Eén persoon met een blij gezicht die een tablet in de houden houdt

Tips voor het gebruik van BI-tools

En hoe zij je organisatie helpen.

Optimaal profijt halen uit BI-tools en -dashboards

Je zakelijke gegevens beschikken over het vermogen om de richting en winstgevendheid van je bedrijf vorm te geven. Maar zonder adequate software voor het identificeren van trends en patronen maak je mogelijk niet optimaal gebruik van de informatie die je hebt verzameld. Mogelijk mis je zelfs belangrijke zakelijke kansen en manieren om de omzet te optimaliseren.

Tools en dashboards voor business intelligence kunnen daar verandering in brengen. Deze technologieën stellen je in staat op efficiënte wijze data op te slaan, te automatiseren, te analyseren, te rapporteren of hier inzichten aan te ontlenen, terwijl je bovendien voorspellingen met betrekking tot toekomstige bedrijfsprestaties kunt doen. Door BI-tools en -dashboards te gebruiken om beter inzicht in de nuances van je data te krijgen, kun je met vertrouwen beter onderbouwde beslissingen nemen over de huidige en toekomstige strategieën en activiteiten van je bedrijf.

Waarom organisaties BI-tools gebruiken

Organisaties van allerlei omvang en uit verschillende sectoren werken om diverse redenen met BI-tools en dashboards. Hier volgen de meest genoemde voordelen voor bedrijven die deze technologie gebruiken:

  • Wees efficiënter bij het verzamelen van data. Het gebruik van BI-tools helpt je de nadruk te leggen op het laten groeien van je bedrijf in plaats van je tot de normale bedrijfsvoering te beperken. Doordat zij gegevensinvoer overbodig maken, helpen BI-tools bedrijven tijd te besparen, het aantal menselijke fouten te verminderen en werknemers de handen vrij te geven voor het uitvoeren van urgentere taken.
  • Verbeter het rapportageproces. BI-tools maken gebruik van automatisering en AI om sneller, eenvoudiger en nauwkeuriger gegevensrapporten op te stellen en inzichten daaruit te extraheren. Ook kun je met BI-tools en dashboards aantrekkelijke, aangepaste rapporten creëren die diagrammen, grafieken, draaitabellen en andere visuele weergaven bevatten.
  • Stroomlijn gegevensanalyses. In plaats van turen naar papieren rapporten of een externe firma inhuren om je data inzichtelijk te maken, kun je met selfservicedashboards snel je data analyseren op een manier die voor jou handig is. Je kunt ook gesproken taal gebruiken om zakelijke vragen te stellen en snel door AI gegenereerde antwoorden ontvangen.
  • Bekijk of de verkoop naar wens verloopt. Krijg toegang tot alle data van je interne verkopers, externe verkooppartners en producten in één dashboard. Bepaal vervolgens met BI wat de beste en slechtste prestaties zijn, geef beloningen of extra trainingen, of pas de verkooptactieken dienovereenkomstig aan. Je kunt ook de demografische gegevens van klanten bijhouden en de resultaten opnemen in je marketinginspanningen.
  • Identificeer verkoopkansen om de omzet te verhogen. Als je sneller toegang hebt tot nauwkeurige data kun je snel en betrouwbaar markttrends aangeven, manieren bepalen om je omzet te vergroten of zelfs toekomstige winsten op de markt voorspellen.
  • Optimaliseer je bedrijfsuitgaven. BI-tools stellen je in staat je bedrijfskosten gemakkelijker te bewaken omdat alle relevante data beschikbaar zijn in één dashboard. Ze stellen je ook in staat om snel te detecteren waar je kosten kunt besparen, zoals een te grote voorraad of ongebruikte apparaten en abonnementen.
  • Verzamel en analyseer feedback van klanten. Met behulp van BI-tools kun je eenvoudig achterhalen wat klanten echt van je producten, services en je hele merk denken, waardevolle informatie voor het nemen van zakelijke besluiten.
  • Verbeter de bedrijfscultuur. Vraag je medewerkers wat ze vinden van je organisatie, de producten, workflow en de bedrijfscultuur. Gebruik die informatie vervolgens om je bedrijfsactiviteiten, je producten en de werknemertevredenheid te verbeteren.
  • Stimuleer je merk online. Veel BI-tools beschikken over mogelijkheden voor sociale media. Gebruik deze om in de tool te communiceren met leads, klanten en influencers. Je kunt BI-tools ook gebruiken om te begrijpen hoe je klantenbestand gebruikmaakt van sociale media, wat kan helpen om je sociale strategie te versterken.
  • Stel prognoses op van toekomstige bedrijfscijfers. Met behulp van ingebouwde AI-functionaliteit kunnen BI-tools gegevens uit heden en verleden gebruiken om je te helpen bij het voorspellen van essentiële cijfers, met inbegrip van conversiepercentages voor klanten, productverkopen en omzet. Als je jezelf van deze kennis voorziet, ben je in staat relevantere zakelijke beslissingen te nemen, of je nu voorraden bestelt, budgetteert voor nieuwe werknemers of komende marketingcampagnes plant.

Veelgebruikte zakelijke toepassingen voor BI-tools

Je kunt BI-tools op allerlei manieren gebruiken om je bedrijf te runnen en te laten groeien. Tot de populairste toepassingen behoren:

  • Dataverzameling. Ingebouwde voorzieningen als online enquêtes en vragenlijsten helpen om eenvoudig data vast te leggen van klanten, werknemers, zakenpartners en andere stakeholders.
  • Datamining. Vind verkoop-, omzet- en klantenpatronen in je datasets met behulp van BI, machine learning en statistieken.
  • Vragen stellen. Met selfservice BI-dashboards krijg je antwoord op specifieke vragen, zoals Welke van onze producten leveren het meeste omzet op? en Wat is de primaire manier waarop klanten ons leren kennen?
  • Benchmarking. Pas datadashboards aan om je prestaties over een bepaalde tijdsperiode te volgen op basis van je beoogde doelen of metrische gegevens.
  • Analyse. Ontdek trends en patronen in je data, en begrijp waar ze vandaan komen en hoe jij ze kunt herhalen of verder verbeteren.
  • Gegevensvisualisatie. Maak ongeacht je technische vaardigheden visuele weergaven van je bevindingen die anderen eenvoudig kunnen opnemen in diagrammen, grafieken en kaarten.
  • Rapporten. Combineer je bevindingen in eenvoudig te lezen indelingen en deel ze met collega's, leidinggevenden en adviseurs zodat ze beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen.

Werknemers toegang geven tot BI tools

Je hoeft geen IT-professional of bedrijfsanalist te zijn om snel inzichtelijke, gepersonaliseerde rapporten en visuele interpretaties van data te maken. Met gebruiksvriendelijke, selfservice BI-tools en datadashboards kan iedereen in je organisatie eenvoudig rapporten modelleren, interpreteren, samenwerken aan rapporten en besluiten nemen op basis van je data.

Zo maak je dat mogelijk:

  • Selecteer een BI-tool die selfservice ondersteunt. Als je een BI-tool zoekt, kies dan een tool die intuïtief is voor niet-technische gebruikers, selfservice ondersteunt, gegevensvisualisatie vereenvoudigt en op AI gebaseerde automatisering levert. Vraag het als je eraan twijfelt hoe de teams in jouw organisatie BI zouden gebruiken. Dan krijg je informatie over welke tool je het beste kunt aanschaffen en hoe je deze configureert.
  • Controleer of je BI-tool samenwerking bevordert. Kies een BI-tool die het voor gebruikers gemakkelijk maakt om samen te werken door rapporten te delen, samen te bewerken of anderszins samen te werken. Een goede BI-tool stuurt ook automatisch meldingen naar samenwerkers over bewerkingen die zijn aangebracht in hun rapporten, niet-voorziene wijzigingen in data en routinematig geplande rapporten.
  • Geef werknemers toegang. BI-tools, en de realtime inzichten die ze verstrekken, zijn niet alleen bedoeld voor managers en leidinggevenden. Als je mensen overal in je organisatie in staat stelt om BI-tools te gebruiken, kunnen ze efficiënter werken en beter onderbouwde beslissingen nemen. Niet alleen verbetert dit de productiviteit en het moreel van de werknemers (om nog maar te zwijgen van de verminderde werklast voor het management), het kan ook betere bedrijfsresultaten opleveren.
  • Bied adequate training. Je medewerkers hebben doorlopende ondersteuning en training nodig voor je BI-tool en de bijbehorende functies. Zorg dat de klantenondersteuning van de geselecteerde oplossingsprovider voldoet aan de wensen van je organisatie en wees voorbereid op het leveren van aanvullende training indien nodig. Je gebruikers zullen ook veel baat hebben bij BI-oplossingen met krachtige gebruikersfora, blogs en andere ondersteuning van de community.
  • Volg hoe werknemers BI gebruiken. Je IT-team is nog wel betrokken bij de toepassing in je bedrijf van de BI-tool. Door bij te houden welke werknemers de tool gebruiken, tot welke gegevensbronnen ze toegang hebben en hoe ze de tool inzetten, kunnen je IT-medewerkers alle aspecten van je BI-oplossing volgen en aanpassen als verbetering nodig is.

Belangrijke data bijhouden

BI-softwaretools zorgen voor een radicale transformatie van hoe je bedrijf het verleden en het heden analyseert, en de toekomst voorspelt. Maar zonder een uitgebreid plan voor het verzamelen en interpreteren van je data, lukt het ook met de beste BI-tools niet om de data te benutten en je organisatie de inzichten te bezorgen die nodig zijn voor het nemen van goed onderbouwde beslissingen.

Zorg dat alle financiële, verkoop-, marketing-, klant- en andere bedrijfsdata die je verzamelt, betekenisvol zijn:

  • Controleer of je BI-tool goed werkt met de data die je wilt volgen. Voordat je een aankoop doet, moet je controleren of een BI-tool gemakkelijk verbinding maakt met al je bestaande systemen, data afkomstig uit verschillende bronnen kan standaardiseren en het gewenste beveiligingsniveau levert.
  • Gebruik KPI's om zakelijke beslissingen te onderbouwen. Met voldoende data is het niet langer koffiedik kijken. Creëer realistische, op data gebaseerde KPI's op je BI-dashboard om de doeltreffendheid te meten van je bedrijfsinitiatieven en strategieën. Op basis van wat je hebt geleerd van de data van vorige jaar, kun je een KPI instellen om dit jaar je nettowinst met 10 procent te verhogen.
  • Betrek stakeholders bij je activiteiten. Betrek meerdere afdelingen bij je activiteiten in plaats van in silo's te werken. Je verkoopteam heeft vast informatie over het volgen en rapporteren over de best verkopende producten voor het kwartaal, dus neem ze mee wanneer je KPI's opzet en rapporten verzendt.
  • Schets de doelen van je project. Denk zorgvuldig na over de tijdslijn van je project en de plaatsing van mijlpalen. Noteer de stappen die moeten worden uitgevoerd voor elke fase van het project, de verwachte resultaten van elke stap en hoe een succesvol project eruit moet zien.

Verbind de punten tussen je data en beslissingen met BI-tools van Microsoft

Vind snel de inzichten in je data die je helpen om betere zakelijke beslissingen te nemen met de business intelligence-tools van Power BI. Zoek en selecteer de juiste BI-tools voor je behoeften, pas datadashboards aan om je prestaties bij te houden en bouw rijke, visuele analytische rapporten met tools voor datavisualisatie.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de beste tips voor het werken met business intelligence-tools (BI)?

Gebruik BI-tools om je bedrijfsdata op te slaan, te automatiseren, te analyseren, rapporten te maken, en om inzichten en toekomstige meetwaarden te voorspellen. Met deze tools kun je kritieke inzichten extrapoleren uit je verkoop-, marketing-, klant-, financiële en andere data, op basis waarvan je nauwkeurige, onderbouwde beslissingen kunt nemen over de activiteiten en strategieën van je bedrijf.

Wat zijn toepassingen van BI-tools in de praktijk?

BI-tools werken met AI en machine learning om je op verschillende manieren te helpen bij de bedrijfsvoering en de uitbreiding van je bedrijf:

  • Data verzamelen met ingebouwde voorzieningen als enquêtes en vragenlijsten.
  • Dataming over klantengedrag ten behoeve van patronen en voorspellingen.
  • Selfservicedashboards gebruiken om te focussen op onderzoek van specifieke kwesties.
  • Prestaties in de loop van de tijd volgen met KPI's en aangepaste datadashboards.
  • Je data analyseren om trends te ontdekken, en flexibele en onderbouwde beslissingen te nemen.
  • Transformeren van onbewerkte datapunten in kaarten, diagrammen en grafieken met gegevensvisualisatie.
  • Rapporten samenstellen met je bevindingen om deze te delen met collega's en stakeholders.

Hoe kun je data volgen met BI-tools?

Een van de beste manieren om data te volgen met BI-tools is het maken van KPI's op je dashboard waarmee je het succes van je zakelijke beslissingen, campagnes en strategieën kunt meten. Je kunt bijvoorbeeld een KPI instellen om dit jaar 25 procent meer verkeer naar je website te halen. Vergeet niet om belangrijke stakeholders erbij te betrekken wanneer je deze dashboardmeetwaarden instelt.

Hoe worden BI-tools gebruikt in organisaties?

Met BI-tools kunnen gebruikers in organisaties, ook degenen die weinig technische ervaring hebben, data weergeven, analyseren, begrijpen, delen en ermee samenwerken. Organisaties gebruiken vaak BI-tools om datarapporten te automatiseren, de verkoopopbrengst bij te houden, nieuwe zakelijke kansen te vinden, operationele uitgaven te optimaliseren, problemen in het bedrijf te herkennen, data te verzamelen over klantenvoorkeuren en demografische klantgegevens te analyseren, om maar een paar voorbeelden te noemen.

Moeten werknemers toegang hebben tot BI-tools?

Ja. Het bieden van toegang tot BI-tools aan gebruikers op alle niveaus van een organisatie is simpelweg een gezonde bedrijfspraktijk. Het is zelfs zo dat selfservice-BI-tools en -dashboards gegevensmodellering, -rapportage en -analyse toegankelijk maken voor zelfs de meest niet-technische medewerkers. Als werknemers toegang hebben tot BI-tools, beschikken zij over realtime inzichten die zij kunnen gebruiken om productiever te werken en beter onderbouwde beslissingen over hun projecten te nemen.