Ejemplo de análisis de gasto en TI para Power BI: un paseo

Nota

Para obtener una versión actualizada de este ejemplo, consulte Ejemplo de gasto corporativo para Power BI: dar un paseo.

El ejemplo integrado de análisis de gastos de TI contiene un panel, un informe y un modelo semántico que analizan los costos planeados frente a los costos reales de un departamento de TI. Esta comparación le ayuda a comprender la calidad del planeamiento anual de la empresa y a investigar las áreas que se desvían en gran medida de ese planeamiento. La empresa de este ejemplo pasa por un ciclo de planeamiento anual y produce trimestralmente un nuevo último cálculo que ayuda a analizar los cambios del gasto en TI durante el año fiscal.

Screenshot shows the dashboard for the IT Spend Analysis sample.

Este ejemplo forma parte de una serie en la que se muestra cómo puede usar Power BI con datos, informes y paneles empresariales. La empresa obviEnce creó este ejemplo con datos reales y anónimos. Los datos están disponibles en varios formatos: como ejemplo integrado en el servicio Power BI, un archivo .pbix de Power BI Desktop o un libro de Excel. Consulte Ejemplos de Power BI.

En este recorrido se explora el ejemplo integrado de análisis de gastos de TI del servicio Power BI. Dado que la experiencia de informes es similar en Power BI Desktop y en el servicio Power BI, también puede proceder con el archivo .pbix de ejemplo en Power BI Desktop.

Requisitos previos

Para explorar los ejemplos de Power BI Desktop, no necesita una licencia de Power BI. Tan solo necesita una licencia gratuita de Fabric para explorar el ejemplo en el servicio Power BI y guardarlo en Mi área de trabajo.

Obtención del ejemplo

Para poder usar el ejemplo, obténgalo de una de las siguientes maneras:

Obtener el ejemplo integrado

  1. Abra el servicio Power BI (app.powerbi.com) y seleccione Más información en el panel de navegación izquierdo.

  2. En la página Centro de aprendizaje, en Informes de ejemplo, desplácese hasta que vea el Ejemplo de análisis de gastos de TI.

  3. Seleccione el ejemplo. Se abre en modo de lectura.

  4. Power BI importa el ejemplo integrado y agrega un panel, un informe y un modelo semántico nuevos al área de trabajo actual.

    Screenshot shows the IT Spend Analysis sample dashboard link.

    Seleccione el panel para ver el panel del ejemplo.

Obtención del archivo .pbix de este ejemplo

Como alternativa, puede descargar el Ejemplo de análisis de gastos de TI como un archivo .pbix, que está diseñado para su uso con Power BI Desktop.

  1. Después de abrir el archivo en Power BI Desktop, seleccione Archivo>Publicar>Publicar en Power BI, o bien elija Publicar en la cinta inicio.

  2. En el cuadro de diálogo Publicar en Power BI, elija un área de trabajo y Seleccionar.

  3. En el servicio Power BI, en el área de trabajo, desplácese hacia abajo hasta el informe Ejemplo de análisis de gastos de TI y selecciónelo para abrirlo.

  4. En el menú Más opciones (...) , seleccione Anclar a un panel. Seleccione Nuevo panel, escriba un nombre y elija Anclar elemento activo.

El panel que crea de esta manera no es el mismo que el panel de ejemplo que crea el ejemplo integrado. Todavía puede usar Preguntas y respuestas y realizar cambios en el panel.

Obtención del libro de Excel de este ejemplo

Si desea ver el origen de datos de este ejemplo, también está disponible como un libro de Excel. Para ver los datos sin procesar, habilite los complementos de análisis de datos y seleccione Power Pivot>Administrar.

Si desea obtener y usar el archivo de Excel en el servicio Power BI, siga estos pasos:

  1. Descargue el ejemplo de Ejemplos de Power BI Desktop. El archivo se denomina IT Spend Analysis Sample-no-PV.xlsx.

  2. Abra el archivo en Excel y seleccione Archivo>Publicar>Publicar en Power BI.

  3. Seleccione un área de trabajo, como Mi área de trabajo, y elija Exportar.

    Hay diferentes formas de trabajar con archivos de Excel. Para obtener más información, vea Exploración de los ejemplos de Excel en Excel.

  4. En el servicio Power BI, los datos exportados aparecen como un modelo semántico en el área de trabajo seleccionada. Seleccione Más opciones (...) >Crear informe de forma automática.

  5. Seleccione Guardar, escriba un nombre para el informe y elija Guardar.

  6. En el menú Más opciones (...) , seleccione Anclar a un panel. Seleccione Nuevo panel, escriba un nombre y elija Anclar elemento activo.

El panel que crea de esta manera no es el mismo que el panel de ejemplo que crea el ejemplo integrado. Todavía puede usar Preguntas y respuestas y realizar cambios en el panel.

Panel Ejemplo de análisis de gastos de TI

Si ha usado el ejemplo integrado, los dos iconos de números de la izquierda del panel, % de varianza del plan y % de varianza del último cálculo del tercer trimestre, aportan una visión general de la calidad de nuestro trabajo respecto al planeamiento y el cálculo del último trimestre (LE3 = último cálculo del tercer trimestre). En términos generales, tenemos una desviación del 6 % del planeamiento. Exploremos la causa de esta desviación: cuándo, dónde y en qué categoría.

Página de análisis de tendencia de gasto en TI hasta la fecha

Cuando selecciona el icono del panel Var Plan % by Sales Region (% de desviación del planeamiento por región de venta), se muestra la página YTD IT Spend Trend Analysis (Análisis de tendencias de gasto en TI hasta la fecha) del informe Ejemplo de análisis de gastos de TI. Vemos de un vistazo que tenemos una varianza positiva en Estados Unidos y Europa, y una varianza negativa en Canadá, Latinoamérica y Australia. Estados Unidos tiene alrededor de un 6 % de desviación positiva en el último cálculo, mientras que Australia tiene alrededor de un 7 % de desviación negativa en el último cálculo.

Screenshot shows the Var Plan % by Sales Region.

Pero si solo miramos este gráfico y sacamos conclusiones podemos equivocarnos. Tenemos que analizar los importes reales para poner las cosas en perspectiva.

  1. Seleccione Australia y Nueva Zelanda en el gráfico Var Plan % by Sales Region (% de desviación del planeamiento por región de venta) y observe el gráfico Var Plan by IT Area (Desviación del planeamiento por área de TI).

    Screenshot shows the YTD IT Spend Trend Analysis page.

  2. Ahora seleccione EE. UU. Tenga en cuenta que Australia y Nueva Zelanda son una parte muy pequeña de nuestro gasto general en comparación con Estados Unidos.

    Veamos ahora qué categoría en Estados Unidos está causando la varianza.

Página YTD Spend by Cost Elements (Gasto hasta la fecha por elementos de costo)

  1. Vuelva al panel y observe el icono del panel Variance Plan %, Variance Latest Estimate % - Quarter 3 (% de desviación del planeamiento, % de desviación del último cálculo: trimestre 3).

    Screenshot shows the Var Plan %, Var LE3 tile.

    Tenga en cuenta que el área Infraestructura destaca con una gran variación positiva para el plan.

  2. Seleccione este icono para abrir el informe y ver la página YTD Spend by Cost Elements (Gasto hasta la fecha por elementos de costo).

  3. Seleccione la barra Infraestructura del gráfico % de desviación del planeamiento y % de desviación del último cálculo del tercer trimestre por área de TI en la parte inferior derecha y observe los valores de desviación del planeamiento en el gráfico % de desviación del planeamiento por región de venta en la parte inferior izquierda.

    Screenshot shows the YTD Spend by Cost Elements page.

  4. Seleccione cada nombre por turnos en la segmentación Cost Element Group (Grupo de elementos de costo) para encontrar el elemento de costo con la mayor desviación.

  5. Tras seleccionar Otros, seleccione Infraestructura en la segmentación IT Area (Área de TI) y seleccione las subáreas en la segmentación IT Sub Area (Subárea de TI) para encontrar la subárea con la mayor desviación.

    Tenga en cuenta la gran desviación para Redes. Aparentemente, la empresa decidió proporcionar a sus empleados servicios telefónicos como beneficio, a pesar de que esta medida no estaba prevista.

Pregunte sobre los datos

  1. En el panel, seleccione Pregunte algo sobre sus datos.

    Screenshot that shows selecting Top cost element groups by plan.

  2. En la lista Pruebe una de estas opciones para comenzar en el lado izquierdo, seleccione Top cost element groups by plan (Grupos de elementos de costo principales por plan).

    Screenshot that shows the results of selecting Top cost element groups by plan.

  3. En el cuadro de preguntas y respuestas, desactive la entrada anterior y escriba mostrar gráfico de barras de áreas de TI, % de desviación del planeamiento y % de desviación le3.

    Screenshot shows the result of the entry in the Q&A box described here.

    En la primera área de TI, Infraestructura, el porcentaje cambió radicalmente entre la desviación del planeamiento inicial y el último cálculo de la desviación del planeamiento.

Página Plan Variance Analysis (Análisis de desviación del planeamiento)

  1. Seleccione la página Plan Variance Analysis (Análisis de desviación del planeamiento).

  2. En el gráfico Var Plan and Var Plan % by Business Area (Desviación del planeamiento y % de desviación del planeamiento por área de negocio) de la izquierda, seleccione la columna Infraestructura para resaltar los valores del área de negocio de la infraestructura en el resto de la página.

    Screenshot shows the Plan Variance Analysis page.

    Observe que en el gráfico Var plan % by Month and Business Area (% de desviación del planeamiento por mes y área de negocio) el área de negocio de la infraestructura se ha iniciado con una desviación positiva en febrero. Además, observe cómo el valor de desviación del planeamiento para esa área de negocio varía según el país o la región, en comparación con todas las demás áreas de negocio.

  3. Use las segmentaciones IT Area (Área de TI) e IT Sub Area (Subárea de TI) de la derecha para filtrar los valores del resto de la página y explorar los datos.

Editar el informe

Seleccione Editar en la barra de encabezado negra de Power BI para explorar el análisis en la vista de edición:

  • Vea cómo se realizan las páginas: los campos de cada gráfico y los filtros de las páginas.
  • Agregue páginas y gráficos basándose en los mismos datos.
  • Cambie el tipo de visualización para cada gráfico.
  • Ancle gráficos de interés al panel.

Este entorno es seguro porque puede elegir no guardar los cambios. Pero, si los guarda, siempre puede volver al Centro de aprendizaje para obtener una copia nueva de este ejemplo.

Esperamos que este paseo le haya mostrado cómo los paneles de Power BI, Preguntas y respuestas y los informes pueden ofrecer recomendaciones sobre los datos de ejemplo. Ahora es su turno. Conéctese a sus propios datos. Con Power BI puede conectarse a una gran variedad de orígenes de datos. Para obtener más información, consulte Tutorial: Introducción a la creación en el servicio Power BI.