Una persona de pie y sonriendo con una tableta en la mano

Sugerencias para el uso de herramientas BI

Cómo ayudan a su empresa.

Cómo aprovechar al máximo los paneles y las herramientas BI

Los datos de su negocio pueden determinar la dirección y la rentabilidad de su empresa. Sin embargo, si no tiene un software adecuado para identificar tendencias y patrones, es probable que no esté aprovechando al máximo la información que ha obtenido; de hecho, podría desaprovechar importantes oportunidades de negocio y pasar por alto atractivas vías de rentabilización de ingresos.

Todo eso puede cambiar con los paneles y las herramientas de inteligencia empresarial: estas tecnologías le permiten almacenar, automatizar, analizar, hacer informes y extraer información de sus datos, así como predecir el rendimiento futuro de la empresa. Si utiliza los paneles y las herramientas de BI para conocer mejor los matices tras los datos, podrá tomar decisiones con más confianza y con un mayor volumen de información sobre las estrategias y las operaciones actuales y futuras.

¿Por qué utilizan herramientas de BI las empresas?

Multitud de empresas de todos los tamaños y sectores utilizan los paneles y las herramientas de BI por diversas razones. Estas son algunas de las ventajas más comunes que han logrado al emplear esta tecnología:

  • Recopile datos de un modo más eficaz. Las herramientas de BI le ayudan a darle prioridad al crecimiento de su negocio, en lugar de limitarse a dirigirlo. Con las herramientas de BI no es necesario introducir datos, así que las empresas logran ahorrar tiempo, reducir el porcentaje de error humano y aportar a los empleados mayor libertad para que se ocupen de tareas más urgentes.
  • Mejore el proceso de elaboración de informes. Las herramientas de BI utilizan la automatización y la IA para generar informes sobre datos y obtener conocimientos de estos de un modo mucho más rápido, sencillo y preciso. Además, con los paneles y las herramientas de BI, podrá crear informes atractivos y personalizados con cuadros, gráficos, tablas dinámicas y otras representaciones visuales.
  • Simplifique el análisis de datos. En lugar de estudiar informes en papel o contratar a una empresa externa para que saque algo de información de sus datos, podrá analizarlos rápidamente y de la forma más práctica para su situación particular, con la ayuda de paneles de autoservicio; de hecho, podrá incluso utilizar el lenguaje conversacional para hacer preguntas a la empresa y obtener respuestas rápidas generadas por IA.
  • Consulte la eficacia de sus ventas. Acceda en un solo panel a todos los datos sobre representantes de ventas internos, partners de ventas externos y productos, y utilice el BI para descubrir quiénes son los más y menos eficaces y actuar en concordancia, ya sea para ofrecer reconocimiento, impartir formación o ajustar las tácticas de venta. También puede hacer un seguimiento de los datos demográficos de los clientes e incorporar sus conclusiones a las estrategias de marketing.
  • Identifique oportunidades para impulsar los ingresos. Al disponer de un acceso más rápido a datos más exactos, podrá determinar con agilidad y precisión cuáles son las tendencias del mercado, determinar maneras de aumentar las ganancias y hasta predecir futuras victorias en el mercado.
  • Optimice el gasto del negocio. Las herramientas de BI le permiten supervisar los gastos de explotación con mayor facilidad, ya que dispondrá de todos los datos importantes en un solo panel. Estas ayudas también le permiten detectar rápidamente los lugares en los que puede recortar gastos, como el exceso de inventario o los equipos y suscripciones no utilizadas.
  • Recopile y analice los comentarios de los clientes. Con las herramientas de BI, es mucho más fácil descubrir lo que los clientes piensan de verdad sobre los productos, los servicios y la marca en general, algo muy valioso a la hora de tomar decisiones empresariales.
  • Mejore la cultura corporativa. Lleve a cabo encuestas entre sus empleados para descubrir lo que piensan de la empresa, los productos, el flujo de trabajo y la cultura corporativa. Después, utilice esa información para mejorar las operaciones, los productos y la satisfacción de los trabajadores.
  • Impulse la presencia online de su marca. Muchas herramientas de BI tienen funciones para redes sociales con las que es posible interactuar con clientes actuales, clientes potenciales e "influencers" desde la propia herramienta. También puede utilizar estas ayudas para entender cómo usan sus clientes las redes sociales, algo que puede contribuir a reforzar su estrategia en este campo.
  • Haga previsiones de cifras futuras. Gracias a la IA incorporada, las herramientas de BI pueden recurrir a datos del pasado y el presente para ayudarle a predecir cifras esenciales, como las tasas de conversión de clientes, las ventas de productos y los ingresos. Disponer de este conocimiento le permite tomar decisiones empresariales más pertinentes, ya sea para pedir inventario, hacer un presupuesto para nuevas contrataciones o planificar futuras campañas de marketing.

Aplicaciones empresariales cotidianas para herramientas BI

Hay un montón de formas de utilizar herramientas de BI para dirigir su negocio y hacer que crezca. Algunos de los usos más populares son los siguientes:

  • Recopilación de datos. Algunas funciones integradas, como encuestas y cuestionarios online, nos ayudan a captar fácilmente datos de clientes, empleados, partners comerciales y otras partes interesadas.
  • Minería de datos. Con la ayuda del BI, el aprendizaje automático y la estadística, encontrará patrones de ventas, ingresos y clientes en sus conjuntos de datos.
  • Consultas. Utilice los paneles de BI de autoservicio para obtener respuestas a preguntas específicas, como ¿cuáles son los productos con los que obtenemos mayores ingresos? o ¿cuál es el canal principal por el que nos encuentran los clientes?
  • Pruebas comparativas. Personalice paneles de datos para hacer un seguimiento del rendimiento durante un periodo de tiempo determinado y compararlo con objetivos o métricas.
  • Análisis. Descubra tendencias y patrones en sus datos para entender por qué ocurren las cosas y cómo puede mejorarlas o hacer que se repitan.
  • Visualización de datos. Genere representaciones visuales con sus descubrimientos de tal modo que otros puedan absorberlo de forma sencilla con la ayuda de cuadros, gráficos y mapas, con independencia de su habilidad técnica.
  • Generación de informes. Guarde la información que haya descubierto en formatos fáciles de digerir y compártalos con compañeros, líderes y asesores para ayudarles a tomar decisiones con un mayor volumen de información.

El acceso de los empleados a las herramientas BI

No hace falta ser un profesional de la informática o un analista de negocios para crear rápidamente informes detallados y personalizados e interpretaciones visuales de los datos. Gracias a los paneles y las herramientas de BI, y a su naturaleza sencilla y de autoservicio, personas por toda la empresa podrán modelar e interpretar datos, tomar decisiones basadas en estos y colaborar en la elaboración de informes.

Esta es la manera de lograrlo:

  • Seleccione una herramienta de BI compatible con el autoservicio. Cuando busque una herramienta de BI, debe elegir una que sea intuitiva para los usuarios no técnicos, que sea compatible con el autoservicio, que simplifique la visualización de datos y que ofrezca una automatización basada en IA. Si no está seguro de cómo utilizarán el BI los distintos equipos de la empresa, haga preguntas y averígüelo; así tendrá la información necesaria para decidir qué herramienta va a comprar y cómo debe configurarla.
  • Asegúrese de que la herramienta de BI fomente la colaboración. Elija una herramienta de BI que facilite la colaboración entre los usuarios, y que les permita compartir, editar y colaborar de distintos modos en los informes. Una buena herramienta de BI también debería automatizar las alertas a los colaboradores sobre las ediciones que se han hecho en los informes, los cambios de datos imprevistos y los informes programados de forma rutinaria.
  • Acceso para los empleados. Las herramientas de BI, y la información en tiempo real que aportan, no están pensadas únicamente para los directivos y líderes. Cuando en toda la empresa hay personas capacitadas para utilizar las herramientas de BI, estas trabajarán de forma más eficiente y tomarán decisiones con un mayor volumen de información. Esto aumenta la productividad y el ánimo de los empleados y les quita una parte de la carga de trabajo a los directivos, pero también mejora los resultados de la empresa.
  • Ofrezca la formación adecuada. Los empleados van a necesitar apoyo y formación continuos sobre la herramienta de BI y sus funciones. La asistencia al cliente que ofrezca el proveedor de la solución que va a elegir debe satisfacer las necesidades de su empresa; por ejemplo, el proveedor debería ser capaz de ofrecer formación complementaria si es necesario. Las soluciones de BI con ayudas establecidas en forma de foros de usuarios, blogs y otros tipos de soporte comunitario serán muy útiles para sus usuarios.
  • Haga un seguimiento del uso del BI de sus empleados. El equipo de informática seguirá formando parte del uso de la herramienta de BI en la empresa. Cuando el personal informático supervisa qué empleados están utilizando la herramienta, cómo la están usando y a qué orígenes de datos están accediendo, está en mejor disposición de hacer un seguimiento y ajustar cualquier aspecto de la solución de BI que deba mejorarse.

Seguimiento de datos importantes

Las herramientas de software de BI pueden transformar radicalmente la forma en que su empresa analiza el pasado y el presente, así como su manera de predecir el futuro. Sin embargo, si no tenemos un plan detallado para la recopilación e interpretación de los datos, hasta las mejores herramientas de BI van a ser insuficientes para ayudar a la empresa a extraer los datos necesarios a fin de tomar decisiones basadas en información de calidad.

Para asegurarse de que todos los datos de ventas, marketing, clientes y finanzas, así como otros datos empresariales que recopile, sean lo más significativos posible, haga lo siguiente:

  • La herramienta de BI debe funcionar bien con los datos que desea monitorizar. Antes de comprar, determine si la herramienta de BI se conectará fácilmente con todos sus sistemas existentes, si estandarizará los datos extraídos de distintos orígenes y si ofrecerá el nivel de seguridad que necesita.
  • Utilice KPI para tomar decisiones empresariales. Con la ayuda de los datos, ya no tendrá que ir probando cosas sin tener muy claro si van a funcionar. Genere KPI realistas y basados en datos desde el panel de BI para medir la eficacia de sus iniciativas y estrategias empresariales. Por ejemplo, con base en lo que ha descubierto sobre los datos del año pasado, podría establecer un KPI sobre el aumento del beneficio neto en un 10 % durante este año.
  • Implique a las partes interesadas más importantes. Involucre a todos los departamentos en lugar de trabajar de forma aislada. Por ejemplo, es probable que el equipo de ventas tenga información sobre cómo supervisar y elaborar informes sobre los productos más vendidos del trimestre, así que deberá incluir a este departamento a la hora de establecer los KPI y distribuir los informes.
  • Defina los objetivos del proyecto. Piense con detenimiento en el proyecto y establezca plazos y etapas. Describa los pasos que tendrá que dar en cada fase y los resultados esperados en cada una de ellas, así como el resultado final que desea conseguir.

Herramientas BI de Microsoft: la unión entre los datos y las decisiones

Encuentre rápidamente los conocimientos de sus datos para tomar mejores decisiones con las herramientas de inteligencia empresarial de Power BI. Busque y seleccione las herramientas BI adecuadas lo que necesite, personalice paneles de datos para hacer un seguimiento del rendimiento y genere informes analíticos visuales y enriquecidos con herramientas de visualización de datos.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las mejores sugerencias para utilizar las herramientas de inteligencia empresarial (BI)?

Utilice las herramientas de BI para almacenar, automatizar, analizar, hacer informes y extraer información de los datos de su empresa, así como para predecir métricas. Con la ayuda de estas herramientas, podrá extrapolar información importante de los datos de ventas, marketing, clientes, finanzas, etc. y usarla para tomar decisiones más precisas, y basadas en un mayor volumen de conocimientos, sobre las operaciones y estrategias de su empresa.

¿Cuáles son algunas de las aplicaciones reales de las herramientas de BI?

Las herramientas de BI utilizan la IA y el aprendizaje automático para ayudarle a gestionar y ampliar su negocio de muchas maneras; por ejemplo:

  • Recopilación de datos con funciones integradas, como encuestas y cuestionarios.
  • Extracción de datos sobre el comportamiento de los clientes para encontrar patrones y obtener predicciones.
  • Uso de paneles de autoservicio para centrarse en preguntas específicas y buscar información relevante.
  • Seguimiento del rendimiento con la ayuda de KPI y de paneles de datos personalizados.
  • Análisis de datos para detectar tendencias y tomar decisiones más rápidas y basadas en más información.
  • Transformación de puntos de datos sin procesar en mapas, diagramas y gráficos gracias a la visualización de datos.
  • Creación de informes sobre los descubrimientos para compartir con compañeros y partes interesadas.

¿Cómo se puede hacer un seguimiento de los datos con herramientas BI?

Una de las mejores formas de hacer un seguimiento de los datos con herramientas BI es crear diferentes KPI en el panel a fin de medir la eficacia de las decisiones, campañas y estrategias empresariales. Por ejemplo, podría fijar un KPI para determinar si se ha logrado un 25 % más de tráfico a su sitio web durante este año. Al establecer estas métricas en el panel, es importante que cuente con la colaboración de las partes interesadas más importantes.

¿Cómo se usan las herramientas de BI dentro de las empresas?

Gracias a las herramientas de BI, cualquier persona de la empresa, aunque no tenga mucha experiencia técnica, puede ver, analizar, comprender, compartir y colaborar con los datos. Las empresas suelen utilizar las herramientas de BI para automatizar los informes de datos, hacer un seguimiento de los ingresos por ventas, encontrar nuevas oportunidades de negocio, optimizar el gasto de las operaciones, identificar problemas operativos que deben solucionarse, recopilar datos sobre las preferencias de clientes, analizar datos demográficos y muchas otras cosas.

¿Deberían los empleados tener acceso a las herramientas de BI?

Sí, el acceso de personas de todo nivel a las herramientas de BI de una empresa es bueno para el negocio. De hecho, los paneles y las herramientas de BI de autoservicio ponen al alcance de todos, lo que incluye a los trabajadores de perfil menos técnico, el modelado de datos, la elaboración de informes y el análisis. Cuando los empleados tienen acceso a las herramientas de BI, les otorgamos conocimientos en tiempo real que pueden utilizar para trabajar de forma más productiva y para tomar decisiones en sus proyectos con base en un mayor volumen de información.