Si quiere ver los datos que se usan para crear una visualización, puede mostrar estos datos en Power BI o exportarlos a Excel como un archivo .xlsx o .csv.

Observe cómo Will exporta los datos de una de las visualizaciones de su informe, los guarda como un archivo .xlsx y los abre en Excel. Luego, siga las instrucciones paso a paso que aparecen debajo del vídeo para intentarlo.

Desde una visualización en un panel de Power BI

  1. Seleccione los puntos suspensivos en la esquina superior derecha de la visualización.

  2. Elija el icono Exportar datos.

  3. Los datos se exportan a un archivo .csv. Si el objeto visual está filtrado, también se filtrarán los datos descargados.

  4. El explorador le pedirá que guarde el archivo. Una vez que lo haya guardado, abra el archivo .csv en Excel.

Desde una visualización en un informe

Para poder continuar, abra el informe de ejemplo de análisis de adquisiciones en la vista de edición. Agregue una nueva página en blanco de informe. A continuación, siga estos pasos para agregar una agregación y un filtro de nivel de visualización.

  1. Cree un nuevo gráfico de columna. En el panel Campos, seleccione Ubicación > Ciudad y Factura > Porcentaje de descuento.

  2. Cambie la agregación de Porcentaje de descuento de Recuento a Media. En Valor, seleccione la flecha situada a la derecha de Porcentaje de descuento (es posible que ponga Recuento de porcentaje de descuento) y elija Media.

  3. Agregue un filtro a Ciudad para quitar Atlanta.

    Ahora ya puede probar ambas opciones de exportación de datos.

  4. Seleccione los puntos suspensivos en la esquina superior derecha de la visualización. Elija Exportar datos.

  5. Si la visualización tiene un agregado (un ejemplo sería si ha cambiado Recuento a Media, Suma o Mínimo), tendrá dos opciones: Datos resumidos y Datos subyacentes. Para entender mejor los agregados, consulte Agregados en Power BI.

  6. Seleccione Datos resumidos > Exportar y elija .xlsx o .csv. Power BI exporta los datos. Si ha aplicado filtros a la visualización, los datos exportados se exportarán como filtrados. Cuando seleccione Exportar, el explorador le pedirá que guarde el archivo. Una vez que lo haya guardado, abra el archivo en Excel.

    Datos resumidos: seleccione esta opción si no tiene un agregado o si lo tiene pero no quiere ver el desglose completo. Por ejemplo, si tiene un gráfico de barras que muestra 4 barras, obtendrá 4 filas de datos. Los datos resumidos están disponibles como .xlsx y .csv.

    En este ejemplo, la exportación a Excel muestra un total por cada ciudad. Puesto que se ha filtrado por Atlanta, esta no se incluye en los resultados. La primera fila de nuestra hoja de cálculo muestra los filtros que se usaron al extraer los datos de Power BI.

  7. Ahora pruebe a seleccionar Datos subyacentes > Exportar y elija .xlsx. Power BI exporta los datos. Si ha aplicado filtros a la visualización, los datos exportados se exportarán como filtrados. Cuando seleccione Exportar, el explorador le pedirá que guarde el archivo. Una vez que lo haya guardado, abra el archivo en Excel.

    Advertencia: Al exportarse los datos subyacentes, se permite a los usuarios ver todos los datos detallados, es decir, todas las columnas en los datos. Los administradores del servicio Power BI pueden desactivar esta opción para su organización. Si es el propietario de un conjunto de datos, puede establecer las columnas de propiedad en "oculto" para que no aparezcan en la lista Campo en el servicio de escritorio o Power BI.

    Datos subyacentes: seleccione esta opción si la visualización tiene un agregado y quiere ver todos los detalles subyacentes. Básicamente, al seleccionar Datos subyacentes se quita el agregado. Cuando selecciona Exportar, los datos se exportan a un archivo .xlsx y el explorador le pide que guarde el archivo. Una vez que lo haya guardado, abra el archivo en Excel.

    En este ejemplo, la exportación de Excel muestra una fila para cada fila de ciudad del conjunto de datos y el porcentaje de descuento para esa única entrada. En otras palabras, los datos están aplanados y no se agregan. La primera fila de nuestra hoja de cálculo muestra los filtros que se usaron al extraer los datos de Power BI.

Limitaciones y consideraciones

  • El número máximo de filas que se puede exportar a .csv es 30 000.

  • El número máximo de filas que se puede exportar a .xlsx es 150 000.

  • Power BI solo admite la exportación en objetos visuales que utilizan agregados básicos. La exportación no está disponible en los objetos visuales que usan medidas de informe o modelo.

  • Actualmente no se admiten los objetos visuales personalizados ni los objetos visuales de R.

  • Si el archivo .csv incluye caracteres Unicode, es posible que el texto no se muestre correctamente en Excel. Sin embargo, si lo abre en el Bloc de notas funcionará sin problemas. Algunos ejemplos de caracteres Unicode son los símbolos de moneda y palabras en otros idiomas. Para solucionar este problema, puede importar el archivo .csv a Excel en lugar de abrirlo directamente. Para hacerlo:

    1. Abra Excel
    2. En la pestaña Datos, seleccione Obtener datos externos > Desde un archivo de texto.
  • Los administradores de Power BI tienen la capacidad de deshabilitar la exportación de datos.

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