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Sugestões de utilização de ferramentas de BI

E como podem ajudar a sua organização.

Como tirar o melhor partido dos dashboards e das ferramentas de BI

Os seus dados de negócios têm o poder de moldar o destino e a rentabilidade da sua empresa. Contudo, sem um software adequado para identificar tendências e padrões, pode não estar a aproveitar todo o potencial das informações que recolheu. Até pode perder oportunidades de negócio importantes e formas de otimizar a receita.

Os dashboards e as ferramentas de business intelligence podem fazer a diferença. Estas tecnologias permitem armazenar, automatizar, analisar, criar relatórios e obter informações com toda a eficiência a partir dos seus dados e ainda predizer o desempenho futuro do seu negócio. Ao utilizar dashboards e ferramentas de BI para distinguir claramente as nuances dos seus dados, pode tomar decisões mais informadas e seguras sobre as operações e as estratégias atuais e futuras da sua empresa.

Razões que levam as organizações a utilizar ferramentas de BI 

São várias as razões que levam os setores e as organizações de todas as dimensões a utilizar ferramentas e dashboards de BI. Seguem-se alguns dos benefícios mais comuns para as empresas que utilizam esta tecnologia:

  • Recolha dados mais eficientemente. Com a utilização de ferramentas de BI, pode deixar de se preocupar com a gestão do seu negócio para se concentrar no seu crescimento. Ao eliminar a necessidade de introdução de dados, as ferramentas de BI ajudam as empresas a poupar tempo, reduzir o erro humano e libertar os colaboradores para a realização de tarefas mais urgentes.
  • Melhore o processo de criação de relatórios. As ferramentas de BI utilizam a automatização e a IA para criarem relatórios e extraírem informações dos dados mais rápida e facilmente e com maior precisão. Além disso, as ferramentas e os dashboards de BI permitem-lhe criar relatórios vibrantes e personalizados que incluem gráficos, tabelas dinâmicas e outras representações visuais.
  • Simplifique a análise de dados. Em vez de se embrenhar em relatórios em papel ou contratar uma empresa independente para dar sentido aos seus dados por si, pode utilizar dashboards self-service para analisá-los rapidamente da forma mais lógica para si. Até pode utilizar linguagem conversacional para fazer as suas perguntas sobre o negócio e obter respostas rápidas geradas pela IA.
  • Determine o êxito das suas vendas. Aceda a todos os dados sobre os seus representantes de vendas internos, parceiros de vendas externos e produtos num único dashboard e utilize a BI para identificar quem apresenta o melhor e o pior desempenho e elogiar, preparar ou ajustar as táticas de vendas em conformidade. Também pode controlar a demografia dos clientes e incorporar as suas conclusões nos esforços de marketing.
  • Identifique oportunidades para melhorar as receitas. Dispor de acesso mais rápido a dados mais precisos permite-lhe identificar rápida e fielmente tendências de mercado, determinar formas de aumentar os ganhos e até predizer ganhos futuros no mercado.
  • Otimize as despesas do negócio. As ferramentas de BI permitem-lhe monitorizar as suas despesas operacionais mais facilmente com todos os dados relevantes acessíveis num único dashboard. Permitem-lhe detetar rapidamente onde pode reduzir os custos, como inventário em excesso e equipamento e subscrições não utilizados.
  • Recolha e analise os comentários dos clientes. As ferramentas de BI permitem-lhe saber facilmente o que os seus clientes realmente pensam dos seus produtos, serviços e marca em geral. Informações valiosas que influenciam as decisões de negócio.
  • Melhore a cultura da empresa. Inquira os seus colaboradores sobre o que pensam sobre a sua organização, produtos, fluxo de trabalho e cultura da empresa. Depois, utilize estas informações para melhorar as operações empresariais, os produtos e a satisfação dos trabalhadores.
  • Promova a sua marca online. Diversas ferramentas de BI dispõem de capacidades de rede social que lhe permitem interagir com oportunidades potenciais, clientes e influenciadores sem sair da ferramenta. Também pode utilizar as ferramentas de BI para compreender como a sua base de clientes utiliza as redes sociais, o que pode ajudar a cimentar a sua estratégia social.
  • Preveja valores futuros. Graças à funcionalidade de IA incorporada, as ferramentas de BI podem analisar dados passados e presentes para ajudar na predição de valores fundamentais, incluindo taxas de conversão de clientes, vendas de produtos e receitas. Com base nestas informações, pode tomar decisões de negócio mais relevantes, quer esteja a encomendar inventário, orçamentar novas contratações ou planear campanhas de marketing futuras.

Utilizações práticas quotidianas das ferramentas de BI 

Existe toda uma panóplia de formas de utilização das ferramentas de BI que podem ajudar a gerir e fazer crescer o seu negócio. Algumas das utilizações mais populares incluem:

  • Recolha de dados. As funcionalidades incorporadas, como questionários e inquéritos online, ajudam a capturar facilmente dados dos seus clientes, colaboradores, parceiros empresariais e outros intervenientes.
  • Extração de dados. Encontre padrões de vendas, receitas e clientes nos seus conjuntos de dados com a ajuda da BI, do machine learning e das estatísticas.
  • Consulta. Utilize dashboards de BI self-service para obter respostas para perguntas específicas, como Quais dos seus produtos gera mais receitas? e De que forma os nossos clientes nos encontraram?
  • Referência. Personalize dashboards de dados para controlar o seu desempenho ao longo de um período de tempo específico face aos seus objetivos ou métricas.
  • Análise. Descubra tendências e padrões nos seus dados e compreenda a razão pela qual aconteceram e como pode repeti-los ou melhorar com base nos mesmos.
  • Visualização de dados. Crie representações visuais das suas conclusões para que sejam mais facilmente compreendidas por outras pessoas através da utilização de gráficos, tabelas e mapas, quaisquer que sejam as suas competências técnicas.
  • Relatórios. Disponibilize as suas conclusões em formatos facilmente digeríveis e partilhe-as com colegas, líderes e consultores para tomar decisões mais informadas.

Dar aos colaboradores acesso às ferramentas de BI

Não precisa de ser um profissional das TI nem um analista de negócios para criar rapidamente relatórios perspicazes personalizados e interpretações visuais dos dados. Com ferramentas de BI e dashboards de dados self-service de fácil utilização, qualquer pessoa na sua organização pode ajudar a modelar, interpretar, colaborar em relatórios e tomar decisões baseadas em dados.

Só tem de:

  • Selecionar uma ferramenta de BI self-service. Quando comprar uma ferramenta de BI, certifique-se de que escolhe uma que seja intuitiva para utilizadores não técnicos, suporte self-service, simplifique a visualização de dados e ofereça automatização baseada em IA. Se não souber ao certo de que modo as várias equipas da sua organização vão utilizar a BI, investigue. Só assim pode tomar uma decisão informada sobre a ferramenta a comprar e como configurá-la.
  • Garantir que a ferramenta de BI promove a colaboração. Escolha uma ferramenta de BI que permita aos utilizadores colaborar facilmente entre si na partilha, edição e colaboração em relatórios. Uma boa ferramenta de BI também automatiza alertas para colaboradores relacionados com edições efetuadas nos respetivos relatórios, alterações de dados imprevistas e relatórios de rotina agendados.
  • Dar acesso aos colaboradores. As ferramentas de BI e as informações em tempo real que produzem não se destinam apenas aos corpos gerentes. Capacitar todas as pessoas da sua organização para utilizarem ferramentas de BI vão ajudá-las a trabalharem mais eficientemente e a tomarem decisões mais informadas. Não só contribui para o aumento da produtividade e moral dos colaboradores (já para não falar da redução da carga de trabalho da gestão), como pode melhorar o resultado final.
  • Fornecer formação adequada. Os seus colaboradores vão precisar de suporte e formação contínuos para as ferramentas de BI e respetivas funcionalidades. Certifique-se de que o suporte ao cliente proporcionado pelos fornecedor de soluções selecionado satisfaz as necessidades da sua organização e, se necessário, prepare-se para disponibilizar formação suplementar. As soluções de BI com fóruns de utilizadores robustos, blogues e outro suporte da comunidade constituem uma mais-valia preciosa para os seus utilizadores.
  • Controlar como as pessoas utilizam a BI. Continua a ter de envolver a sua equipa de TI na forma como a sua empresa utiliza a ferramenta de BI. Ao monitorizar que colaboradores utilizam a ferramenta, a que origens de dados acedem e como utilizam a ferramenta, os recursos de TI pode controlar e ajustar quaisquer aspetos da solução de BI que tenham de ser melhorados.

Controlo de dados significativos

As ferramentas de software de BI podem transformar radicalmente como a sua empresa analisa o passados e o presente, e prediz o futuro. Contudo, sem um plano exaustivo de recolha e interpretação dos dados, até mesmo as melhores ferramentas de BI ficam aquém do seu potencial de extração de dados da organização para obtenção das informações necessárias para a tomada de decisões bem informadas.

Para garantir que todos os dados de vendas, marketing, clientes e financeiros e outros dados empresariais recolhidos são os mais significativos possíveis:

  • Garanta que a ferramenta de BI se adequa na perfeição aos dados que pretende controlar. Antes de concretizar a compra, determine se uma ferramenta de BI se liga facilmente a todos os sistemas existentes, uniformiza os dados extraídos de diferentes origens e oferece o nível de segurança de que precisa.
  • Utilize KPIs para tomar decisões empresariais. Tire partido dos seus dados para nunca mais depender de suposições nem de táticas de marketing de "spray and pray". Crie KPIs realistas baseados em dados no seu dashboard de BI para medir a eficácia das suas estratégias e iniciativas empresariais. Por exemplo, com base no que aprendeu com os dados do último ano, pode definir um KPI para aumentar o seu lucro líquido em 10 por cento este ano.
  • Envolva os intervenientes decisivos. Aposte na ação interdepartamental em vez de trabalhar em silos. Por exemplo, é provável que a sua equipa de vendas tenha informações sobre como controlar e criar relatórios sobre os produtos mais vendidos no trimestre. Por isso, inclua-as quando configurar KPIs e relatórios de distribuição.
  • Defina os objetivos do seu projeto. Pondere e mapeie cuidadosamente a linha cronológica e os marcos do projeto. Estabeleça os passos que tem de realizar em cada fase do projeto, os resultados esperados de cada um deles e o que seria considerado um projeto de êxito.

Tome decisões baseadas em dados com as ferramentas de BI da Microsoft

Encontre rapidamente informações nos seus dados que ajudam a melhorar a tomada de decisões de negócio graças às ferramentas de business intelligence do Power BI. Encontre e selecione as ferramentas de BI certas para as suas necessidades, personalize dashboards de dados para controlar o seu desempenho e crie relatórios de análise visuais e abrangentes com ferramentas de visualização de dados.

Perguntas mais frequentes

Quais são as principais sugestões para a utilização de ferramentas de business intelligence (BI)?

Utilize as ferramentas de BI para armazenar, automatizar, analisar, criar relatórios e obter informações a partir dos seus dados de negócios e ainda predizer métricas futuras. Estas ferramentas podem ajudar a extrapolar informações críticas a partir de dados sobre vendas, marketing, clientes, finanças e outros, que pode utilizar para tomar decisões mais informadas e precisas sobre as operações e as estratégias da sua empresa.

Quais são algumas das aplicações na vida real das ferramentas de BI?

As ferramentas de BI utilizam a IA e o machine learning para lhe oferecer um vasto leque de modalidades de condução e expansão do seu negócio, incluindo:

  • Recolher dados com funcionalidades incorporadas, como inquéritos e questionários.
  • Extrair dados sobre o comportamento dos clientes para obtenção de padrões e predições.
  • Utilizar dashboards self-service para investigar e se concentrar em questões específicas.
  • Controlar o desempenho ao longo do tempo através de KPIs e dashboards de dados personalizados.
  • Analisar dados para detetar tendências e tomar decisões ágeis e informadas.
  • Transformar pontos de dados não processados em mapas, tabelas e gráficos com a visualização de dados.
  • Criar relatórios com as suas conclusões para partilha com colegas e intervenientes-chave.

Como posso controlar os dados com as ferramentas de BI?

Uma das melhores formas de controlar dados com as ferramentas de BI é criar KPIs no seu dashboard para medir o êxito das suas decisões de negócio, campanhas e estratégias. Por exemplo, pode definir um KPI para aumentar o tráfego do seu site em 25 por cento este ano. Não se esqueça de envolver os intervenientes decisivos quando definir estas métricas do dashboard.

Como as organizações utilizam as ferramentas de BI?

As ferramentas de BI permitem que os colaboradores (mesmo aqueles que não tenham muita experiência técnica) das organizações vejam, analisem, compreendam, partilhem e colaborem com base nos respetivos dados. É frequente as organizações utilizarem ferramentas de BI para automatizarem a criação de relatórios de dados, controlarem receitas de vendas, identificarem novas oportunidades de negócio, otimizarem gastos operacionais, precisarem problemas operacionais que têm de ser resolvidos, recolherem dados sobre as preferências dos clientes e analisarem a demografia dos clientes, apenas para indicar alguma das possíveis utilizações.

Os colaboradores devem ter acesso às ferramentas de BI?

Sim. Conceder acesso a ferramentas de BI aos colaboradores de todos os níveis de uma organização é uma boa prática empresarial. Na realidade, os dashboards e as ferramentas de BI self-service tornam a modelação, a criação de relatórios e a análise de dados acessíveis até aos colaboradores sem conhecimentos técnicos. Dar acesso a ferramentas de BI aos colaboradores dota-os de informações em tempo real que podem utilizar para aumentarem a sua produtividade e tomarem decisões mais informadas sobre os seus projetos.