarios invitados externos. Requisitos previos:

  • La capacidad de compartir contenido con usuarios externos debe estar habilitada.

  • El usuario invitado debe tener la licencia adecuada para ver el contenido compartido.

Para más información sobre el acceso de usuarios invitados, consulte Distribución de contenido de Power BI a usuarios externos invitados con Microsoft Entra B2B.

Adquisición de licencias de Power BI Pro

Como administrador, puede adquirir licencias de Power BI Pro mediante Microsoft 365 o mediante un asociado de Microsoft. Después de la adquisición, puede asignarlas a usuarios individuales. Para obtener más información, vea Adquirir y asignar licencias de Power BI Pro.

Expiración de la licencia de Power BI

Hay un período de prórroga después de que expire una licencia de Power BI. Las licencias que forman parte de una compra de licencia por volumen disponen de un período de gracia de 90 días. Si compró la licencia directamente, el período de gracia es de 30 días.

Power BI tiene el mismo ciclo de vida de licencia que Microsoft 365. Para más información, consulte ¿Qué pasa con mis datos y mi acceso cuando termina mi suscripción de Microsoft 365 para empresas?