Ihmiset katsovat asioita

Vihjeitä tietojen visualisointityökalujen arvioimiseen

Organisaation liiketoimintatieto- eli BI-työkalun tehtävä on suodattaa suuret tietomäärät ymmärrettäviksi, toimintaa ohjaaviksi merkityksellisiksi tiedoiksi, kuten tunnusluvuksi, mittareiksi ja muiksi tärkeiksi huomioiksi. Tämä jälkeen tietojen visualisointityökalun tehtävä on muuntaa nämä merkitykselliset tiedot vakuuttavaksi visuaaliseksi esitykseksi.

Näiden työkalujen määrä on lisääntynyt merkittävästi viime vuosina. Ja kun vaihtoehtoja on runsaasti, oikean työkalun valitseminen voi tuntua hankalalta, vaikkei se sitä oikeastaan olekaan. Onnistunut lopputulos saavutetaan noudattamalla muutamia perusohjeita.

Määritä ensimmäiseksi tarpeet ja tavoitteet

Yksi tietojen visualisoinnin perustotuuksista on, että tarvitaan muutakin kuin hyvää rakennetta ja upeaa grafiikkaa. Olennaista on välitetyn sanoman selkeys. Jos yksinkertainen ympyrä- tai pylväskaavio ilmaisee asian selkeämmin kuin tyylikäs infograafi, voikin olla, että tylsä kuva toimii parhaiten. Mutta jos kumpikin ehto toteutuu – ja tyylikäs visualisointi yhdistyy selkään sanomaan – juuri silloin tietojen visualisointi on parhaimmillaan. Muista tämä, kun arvioit erilaisia työkaluja.

Aloita jäsentämällä tavoitteesi:

  • Määritä aluksi selkeä tavoite, johon pyrit, ja selvitä, mitä tarvitset. Tee luettelo käytettävistä olevista arvopisteistä ja priorisoi ne siten, että tiedät, mitkä ovat niistä kaikkein tärkeimmät.

  • Tiivistä seuraavaksi se, mitä haluat saada tiedoista irti, mahdollisimman yksinkertaiseksi lauseeksi.

  • Käytä sitten tätä lausetta vertailukohtana, johon voit palata koko ajan, kun arvioit erilaisia tietojen visualisointiohjelmistoja.

Päätä seuraavaksi tarvittavat ominaisuudet

Parhaat tietojen visualisointityökalut ja -ohjelmistot luovat monenlaisia kaavioita ja karttatyyppejä hyödyntämällä yksinkertaista ja intuitiivista raporttinäkymän käyttöliittymää. On kuitenkin tärkeää valita työkalu, joka on riittävän joustava ja jossa on tarvittavat työkalut organisaation toistuvia tarpeita varten.

Vaikka hakuprosessi todennäköisesti alkaa tietyn projektin tai tarpeen perusteella, muista kuitenkin kokonaiskuva ja mieti, miten valittu ratkaisu tuottaa lisäarvoa myös tulevina kuukausina ja vuosina.

Varmista edellä mainitun vuoksi, että valitulla työkalulla voi muuttaa visualisointeja käytön yhteydessä. Tarkista, että siinä on joustavat BI- ja analyysitoiminnot ja että se sisältää tietyt ERP-ominaisuudet. Vaikka useimmat työkalut eivät enää edellytä tietokantaosaamista, myös tämä seikka kannattaa varmistaa.

Älä unohda myöskään tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta. Koska tietojen visualisointityökalulla voi käyttää yrityksen kaikkia tietoja, etsi ratkaisu, joka tukee esimerkiksi toimialan vakiotodennusmenetelmiä, -sivustorooleja ja -käyttöoikeuksia. Varmista lisäksi, että työkalu on SOX-, SOC- ja ISAE-standardien mukainen.

Etsi työkalua, joka

  • sisältää joustavat analyysitoiminnot
  • sisältää ERP-ominaisuuksia
  • ei edellytä tietokantaosaamista
  • sisältää suojausominaisuuksia sekä käyttää vaatimustenmukaisuutta ja hallintaa.

Muista ottaa huomioon myös tietojen alkuperä

Jokainen organisaatio käyttää visualisointityökaluja eri kohteisissa tapahtuviin tietokyselyihin, joten varmista, että arvioitavat vaihtoehdot hyväksyvät laajan valikoiman syötelähteitä. Hyväksyttäviä lähteitä pitäisi olla perusmuotojen, kuten SQL ja NoSQL, lisäksi myös kolmannen osapuolen tietolähteet. Tärkeää on myös se, että tietoja voidaan käyttää sähköpostimarkkinointijärjestelmistä ja CRM (asiakkuudenhallinta) -sovelluksista muiden yrityksen käyttämien liiketoimintaympäristöjen lisäksi.

Massadatan visualisointityökalun valinta on muuttumassa koko ajan tärkeämmäksi. Jos tämä on otettava organisaatiossa huomioon, ratkaisun on ehdottomasti sisällettävä Hadoop-tuki, sillä Hadoop on avoimen lähdekoodin massadatakehys, joka käsittelee valtavia määriä tietoja palvelinklustereissa.

Pohdi visualisoinnin monimutkaisuustarpeita

Vaikka kaikilla visualisointityökaluilla voi luoda tiedoilla täytettyjä kuvia, lopputuloksen laatu, monimutkaisuus ja ulkoasu vaihtelevat huomattavasti. Useimmissa käytetään perusmalleja, joilla voi luoda ainakin yksinkertaista grafiikkaa. Ne ehkä riittävät. Toisissa ratkaisuissa sen sijaan voidaan käyttää malleja, joiden perusteella voi luoda monimutkaisia, mukautettuja infograafeja tai vuorovaikutteisia visualisointeja. Tällaisten visualisointien vaikutus käyttäjäryhmään voi olla huomattavasti suurempi.

Muista nämä vaihtoehdot, kun arvioit erilaisia työkaluja. Mitä tarkemmin otat huomioon luotavat tietojen visualisoinnit, sitä tyytyväisempi olet valitsemaasi työkaluun.

Visualisoinnin monimutkaisuuden arviointiin liittyviä kysymyksiä:

  • Onko perusmalli riittävä?
  • Onko mukautetulle infograafille tai vuorovaikutteiselle kuvalle tarvetta?
  • Minkälaista vaikutusta käyttäjäryhmässä tavoitellaan?

Yhteistyö on ratkaisevaa

Mahdollisuus tehdä yhteistyötä tiimin eri jäsenten kanssa koko organisaatiossa on yksi tietojen visualisointityökalun tehokkaista ominaisuuksista.

Niinpä kannattaakin etsiä vaihtoehto, jota voi käyttää tiimien jo käytössä olevien työkalujen kanssa. Lisäksi käytössä olisi oltava pilvipohjaiset, reaaliaikaisesti päivittyvät raporttinäkymät, joita voi käyttää kaikista selaimista. Tällä tavoin tiedät varmasti, että voit tehdä yhteistyötä samassa raporttinäkymässä toivotun lopputuloksen saavuttamiseksi riippumatta siitä, missä sinä tai muut teette työtä tai mikä laite on käytössä.

Varmista, että lopullinen tuote voidaan julkaista toimitulla tavalla

Kun esitys on luotu, varmista, että tehty visualisointi voidaan julkaista ja integroida oikeisiin viestintäkanaviin.

Jos julkaisu tapahtuu esimerkiksi verkkosivulle, tiimisivustoon tai sovellukseen, varmista, että valittavalla työkalulla voi viedä koodikatkelmia, jotka on helppo kopioida ja liittää sivustoon tai joita voi käyttää integroinnista. Tämä tehdään avoimien ohjelmointirajapintojen avulla. Jos sen sijaan julkaiset verkkoon uutisartikkelin tai kohteena on diaesitys, varmista, että työkalu tukee suosittuja, jäsentämättömiä graafisia tiedostomuotoja, kuten JPG, SVG ja PDF. Vastaavasti on tärkeä etsiä ratkaisu, jossa visualisoinnit voidaan upottaa sovelluksiin, portaaleihin ja asiakirjoihin.

Lisäksi on tärkeää ottaa huomioon käyttäjät, joilla tilapäisiä, tilannekohtaisia tai pysyviä toimintarajoituksia, joten julkaisu on voitava tehdä heidät huomioon ottavassa muodossa. Etsi siis sellainen tietojen visualisointityökalu, jossa näiden käyttäjien tarpeet otetaan huomioon.

Varmista julkaisemisen onnistuminen valitsemalla työkalu, joka

  • tukee koodikatkelmien vientiä sivustokäyttöä varten
  • voi luoda jäsentämättömiä kuvatiedostomuotoja, kuten JPG, SVG ja PDF
  • sallii visualisointien upottamisen sovelluksiin, portaaleihin ja asiakirjoihin
  • on helppokäyttöinen kaikille käyttäjille.

Aloita arvioimalla vakaa tietojen visualisointityökalu

Testaa uusia arviointitaitojasi tutustumalla Microsoft Power BI:hin. Tee nopeasti tietoon pohjautuvia päätöksiä. Yhdistä, mallinna ja tutki tietoja upeina visualisoituina raportteina. Power BI:n avulla voit tehdä kaiken tämän – minkä lisäksi se on helppo integroida muihin työkaluihin, kuten Microsoft Exceliin.