Power BI サービスのレポートとダッシュボードのメール サブスクリプション

適用対象: Power BI Desktop Power BI サービス

Power BI レポート、ダッシュボード、ページ分割されたレポートに自分と他のユーザーをサブスクライブします。 設定したスケジュールでメールを受信できるようになります。 メールには、スナップショットと、レポートまたはダッシュボードへのリンク、もしくはレポートまたはダッシュボードの完全な添付ファイルが含まれています。 ワークスペース管理者である場合は、他のユーザーが所有するサブスクリプションを引き継ぐ方法など、ワークスペースのサブスクリプションを管理する方法を確認してください。

Power BI サービスでレポートまたはダッシュボードをサブスクライブする

最も重要なダッシュボードとレポートを簡単に最新の状態に維持できます。 最も重要なレポートとダッシュボードをサブスクライブすると、Power BI によりスナップショットがメールでユーザーの受信トレイに送信されます。 メールを受信する頻度と時刻を Power BI に伝えます。 レポートまたはダッシュボードごとに最大 24 個のサブスクリプションを作成し、サブスクリプションごとに一意の受信者、時刻、および頻度を指定します。

要件

この要件は、組織内のユーザーと Microsoft Entra Business-to-Business (B2B) ゲスト ユーザーに適用されます。 自分でサブスクリプションを作成するには、特定のレポートまたはダッシュボードにアクセスするためのアクセス許可と、次のいずれかが必要です。

• Power BI Pro または Premium Per User (PPU) のライセンス、または
• Power BI Premium 容量でサポートされているワークスペースへのアクセス

Fabric 管理者 (以前の Power BI 管理者) がテナントでのサブスクリプションを有効にする必要があります。 管理者の場合は、Power BI 管理ポータルでのサブスクリプションの有効化に関する記事をご覧ください。

レポートまたはダッシュボードをサブスクライブする

ダッシュボード、レポート ページ、または完全なレポートのいずれをサブスクライブする場合でも、そのプロセスは似ています。 1 つのボタンで、Power BI サービスのダッシュボードとレポートをサブスクライブすることができます。 レポートをサブスクライブすると、いくつかの追加のフィールド オプションが提供されるため、この例ではレポートを使用します。

"ページ分割された" レポートのサブスクライブは、この記事の「ページ分割されたレポートをサブスクライブする」で説明されているように若干異なります。

1. レポートを開き、上部のメニュー バーから [Subscribe to report] (レポートのサブスクライブ) を選びます。

2. [サブスクリプションの作成] を選択して、サブスクリプションの名前を指定します。 既定では、サブスクリプションの名前はレポート ページまたはダッシュボードと同じになります。 必要に応じて、サブスクリプションの名前をよりわかりやすいものに変更します。

   

3. 緑色のスライダーを使うと、サブスクリプションのオン/オフを切り替えることができます。 スライダーを [オフ] にしても、サブスクリプションは削除されません。 サブスクリプションを削除するには、ごみ箱アイコンを選択します。

4. 受信者をメール アドレスで編集または追加して、少なくとも 1 つ持っているようにします。

5. レポートが Premium 容量または Premium Per User (PPU) ライセンスによってサポートされるワークスペースにある場合は、1 つのレポート ページだけではなく、完全なレポートを添付ファイルとして追加します。 秘密度ラベルは、メールの添付ファイルに適用されます。 添付ファイルの形式として PDF または PowerPoint を選びます。 添付ファイルでは、レポートのすべてのプライバシー ラベルが考慮されます。 添付ファイルのサイズは、20 ページ以下および 25 MB 未満に制限されています。

   

6. [開始日] を選び、必要に応じてサブスクリプションの [終了日] を選びます。 既定では、開始日はサブスクリプションの作成日、終了日は 1 年後になります。 サブスクリプションが終了する前に、将来の任意の日付に変更することができます。 サブスクリプションは、終了日に達すると、再度有効にするまで停止します。 スケジュールされた終了日の前に、延長するかどうかを確認する通知を受信します。

7. [繰り返し] ドロップダウンを使用して、サブスクリプションの頻度を選択します。 [毎時間]、[毎日]、[毎週]、[毎月]、または [データ更新 (1 日 1 回) 後] を選択できます。 ほとんどのオプションでは、タイム ゾーンも設定する必要があります。

   ヒント

   特定の日にのみサブスクリプションのメールを受け取るには、[毎時間] または [毎週] を選んでから、曜日のチェック ボックスをオンにします。 [毎月] を選んだ場合は、サブスクリプション メールを受け取る日付を入力します。

   • [毎時間]、[毎日]、[毎週]、または [毎月] を選ぶ場合は、サブスクリプションの [スケジュール時刻] を選びます。 指定したタイム ゾーンのその時刻の 0 分、15 分、30 分、または 45 分に実行することができます。 [毎時間] を選ぶ場合、サブスクリプションを開始する [スケジュール時刻] を選びます。そうすると、[スケジュール時刻] の後、1 時間ごとに実行されるようになります。

サブスクリプションの準備ができたら、[保存] を選びます。 サブスクリプションをより正確にするために、[その他のオプション] を選びます。

1. 必要に応じて、受信者向けの件名とメッセージを追加します。

2. プレビュー画像に表示する [レポート ページ] を選びます [Attach full report] (完全なレポートの添付) を [オン] に切り替えた場合は、すべてのレポート ページがドロップダウンに一覧表示されます。 それ以外の場合は、アクティブなレポート ページのみがドロップダウンに一覧表示されます。 レポートの複数のページをサブスクライブするには、[完全なレポートの添付] スライダーを選択するか、[新しいサブスクリプション] を選択してドロップダウンから別のページを選択します。

   ヒント

   レポートのサブスクリプションでは既定で、アクティブなレポート ページの名前を継承します。 別のレポート ページを選択する場合は、サブスクリプション名を変更することを検討してください。

3. メールに追加情報を含めます。 以下のチェック ボックスを 1 つ以上オンにします。

   • [Power BI のレポートまたはダッシュボードを表示するためのアクセス許可]: Power BI サービス (app.powerbi.com) でレポートまたはダッシュボードを開いて表示するためのアクセス許可を受信者に付与します。 このオプションは、すべての状況で使用できるわけではありません。
   • [Link to report/dashboard in Power BI] (Power BI のレポート/ダッシュボードへのリンク): Power BI サービスのレポートまたはダッシュボードにリンクする [レポートに移動] ボタンをメールの本文に含めます。
   • [プレビュー画像] (Power BI レポートのみ): レポート ページのプレビューをメールの本文に含めます。

   注意事項

   秘密度ラベルは、サブスクリプションのメールやプレビュー画像には適用されません。 これを保護するには、[プレビュー画像] をオフにします。

設定したスケジュールで、メールとレポートまたはダッシュボードのスナップショットを受け取ります。 頻度が [データ更新後] に設定されているサブスクリプションは、その日にスケジュールされている最初の更新の後にのみメールを送信します。 一日の最初のデータセット更新を確認するとき、すべての日付と時刻が UTC に正規化されます。

秘密度ラベル

秘密度ラベルは、サブスクリプション メールの添付ファイルには適用されますが、サブスクリプションのメール テキストやプレビュー画像には適用されません。

• レポート (ページ分割されたレポートを含む) のコピーがサブスクリプションのメールに添付されるサブスクリプションの作成は、Power BI Pro の機能です。

• 無料サブスクリプションを使用するユーザーの場合は、レポート (改ページ対応レポートを含む) のサブスクリプション メールのメール テキストやサブスクリプションのプレビュー画像に秘密度ラベルが含まれません。

• サブスクリプションに秘密度ラベルを確実に含めるには、[サブスクリプション] 画面で [プレビュー画像] をオフにします。

• ダッシュボードのサブスクリプションの場合、ダッシュボードのコピーをメールに添付するオプションはありません。 そのため、サブスクリプション メールのテキストやプレビュー画像に秘密度ラベルはありません。

他のユーザーがサブスクライブする

他のユーザーを含むサブスクリプションを作成するには、サブスクリプションの作成に必要な要件に加え、以下が必要です。

• Pro または PPU ライセンスと、そのワークスペースの共同作成者、メンバー、または管理者ロール。 ワークスペースでレポートまたはダッシュボードを編集することができれば、そのワークスペースで共同作成者、メンバー、または管理者のロールを持っていることがわかります。 詳細については、ワークスペースでのロールに関する記事を参照してください。

• 組織の一員になる。 B2B ゲスト ユーザーは、他のユーザーをサブスクライブすることはできません。自分自身のみです。 詳しくは、「B2B ゲスト ユーザーはメール サブスクリプションを設定してサブスクライブできる」を参照してください。

• レポートまたはダッシュボードを Premium 容量 (ダイヤモンド アイコンが表示されます) でホストしていない場合、他のユーザーをサブスクライブすることができます。 ただし、Power BI Pro または Premium Per User (PPU) ライセンスも持っている必要があります。

  

グループ メール エイリアスを使用する

サブスクリプションを作成する際には、同じドメインの他のメール アドレスをサブスクリプションに追加することもできます。 レポートまたはダッシュボードが Premium 容量でホストされている場合は、グループのエイリアスでサブスクライブすることができます (それらがご使用のドメイン内にあるかどうかにかかわらず)。 個々の電子メール アドレスでサブスクライブする必要はありません。 このエイリアスは現在の Active Directory に基づいています。

Microsoft 365 グループを作成するには、さまざまな方法があります。 たとえば、Outlook のグループ、Teams の配布グループ、またはメールが有効なセキュリティ グループを作成できます。 Teams 用 Microsoft 365 配布グループはメールの有効化では機能しないため、直接の共有やメール サブスクリプションには使用できません。

サブスクライブしたレポートの変更を保存する

自分の変更を含める

他のユーザーによって作成されたレポートをサブスクライブすると、そのレポートに変更を加えることができます。 その時点で、それらの変更を取り込む新しいサブスクリプションを作成するか、既存のサブスクリプションでそれらの変更を保存することができます。

共有されたレポートに実際に変更を加えるまで、[自分の変更を含める] オプションは表示されません。 必要な変更を加えた後、既存のサブスクリプションを開くか、そのレポート ページの新しいサブスクリプションを作成します。 元のレポートに変更を加えたため、[自分の変更] のヘッダーと [自分の変更を含める] オプションが表示されます。

[自分の変更を含める] がオフのとき、Power BI はレポートに加えたすべての変更を無視し、作成者が発行したレポートにサブスクライブしたままになります。 [自分の変更を含める] がオンのとき、Power BI は、自分がレポートに加えたすべての変更を含めてサブスクリプションを更新します。 変更内容:

• フィルター (フィルター ペイン)
• スライサー
• カスタマイズされたビジュアル
• クロスフィルター処理とクロス強調表示
• ドリルダウンまたはドリルアップ
• bookmarks
• スポットライト
• フォーカス モード

Power BI がサブスクリプションを更新する前に、古いサブスクリプションをプレビューし、新しい状態のレポートと比較するオプションがあります。 それらの 2 つのバージョンを比較すると、サブスクリプションを更新するかどうかを決定するのに役立ちます。

サブスクリプションをプレビューして更新する

1. まず、国/地域、チーム/部門、カテゴリなどの条件に基づいてレポートをカスタマイズします。

2. レポートに変更を適用して、サブスクライブまたは共有する状態にします。 変更には、フィルター、スポットライト、ドリル、スライサー、またはクロス強調表示の適用などがあります。

3. レポート キャンバスの上部のメニュー バーから [レポートへのサブスクライブ] を選択して、[サブスクリプション] ペインを再度開きます。

4. 鉛筆アイコンを選択して、既存のサブスクリプションの詳細を編集します。 たとえば、配信頻度の変更、メール メッセージの追加、アクセス許可の変更などです。

5. [その他のオプション]>[自分の変更を含める]>[プレビュー] を選択して、サブスクライバーに送信される元のサブスクリプションの表示専用バージョンを表示します。 この比較を使用して、サブスクライブされたレポートの元の状態を上書きするかどうかを決定します。

6. [サブスクリプションに戻る] を選択し、鉛筆アイコンを選択します。

7. 自分が加えたレポートの変更を含むように既存のサブスクリプションを更新するには、[その他のオプション]>[自分の変更を含める]>[更新] を選択します。 更新では、新しい変更が含まれるようにサブスクリプションが変更されます。

8. サブスクリプションを保存します。

サブスクリプションのカスタマイズ

ご自分がレポートの作成者である場合は、[自分の変更を含める] が、受信者の個別のサブスクリプションを作成するための優れた方法です。

サブスクリプションを確認してテストする

[サブスクリプション] ページには、現在のレポートのすべてのサブスクリプションが記録されます。

サブスクリプションを確認するには、サブスクリプションの左側にある矢印を選択します。

サブスクリプションをテストするには、[今すぐ実行] を選ぶと、すぐにメールが送信されます。 これにより基になるセマンティック モデルのデータ更新がトリガーされることはありません。

サブスクリプションの管理

サブスクリプションはワークスペース レベルで管理します。 管理者ロールが割り当てられているサブスクリプション作成者とユーザーは、サブスクリプションを表示および管理できます。 ワークスペースの管理者は、そのワークスペース内にあるすべてのサブスクリプションの編集と引き継ぎを行うことができます。 Fabric 管理者は、ログの表示と、特定のサブスクリプション機能のオンとオフの切り替えを行うことができます。

組織外のユーザーのサブスクリプション

外部ユーザーをサブスクライブする

自分のレポートまたはダッシュボードが Premium 容量でホストされている場合は、外部のユーザーにレポートまたはダッシュボードをサブスクライブさせることができます。 B2B ゲスト ユーザーは、外部ユーザーのサブスクリプションを追加できません。

• 外部ユーザーをレポートまたはダッシュボードにサブスクライブすると、[サブスクリプション] ペインで [保存] を選択した後すぐそのユーザーに共有通知が届きます。 この通知は外部ユーザーにのみ送信され、内部ユーザーには送信されません。外部ユーザーがレポートまたはダッシュボードを表示するには、招待リンクが必要だからです。

• Premium Per User ワークスペースは、Premium 容量のワークスペースとは見なされません。

• お使いのドメインの外部の同僚とコンテンツを "共有する" 場合、Premium 容量は必要ありません。 たとえば、ご自分が aaron@contoso.com の場合 anyone@fabrikam.com と共有できますが、そのコンテンツが Premium 容量でホストされていない限り、anyone@fabrikam.com を登録できません。

B2B ゲスト ユーザーはメール サブスクリプションを設定してサブスクライブできる

B2B ゲスト ユーザーは自分がアクセス権を持つ独自のコンテンツ サブスクリプションを作成でき、組織のユーザーは B2B ゲスト ユーザーをメールにサブスクライブできます。 まず、組織のメンバーが B2B ゲスト ユーザーをメール コンテンツに追加してサブスクライブします。 B2B ゲスト ユーザーの詳細と B2B ゲスト ユーザーを組織に追加する方法について詳しくは、Microsoft Entra B2B で外部ゲスト ユーザーにコンテンツを配布する方法に関する記事を参照してください。

B2B ゲスト ユーザーが自分自身をサブスクライブする要件を満たしているだけでなく、B2B ゲスト ユーザーによるメール サブスクリプションの作成を許可する設定を Power BI テナント管理者が有効にしている必要があります。 この設定を有効にする方法について詳しくは、エクスポートと共有のテナント設定に関する記事を参照してください。

ページ分割されたレポートをサブスクライブする

改ページ対応レポートを自分および他のユーザーがサブスクライブする

Power BI 管理者がテナントでのサブスクリプションを有効にする必要があります。 さらに、関連するテナントのスイッチを有効にする必要があります。

• Excel にエクスポート
• .csv にエクスポート
• PowerPoint プレゼンテーションまたは PDF ドキュメントとしてレポートをエクスポート
• MHTML ドキュメントとしてレポートをエクスポート
• Word ドキュメントとしてレポートをエクスポート
• XML ドキュメントとしてレポートをエクスポート
• メール サブスクリプションの作成 ([テナント設定]>[エクスポートと共有の設定]>[Create email subscriptions] (メール サブスクリプションの作成))

一般に、ページ分割されたレポートをサブスクライブするプロセスは、レポートとダッシュボードのサブスクライブと同じですが、注意する必要のある違いがいくつかあります。 このセクションでは、これらの相違点と、ページ分割されたレポートをサブスクライブするときに注意する必要があるその他の考慮事項について説明します。

ページ分割されたレポートのパラメーター

改ページ対応レポートを使うと、サブスクリプション ペインでパラメーターを設定することにより、サブスクリプションでユーザーが受け取るレポートのビューを指定できます。

• サブスクリプションは、レポートに対して現在選択されているパラメーターまたは既定のパラメーターのいずれかを使用して送信できます。 ご利用のレポート用に作成するサブスクリプションごとに異なるパラメーター値を設定してもかまいません。

• レポートの作成者が式ベースのパラメーターを設定している場合 (たとえば、既定値が常に今日の日付である場合)、サブスクリプションでは既定値としてそれが使用されます。 他のパラメーター値を変更して、現在の値を使うこともできます。 ただし、その値も明示的に変更しない限り、サブスクリプションには式ベースのパラメーターが使われます。

既存のページ分割されたレポート サブスクリプションのパラメーターを更新する

ページ分割されたレポートの既存のサブスクリプションがあり、レポートに適用されているパラメーターを更新する場合は、次の手順に従います。

1. 新しいパラメーターを使用して、ページ分割されたレポートを再レンダリングします。

2. [サブスクリプション] ページを開きます。

3. [現在のページ (表示されたレポート) の値を使用] を選択します。

4. [保存] を選択します。

ページ分割されたレポート サブスクリプションに固有の考慮事項

• Azure Analysis Services や Power BI のセマンティック モデルなど、現在サポートされているデータ ソースに接続するページ分割されたレポートに対して、組織内の他のユーザーをサブスクライブすることができます。 レポート添付ファイルでもご利用のアクセス許可に基づいてデータが反映されることに留意してください。
• ページ分割されたレポートごとに設定できるサブスクリプションの数に制限はありません。
• B2B ゲスト ユーザーは、自分のサブスクリプションのみを作成できます。
• 添付ファイルの最大サイズは 25 MB です。
• ダッシュボードまたは Power BI レポート用のサブスクリプションとは異なり、ご利用のサブスクリプションには、レポート出力全体の添付ファイルが含まれています。 次の添付ファイルの種類がサポートされています: PDF、PowerPoint プレゼンテーション (PPTX)、Excel ブック (XLSX)、Word 文書 (DOCX)、CSV ファイル、および XML。
• 必要に応じて、レポートのプレビュー画像をメールの本文に含めることができます。 この画像は、選択する添付ファイル形式によっては添付したレポート ドキュメントの最初のページと多少異なる場合があります。
• ページ分割されたレポートには、頻度を設定するための [データ更新後] オプションはありません。 基になるデータ ソースから常に最新の値を取得します。
• Power BI サービスのページ分割されたレポート サブスクリプションは、Power BI Report Server と SQL Server Reporting Services のメール標準サブスクリプションと似ています。 ただし、Power BI サービスでの改ページ対応レポートのデータ ドリブン サブスクリプションを作成することはできません。

考慮事項と制限事項

サブスクリプション機能のトラブルシューティングについては、Power BI サブスクリプションのトラブルシューティングに関する記事をご覧ください。

全般

• サブスクリプション機能を使用できない場合は、システム管理者または IT ヘルプ デスクに問い合わせてください。 組織がこの機能を無効にしているか、サブスクライバーの上限に達しました。
• Power BI は、2 か月より長くアクセスされていないダッシュボードおよびレポートに関連付けられているセマンティック モデルの更新を自動的に一時停止します。 しかし、ダッシュボードまたはレポートにサブスクリプションを追加した場合は、アクセスがなくても一時停止されません。
• 夏時間の日にはサブスクリプションのメールが届き、その翌日にはサブスクリプションごとに 2 件のメールが届きます。

行レベルのセキュリティ (RLS)

• 行レベルのセキュリティ (RLS) を持つセマンティック モデルを使用する Power BI レポート、ダッシュボード、またはページ分割されたレポートの場合は、自分や他のユーザーのサブスクリプションを作成する際には注意してください。 データに RLS が含まれていることが Power BI によって警告されますが、多くの場合顧客は警告メッセージの先までスクロールします。

  サブスクリプションのメールで送信された静的イメージには、サブスクリプションの所有者に基づいてデータが表示されます。 このため、サブスクリプションを作成する場合は、秘密情報が静的イメージに含まれないようにご注意ください。 その静的イメージ以外に、レポートまたはダッシュボード自体が開き (または開かず)、ユーザーのアクセス許可に基づいてデータが表示されます。

Power BI レポート

• レポート ページのサブスクリプションは、レポート ページの名前に関連付けられています。 レポート ページを登録したときに、その名前が変更されている場合は、サブスクリプションを再作成する必要があります。

Apps (アプリ)

• ユーザーがインストールした Power BI アプリの場合、そのアプリの所有者のみが、他のユーザーのサブスクリプションを作成できます。

• アプリ内で作成されたサブスクリプションは、関連付けられているワークスペースから、そのワークスペースの管理者ロールを持つユーザーが表示および管理できます。

サポートされていない機能

• XMLA エンドポイントを使ったセマンティック モデルの更新操作。

• Power BI で管理者設定 [Azure Private Link]>[パブリック インターネット アクセスのブロック] が有効になっている場合、メール サブスクリプションはサポートされません。 この場合、すべてのサブスクリプションが失敗します。

• 次の Power BI 視覚化はサポートされていません。 これらのビジュアルを含むレポートをサブスクライブすると、エラー記号が表示されます。

  • Power BI カスタム ビジュアル。 例外は認定されている Power BI カスタム ビジュアルです。
  • ESRI ArcGIS ビジュアル
  • R ビジュアル
  • Power Apps のビジュアル
  • Python のビジュアル
  • Power Automate ビジュアル
  • 改ページ対応レポート ビジュアル
  • Visio ビジュアル

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