Vous pouvez à présent connaître encore plus facilement l’état de vos rapports les plus importants. Abonnez-vous aux pages de rapport qui vous intéressent le plus pour que Power BI envoie une capture instantanée de cette page dans votre boîte de réception. Indiquez à Power BI la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir des e-mails : une fois par jour, une fois par semaine ou jamais.

Regardez la façon dont Sirui configure un abonnement par e-mail. Suivez ensuite les instructions détaillées sous la vidéo pour essayer vous-même.

Configuration requise

La création d’un abonnement est une fonctionnalité Power BI Pro.

S’abonner à une page de rapport

  1. Ouvrez le rapport en mode Lecture.

  2. Dans la barre de menus supérieure, sélectionnez S’abonner.

  3. Vous pouvez vous abonner à une page de rapport à la fois. Dans la liste déroulante, sélectionnez la page de rapport concernée.

    Continuez à ajouter des pages de rapport.

  4. Utilisez le curseur jaune pour activer ou désactiver l’abonnement pour chaque page. Lorsque vous définissez le curseur sur la position Désactivé, cela ne supprime pas l’abonnement. Pour supprimer l’abonnement, sélectionnez l’icône Corbeille.

  5. Sélectionnez Enregistrer et fermer pour enregistrer l’abonnement. Vous recevez ensuite par e-mail une capture instantanée de chaque page de rapport lorsque le rapport est actualisé. Si le rapport n’est pas actualisé, vous ne recevez pas d’instantané par e-mail le jour en question. Si le rapport s’actualise plusieurs fois par jour, vous recevez l’instantané par e-mail après la première actualisation.

Conseil :

Vous voulez voir l’e-mail tout de suite ? Pour déclencher l’envoi d’un e-mail, ouvrez votre jeu de données et sélectionnez Actualiser maintenant. Si vous ne disposez pas des autorisations de modification du jeu de données, vous devez demander à un utilisateur doté de ces autorisations d’effectuer cette tâche pour vous.

Détermination de la planification de l’envoi des e-mails

Le tableau suivant décrit la fréquence à laquelle vous recevez un e-mail. Tout dépend de l’emplacement du jeu de données sur lequel le rapport est basé (DirectQuery, connexion active, importation dans Power BI ou fichier Excel dans OneDrive ou SharePoint Online) et des options d’abonnement disponibles et activées (quotidien, hebdomadaire ou aucun).

DirectQuery Connexion active Actualisation planifiée (importation) Fichier Excel dans OneDrive/SharePoint Online
À quelle fréquence le rapport est-il actualisé ? Toutes les 15 minutes Toutes les 15 minutes, Power BI vérifie si le jeu de données a changé : si c’est le cas, le rapport est actualisé. L’utilisateur sélectionne Aucun, Quotidien ou Hebdomadaire. L’option Quotidien peut correspondre à une fréquence de 8 fois par jour. L’option Hebdomadaire correspond en fait à une planification hebdomadaire que l’utilisateur crée et pour laquelle il définit l’actualisation (de une fois par semaine à tous les jours). Une fois par heure
Quel degré de contrôle a l’utilisateur sur la planification des e-mails d’abonnement ? Les options sont les suivantes : quotidienne ou hebdomadaire Aucune option : l’utilisateur reçoit un e-mail si le rapport est actualisé, mais pas plus d’une fois par jour. Aucune option : l’utilisateur reçoit un e-mail si le rapport est actualisé (même si aucune modification n’est détectée dans le rapport), mais pas plus d’une fois par jour. Aucune option : l’utilisateur reçoit un e-mail dès que le jeu de données est mis à jour, mais pas plus d’une fois par jour.

Gérer vos abonnements

L’écran de gestion des abonnements est accessible de 2 façons. La première méthode consiste à sélectionner Gérer tous les abonnements à partir de la boîte de dialogue Abonnez-vous aux e-mails (voir l’étape 3 ci-dessus). La deuxième consiste à sélectionner l’icône en forme de roue dentée Power BI à partir de la barre de menus supérieure et à choisir Paramètres.

Les abonnements particuliers affichés dépendent de l’espace de travail actuellement actif. Pour afficher tous les abonnements à la fois pour tous les espaces de travail, vérifiez que Mon espace de travail est actif. Pour comprendre le fonctionnement des espaces de travail, consultez Espaces de travail dans Power BI.

Considérations et résolution des problèmes

  • À l’heure actuelle, il est impossible de s’abonner aux rapports issus des packs de contenu. Mais il existe une solution : faites une copie du rapport et ajoutez des abonnements à ce rapport à la place.

  • Pour les abonnements aux e-mails sur les jeux de données de la connexion active, vous recevez uniquement des e-mails lorsque les données changent. Par conséquent, si une actualisation se produit, mais que les données ne sont pas modifiées, Power BI ne vous envoie pas d’e-mail.

  • Les abonnement par e-mail ne prennent pas en charge la plupart des visuels personnalisés : ces derniers sont vides dans l’e-mail d’abonnement. La seule exception est celle des éléments visuels personnalisés qui ont été certifiés.

  • Les abonnements aux e-mails sont envoyés avec l’état par défaut des filtres et des segments du rapport. Les modifications apportées aux états par défaut avant l’inscription à l’abonnement ne s’affichent pas dans l’e-mail.

D’autres questions ? Essayez d’interroger la communauté Power BI