Compartir es una manera de permitir que otros usuarios tengan acceso a sus paneles e informes. Power BI ofrece varias maneras de colaborar y distribuir sus paneles y, el uso compartido, es solo una de ellas. El uso compartido es una buena solución si solo quiere que algunas personas vean su trabajo.

Si comparte contenido dentro o fuera de su organización, usted y los destinatarios necesitan una licencia de Power BI Pro. Consulte esta comparación entre las versiones gratis y Pro de Power BI. El equipo de Power BI siempre está interesado en recibir sus comentarios. Vaya al sitio de la comunidad de Power BI para realizar sugerencias.

Puede compartir un panel desde su propia área de trabajo o desde un área de trabajo de la aplicación. Cuando comparte un panel, los usuarios con quienes los comparte pueden verlo e interactuar con él, pero no pueden modificarlo. Ellos verán los mismos datos que se ven en el panel y los informes, a menos que se aplique la seguridad de nivel de fila (RLS). Los compañeros con los que comparte pueden compartir el panel con otros compañeros, si usted lo permite. Los usuarios que no pertenecen a su organización pueden ver el panel y también interactuar con él, pero no pueden compartirlo.

También puede compartir un panel desde cualquiera de las aplicaciones móviles de Power BI. Puede compartir los paneles desde el servicio Power BI o desde las aplicaciones móviles de Power BI, pero no desde Power BI Desktop.

Vídeo: Uso compartido de un panel

Observe cómo Amanda comparte su panel con compañeros tanto de su empresa como externos. Luego, siga las instrucciones paso a paso que aparecen debajo del vídeo para intentarlo.

Paso a paso: Uso compartido de un panel

  1. En Mi área de trabajo o en un área de trabajo de la aplicación, abra un panel y seleccione Compartir .

  2. En el cuadro superior, escriba las direcciones de correo electrónico completas de las personas, los grupos de Office 365, los grupos de distribución o los grupos de seguridad.

    Nota:

    No se puede compartir con listas de distribución dinámicas.

    Si comparte contenido con gente cuya dirección no pertenece a su organización, recibirá una advertencia.

  3. Si quiere, puede modificar el mensaje.

  4. Para permitir que sus compañeros compartan a su vez el panel con otros, active Permitir que los destinatarios compartan su panel.

  5. Seleccione Compartir.

    Power BI envía una invitación por correo electrónico con un vínculo al panel compartido. Al hacer clic en el vínculo se agrega el panel a la página de la lista Compartido conmigo de los destinatarios. Estos pueden seleccionar su nombre para ver todos los paneles que ha compartido.

    Nota:

    La experiencia de uso compartido es diferente para los usuarios que no pertenecen a su organización. Consulte Uso compartido con usuarios que no pertenecen a su organización a continuación para más información.

  6. Para ver con quién ya ha compartido el panel, en el cuadro de diálogo Compartir panel, seleccione Acceso.

    Los usuarios ajenos a su organización se muestran como Invitado.

Notas sobre el uso compartido de un panel

Aspectos que hay que tener en cuenta sobre el uso compartido de paneles:

  • Sus compañeros necesitan una licencia de Power BI Pro para ver el panel.

  • Por lo general, usted y sus compañeros ven los mismos datos en el panel. Por lo tanto, si tiene permisos para ver más datos que ellos, podrán ver todos sus datos en su panel. Sin embargo, si se aplica la seguridad de nivel de fila (RLS) al conjunto de datos subyacente a un panel, se usan las credenciales de cada persona para determinar los datos a los que puede tener acceso.

  • Todos los usuarios con quienes lo comparte pueden verlo e interactuar con sus informes en la vista de lectura. No pueden crear nuevos informes o guardar cambios en los informes existentes.

  • Todo el mundo podrá ver los cambios que realice.

  • Nadie puede ver ni descargar el conjunto de datos.

  • Todo el mundo puede manualmente actualizar los datos del panel.

Notas sobre el uso compartido del panel con los compañeros

  • Si usa Office 365 para el correo electrónico, puede compartir datos con los miembros de un grupo de distribución. Para ello, escriba la dirección de correo electrónico asociada al grupo de distribución.

  • Los compañeros que tengan su mismo dominio de correo electrónico y con aquellos que, pese a tener un dominio distinto, estén registrados en el mismo inquilino, pueden volver a compartir el panel. Por ejemplo, supongamos que los dominios contoso.com y contoso2.com están registrados en el mismo inquilino. Si su dirección de correo electrónico es konrads@contoso.com, entonces ravali@contoso.com y gustav@contoso2.com pueden volver a compartir, siempre y cuando se les diera permiso para compartir.

    Sugerencia:

    Si sus compañeros ya tienen acceso a un panel específico, puede enviar un vínculo directo a este abriéndolo y copiando la dirección URL. Por ejemplo:

    https://powerbi.com/Dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx

Uso compartido del panel con personas que no pertenecen a su organización

Si lo comparte con usuarios ajenos a su organización, estos recibirán un correo electrónico con un vínculo al panel compartido. Necesitan una licencia de Power BI Pro y tienen que iniciar sesión en Power BI para ver el panel. Si no tienen una licencia de Power BI Pro, puede registrarse para obtener una tras hacer clic en el vínculo.

Después de iniciar sesión, verán el panel compartido en su propia ventana del explorador sin el panel de navegación izquierdo, no en el portal habitual de Power BI. Deben marcar el vínculo para poder acceder a este panel en el futuro.

No pueden editar el contenido del panel ni del informe. Pueden interactuar con los gráficos del informe (resaltado cruzado) y cambiar los filtros o segmentaciones disponibles en los informes conectados al panel. Sin embargo, no pueden guardar los cambios.

Solo los destinatarios directos pueden ver el panel compartido. Por ejemplo, si se ha enviado el mensaje de correo electrónico a Vicki@contoso.com, solo Vicki puede ver el panel. Nadie más puede ver el panel de control, aunque tenga el vínculo y Vicki debe usar la misma dirección de correo electrónico para acceder a ese panel. Si se suscribe con cualquier otra dirección de correo electrónico, tampoco podrá acceder al panel.

Los usuarios ajenos a su organización no pueden ver ningún dato si se implementó seguridad de nivel de fila o de rol en los modelos tabulares de Analysis Services locales.

Si envía un vínculo desde una aplicación móvil de Power BI a personas fuera de su organización, cuando hacen clic en el vínculo, se abre el panel en un explorador y no en las aplicaciones móviles de Power BI.

Uso compartido de un solo informe

Hemos observado que cuando se comparte un panel que tiene iconos vinculados a informes, estos informes también se comparten al mismo tiempo. Pero, ¿qué sucede si quiere compartir solamente un informe? Envíe la dirección URL de la página del informe a sus compañeros. Siempre y cuando los compañeros tengan licencias de Power BI Pro, sean miembros del mismo grupo de distribución, en el mismo dominio de correo electrónico que usted, o tengan al menos un panel que se vincula a ese mismo informe (el panel tiene iconos que se han anclado desde ese informe), podrán abrir el informe.

Compartir una versión filtrada de un informe

¿Qué sucede si quiere compartir una versión filtrada de un informe? Quizás un informe que muestra solamente los datos de una ciudad, vendedor o año determinados. Esto puede realizarse mediante la creación de una dirección URL personalizada.

  1. Abra el informe en vista de edición, aplique el filtro y guarde el informe.

    En este ejemplo, vamos a filtrar el ejemplo de Análisis de venta directa para mostrar solo los valores donde Territory sea igual a NC.

  2. Agregue lo siguiente al final de la dirección URL de la página del informe:

    ?filter=tablename/fieldname eq value

    En nuestro ejemplo, el nombre de la tabla es Almacén, el nombre del campo es Territorio y el valor por el que quiere filtrar es NC:

    ?filter=Almacen/Territorio eq NC

    El explorador agrega caracteres especiales para representar espacios y barras diagonales, así que es resultado es:

    app.powerbi.com/groups/me/reports/010ae9ad-a9ab-4904-a7a1-10a61f70f2f5/ReportSection2?filter=Almacén%252FTerritorio%20eq%20NC

    Nota:

    El campo debe ser de tipo cadena y ni el nombre de la tabla ni el nombre del campo pueden contener espacios.

  3. Envíe esta dirección URL a sus compañeros. Cuando hacen clic en el vínculo, Power BI abre una versión de solo lectura del informe filtrado.

Volver a compartir

Volver a compartir permite que sus compañeros reenvíen la invitación de correo electrónico a otras personas de su organización (la invitación expira transcurrido un mes). Los compañeros también pueden volver a compartir contenido a través del servicio Power BI o de aplicaciones móviles. Como propietario del panel, usted puede desactivar la posibilidad de volver a compartir y revocar usos compartidos de forma individual (vea más adelante).

Los usuarios ajenos a su organización no pueden volver a compartir contenido.

Dejar de compartir un panel

  1. Abra el panel y seleccione Compartir .

  2. Seleccione Acceso para ver la lista completa de las personas.

  3. Seleccione los puntos suspensivos (...) junto a Puede ver y seleccione:

    • Dejar de compartir con esa persona o
    • Deshabilitar volver a compartir para impedir que esa persona comparta con nadie más.
    • O, si la persona todavía no ha aceptado su invitación para compartir, Cancelar invitación.

Desactivar volver a compartir

Solo el propietario del panel puede activar y desactivar Volver a compartir.

  • Si todavía no ha enviado la invitación para compartir, desactive la casilla Permitir que los destinatarios compartan su panel en la parte inferior de la invitación.

  • Si los compañeros no han aceptado todavía la invitación para compartir, cancélela e invítelos de nuevo sin seleccionar Permitir que los destinatarios compartan su panel.

  • Si ya han aceptado la invitación para compartir, seleccione Acceder, seleccione los puntos suspensivos (...) situados junto a Puede ver y haga clic en Deshabilitar usos recompartidos.

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