¿Qué son las aplicaciones en Power BI?

En Power BI, puede crear aplicaciones para reunir paneles e informes relacionados en un solo lugar y distribuirlos posteriormente a grandes grupos de usuarios de su organización. También puede conectarse a aplicaciones de Power BI para servicios externos como Google Analytics y Microsoft Dynamics CRM.

Aplicaciones de Power BI

Los usuarios empresariales suelen necesitar varios paneles e informes de Power BI para hacer funcionar sus negocios. Las aplicaciones se encargan de "reunir todas las piezas", con el fin de que no tengan que preocuparse de recordar los nombres de todos estos paneles y cómo llegar a ellos.

Con las aplicaciones de Power BI, ahora en versión preliminar, puede crear colecciones de paneles e informes y distribuir estas aplicaciones a toda la organización o a grupos o usuarios específicos. Los creadores de informes o los administradores verán lo fácil que es administrar permisos sobre colecciones de paneles con las aplicaciones.

Los usuarios empresariales instalan estas aplicaciones desde Microsoft AppSource, o bien puede enviarles un vínculo directo. Ellos pueden buscar y volver a su contenido fácilmente porque está todo en un lugar. Obtienen las actualizaciones automáticamente y se puede controlar la frecuencia con la que se actualizan los datos. Obtenga información sobre la experiencia de aplicación para usuarios empresariales.

Aplicaciones y paquetes de contenido organizativos

Las aplicaciones son la evolución de los paquetes de contenido organizativos. Si ya tiene paquetes de contenido organizativos, estos seguirán funcionando en paralelo con las aplicaciones.

Ahora que tiene información general de las aplicaciones, se explicarán las áreas de trabajo de la aplicación, donde puede crear aplicaciones.

Vídeo: Aplicaciones y áreas de trabajo de aplicación

Licencias para aplicaciones

Los creadores de aplicaciones necesitan una licencia de Power BI Pro. Los usuarios de la aplicación tienen dos opciones.

  • Opción 1: todos los usuarios empresariales necesitan licencias de Power BI Pro para ver la aplicación.
  • Opción 2: los usuarios de su organización con la versión gratuita pueden ver el contenido de la aplicación si la aplicación reside en una capacidad de Power BI Premium. Para más información, lea What is Power BI Premium? (¿Qué es Power BI Premium?)

Áreas de trabajo de la aplicación

Las áreas de trabajo de aplicación son los lugares donde se crean las aplicaciones; por ello, para crear una aplicación, primero debe crear el área de trabajo de aplicación. Si alguna vez ha trabajado con las áreas de trabajo de un grupo en Power BI, las áreas de trabajo de la aplicación le resultarán familiares. Son la evolución de las áreas de trabajo de grupo: áreas de ensayo y contenedores para el contenido de la aplicación.

Puede agregar compañeros a estas áreas de trabajo como miembros o administradores. Todos los miembros y los administradores del área de trabajo de la aplicación necesitan licencias de Power BI Pro. En el área de trabajo, es posible colaborar en paneles, informes y otros artículos que planee distribuir a un público más amplio, o incluso a toda la organización.

Cuando el contenido está listo, se distribuye la aplicación. Puede enviar un vínculo directo a esa audiencia más amplia, o pueden encontrar la aplicación en la pestaña Aplicaciones, en Descargar y explorar más aplicaciones de AppSource. Estas personas no puede modificar los contenidos de la aplicación, pero pueden interactuar con ella bien en el servicio de Power BI o en una de las aplicaciones móviles: pueden filtrar, resaltar y ordenar los datos por sí mismos.

¿En qué se diferencian las áreas de trabajo de la aplicación y las áreas de trabajo de grupo?

Todas las áreas de trabajo de grupo existentes pueden actuar como áreas de trabajo de la aplicación y se pueden publicar aplicaciones desde cualquiera de estas áreas de trabajo. Esta es una de las diferencias entre áreas de trabajo de la aplicación y áreas de trabajo de grupo: un área de trabajo de aplicación se crea como un lugar para crear y hospedar una aplicación específica. Hay una relación uno a uno entre la aplicación y los contenidos del área de trabajo de la aplicación. Todo el contenido del área de trabajo de la aplicación estará en la aplicación cuando la distribuya.

Ahora que comprende las aplicaciones y las áreas de trabajo de aplicación, vamos a empezar a crear y publicar una aplicación.

Crear un área de trabajo de la aplicación

  1. Comience por crear el área de trabajo. Seleccione Áreas de trabajo > Crear área de trabajo de la aplicación.

    Crear área de trabajo de la aplicación

    Este será el lugar para colocar el contenido en el que está colaborando con sus compañeros.

  2. Asigne un nombre al área de trabajo. Si el Id. de área de trabajo correspondiente no está disponible, puede editarlo para tener un identificador único.

    Este será también el nombre de la aplicación.

    Asignar un nombre al área de trabajo

  3. Tiene que establecer algunas opciones. Si elige Pública, cualquier persona de la organización puede ver el contenido del área de trabajo. Privada, por otro lado, significa que solo los miembros del área de trabajo pueden ver su contenido.

    Establecer privado o público

    No puede cambiar la configuración pública o privada una vez creado el grupo.

  4. También puede elegir si los miembros pueden editar o tener acceso de solo lectura.

    Establecer edición o solo lectura

    Solo debe agregar personas al área de trabajo de aplicación para que puedan modificar el contenido. Si solo van a ver el contenido, no las agregue al área de trabajo. Puede incluirlas cuando publique la aplicación.

  5. Agregue las direcciones de correo electrónico de las personas que desea que tengan acceso al área de trabajo y seleccione Agregar. No se pueden agregar alias de grupo, solo individuales.

  6. Decida si cada persona es un miembro o un administrador.

    Establecer miembro o administrador

    Los administradores pueden editar el área de trabajo y agregar otros miembros. Los miembros pueden editar el contenido del área de trabajo, a menos que tengan acceso de solo lectura. Los administradores y los miembros pueden publicar la aplicación.

  7. Seleccione Guardar.

Power BI crea el área de trabajo y la abre. Aparece en la lista de áreas de trabajo de las que es miembro. Dado que es un administrador, puede seleccionar los puntos suspensivos (...) para volver atrás y realizar cambios, agregar nuevos miembros o cambiar sus permisos.

Editar área de trabajo

Está vacía, por lo que ahora se agregan contenidos en ella. Tenga en cuenta que la primera vez que la cree puede que tenga que esperar una hora aproximadamente hasta que el área de trabajo se propague a Office 365.

Agregar contenido es igual que agregar contenido a Mi área de trabajo, excepto que las otras personas del área de trabajo pueden verlo y también trabajar con él. Una gran diferencia es que, cuando haya finalizado, podrá distribuir el contenido como una aplicación. Mientras está en el área de trabajo de la aplicación, puede cargar archivos, conectarse a archivos o conectarse a servicios de terceros, como haría en Mi área de trabajo. Por ejemplo:

Agregar una imagen a la aplicación (opcional)

De forma predeterminada, Power BI crea un pequeño círculo coloreado para la aplicación, con las iniciales de la aplicación. Pero tal vez desee personalizarlo con una imagen. Para agregar una imagen, necesita una licencia de Exchange Online.

  1. Seleccione Áreas de trabajo, seleccione el botón de puntos suspensivos (...) junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, seleccione Miembros.

    Seleccionar miembros del área de trabajo

    La cuenta de Outlook de Office 365 del área de trabajo se abre en una nueva ventana del navegador.

  2. Al situarse sobre el círculo coloreado en la parte superior izquierda, se convierte en un icono de lápiz. Selecciónela.

    Icono de lápiz de Office 365

  3. Vuelva a seleccionar el icono de lápiz y busque la imagen que desea utilizar.

    Volver a seleccionar el lápiz

  4. Seleccione Guardar.

    Seleccionar Guardar

    La imagen reemplaza al círculo coloreado en la ventana de Outlook de Office 365.

    Imagen personalizada

    En unos minutos, aparecerá también en la aplicación de Power BI.

    Imagen personalizada

Distribución de la aplicación

Cuando haya terminado de crear y perfeccionar los paneles e informes en el área de trabajo de la aplicación, empaquete todo como una aplicación y distribúyala.

  1. En el área de trabajo, seleccione el botón Publicar aplicación en la esquina superior derecha para iniciar el proceso de compartir todo el contenido de ese área de trabajo.

    Publicar aplicación

  2. Primero, en Detalles, rellene la descripción para ayudar a otras personas a encontrar la aplicación. Puede establecer un color de fondo para personalizarla.

    Detalles de la aplicación

  3. Después, en Contenido, puede ver el contenido que se va a publicar como parte de la aplicación: todo el contenido que se encuentra en esa área de trabajo. También puede establecer la página de inicio: el panel o informe que otras personas verán en primer lugar cuando vayan a la aplicación. Puede elegir Ninguno. En ese caso, la página de inicio será una lista de todo el contenido de la aplicación.

    Contenido de la aplicación

  4. Finalmente, en Acceso, puede decidir quién tiene acceso a la aplicación: ya sea todas las personas de la organización, usuarios específicos o listas de distribución de correo electrónico.

    Acceso a la aplicación

  5. Cuando seleccione Finalizar, verá un mensaje que confirma que está listo para publicar.

  6. En el cuadro de diálogo de operación correcta, puede copiar la dirección URL, que es un vínculo directo a la aplicación, y enviársela a los usuarios con los que la ha compartido.

    Finalización de la aplicación

Los usuarios empresariales a los que ha distribuido la aplicación la pueden encontrar de dos maneras diferentes. Puede enviarles el vínculo directo a la aplicación o pueden buscarla en Microsoft AppSource, donde pueden ver todas las aplicaciones a las que tienen acceso. En cualquier caso, cuando vayan a Aplicaciones, verán la aplicación en la lista.

Obtenga información sobre la experiencia de aplicación para usuarios empresariales.

Cambiar la aplicación publicada

Después de publicar la aplicación, puede que desee cambiarla o actualizarla. Observe que, al abrir la aplicación desde Aplicaciones no se puede editar, aunque sea usted quien la ha publicado: Editar informe aparece atenuado.

No se puede editar

Pero es fácil actualizarla si es un administrador o miembro del área de trabajo de la aplicación.

  1. Abra el área de trabajo de aplicación que corresponde a la aplicación.

    Abrir área de trabajo

  2. Abra el panel o el informe. Verá que puede realizar los cambios que desee.

    Nota:

    El área de trabajo de aplicación es el área de ensayo, por lo que los cambios no se envían en directo a la aplicación hasta que la vuelva a publicar. Esto le permite realizar cambios sin que ello afecte a las aplicaciones publicadas.

  3. Vuelva a la lista de contenidos del área de trabajo de la aplicación y seleccione Actualizar aplicación.

    Botón Actualizar aplicación

  4. Actualice Detalles, Contenido y Acceso, si es necesario y, a continuación, seleccione Actualizar aplicación.

    Botón Actualizar aplicación

Las personas a las que ha distribuido la aplicación ven automáticamente la versión actualizada de la aplicación.

Cancelar la publicación de una aplicación

Cualquier miembro de un área de trabajo de la aplicación puede cancelar la publicación de la aplicación.

  • En un área de trabajo de la aplicación, seleccione el botón de puntos suspensivos () en la esquina superior derecha > Unpublish app (Cancelar publicación de aplicación).

    Cancelar publicación de la aplicación

Esta acción desinstala la aplicación para todos los usuarios a los que se haya distribuido, los cuales dejarán de tener acceso a ella. No se elimina el área de trabajo de la aplicación ni su contenido.

Preguntas más frecuentes sobre las aplicaciones de Power BI

¿En qué se diferencian las áreas de trabajo de la aplicación y las áreas de trabajo de grupo?

En esta versión, se ha cambiado el nombre de todas las áreas de trabajo de grupo a áreas de trabajo de aplicación. Puede publicar una aplicación desde cualquiera de estas áreas de trabajo. La funcionalidad permanece en su mayor parte a la par que la de las áreas de trabajo de grupo. En los próximos meses, tenemos previstas las siguientes mejoras en las áreas de trabajo de la aplicación:

  • Al crear áreas de trabajo de la aplicación no se crearán las entidades correspondientes en Office 365 como ocurre en las áreas de trabajo de grupo. Por lo que puede crear cualquier número de áreas de trabajo de la aplicación sin preocuparse por los diferentes grupos de Office 365 que se crean en segundo plano (puede seguir usando OneDrive para la Empresa de un grupo de Office 365 para almacenar los archivos).
  • Hoy en día solo puede agregar usuarios individuales a las listas de miembros y administradores. Pronto podrá agregar varios grupos de seguridad de AD o grupos modernos a estas listas para permitir una administración más sencilla.

¿En qué se diferencian las aplicaciones de los paquetes de contenido organizativo?

Las aplicaciones son una evolución y una simplificación de los paquetes de contenido, con algunas diferencias importantes.

  • Después de que los usuarios empresariales instalan un paquete de contenido, este pierde su identidad agrupada: es solo una lista de paneles e informes que se combinan con otros paneles e informes. Por otro lado, las aplicaciones mantienen su agrupación e identidad incluso después de la instalación. Esto facilita que los usuarios empresariales continúen yendo a ellas en el tiempo.
  • Puede crear varios paquetes de contenido de cualquier área de trabajo, pero una aplicación tiene una relación de 1:1 con su área de trabajo. Creemos que esto hace que las aplicaciones sean más fáciles de entender y mantener a largo plazo. Consulte la sección guía básica del blog de Power BI para más información sobre cómo vamos a mejorar esta área.
  • Con el tiempo, tenemos previsto dejar de utilizar paquetes de contenido organizativos, por lo que recomendamos crear aplicaciones de ahora en adelante.

¿Qué ocurre con los miembros de solo lectura en los grupos?

En grupos, puede agregar miembros de solo lectura que solo pueden ver el contenido. El principal problema de este enfoque es que no es posible agregar grupos de seguridad como miembros. Con las aplicaciones, puede publicar una versión de solo lectura del área de trabajo de la aplicación para un público amplio, incluidos los grupos de seguridad. Puede ensayar los cambios de los paneles e informes de la aplicación sin que afecten a los usuarios finales. Se recomienda usar las aplicaciones de este modo en el futuro. A largo plazo, también vamos a dejar de utilizar los miembros de solo lectura de áreas de trabajo.

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