Le partage est une façon d’autoriser d’autres utilisateurs à accéder à vos tableaux de bord et rapports. Power BI offre plusieurs façons de collaborer et de distribuer vos tableaux. Le partage en est une. Le partage est une solution idéale si vous souhaitez que quelques personnes voient votre travail.

Que vous partagiez du contenu à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation, vous et vos destinataires devez disposer d’une licence Power BI Pro. Consultez cette comparaison entre la version gratuite et la version Pro de Power BI. L’équipe Power BI est toujours intéressée par vos commentaires. Accédez au site de la communauté Power BI pour effectuer des suggestions.

Vous pouvez partager un tableau de bord à partir de votre espace de travail personnel ou d’un espace de travail d’application. Quand vous partagez un tableau de bord, les utilisateurs avec qui vous le partager peuvent l’afficher et interagir avec celui-ci, mais ils ne peuvent pas le modifier. Ils voient les mêmes données que vous dans le tableau de bord et les rapports, sauf si la sécurité au niveau des lignes est appliquée. Les collègues avec qui vous partagez le tableau de bord peuvent le partager avec leurs collègues si vous les y autorisez. Les personnes ne faisant pas partie de votre organisation peuvent consulter le tableau de bord et interagir avec celui-ci, mais elles ne peuvent pas le partager.

Vous pouvez également partager un tableau de bord à partir de l’une des applications mobiles Power BI. Vous pouvez partager des tableaux de bord à partir du service Power BI et des applications mobiles Power BI, mais pas de Power BI Desktop.

Vidéo : Partager un tableau de bord

Regardez Amanda partager son tableau de bord avec des collègues à l’intérieur et à l’extérieur de son entreprise. Suivez ensuite les instructions détaillées sous la vidéo pour essayer vous-même.

Étape par étape : Partager un tableau de bord

  1. Dans Mon espace de travail ou dans un espace de travail d’application, ouvrez un tableau de bord et sélectionnez Partager .

  2. Dans la zone supérieure, entrez les adresses e-mail complètes de chaque membre, des groupes Office 365, des groupes de distribution ou des groupes de sécurité.

    Remarque :

    Vous ne pouvez pas effectuer de partage avec des listes de distribution dynamique.

    Si vous partagez avec des personnes dont les adresses sont externes à votre organisation, un message d’avertissement s’affiche.

  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le message.

  4. Pour permettre à vos collègues de partager à nouveau votre tableau de bord avec d’autres personnes, cochez la case Autoriser les destinataires à partager votre tableau de bord.

  5. Sélectionnez Partager.

    Power BI envoie un e-mail d’invitation contenant un lien vers le tableau de bord partagé. En cliquant sur le lien, vous ajoutez le tableau de bord à la page de liste Partagés avec moi de vos destinataires. Ceux-ci peuvent sélectionner votre nom pour voir tous les tableaux de bord que vous avez partagés.

    Remarque :

    L’expérience de partage est différente pour les personnes extérieures à votre organisation. Consultez la page Quand vous partagez avec des personnes extérieures à votre organisation ci-dessous pour plus d’informations.

  6. Pour voir avec qui vous avez déjà partagé le tableau de bord, sélectionnez Accéder dans la boîte de dialogue Partager le tableau de bord.

    Les personnes extérieures à votre organisation sont répertoriées en tant qu’ Invités.

Notes sur le partage d’un tableau de bord

Voici quelques éléments à prendre en compte lors du partage de tableaux de bord :

  • Vos collègues doivent disposer d’une licence Power BI Pro pour voir votre tableau de bord.

  • En général, vos collègues et vous-même voyez les mêmes données dans le tableau de bord. Ainsi, si vous êtes autorisé à voir plus de données qu’eux, ils pourront voir toutes vos données dans votre tableau de bord. Toutefois, si la sécurité au niveau des lignes est appliquée au jeu de données sous-jacent d’un tableau de bord, les informations d’identification de chaque personne sont utilisées pour déterminer les données auxquelles celle-ci est autorisée à accéder.

  • Tous les utilisateurs peuvent le voir et interagir avec vos rapports en mode Lecture. Ils ne peuvent pas créer de rapports ou enregistrer les modifications apportées aux rapports existants.

  • Tous les utilisateurs peuvent voir les modifications que vous apportez.

  • Aucun utilisateur ne peut voir ni télécharger le jeu de données.

  • Tout le monde peut manuellement actualiser les données de tableau de bord.

Remarques sur le partage d’un tableau de bord avec vos collègues

  • Si vous utilisez Office 365 pour la messagerie électronique, vous pouvez partager avec les membres d’un groupe de distribution en entrant l’adresse de messagerie associée au groupe de distribution.

  • Les collègues qui ont le même domaine de courrier que le vôtre, ainsi que les collègues dont le domaine est différent mais inscrit auprès du même locataire, peuvent partager à nouveau le tableau de bord. Par exemple, supposons que les domaines contoso.com et contoso2.com sont enregistrés dans le même locataire. Si votre adresse de courrier est konrads@contoso.com, ravali@contoso.com et gustav@contoso2.com peuvent repartager, si vous avez autorisé ce partage.

    Conseil :

    Si vos collègues ont déjà accès à un tableau de bord spécifique, vous pouvez envoyer un lien direct vers ce tableau de bord en copiant simplement l’URL quand vous êtes dans le tableau de bord. Par exemple :

    https://powerbi.com/dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx

Partage de votre tableau de bord avec des personnes extérieures à votre organisation

Quand vous partagez avec des personnes extérieures à votre organisation, celles-ci reçoivent un e-mail contenant un lien vers le tableau de bord partagé. Ces personnes ont besoin d’une licence Power BI Pro et doivent se connecter à Power BI pour consulter le tableau de bord. Si elles ne disposent pas de licence Power BI Pro, elles peuvent en demander une après avoir cliqué sur le lien.

Une fois connectées, elles voient le tableau de bord partagé dans leur propre fenêtre de navigateur sans le volet de navigation gauche, et non dans leur portail Power BI habituel. Elles doivent ajouter le lien en favori pour accéder de nouveau à ce tableau de bord à l'avenir.

Elles ne peuvent modifier aucun contenu dans ce tableau de bord ou ce rapport. Elles peuvent interagir avec les graphiques dans le rapport (surbrillance croisée) et modifier les filtres/segments disponibles dans les rapports connectés au tableau de bord, mais elles ne peuvent pas enregistrer les modifications.

Seuls vos destinataires directs peuvent voir le tableau de bord partagé. Par exemple, si vous avez envoyé le courrier à Vicki@contoso.com, seule Vicki peut voir le tableau de bord. Personne d’autre ne peut voir ce tableau de bord, même si elles disposent du lien, et Vicki doit utiliser la même adresse de messagerie pour accéder à ce tableau de bord. Si elle se connecte avec une autre adresse de messagerie, elle ne pourra pas non plus accéder au tableau de bord.

Les personnes extérieures à votre organisation ne peuvent pas voir les données si la sécurité au niveau des rôles ou des lignes est établie selon les modèles tabulaires Analysis Services locaux.

Si vous envoyez un lien à partir d’une application mobile Power BI à des personnes extérieures à votre organisation, lorsque celles-ci cliquent sur le lien, le tableau de bord s’ouvre dans un navigateur, et non dans les applications mobiles Power BI.

Partage d’un seul rapport

Nous avons vu que lorsque vous partagez un tableau de bord comportant des vignettes qui renvoient vers des rapports, ces derniers sont également partagés. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez partager seulement un rapport ? Envoyez simplement l’URL de la page du rapport à vos collègues. Tant que ceux-ci disposent d’une licence Power BI Pro, qu’ils sont membres du même groupe de distribution, qu’ils se trouvent dans le même domaine de courrier que vous ou qu’ils ont au moins un tableau de bord qui accède à ce même rapport (le tableau de bord comporte des vignettes épinglées à partir de ce rapport), ils peuvent ouvrir le rapport.

Partager une version filtrée d’un rapport

Est-il possible de partager une version filtrée d’un rapport ? Par exemple un rapport qui affiche uniquement les données relatives à une ville, un fournisseur ou un commercial spécifique. Pour ce faire, vous pouvez créer une URL personnalisée.

  1. Ouvrez le rapport en mode Édition, appliquez le filtre et enregistrez le rapport.

    Dans cet exemple, nous filtrons l’exemple Analyse de la vente au détail pour afficher uniquement les valeurs où Territory est égale à NC.

  2. Ajoutez le code suivant à la fin de l’URL de page de rapport :

    ?filter=tablename/fieldname eq value

    Dans notre exemple, le nom de la table est Store, le nom du champ est Territory et la valeur que nous voulons filtrer est NC :

    ?filter=Store/Territory eq NC

    Comme votre navigateur ajoute des caractères spéciaux pour représenter les barres obliques et les espaces, vous obtenez le résultat suivant :

    app.powerbi.com/groups/me/reports/010ae9ad-a9ab-4904-a7a1-10a61f70f2f5/ReportSection2?filter=Store%252FTerritory%20eq%20NC

    Remarque :

    Le champ doit être de type chaîne et fieldname et tablename peuvent contenir des espaces.

  3. Envoyez cette URL à vos collègues. Lorsqu’ils cliquent sur le lien, Power BI ouvre une version en lecture seule du rapport filtré.

Repartage

Le repartage permet à vos collègues de transférer l’invitation électronique à d’autres personnes de votre organisation (l’invitation expire après un mois). Vos collègues peuvent également partager à nouveau votre tableau de bord via Power BI et les applications mobiles. En tant que propriétaire du tableau de bord, vous pouvez désactiver le repartage, ainsi que révoquer le repartage sur une base individuelle (voir ci-après).

Les personnes extérieures à votre organisation ne sont pas autorisées à le partager à nouveau.

Annuler le partage d’un tableau de bord

  1. Ouvrez le tableau de bord et sélectionnez Partager .

  2. Sélectionnez Accéder pour afficher la liste complète des personnes.

  3. Sélectionnez le bouton de sélection (...) en regard d’ Affichage, puis sélectionnez :

    • Cesser le partage avec cette personne, ou
    • Désactiver les repartages pour empêcher cette personne de partager avec quiconque.
    • Ou bien, si la personne n’a pas encore accepté votre invitation de partage, sélectionnez Annuler l’invitation.

Désactiver le repartage

Seul le propriétaire du tableau de bord peut activer et désactiver le repartage.

  • Si vous n’avez pas encore envoyé l’invitation de partage, décochez la case Autoriser les destinataires à partager votre tableau de bord en bas de l’invitation.

  • Si des collègues n’ont pas encore accepté votre invitation de partage, annulez l’invitation et invitez-les à nouveau sans sélectionner Autoriser les destinataires à partager votre tableau de bord.

  • S’ils ont accepté votre invitation de partage, sélectionnez Accéder, sélectionnez le bouton de sélection (...) en regard de Peut afficher, puis cliquez sur Désactiver les repartages.

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