Le partage est une façon d’autoriser d’autres utilisateurs à accéder à vos tableaux de bord et rapports. Le partage a une signification particulière dans Power BI. Power BI offre plusieurs façons de collaborer et de distribuer vos tableaux de bord. Pour les comparer, consultez Comment partager des tableaux de bord, rapports et vignettes ?.

Vous pouvez partager un tableau de bord à partir de votre espace de travail personnel ou d’un espace de travail d’application. Quand vous partagez un tableau de bord, les utilisateurs avec qui vous le partager peuvent l’afficher et interagir avec celui-ci, mais ils ne peuvent pas le modifier. Ils voient les mêmes données que vous dans le tableau de bord et les rapports, sauf si la sécurité au niveau des lignes est appliquée. Les collègues avec qui vous partagez le tableau de bord peuvent le partager avec leurs collègues si vous les y autorisez. Vous pouvez partager le tableau de bord avec des personnes extérieures à votre organisation. Celles-ci peuvent afficher le tableau de bord et interagir avec lui, mais elles ne peuvent pas le partager.

Vos licences Power BI et les leurs définissent ce que vous pouvez partager et avec qui. Pour plus d’informations, consultez la section Licences nécessaires pour le partage ci-dessous.

Remarque :

Vous pouvez également partager un tableau de bord à partir de l’une des applications mobiles Power BI. Vous partagez des tableaux de bord et des rapports à partir du service Power BI ou des applications mobiles Power BI, mais pas de Power BI Desktop.

Partager un tableau de bord avec des collègues externes à un espace de travail d’application

Si vous êtes membre d’un espace de travail d’application dans Power BI, vous pouvez partager les tableaux de bord de l’espace de travail avec des collègues externes à ce dernier. Cela revient à partager un tableau de bord avec des collègues. Vous pouvez partager vos tableaux de bord et rapports avec des collègues au sein de votre organisation comme en dehors. S’ils ne se sont pas encore inscrits à Power BI, ils doivent le faire pour voir votre tableau de bord.

Vidéo : Partager un tableau de bord

Regardez Amanda partager son tableau de bord avec des collègues à l’intérieur et à l’extérieur de son entreprise. Suivez ensuite les instructions détaillées sous la vidéo pour essayer vous-même.

Étape par étape : Partager un tableau de bord

  1. Ouvrez le tableau de bord et sélectionnez Partager .

  2. Dans la zone supérieure, entrez les adresses e-mail complètes de chaque membre, des groupes Office 365, des groupes de distribution ou des groupes de sécurité.

    Remarque :

    Vous ne pouvez pas effectuer de partage avec des listes de distribution dynamique.

    Vous pouvez partager avec des personnes dont les adresses électroniques sont externes à votre organisation, mais un message d’avertissement s’affiche.

  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le message.

  4. Pour permettre à vos collègues de partager à nouveau votre tableau de bord avec d’autres personnes, cochez la case Autoriser les destinataires à partager votre tableau de bord.

    Seuls les collègues au sein de votre organisation peuvent partager à nouveau votre tableau de bord. Les personnes extérieures à votre organisation peuvent consulter votre tableau de bord, mais ne peuvent pas le partager à nouveau.

  5. Sélectionnez Partager.

    Power BI envoie un e-mail d’invitation contenant un lien vers le tableau de bord partagé. Lorsque vos collègues cliquent sur le lien, le tableau de bord est ajouté à leur interface Power BI. Ils sont dirigés vers la page de liste Partagés avec moi où ils peuvent voir les tableaux de bord partagés avec eux. Ils peuvent sélectionner votre nom pour voir ceux que vous avez partagés.

    S’ils ne sont pas encore inscrits à Power BI, ils doivent créer un compte une fois qu’ils ont cliqué sur le lien.

    Remarque :

    L’expérience de partage est différente pour les personnes extérieures à votre organisation. Consultez la page Quand vous partagez avec des personnes extérieures à votre organisation ci-dessous pour plus d’informations.

  6. Pour voir avec qui le tableau de bord est déjà partagé, sélectionnez Accéder.

    Les personnes extérieures à votre organisation sont répertoriées en tant qu’ Invités.

Notes sur le partage d’un tableau de bord

Voici quelques éléments à prendre en compte lors du partage de tableaux de bord :

  • Si vos collègues ne se sont pas encore inscrits à Power BI, ils doivent le faire pour voir votre tableau de bord.

  • En général, vos collègues et vous-même voyez les mêmes données dans le tableau de bord. Ainsi, si vous êtes autorisé à voir plus de données qu’eux, ils pourront voir toutes vos données dans votre tableau de bord. Toutefois, si la sécurité au niveau des lignes est appliquée au jeu de données sous-jacent d’un tableau de bord, les informations d’identification de chaque personne sont utilisées pour déterminer les données auxquelles celle-ci est autorisée à accéder.

  • Tous les utilisateurs peuvent le voir et interagir avec vos rapports en mode Lecture. Ils ne peuvent pas créer de rapports ou enregistrer les modifications apportées aux rapports existants.

  • Tous les utilisateurs peuvent voir les modifications que vous apportez.

  • Aucun utilisateur ne peut voir ni télécharger le jeu de données.

  • Tout le monde peut manuellement actualiser les données de tableau de bord.

Quand vous partagez votre tableau de bord avec vos collègues

  • Si vous utilisez Office 365 pour la messagerie électronique, vous pouvez partager avec les membres d’un groupe de distribution en entrant l’adresse de messagerie associée au groupe de distribution.

  • Les collègues qui ont le même domaine de messagerie que vous, ainsi que les collègues ayant un domaine différent mais inscrit auprès du client peuvent partager à nouveau le tableau de bord. Par exemple, supposons que les domaines contoso.com et contoso2.com sont enregistrés dans le client. Si votre adresse e-mail est konrads@contoso.com, alors ravali@contoso.com et gustav@contoso2.com peuvent partager à nouveau votre tableau de bord.

    Conseil :

    Si vos collègues ont déjà accès à un tableau de bord spécifique, vous pouvez envoyer un lien direct vers ce tableau de bord en copiant simplement l’URL quand vous êtes dans le tableau de bord. Par exemple :

    https://powerbi.com/dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx

Quand vous partagez votre tableau de bord avec des personnes extérieures à votre organisation

Quand vous partagez avec des personnes extérieures à votre organisation, celles-ci reçoivent un e-mail contenant un lien vers le tableau de bord partagé. Elles doivent se connecter à Power BI pour afficher le tableau de bord. Si elles ne disposent pas de compte Power BI, elles peuvent en créer un après avoir cliqué sur le lien.

Une fois connectées, elles voient le tableau de bord partagé dans leur propre fenêtre de navigateur sans le volet de navigation gauche, et non dans leur portail Power BI habituel. Elles doivent ajouter le lien en favori pour accéder de nouveau à ce tableau de bord à l'avenir.

Elles ne peuvent modifier aucun contenu dans ce tableau de bord ou ce rapport. Elles peuvent interagir avec les graphiques dans le rapport (surbrillance croisée) et modifier les filtres/segments disponibles dans les rapports connectés au tableau de bord.

Seuls vos destinataires directs peuvent voir le tableau de bord partagé. Dans l'exemple ci-dessus, seule Vicki@contoso.com peut voir le tableau de bord. Personne d’autre ne peut voir ce tableau de bord, même si elles disposent du lien, et Vicki doit utiliser la même adresse de messagerie pour accéder à ce tableau de bord. Si elle se connecte avec une autre adresse de messagerie, elle ne pourra pas non plus accéder au tableau de bord.

Les personnes extérieures à votre organisation ne peuvent pas voir les données si la sécurité au niveau des rôles ou des lignes est établie selon les modèles tabulaires Analysis Services locaux.

Remarque :

Vous ne pouvez pas partager des tableaux de bord qui contiennent du contenu Power BI Pro avec des utilisateurs externes qui ont une licence d’essai de Power BI Pro. Ces derniers ont besoin de licences Power BI Pro classiques pour accéder à ces tableaux de bord. Quel est le contenu de Power BI Pro ?

Publier sur le web

En revanche, vous pouvez partager avec des personnes extérieures à votre organisation en publiant un rapport sur le web. Toutefois, vous ne pouvez pas contrôler avec qui vous effectuez le partage. Tous les utilisateurs d’Internet peuvent le voir. En savoir plus sur la publication sur le web.

Partager uniquement un rapport

Nous avons vu que lorsque vous partagez un tableau de bord comportant des vignettes qui renvoient vers des rapports, ces derniers sont également partagés. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez partager seulement un rapport ? Envoyez simplement l’URL de la page du rapport à vos collègues. Tant que ceux-ci sont membres du même groupe de distribution, dans le même domaine de messagerie que vous ou qu’ils ont au moins un tableau de bord qui accède à ce même rapport (le tableau de bord comporte des vignettes épinglées à partir de ce rapport), ils peuvent ouvrir le rapport.

Consultez Quand vous partagez votre tableau de bord avec vos collègues ci-dessus.

Partager une version filtrée d’un rapport

Est-il possible de partager une version filtrée d’un rapport ? Par exemple un rapport qui affiche uniquement les données relatives à une ville, un fournisseur ou un commercial spécifique. Pour ce faire, vous pouvez créer une URL personnalisée.

  1. Ouvrez le rapport en mode Édition et appliquez le filtre. Dans cet exemple, nous filtrons l’exemple Analyse de la vente au détail pour afficher uniquement la région District FD-01.

  2. Ajoutez le code suivant à la fin de l’URL de page de rapport :

    ?filter=tablename/fieldname eq value

    Dans notre exemple, le nom de la table est Store, le nom du champ est Territory et la valeur que nous voulons filtrer est NC :

    ?filter=Store/Territory eq NC

    Comme votre navigateur ajoute des caractères spéciaux pour représenter les barres obliques et les espaces, vous obtenez le résultat suivant :

    app.powerbi.com/groups/me/reports/010ae9ad-a9ab-4904-a7a1-10a61f70f2f5/ReportSection2?filter=Store%252FTerritory%20eq%20NC

    Remarque :

    Le champ doit être de type chaîne et fieldname et tablename peuvent contenir des espaces.

  3. Envoyez cette URL à vos collègues. Lorsqu’ils cliquent sur le lien, Power BI ouvre une version en lecture seule du rapport filtré.

Licences nécessaires pour le partage

Le partage de contenu à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation est régi par les mêmes conditions de licence.

Si vous créez votre tableau de bord uniquement avec les fonctionnalités Power BI gratuites, vos destinataires ont seulement besoin d’une licence gratuite de Power BI pour afficher le contenu. Si vous avez utilisé les fonctionnalités Power BI Pro, comme les espaces de travail d’application ou la connectivité locale, vos destinataires doivent disposer d’une licence Power BI Pro pour afficher le contenu.

Consultez contenu Power BI Pro - De quoi s’agit-il ? pour obtenir une liste plus complète.

Cette page de tarification de Power BI, Essayez gratuitement Power BI ou achetez Power BI Pro, offre aussi une comparaison utile de ces deux options.

Repartage

Le repartage permet à vos collègues de transférer l’invitation électronique à d’autres personnes de votre organisation (l’invitation expire après un mois). Vos collègues peuvent également partager à nouveau votre tableau de bord via Power BI et les applications mobiles. En tant que propriétaire du tableau de bord, vous pouvez désactiver le repartage, ainsi que révoquer le repartage sur une base individuelle (voir ci-après).

Les personnes extérieures à votre organisation ne sont pas autorisées à le partager à nouveau.

Annuler le partage d’un tableau de bord

  1. Ouvrez le tableau de bord et sélectionnez Partager .

  2. Sélectionnez Accéder pour afficher la liste complète des personnes.

  3. Sélectionnez le bouton de sélection (...) en regard d’ Affichage, puis sélectionnez :

    • Cesser le partage avec cette personne, ou
    • Désactiver les repartages pour empêcher cette personne de partager avec quiconque.
    • Ou bien, si la personne n’a pas encore accepté votre invitation de partage, sélectionnez Annuler l’invitation.

Désactiver le repartage

Seul le propriétaire du tableau de bord peut activer et désactiver le repartage.

  • Si vous n’avez pas encore envoyé l’invitation de partage, décochez la case Autoriser les destinataires à partager votre tableau de bord en bas de l’invitation.

  • Si des collègues n’ont pas encore accepté votre invitation de partage, annulez l’invitation et invitez-les à nouveau sans sélectionner Autoriser les destinataires à partager votre tableau de bord.

  • S’ils ont accepté votre invitation de partage, sélectionnez Accéder, sélectionnez le bouton de sélection (...) en regard d’Affichage, puis cliquez sur Cesser le partage.

Voir aussi