Que sont les applications Power BI ?

Les applications sont des collections de tableaux de bord et de rapports que vous créez pour fournir des mesures clés à de grands groupes de personnes dans votre organisation.

Applications Power BI

Les utilisateurs professionnels ont souvent besoin de plusieurs tableaux de bord et rapports Power BI pour exécuter leur travail. Avec les applications, ils n’ont pas à mémoriser les noms de ces tableaux de bord et comment y accéder, étant donné que les applications regroupent déjà tous les éléments.

Avec les applications Power BI, actuellement en préversion, vous pouvez créer des collections de tableaux de bord et de rapports et distribuer ces applications dans toute l’organisation ou les envoyer à certaines personnes ou certains groupes en particulier. Pour vous, en tant que créateur de rapports ou en tant qu’administrateur, les applications facilitent la gestion des autorisations sur les collections de tableaux de bord.

Les utilisateurs professionnels peuvent installer ces applications à partir de Microsoft AppSource ou bien vous pouvez leur envoyer un lien direct. Ils peuvent facilement trouver et revenir à votre contenu, car celui-ci figure dans un emplacement unique. Ils obtiennent les mises à jour automatiquement, et vous pouvez contrôler la fréquence à laquelle les données sont actualisées. Pour en savoir plus, voir l’expérience d’application pour les utilisateurs professionnels.

Applications et packs de contenu d’organisation

Les applications sont l’évolution des packs de contenu d’organisation. Si vous avez déjà des packs de contenu d’organisation, ceux-ci continuent à fonctionner parallèlement aux applications.

À présent que vous avez une idée d’ensemble des applications, nous allons évoquer les espaces de travail d’application dans lesquels vous créez des applications.

Vidéo : applications et espaces de travail d’application

Licences pour des applications

En tant que créateur d’application, vous avez besoin d’une licence Power BI Pro. Pour les utilisateurs de votre application, il existe deux options.

  • Option 1 : tous les utilisateurs professionnels ont besoin de licences Power BI Pro pour consulter votre application.
  • Option 2 : les utilisateurs gratuits de votre organisation peuvent consulter le contenu de l’application si votre application se trouve dans une capacité Premium de Power BI. Pour plus de détails, consultez Qu’est-ce que Power BI Premium ?.

Espaces de travail d’application

Les espaces de travail d’application étant les emplacements dans lesquels vous créez des applications, pour créer une application, vous devez commencer par créer l’espace de travail d’application correspondant. Si vous avez déjà travaillé dans des espaces de travail de groupe Power BI, vous ne serez pas dépaysé par les espaces de travail d’application. Ils constituent l’évolution des espaces de travail de groupe, avec des zones intermédiaires et des conteneurs pour le contenu des applications.

Vous pouvez ajouter des collègues à ces espaces de travail en tant que membres ou administrateurs. Tous les membres de l’espace de travail d’application et les administrateurs doivent disposer de licences Power BI Pro. Dans l’espace de travail, vous pouvez collaborer sur des tableaux de bord, des rapports et autres articles que vous prévoyez de distribuer à un public plus large, voire à votre organisation toute entière.

Lorsque le contenu est prêt, vous distribuez l’application. Vous pouvez envoyer un lien direct à un public plus large, ou les destinataires de votre application peuvent trouver celle-ci sous l’onglet Applications en accédant à Télécharger et explorer d’autres applications d’AppSource. Ces personnes ne peuvent pas modifier le contenu de l’application, mais peuvent interagir avec celle-ci dans le service Power BI ou dans l’une des applications mobiles en filtrant, en mettant en surbrillance et triant elles-mêmes les données.

En quoi les espaces de travail d’application diffèrent-ils des espaces de travail de groupe ?

Tous les espaces de travail de groupe existants peuvent servir d’espaces de travail d’application, et vous pouvez publier des applications à partir de ces espaces de travail. Voici l’une des différences entre les espaces de travail d’application et les espaces de travail de groupe : vous créez un espace de travail d’application en tant qu’emplacement dédié à la création et à l’hébergement d’une application spécifique. Il existe une relation un-à-un entre l’application et le contenu de l’espace de travail de l’application. Tous le contenu de l’espace de travail de l’application figure dans l’application lorsque vous distribuez celle-ci.

À présent que vous comprenez ce que sont les applications et les espaces de travail d’application, commençons à créer et à publier une application.

Créer un espace de travail d’application

  1. Commencez par créer l’espace de travail. Sélectionnez Espaces de travail > Créer un espace de travail d’application.

    Créer un espace de travail d’application

    Il s’agit de l’emplacement où placer le contenu sur lequel vos collègues et vous collaborez.

  2. Nommez l’espace de travail. Si l’ID d’espace de travail correspondant n’est pas disponible, modifiez-le de façon à obtenir un ID unique.

    Ce sera aussi le nom de l’application.

    Nommer l’espace de travail

  3. Vous devez définir quelques options. Si vous choisissez Public, toute personne au sein de votre organisation peut voir le contenu de l’espace de travail. En revanche, Privé signifie que seuls les membres de l’espace de travail peuvent en voir le contenu.

    Définir comme public ou privé

    Remarque :

    Vous ne pouvez pas modifier le paramètre Public/Privé après avoir créé le groupe.

  4. Vous pouvez également spécifier si les membres peuvent apporter des modifications ou accéder en affichage seul.

    Définir la modification ou l’affichage uniquement

    Conseil :

    Si vous ajoutez un utilisateur à l’espace de travail d’application, il peut modifier le contenu. S’il consulte uniquement le contenu, ne l’ajoutez pas à l’espace de travail. Vous pouvez l’inclure lorsque vous publiez l’application.

  5. Ajouter les adresses e-mail des personnes qui doivent avoir accès à l’espace de travail, puis sélectionnez Ajouter. Vous ne pouvez ajouter d’alias de groupe, uniquement des individus.

  6. Décidez pour chaque personne si celle-ci est membre ou administrateur.

    Définir le statut de membre ou d’administrateur

    Les administrateurs peuvent modifier l’espace de travail, y compris y ajouter des membres. Les membres peuvent modifier le contenu de l’espace de travail, sauf s’ils disposent d’un accès en affichage seul. Tant les administrateurs que les membres peuvent publier l’application.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Power BI crée l’espace de travail et l’ouvre. Celui-ci figure dans la liste des espaces de travail dont vous êtes membre. Étant donné que vous êtes administrateur, vous pouvez sélectionner les points de suspension (…) pour revenir en arrière afin d’apporter des modifications, d’ajouter des membres ou de modifier leurs autorisations.

Modifier l’espace de travail

L’espace de travail étant vide, vous allez maintenant y ajouter du contenu. L’ajout de contenu s’apparente à l’ajout de contenu à Mon espace de travail, sauf que les autres personnes au sein de l’espace de travail peuvent également en voir le contenu et travailler dessus. Une différence importante est que, lorsque vous avez terminé, vous pouvez distribuer le contenu en tant qu’application. Dans l’espace de travail de l’application, vous pouvez charger des fichiers ou vous y connecter, ainsi que vous connecter à des services tiers comme vous le feriez dans Mon espace de travail. Par exemple :

Ajouter une image à votre application (facultatif)

Par défaut, Power BI crée un petit cercle de couleur pour votre application, contenant les initiales de celle-ci. Vous pouvez le personnaliser avec une image.

Remarque :

Pour ajouter une image à une application, vous avez besoin d’une licence Exchange Online.

  1. Sélectionnez Espaces de travail, sélectionnez les points de suspension (…) en regard du nom de l’espace de travail, puis choisissez Membres.

    Sélectionner les membres de l’espace de travail

    Le compte Office 365 Outlook pour l’espace de travail s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur.

  2. Lorsque vous pointez sur le cercle de couleur dans l’angle supérieur gauche, il se transforme en une icône de crayon. Sélectionnez-la.

    Icône de crayon Office 365

  3. Sélectionnez de nouveau l’icône de crayon, puis cherchez l’image que vous souhaitez utiliser.

    Sélectionnez à nouveau le crayon

  4. Sélectionnez Enregistrer.

    Sélectionnez Enregistrer

    L’image remplace le cercle de couleur dans la fenêtre Office 365 Outlook.

    Image personnalisée

    Après quelques minutes, l’image apparaît également dans l’application dans Power BI.

    Image personnalisée

Distribuer une application

Lorsque vous avez terminé de créer et de parfaire les tableaux de bord et rapports dans l’espace de travail de votre application, vous empaquetez le tout en tant qu’application et distribuez celle-ci.

  1. Dans l’espace de travail, sélectionnez le bouton Publier l’application dans l’angle supérieur droit pour démarrer le processus de partage de tout le contenu dans cet espace de travail.

    Publier l’application

  2. Tout d’abord, sous Détails, entrez la description pour aider les utilisateurs à trouver l’application. Vous pouvez définir une couleur d’arrière-plan pour personnaliser l’application.

    Détails de l’application

  3. Ensuite, sous Contenu, vous voyez le contenu à publier dans l’application, c’est-à-dire tout ce qui figure dans cet espace de travail. Vous pouvez également définir la page d’accueil, c’est-à-dire le tableau de bord ou le rapport que les utilisateurs voient en premier quand ils accèdent à votre application. Vous pouvez choisir Aucun. Dans ce cas, les utilisateurs accèdent à une liste répertoriant tout le contenu de l’application.

    Contenu de l’application

  4. Enfin, sous Accès, décidez qui a accès à l’application : soit tous les membres de l’organisation, soit des personnes spécifiques, soit des listes de distribution de courrier électronique.

    Accès à l’application

  5. Lorsque vous sélectionnez Terminer, un message confirme que l’application est prête pour publication.

  6. Dans la boîte de dialogue confirmant le succès de la création de l’application, vous pouvez copier l’URL qui est le lien direct vers l’application, puis envoyer ce lien aux personnes avec lesquelles vous voulez partager celle-ci.

    Achèvement de l’application

Les utilisateurs professionnels auxquels vous distribuez l’application peuvent trouver celle-ci deux façons. Vous pouvez leur envoyer un lien direct vers l’application, ou ils peuvent rechercher celle-ci dans Microsoft AppSource où toutes les applications qui leur sont accessibles sont visibles. Ensuite, dans les deux cas, chaque fois qu’ils accèdent à Applications, ils voient cette application répertoriée dans leur liste.

Pour en savoir plus, voir l’expérience d’application pour les utilisateurs professionnels.

Modifier votre application publiée

Une fois votre application publiée, il se peut que vous souhaitiez la modifier ou la mettre à jour. Vous pouvez remarquer que, lorsque vous ouvrez votre application à partir d’Applications, même si vous êtes la personne qui l’a publiée, vous ne pouvez pas la modifier. L’option Modifier le rapport apparaît en grisé.

Modification impossible

En revanche, il est facile de mettre à jour l’application si vous êtes un administrateur ou un membre de l’espace de travail de l’application.

  1. Ouvrez l’espace de travail d’application correspondant à l’application.

    Ouvrir l’espace de travail

  2. Ouvrez le tableau de bord ou le rapport. Vous voyez que vous pouvez apporter toutes les modifications de votre choix.

    Remarque :

    L’espace de travail de l’application étant votre zone intermédiaire, vos modifications ne sont pas envoyées en temps réel à l’application tant que vous de republiez pas celle-ci. Cela vous permet d’apporter des modifications sans affecter les applications publiées.

  3. Revenez à la liste de contenu de l’espace de travail de l’application, puis sélectionnez Mettre à jour l’application.

    Mettre à jour le bouton d’application

  4. Si nécessaire, mettez à jour les options Détails, Contenu et Accès, puis sélectionnez Mettre à jour l’application.

    Mettre à jour le bouton d’application

Les personnes auxquelles vous avez distribué l’application voient automatiquement la version mise à jour de celle-ci.

Annuler la publication d’une application

Tout membre d’un espace de travail d’application peut annuler la publication de l’application.

  • Dans un espace de travail d’application, sélectionnez les points de suspension (...) dans l’angle supérieur droit > Annuler la publication d’application.

    Annuler la publication de l’application

Cette action désinstalle l’application pour toutes les personnes auxquelles vous l’avez distribuée, qui cessent d’y avoir accès. Elle ne supprime ni l’espace de travail d’application ni son contenu.

Forum aux questions sur les applications Power BI

En quoi les espaces de travail d’application diffèrent-ils des espaces de travail de groupe ?

Avec cette publication, nous avons renommé tous les espaces de travail de groupe en espaces de travail d’application. Vous pouvez publier une application indifféremment à partir de ces deux types d’espaces de travail. Les fonctionnalités sont pour l’essentiel celles des espaces de travail de groupe. Dans les prochains mois, nous prévoyons d’apporter les améliorations suivantes aux espaces de travail d’application :

  • La création d’espaces de travail d’application n’a pas pour effet de créer des entités correspondantes dans Office 365, au contraire de la création d’espaces de travail de groupe. Vous pouvez donc créer autant d’espaces de travail d’application que vous le souhaitez sans vous inquiéter que différents groupes Office 365 soient créés en coulisses (vous pouvez toujours utiliser le OneDrive Entreprise d’un groupe Office 365 pour stocker vos fichiers).
  • Actuellement, vous pouvez ajouter uniquement des utilisateurs individuels aux listes de membres et d’administrateurs. Bientôt, vous pourrez ajouter plusieurs groupes de sécurité Active Directory ou groupes modernes à ces listes afin de faciliter la gestion.

En quoi les applications diffèrent-elles des packs de contenu d’organisation ?

Les applications constituent une évolution et une simplification des packs de contenu, et présentent quelques différences majeures.

  • Quand des utilisateurs professionnels installent un pack de contenu, celui-ci perd son identité groupée : il s’agit simplement d’une liste de tableaux de bord et de rapports entremêlés avec d’autres tableaux de bord et rapports. En revanche, les applications conservent leur regroupement et leur identité même après installation. Les utilisateurs peuvent ainsi continuer à y accéder facilement au fil du temps.
  • Vous pouvez créer plusieurs packs de contenu à partir de tout espace de travail, mais une application a une relation un-à-un avec son espace de travail. Nous pensons que cela rend les applications plus faciles à comprendre et à gérer au fil du temps. Pour plus d’informations sur la façon dont nous prévoyons d’améliorer cet aspect, voir la section de feuille de route du blog Power BI.
  • Étant donné que nous prévoyons de déconseiller progressivement les packs de contenu d’organisation, nous vous recommandons de commencer à créer des applications dès à présent.

Qu’en est-il des membres en lecture seule dans les groupes ?

Dans les groupes, vous pouvez ajouter des membres en lecture seule qui peuvent uniquement afficher le contenu. Le principal problème lié à cette approche est qu’elle rend impossible l’ajout de groupes de sécurité en tant que membres. Avec une application, vous pouvez publier une version en lecture seule de l’espace de travail de l’application destinée à un large public, y compris à des groupes de sécurité. Vous pouvez apporter des modifications intermédiaires aux tableaux de bord et rapports dans l’application sans que cela affecte les utilisateurs finaux. Nous vous recommandons d’utiliser les applications de cette façon à l’avenir. À long terme, nous prévoyons de désapprouver également les membres en lecture seule des espaces de travail.

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