Que sont les applications Power BI ?

Une application est une collection de tableaux de bord et de rapports conçus par votre organisation afin de fournir des mesures clés permettant de prendre plus rapidement et facilement des décisions pilotées par les données.

Les utilisateurs professionnels ont souvent besoin de plusieurs tableaux de bord et rapports Power BI pour exécuter leur travail. Par exemple, les responsables commerciaux peuvent avoir besoin d’un tableau de bord pour surveiller l’entonnoir des prospects, d’un autre pour surveiller les résultats commerciaux, voire d’un autre encore pour surveiller et analyser les prévisions de ventes. Ils doivent essayer de mémoriser les noms de ces tableaux de bord et la manière d’y accéder.

Pour vous, en tant que créateur de rapport ou administrateur, la gestion des autorisations sur des tableaux de bord distincts peut s’avérer laborieuse et constituer une source d’erreurs.

Les applications Power BI, désormais disponibles en version préliminaire, vous permettent de déployer et gérer des collections de tableaux de bord et rapports dédiés pour un grand nombre d’utilisateurs professionnels. Vous pouvez distribuer ces applications à l’ensemble de l’organisation ou à des personnes ou groupes spécifiques.

Les utilisateurs professionnels peuvent installer ces applications à partir de Microsoft AppSource, ou vous pouvez leur envoyer un lien direct. Ils peuvent facilement trouver et revenir à votre contenu, car celui-ci figure dans un emplacement unique. Ils obtiennent les mises à jour automatiquement, et vous pouvez contrôler la fréquence à laquelle les données sont actualisées. Pour en savoir plus, voir l’expérience d’application pour les utilisateurs professionnels.

Gestion des licences

Pour pouvoir distribuer des applications, vous devez posséder une licence Power BI Pro et, pour les afficher, les utilisateurs ont également besoin de cette licence. En revanche, avec des licences Premium prochainement disponibles, si l’espace de travail d’application réside dans la capacité Power BI Premium, les utilisateurs n’ont pas nécessairement besoin d’une licence Power BI Pro. Pour en savoir plus, voir Power BI Premium.

Applications et packs de contenu d’organisation

Les applications sont l’évolution des packs de contenu d’organisation. Si vous avez déjà des packs de contenu d’organisation, ceux-ci continuent à fonctionner parallèlement aux applications.

À présent que vous avez une idée d’ensemble des applications, nous allons évoquer les espaces de travail d’application dans lesquels vous créez des applications.

Espaces de travail d’application

Les espaces de travail d’application étant les emplacements dans lesquels vous créez des applications, pour créer une application, vous devez commencer par créer l’espace de travail d’application correspondant. Si vous avez déjà travaillé dans des espaces de travail de groupe Power BI, vous trouverez les espaces de travail d’application familiers. Ils constituent l’évolution des espaces de travail de groupe, avec des zones intermédiaires et des conteneurs pour le contenu des applications.

Vous pouvez ajouter à ces espaces de travail des collaborateurs en tant que membres ou administrateurs. Vos collègues et vous pouvez collaborer sur des tableaux de bord, rapports et autres articles que vous prévoyez de distribuer à un public plus large, voire à votre organisation toute entière.

Lorsque le contenu est prêt, vous distribuez l’application. Vous pouvez envoyer un lien direct à un public plus large, ou les destinataires de votre application peuvent trouver celle-ci sous l’onglet Applications en accédant à Télécharger et explorer d’autres applications d’AppSource. Ces personnes ne peuvent pas modifier le contenu de l’application, mais peuvent interagir avec celle-ci dans le service Power BI ou dans l’une des applications mobiles en filtrant, en mettant en surbrillance et triant elles-mêmes les données.

En quoi les espaces de travail d’application diffèrent-ils des espaces de travail de groupe ?

Tous les espaces de travail de groupe existants peuvent servir d’espaces de travail d’application, et vous pouvez publier des applications à partir de ces espaces de travail. Voici l’une des différences entre les espaces de travail d’application et les espaces de travail de groupe : vous créez un espace de travail d’application en tant qu’emplacement dédié à la création et à l’hébergement d’une application spécifique. Il existe une relation un-à-un entre l’application et le contenu de l’espace de travail de l’application. Tous le contenu de l’espace de travail de l’application figure dans l’application lorsque vous distribuez celle-ci.

À présent que vous comprenez ce que sont les applications et les espaces de travail d’application, commençons à créer et à publier une application.

Créer une application dans un espace de travail d’application

  1. Commencez par créer l’espace de travail. Sélectionnez Espaces de travail > Créer un espace de travail.

    Il s’agit de l’emplacement où placer le contenu sur lequel vos collègues et vous collaborez.

  2. Nommez l’espace de travail. Si l’ID d’espace de travail correspondant n’est pas disponible, modifiez-le de façon à obtenir un ID unique.

  3. Vous devez définir quelques options. Si vous choisissez Public, toute personne au sein de votre organisation peut voir le contenu de l’espace de travail. En revanche, Privé signifie que seuls les membres de l’espace de travail peuvent en voir le contenu.

    Remarque :

    Vous ne pouvez pas modifier le paramètre Public/Privé après avoir créé le groupe.

  4. Vous pouvez également spécifier si les membres peuvent apporter des modifications ou accéder en affichage seul.

    Conseil :

    Si vous ajoutez un utilisateur au groupe, il peut modifier le contenu. S’il doit uniquement afficher le contenu, il le peut dans l’application.

  5. Ajouter les adresses e-mail des personnes qui doivent avoir accès à l’espace de travail, puis sélectionnez Ajouter. Vous ne pouvez ajouter d’alias de groupe, uniquement des individus.

  6. Décidez pour chaque personne si celle-ci est membre ou administrateur.

    Les administrateurs peuvent modifier l’espace de travail, y compris y ajouter des membres. Les membres peuvent modifier le contenu de l’espace de travail, sauf s’ils disposent d’un accès en affichage seul. Tant les administrateurs que les membres peuvent publier l’application.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Power BI crée l’espace de travail et l’ouvre. Celui-ci figure dans la liste des espaces de travail dont vous êtes membre. Étant donné que vous êtes administrateur, vous pouvez sélectionner les points de suspension (…) pour revenir en arrière afin d’apporter des modifications, d’ajouter des membres ou de modifier leurs autorisations.

L’espace de travail étant vide, vous allez maintenant y ajouter du contenu. L’ajout de contenu s’apparente à l’ajout de contenu à Mon espace de travail, sauf que les autres personnes au sein de l’espace de travail peuvent également en voir le contenu et travailler dessus. Une autre différence est que, lorsque vous avez terminé, vous pouvez distribuer le contenu en temps qu’application. Dans l’espace de travail de l’application, vous pouvez charger des fichiers ou vous y connecter, ainsi que vous connecter à des services tiers comme vous le feriez dans Mon espace de travail. Par exemple :

Ajouter une image à votre application (facultatif)

Par défaut, Power BI crée un petit cercle de couleur pour votre application, contenant les initiales de celle-ci. Vous pouvez le personnaliser avec une image.

  1. Sélectionnez Espaces de travail, sélectionnez les points de suspension (…) en regard du nom de l’espace de travail, puis choisissez Membres.

    Le compte Office 365 Outlook pour l’espace de travail s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur.

  2. Lorsque vous pointez sur le cercle de couleur dans l’angle supérieur gauche, il se transforme en une icône de crayon. Sélectionnez-la.

  3. Sélectionnez de nouveau l’icône de crayon, puis cherchez l’image que vous souhaitez utiliser.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

    L’image remplace le cercle de couleur dans la fenêtre Office 365 Outlook.

    Après quelques minutes, l’image apparaît également dans l’application dans Power BI.

Distribuer une application

Lorsque vous avez terminé de créer et de parfaire les tableaux de bord et rapports dans l’espace de travail de votre application, vous empaquetez le tout en tant qu’application et distribuez celle-ci.

  1. Dans l’espace de travail, sélectionnez le bouton Publier l’application dans l’angle supérieur droit pour démarrer le processus de partage de tout le contenu dans cet espace de travail.

  2. Tout d’abord, sous Détails, entrez la description pour aider les utilisateurs à trouver l’application. Vous pouvez définir une couleur d’arrière-plan pour personnaliser l’application.

  3. Ensuite, sous Contenu, vous voyez le contenu à publier dans l’application, c’est-à-dire tout ce qui figure dans cet espace de travail. Vous pouvez également définir la page d’accueil, c’est-à-dire le tableau de bord ou le rapport que les utilisateurs voient en premier quand ils accèdent à votre application. Vous pouvez choisir Aucun. Dans ce cas, les utilisateurs accèdent à une liste répertoriant tout le contenu de l’application.

  4. Enfin, sous Accès, décidez qui a accès à l’application : soit tous les membres de l’organisation, soit des personnes spécifiques, soit des listes de distribution de courrier électronique.

  5. Lorsque vous sélectionnez Terminer, un message confirme que l’application est prête pour publication.

  6. Dans la boîte de dialogue confirmant le succès de la création de l’application, vous pouvez copier l’URL qui est le lien direct vers l’application, puis envoyer ce lien aux personnes avec lesquelles vous voulez partager celle-ci.

Les utilisateurs professionnels auxquels vous distribuez l’application peuvent trouver celle-ci deux façons. Vous pouvez leur envoyer un lien direct vers l’application, ou ils peuvent rechercher celle-ci dans Microsoft AppSource où toutes les applications qui leur sont accessibles sont visibles. Ensuite, dans les deux cas, chaque fois qu’ils accèdent à Applications, ils voient cette application répertoriée dans leur liste.

Pour en savoir plus, voir l’expérience d’application pour les utilisateurs professionnels.

Modifier votre application publiée

Une fois votre application publiée, il se peut que vous souhaitiez la modifier ou la mettre à jour. Vous pouvez remarquer que, lorsque vous ouvrez votre application à partir d’Applications, même si vous êtes la personne qui l’a publiée, vous ne pouvez pas la modifier. L’option Modifier le rapport apparaît en grisé.

En revanche, il est facile de mettre à jour l’application si vous êtes un administrateur ou un membre de l’espace de travail de l’application.

  1. Ouvrez l’espace de travail d’application correspondant à l’application.

  2. Ouvrez le tableau de bord ou le rapport. Vous voyez que vous pouvez apporter toutes les modifications de votre choix.

    Remarque :

    L’espace de travail de l’application étant votre zone intermédiaire, vos modifications ne sont pas envoyées en temps réel à l’application tant que vous de republiez pas celle-ci. Cela vous permet d’apporter des modifications sans affecter les applications publiées.

  3. Revenez à la liste de contenu de l’espace de travail de l’application, puis sélectionnez Publier l’application.

  4. Si nécessaire, mettez à jour les options Détails, Contenu et Accès, puis sélectionnez Mettre à jour l’application.

Les personnes auxquelles vous avez distribué l’application voient automatiquement la version mise à jour de celle-ci.

Annuler la publication d’une application

Tout membre d’un espace de travail d’application peut annuler la publication de l’application.

  • Dans un espace de travail d’application, sélectionnez les points de suspension (...) dans l’angle supérieur droit > Annuler la publication d’application.

Cette action désinstalle l’application pour toutes les personnes auxquelles vous l’avez distribuée, qui cessent d’y avoir accès. Elle ne supprime ni l’espace de travail d’application ni son contenu.

Forum aux questions sur les applications Power BI

En quoi les espaces de travail d’application diffèrent-ils des espaces de travail de groupe ?

Avec cette publication, nous avons renommé tous les espaces de travail de groupe en espaces de travail d’application. Vous pouvez publier une application indifféremment à partir de ces deux types d’espaces de travail. Les fonctionnalités sont pour l’essentiel celles des espaces de travail de groupe. Dans les prochains mois, nous prévoyons d’apporter les améliorations suivantes aux espaces de travail d’application :

  • La création d’espaces de travail d’application n’a pas pour effet de créer des entités correspondantes dans Office 365, au contraire de la création d’espaces de travail de groupe. Vous pouvez donc créer autant d’espaces de travail d’application que vous le souhaitez sans vous inquiéter que différents groupes Office 365 soient créés en coulisses (vous pouvez toujours utiliser le OneDrive Entreprise d’un groupe Office 365 pour stocker vos fichiers).
  • Actuellement, vous pouvez ajouter uniquement des utilisateurs individuels aux listes de membres et d’administrateurs. Bientôt, vous pourrez ajouter plusieurs groupes de sécurité Active Directory ou groupes modernes à ces listes afin de faciliter la gestion.

En quoi les applications diffèrent-elles des packs de contenu d’organisation ?

Les applications constituent une évolution et une simplification des packs de contenu, et présentent quelques différences majeures.

  • Quand des utilisateurs professionnels installent un pack de contenu, celui-ci perd son identité groupée : il s’agit simplement d’une liste de tableaux de bord et de rapports entremêlés avec d’autres tableaux de bord et rapports. En revanche, les applications conservent leur regroupement et leur identité même après installation. Les utilisateurs peuvent ainsi continuer à y accéder facilement au fil du temps.
  • Vous pouvez créer plusieurs packs de contenu à partir de tout espace de travail, mais une application a une relation un-à-un avec son espace de travail. Nous pensons que cela rend les applications plus faciles à comprendre et à gérer au fil du temps. Pour plus d’informations sur la façon dont nous prévoyons d’améliorer cet aspect, voir la section de feuille de route du blog Power BI.
  • Étant donné que nous prévoyons de déconseiller progressivement les packs de contenu d’organisation, nous vous recommandons de commencer à créer des applications dès à présent.

Qu’en est-il des membres en lecture seule dans les groupes ?

Dans les groupes, vous pouvez ajouter des membres en lecture seule qui peuvent uniquement afficher le contenu. Le principal problème lié à cette approche est qu’elle rend impossible l’ajout de groupes de sécurité en tant que membres. Avec une application, vous pouvez publier une version en lecture seule de l’espace de travail de l’application destinée à un large public, y compris à des groupes de sécurité. Vous pouvez apporter des modifications intermédiaires aux tableaux de bord et rapports dans l’application sans que cela affecte les utilisateurs finaux. Nous vous recommandons d’utiliser les applications de cette façon à l’avenir. À long terme, nous prévoyons de désapprouver également les membres en lecture seule des espaces de travail.

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