Sottoscrizioni di posta elettronica per report e dashboard nel servizio Power BI

SI APPLICA A: Power BI Desktop servizio Power BI

Sottoscrivere se stessi e altri utenti a report, dashboard e report impaginati di Power BI. Si riceve un messaggio di posta elettronica in base a una pianificazione impostata. Il messaggio di posta elettronica contiene uno snapshot e un collegamento al report o al dashboard o a un allegato completo del report o del dashboard. Se si è un amministratore dell'area di lavoro, informazioni su come gestire le sottoscrizioni nell'area di lavoro, tra cui come assumere le sottoscrizioni di proprietà di altri utenti.

Sottoscrivere un report o un dashboard nel servizio Power BI

Non è mai stato più facile rimanere aggiornati sui dashboard e i report più importanti. Sottoscrivere report e dashboard che interessano la maggior parte dell'utente e Power BI invia uno snapshot alla posta in arrivo. Si indica a Power BI la frequenza con cui si vogliono ricevere i messaggi di posta elettronica e in che momento. Configurare fino a 24 sottoscrizioni per report o dashboard e fornire destinatari, orari e frequenze univoci per ogni sottoscrizione.

Requisiti

I requisiti si applicano agli utenti dell'organizzazione e agli utenti guest di Microsoft Entra Business to Business (B2B). Per creare manualmente una sottoscrizione, sono necessarie le autorizzazioni per accedere al report o al dashboard specifico e:

• Una licenza power BI Pro o Premium per utente (PPU) o
• Accesso a un'area di lavoro supportata da una capacità Power BI Premium

L'amministratore di Fabric (in precedenza amministratore di Power BI) deve abilitare le sottoscrizioni nel tenant. Se si è un amministratore, vedere Abilitare le sottoscrizioni nel portale di amministrazione di Power BI.

Sottoscrivere un report o un dashboard

Sia che si sottoscriva un dashboard, una pagina del report o un report completo, il processo è simile. Un singolo pulsante consente di sottoscrivere i dashboard e i report servizio Power BI. La sottoscrizione a un report offre altre opzioni di campo, quindi viene usato un report per l'esempio.

La sottoscrizione a un report impaginato è leggermente diversa, come descritto in Sottoscrivere report impaginati in questo articolo.

1. Aprire il report e nella barra dei menu in alto selezionare Sottoscrivi al report.

2. Selezionare Crea una sottoscrizione e assegnare un nome alla sottoscrizione. Per impostazione predefinita, alla sottoscrizione viene assegnato lo stesso nome della pagina o del dashboard del report. Facoltativamente, modificare il nome della sottoscrizione impostando un valore più significativo.

   

3. Usare il dispositivo di scorrimento verde per attivare e disattivare la sottoscrizione. L'impostazione del dispositivo di scorrimento su Off non comporta l'eliminazione della sottoscrizione. Per eliminare la sottoscrizione, selezionare l'icona cestino.

4. Modificare o aggiungere destinatari in base all'indirizzo di posta elettronica, assicurandosi di avere almeno uno.

5. Se il report si trova in un'area di lavoro supportata da una licenza premium o premium per utente (PPU), aggiungere il report completo come allegato anziché una sola pagina del report. Le etichette di riservatezza vengono applicate all'allegato di posta elettronica. Selezionare PDF o PowerPoint per il formato allegato. L'allegato rispetta tutte le etichette di privacy per il report. Le dimensioni dell'allegato sono limitate a non più di 20 pagine e minori di 25 MB.

   

6. Selezionare una data di inizio e, facoltativamente, una data di fine per la sottoscrizione. Per impostazione predefinita, la data di inizio è la data di creazione della sottoscrizione e la data di fine è un anno dopo. È possibile modificarlo in qualsiasi data in futuro in qualsiasi momento prima che la sottoscrizione termini. Quando una sottoscrizione raggiunge una data di fine, si arresta fino a quando non viene riabilita. Si ricevono notifiche prima della data di fine pianificata per chiedere se si vuole estenderla.

7. Usare l'elenco a discesa Ripeti per selezionare una frequenza per la sottoscrizione. È possibile scegliere oraria, giornaliera, settimanale, mensile o successiva all'aggiornamento dati (una volta al giorno). La maggior parte delle opzioni richiede anche di impostare un fuso orario.

   Suggerimento

   Per ricevere un messaggio di posta elettronica di sottoscrizione solo in determinati giorni, selezionare Oraria o Settimanale e quindi selezionare le caselle di controllo Giorno settimana. Se si seleziona Mensile, immettere i giorni del mese in cui si vuole ricevere il messaggio di posta elettronica dell'abbonamento.

   • Se si sceglie Oraria, Giornaliera, Settimanale o Mensile, scegliere un'ora pianificata per la sottoscrizione. È possibile eseguirla sull'ora o su 15, 30 o 45 minuti precedenti per un fuso orario specificato. Se si sceglie Hourly, selezionare l'ora pianificata che si vuole avviare la sottoscrizione e viene eseguita ogni ora dopo l'ora pianificata.

Se la sottoscrizione è pronta, selezionare Salva. Per rendere più precisa la sottoscrizione, selezionare Altre opzioni.

1. Facoltativamente, aggiungere un oggetto e un messaggio per i destinatari.

2. Selezionare la pagina Report da visualizzare nell'immagine di anteprima. Se si è attivato Collega report completo su Sì, vengono visualizzate tutte le pagine del report elencate nell'elenco a discesa. In caso contrario, è presente solo la pagina del report attiva elencata nell'elenco a discesa. Per sottoscrivere più pagine di un report, selezionare il dispositivo di scorrimento Collega report completo oppure selezionare Nuova sottoscrizione e scegliere una pagina diversa dall'elenco a discesa.

   Suggerimento

   Per impostazione predefinita, una sottoscrizione di report eredita il nome della pagina del report attiva. È consigliabile modificare il nome della sottoscrizione se si seleziona una pagina del report diversa.

3. Includere informazioni aggiuntive nel messaggio di posta elettronica. Selezionare una o più di queste caselle di controllo.

   • Autorizzazione per visualizzare il report o il dashboard in Power BI: concedere ai destinatari l'autorizzazione per aprire e visualizzare il report o il dashboard nel servizio Power BI (app.powerbi.com). Questa opzione non è disponibile in tutte le situazioni.
   • Collegamento al report o al dashboard in Power BI: includere un pulsante "Vai al report" nel corpo del messaggio di posta elettronica che collega al report o al dashboard nel servizio Power BI.
   • Immagine di anteprima (solo per i report di Power BI): includere un'anteprima della pagina del report nel corpo del messaggio di posta elettronica.

   Attenzione

   Le etichette di riservatezza non vengono applicate alla posta elettronica o all'immagine di anteprima di una sottoscrizione. Per proteggersi da questo problema, disattivare l'immagine di anteprima.

Si riceve un messaggio di posta elettronica e uno snapshot del report o del dashboard in base alla pianificazione impostata. Le sottoscrizioni con la frequenza impostata su Dopo l'aggiornamento dei dati inviano un messaggio di posta elettronica solo dopo il primo aggiornamento pianificato di quel giorno. Tutte le date/ore vengono normalizzate in formato UTC quando si verifica la presenza del primo aggiornamento del set di dati del giorno.

Etichette di riservatezza

Le etichette di riservatezza vengono applicate agli allegati di posta elettronica della sottoscrizione, ma non al testo di posta elettronica o alle immagini di anteprima della sottoscrizione.

• La creazione di una sottoscrizione che allega una copia di un report (incluso il report impaginato) al messaggio di posta elettronica della sottoscrizione è una funzionalità di Power BI Pro.

• Per gli utenti con sottoscrizioni gratuite, il messaggio di posta elettronica della sottoscrizione per un report (incluso il report impaginato) non contiene un'etichetta di riservatezza nel testo del messaggio di posta elettronica o nell'immagine di anteprima della sottoscrizione.

• Per assicurarsi che la sottoscrizione abbia un'etichetta di riservatezza, disattivare l'immagine di anteprima nella schermata Sottoscrizioni .

• Per le sottoscrizioni ai dashboard, non è possibile allegare una copia del dashboard al messaggio di posta elettronica. Pertanto, il messaggio di posta elettronica della sottoscrizione non ha un'etichetta di riservatezza nell'immagine di testo o anteprima.

Sottoscrivere altri utenti

Per creare una sottoscrizione che includa altri, oltre ai requisiti necessari per creare sottoscrizioni personalizzate, è necessario:

• Una licenza Pro o PPU con ruolo Collaboratore, Membro o Amministrazione nell'area di lavoro. Si è certi di avere il ruolo Collaboratore, Membro o Amministrazione in un'area di lavoro se è possibile modificare report o dashboard in tale area di lavoro. Altre informazioni sui ruoli nelle aree di lavoro.

• Per far parte dell'organizzazione. Gli utenti guest B2B non possono sottoscrivere altri utenti solo se stessi. Per altre informazioni, vedere Utenti guest B2B possono configurare e sottoscrivere sottoscrizioni tramite posta elettronica.

• Se il report o il dashboard non è ospitato in una capacità Premium, come indicato dall'icona a forma di rombo, è comunque possibile sottoscrivere altri utenti. Tuttavia, devono avere anche una licenza Power BI Pro o Premium per utente (PPU).

  

Usare gli alias di posta elettronica del gruppo

Quando si crea una sottoscrizione, è possibile aggiungere altri indirizzi di posta elettronica nello stesso dominio alla sottoscrizione. Se il report o il dashboard è ospitato in una capacità Premium, è possibile sottoscrivere alias di gruppo, indipendentemente dal fatto che si trovino nel dominio o meno. Non è necessario sottoscrivere singoli indirizzi di posta elettronica. Gli alias sono basati sull'active directory corrente.

Esistono diversi modi per creare un gruppo di Microsoft 365. Ad esempio, è possibile creare un gruppo in Outlook, un gruppo di distribuzione in Teams o un gruppo di sicurezza abilitato alla posta elettronica. Il gruppo di distribuzione di Microsoft 365 per Teams non funziona per l'abilitazione della posta elettronica, quindi non può essere usato per la condivisione diretta e le sottoscrizioni di posta elettronica.

Salvare le modifiche apportate a un report sottoscritto

Includi modifiche

Quando si sottoscrive un report creato da un altro utente, è possibile apportare modifiche a tale report. A questo punto, è possibile creare una nuova sottoscrizione che acquisisce tali modifiche oppure salvare le modifiche con la sottoscrizione esistente.

L'opzione Includi modifiche personali non viene visualizzata fino a quando non si apportano modifiche a un report condiviso con l'utente. Dopo aver apportato le modifiche necessarie, aprire una sottoscrizione esistente o creare una nuova sottoscrizione per tale pagina del report. Poiché sono state apportate modifiche al report originale, è ora disponibile l'intestazione My changes (Modifiche personali) e l'opzione Include my changes (Includi modifiche personali).

Quando Includi modifiche personali è deselezionata, Power BI ignora tutte le modifiche apportate al report e mantiene la sottoscrizione al report come pubblicato dall'autore. Quando si seleziona Includi modifiche personali, Power BI aggiorna la sottoscrizione, incluse tutte le modifiche apportate al report. Le modifiche includono:

• filtri (riquadro filtro)
• filtri dei dati
• oggetti visivi personalizzati
• filtro incrociato o evidenziazione incrociata
• drill-down o drill-up
• bookmarks
• Faretti
• modalità messa a fuoco

Prima che Power BI aggiorni la sottoscrizione, è possibile visualizzare in anteprima la sottoscrizione precedente e confrontarla con il nuovo stato del report. Il confronto tra le due versioni consente di decidere se aggiornare o meno la sottoscrizione.

Visualizzare in anteprima e aggiornare la sottoscrizione

1. Prima di tutto, personalizzare il report in base a condizioni quali paese/area geografica, team/reparto e categoria.

2. Applicare le modifiche apportate al report in modo che si trovi nello stato che si vuole sottoscrivere o condividere. Le modifiche possono includere l'applicazione di filtri, contenuti in evidenza, drill, filtri dei dati o evidenziazione incrociata.

3. Selezionare Sottoscrivi report nella barra dei menu superiore dell'area di disegno report per riaprire il riquadro Sottoscrizioni .

4. Selezionare l'icona a forma di matita per modificare i dettagli della sottoscrizione esistente. Ad esempio, modificare la frequenza di recapito, aggiungere un messaggio di posta elettronica, modificare le autorizzazioni e altro ancora.

5. Selezionare Altre opzioni>Includi anteprima modifiche> per visualizzare una versione di sola visualizzazione della sottoscrizione originale inviata ai sottoscrittori. Utilizzare questo confronto per decidere se si desidera sovrascrivere lo stato originale del report sottoscritto.

6. Selezionare Torna alla sottoscrizione e selezionare l'icona a forma di matita.

7. Per aggiornare la sottoscrizione esistente per includere le modifiche del report, selezionare Altre opzioni>Includi aggiornamento modifiche.> Aggiornare la sottoscrizione in modo da includere le nuove modifiche.

8. Salvare la sottoscrizione.

Personalizzare le sottoscrizioni

Se sei l'autore del report, Includi modifiche personali è un ottimo modo per creare sottoscrizioni personalizzate per i destinatari.

Esaminare e testare la sottoscrizione

La pagina Sottoscrizioni tiene traccia di tutte le sottoscrizioni per il report corrente.

Per esaminare una sottoscrizione, selezionare la freccia a sinistra della sottoscrizione.

Per testare la sottoscrizione, selezionare esegui adesso per inviare immediatamente il messaggio di posta elettronica. Non attiva un aggiornamento dei dati del modello semantico sottostante.

Gestire le sottoscrizioni

Le sottoscrizioni vengono gestite a livello di area di lavoro. Gli autori di sottoscrizioni e gli utenti assegnati al ruolo Amministrazione possono visualizzare e gestire la sottoscrizione. Amministrazione nell'area di lavoro possono modificare e assumere il controllo di tutte le sottoscrizioni all'interno dell'area di lavoro. L'amministratore di Fabric può visualizzare i log e attivare e disattivare determinate funzionalità della sottoscrizione.

Sottoscrizioni per utenti esterni all'organizzazione

Sottoscrivere utenti esterni

È possibile sottoscrivere utenti esterni a un report o un dashboard se il report o il dashboard è ospitato in una capacità Premium. Gli utenti guest B2B non possono aggiungere sottoscrizioni per utenti esterni.

• Se si sottoscrivono utenti esterni a un report o a un dashboard, verrà visualizzata una notifica di condivisione immediatamente dopo aver selezionato Salva nel riquadro della sottoscrizione. Questa notifica viene inviata solo agli utenti esterni, non agli utenti interni, perché gli utenti esterni richiedono un collegamento di invito per visualizzare il report o il dashboard.

• Le aree di lavoro Premium per utente non sono qualificate come aree di lavoro con capacità Premium.

• La condivisione del contenuto con un collega all'esterno del dominio non richiede una capacità Premium. Ad esempio, se si è aaron@contoso.com, è possibile condividere con anyone@fabrikam.com, ma non è possibile sottoscrivereanyone@fabrikam.com, a meno che tale contenuto non sia ospitato in una capacità Premium.

Gli utenti guest B2B possono configurare e sottoscrivere sottoscrizioni tramite posta elettronica

Gli utenti guest B2B possono creare la propria sottoscrizione di contenuto a cui hanno accesso e gli utenti dell'organizzazione possono sottoscrivere i messaggi di posta elettronica. Prima di tutto, un membro dell'organizzazione aggiunge e sottoscrive l'utente guest B2B al contenuto di posta elettronica. Per altre informazioni sugli utenti guest B2B e su come aggiungerli all'organizzazione, vedere Distribuire il contenuto agli utenti guest esterni con Microsoft Entra B2B.

Oltre agli utenti guest B2B che soddisfano i requisiti per sottoscrivere se stessi, l'amministratore tenant di Power BI deve attivare un'impostazione per consentire agli utenti guest B2B di creare sottoscrizioni di posta elettronica. Per altre informazioni su come attivare questa impostazione, vedere Esportare e condividere le impostazioni del tenant.

Sottoscrivere report impaginati

Sottoscrivere se stessi o altri report impaginati

L'amministratore di Power BI deve abilitare le sottoscrizioni nel tenant. Inoltre, è necessario abilitare le opzioni del tenant pertinenti:

• Esporta in Excel
• Esporta in CSV
• Esportare i report come presentazioni di PowerPoint o documenti PDF
• Esportare i report come documenti MHTML
• Esportare i report come documenti di Word
• Esportare i report come documenti XML
• Creare sottoscrizioni di posta elettronica (impostazioni>tenant Esportare e condividere le impostazioni>Crea sottoscrizioni di posta elettronica)

In generale, il processo per la sottoscrizione di report impaginati equivale alla sottoscrizione di report e dashboard, ma esistono alcune differenze che vale la pena notare. Questa sezione descrive queste differenze e altre considerazioni da tenere presenti quando si sottoscrivono report impaginati.

Parametri dei report impaginati

I report impaginati consentono di specificare la visualizzazione del report che gli utenti ricevono nella sottoscrizione impostando i parametri nel riquadro della sottoscrizione.

• Le sottoscrizioni possono essere inviate con i parametri attualmente selezionati o predefiniti per il report. È possibile impostare valori di parametro diversi per ogni sottoscrizione creata per il report.

• Se l'autore del report imposta parametri basati su espressioni (ad esempio, il valore predefinito è sempre la data odierna), la sottoscrizione lo usa come valore predefinito. È possibile modificare altri valori dei parametri e scegliere di usare i valori correnti. Tuttavia, a meno che non si modifichi in modo esplicito tale valore, la sottoscrizione usa il parametro basato su espressioni.

Aggiornare i parametri per una sottoscrizione di report impaginata esistente

Se si dispone di una sottoscrizione esistente a un report impaginato e si desidera aggiornare i parametri applicati al report, seguire questa procedura.

1. Eseguire di nuovo il rendering del report impaginato con i nuovi parametri.

2. Aprire la pagina Sottoscrizioni .

3. Selezionare Usa valori correnti (report visualizzati).

4. Seleziona Salva.

Considerazioni specifiche per le sottoscrizioni di report impaginate

• È possibile sottoscrivere altri utenti dell'organizzazione a report impaginati che si connettono a qualsiasi origine dati attualmente supportata, inclusi Azure Analysis Services o modelli semantici di Power BI. Tenere presente che l'allegato del report riflette i dati in base alle autorizzazioni.
• È possibile configurare un numero illimitato di sottoscrizioni per ogni report impaginato.
• Gli utenti guest B2B possono creare solo sottoscrizioni per se stessi.
• La dimensione massima dell'allegato è 25 MB.
• A differenza delle sottoscrizioni per dashboard o report di Power BI, la sottoscrizione contiene un allegato dell'intero output del report. Sono supportati i tipi di allegati seguenti: PDF, presentazione di PowerPoint (PPTX), cartella di lavoro di Excel (XLSX), documento di Word (DOCX), file CSV e XML.
• Facoltativamente, includere un'immagine di anteprima del report nel corpo del messaggio di posta elettronica. L'immagine può differire leggermente dalla prima pagina del documento di report allegato, a seconda del formato allegato selezionato.
• Non è disponibile alcuna opzione Dopo l'aggiornamento dati per la frequenza con i report impaginati. Si ottengono sempre i valori più recenti dall'origine dati sottostante.
• Le sottoscrizioni di report impaginate nella servizio Power BI sono simili alle sottoscrizioni standard di posta elettronica in Server di report di Power BI e SQL Server Reporting Services. Tuttavia, non è possibile creare sottoscrizioni guidate dai dati per i report impaginati nella servizio Power BI.

Considerazioni e limitazioni

Per informazioni sulla risoluzione dei problemi relativi alla funzionalità delle sottoscrizioni, vedere Risolvere i problemi relativi alle sottoscrizioni di Power BI.

Generali

• Se non è possibile usare la funzionalità di sottoscrizione, contattare l'amministratore di sistema o l'help desk IT. L'organizzazione può disabilitare questa funzionalità o è stato raggiunto il limite massimo per i sottoscrittori.
• Power BI sospende automaticamente l'aggiornamento sui modelli semantici associati a dashboard e report che non vengono visitati in più di due mesi. Tuttavia, se si aggiunge una sottoscrizione a un dashboard o a un report, non viene sospesa anche se viene annullata la visualizzazione.
• Al giorno dell'ora legale, si ricevono i messaggi di posta elettronica di sottoscrizione e il giorno dopo aver ricevuto due messaggi di posta elettronica per sottoscrizione.

Sicurezza a livello di riga

• Per report, dashboard o report impaginati di Power BI che usano un modello semantico con sicurezza a livello di riga, prestare attenzione quando si creano sottoscrizioni per se stessi e altri utenti. Power BI avvisa che i dati contengono la sicurezza a livello di riga, ma i clienti spesso scorrono oltre il messaggio di avviso.

  L'immagine statica inviata nel messaggio di posta elettronica della sottoscrizione visualizza i dati in base al proprietario della sottoscrizione. Per questo motivo, quando si creano sottoscrizioni, prestare attenzione a assicurarsi che le informazioni riservate non siano incluse nell'immagine statica. Oltre all'immagine statica, il report o il dashboard stesso viene aperto (o meno) e visualizza i dati in base alle autorizzazioni dell'utente.

Report di Power BI

• Le sottoscrizioni della pagina del report sono associate al nome della pagina del report. Se si sottoscrive una pagina del report e viene rinominata, è necessario ricreare la sottoscrizione.

App

• Per le app power BI installate, è possibile creare sottoscrizioni solo per altri utenti se si è il proprietario dell'app.

• Le sottoscrizioni create all'interno delle app possono essere visualizzate e gestite dall'area di lavoro associata dagli utenti con il ruolo di amministratore in tale area di lavoro.

Funzionalità non supportate

• Operazioni di aggiornamento semantico del modello usando un endpoint XMLA.

• Le sottoscrizioni di posta elettronica non sono supportate quando l'impostazione di amministrazione Collegamento privato>di Azure Blocca l'accesso a Internet pubblico è abilitata in Power BI. In questo caso, tutte le sottoscrizioni hanno esito negativo.

• Gli oggetti visivi di Power BI seguenti non sono supportati. Quando si sottoscrive un report contenente questi oggetti visivi, viene visualizzato un simbolo di errore.

  • Oggetti visivi personalizzati di Power BI. L'eccezione è quella degli oggetti visivi personalizzati di Power BI certificati.
  • Oggetti visivi ESRI ArcGIS
  • Oggetti visivi R
  • Oggetti visivi di Power Apps
  • Oggetti visivi Python
  • Oggetti visivi di Power Automate
  • Oggetto visivo del report impaginato
  • Oggetti visivi di Visio

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