O que são os dashboards de KPI?

Os dashboards de KPI são ferramentas que unem origens de dados e oferecem feedback visual de relance que mostra o desempenho do seu negócio em relação aos indicadores chave de desempenho (KPIs).

Benefícios de uma ferramenta de KPI abrangente

Os dashboards de KPIs fornecem aos utilizadores:

Uma solução simples e rápida de monitorizar os KPIs e outras métricas de negócio.
Uma vista unificada dos dados que melhora a visibilidade do estado de funcionamento da empresa.
Apresentação de dados personalizável com indicadores de desempenho e estado.

Ao construir o seu dashboard de KPIs com a mesma ferramenta ou plataforma que utiliza para definir os seus KPIs, terá tudo o que precisa no mesmo local. À medida que modifica as definições, origens de dados ou objetivos dos KPIs, estas atualizações serão automaticamente preenchidas nos dashboards, poupando tempo e esforço valiosos.

O que é um KPI?

Um indicador chave de desempenho é um valor mensurável que mostra a eficácia com que está a cumprir os seus objetivos. Pense nos KPIs como a tabela de indicadores da sua empresa, uma forma de medir se está ou não a cumprir os seus objetivos.

Porque é que os KPIs são importantes

Identificar e monitorizar os KPIs permite-lhe saber se a sua empresa está no caminho certo - ou se deve mudar de rumo para evitar perder tempo e dinheiro valiosos. Quando utilizados corretamente, os KPIs são ferramentas poderosas que ajudam a:

Monitorizar a solidez financeira da empresa.
Medir o progresso em relação aos objetivos estratégicos.
Detetar os problemas numa fase inicial.
Fazer ajustes atempados à tática.
Motivar os membros da equipa.
Tomar melhores decisões, mais rapidamente.

Como começar a identificar os KPIs que são importantes para o seu negócio? Comece por clarificar os seus objetivos estratégicos - coletivamente ou por departamento.

Estes objetivos irão ajudar a identificar quais os KPIs que são importantes para a sua empresa. A escolha dos KPIs relevantes dependerá inteiramente desses objetivos e da capacidade que tem de medir o seu desempenho em relação aos mesmos.

Em seguida, identifique os objetivos de KPI para os quais está a trabalhar e como serão medidos. Não se esqueça de que estes podem ser objetivos a curto e a longo prazo.

Fale com a sua equipa e recomende um diálogo aberto sobre os KPIs e os seus objetivos. São demasiado agressivos? Demasiado fáceis? Os objetivos devem ser desafiantes, mas se forem demasiado ambiciosos ou se dependerem inteiramente de métricas que a sua equipa não controla, será sensato revê-los. Também é importante explorar as atividades e táticas que a sua empresa utilizará para atingir esses objetivos. Por último, reserve algum tempo para avaliar o ponto em que se encontra atualmente - este será o ponto de partida do seu KPI.

Conheça os diferentes tipos de KPI

É mais fácil identificar os KPIs a monitorizar quando compreende melhor os tipos de KPIs mais utilizados para medir o progresso.

OsKPIs quantitativos são factos mensuráveis que podem ser representados por um número. Trata-se de estatísticas, percentagens e cifrões.
OsKPIs qualitativos envolvem interpretações humanas e não podem ser quantificados com números. Trata-se de opiniões, sentimentos e experiências.
OsKPIs tardios medem o que já aconteceu no passado para prever o êxito ou o fracasso. Trata-se de olhar para trás e ver o que já conseguiu ou onde teve dificuldades.
OsKPIs principais medem o desempenho para prever o êxito futuro e as tendências a longo prazo. Trata-se de olhar para a frente, para onde está a caminhar.

Os KPIs principais e tardios são normalmente utilizados em conjunto. Juntamente com os KPIs quantitativos e qualitativos, são um bom ponto de partida.

Para cada KPI que decidir monitorizar, atribua um responsável e chegue a acordo sobre a frequência da monitorização. Independentemente dos KPIs que decidir monitorizar, utilizar uma plataforma ou ferramenta de KPI é fundamental para colaborar com a sua equipa nas definições de KPI. Ao definir coletivamente cada KPI, e, em seguida, capturar dados contextuais e unificá-los numa única visualização, permite ações pontuais e em tempo real.

Exemplos de dashboards de KPIs

Os dashboards de KPI eficazes reúnem todos os KPIs de que necessita para monitorizar os seus objetivos estratégicos, estabelecendo uma representação visual de todas as suas métricas relevantes lado a lado, num único local. Dê uma vista de olhos por estes exemplos de dashboards de KPI e considere algumas das principais métricas associadas que provavelmente será útil monitorizar:

Eficácia do marketing

Desempenho das palavras-passe

Tempo médio na página

Taxa de conversão

Classificação média das oportunidades potenciais

Rácio de oportunidades potenciais do tráfego do site

Suporte ao cliente

Classificação da satisfação do cliente

Custo por chamada

Tempo até à primeira resposta

Taxa de retenção de clientes

Tempo médio de resolução

Solidez financeira

Lucro e perda

Rácio atual

Fluxo de caixa operacional

Taxa de gastos operacionais

Despesas com fornecedores

Desempenho das TI

Tempo médio para reparar

Tempo de inatividade do servidor

ROI de TI

Pedidos de suporte não resolvidos por colaborador

Projetos entregues dentro do orçamento

Relatórios de KPIs

Os relatórios de KPI elevam as informações apresentadas no dashboard de KPI a um novo nível. Aprofundam os dados para obter informações e análises mais detalhadas.

Um relatório de KPI ajuda os intervenientes e os membros da equipa a identificarem tendências ou estrangulamentos durante um período de tempo específico, para que possam tomar melhores decisões. Os tópicos do relatório podem incluir:

Informações das operações quotidianas da empresa.
Solidez financeira da empresa em relação aos KPIs visados.
Tendências ou padrões notáveis apresentados pelos dados.
Análise mais profunda dos dados para ajudar na tomada de decisões estratégicas.

Para criar seu relatório de KPI, primeiro determine a sua audiência e o objetivo do relatório. Por exemplo, poderá querer mostrar aos intervenientes da empresa o progresso no 3.º trimestre em relação ao seu objetivo de receita. Certifique-se de que todos os KPIs em destaque no seu relatório apontam para esse tema central.

As considerações adicionais para criar os seus relatórios de KPIs incluem:

Explorar modelos de relatórios de KPIs que possam já estar incluídos na sua plataforma ou ferramenta de KPIs.
Definir uma cadência para a frequência de relatórios.
Decidir se o seu relatório será estático ou interativo para permitir desagregações mais dinâmicas dos dados.
Apresentar apenas os KPIs relevantes para não sobrecarregar o relatório com KPIs que não remetem para os objetivos dos relatórios.
Assegurar que os relatórios são claros, fáceis de compreender e acionáveis para a audiência pretendida.

Melhores práticas de KPIs

Para que possa aproveitar com êxito o poder dos KPIs, compilámos algumas sugestões para ajudar a começar.

Identificar KPIs:

Escolha apenas KPIs que estejam alinhados com os seus objetivos específicos. Se os seus objetivos não forem claros, a correspondência dos KPIs com os mesmos será complicada.
Utilize KPIs diferentes para as mesmas metas se forem contemplados vários departamentos; por exemplo, o departamento de marketing terá KPIs diferentes dos KPIs da equipa de vendas.
Certifique-se de que, quaisquer que sejam os KPIs escolhidos, existe uma equipa central responsável pela sua definição.

Monitorizar KPIs:

Explore os diferentes dashboards, gráficos de visualização e modelos disponíveis na sua ferramenta ou plataforma de KPIs para selecionar os que se adequam às suas metas.
Certifique-se de que inclui os dados de partida para comparação, de modo a que o seu dashboard mostre uma verdadeira representação do desempenho e do progresso da empresa ao longo do tempo.
Determine uma cadência para monitorizar e atuar sobre os KPIs. Os dashboards dos KPIs são monitorizados diária ou semanalmente? As ações só surgem após os relatórios ou os intervenientes e/ou os membros da equipa estão habilitados a ajustar as táticas ao longo do processo?
Certifique-se de que tem uma proteção de dados simples e de ponto a ponto para os dashboards de dados, com controlos para partilhar fora da organização.

Erros comuns relativos aos KPIs

Evite estes erros comuns relativos aos KPIs:

Selecionar KPIs que não são fundamentais para os seus objetivos estratégicos. Embora seja inteligente monitorizar as suas métricas de negócio relevantes, nem todas as suas métricas são dignas de se tornarem num KPI.
Adotar KPIs mal definidos ou vagos. Colabore com a sua equipa para definir os KPIs com detalhes específicos sobre como serão medidos. Se não o fizer, terá dificuldade em atingir os seus objetivos.
Definição de objetivos de KPI exagerados ou irrealistas. É melhor definir objetivos mais realistas com base em dados históricos, recursos e táticas atuais. Considere a possibilidade de se concentrar num período de tempo específico ou definir objetivos a curto e longo prazo.
Monitorizar KPIs sem responsáveis pelos mesmos. A responsabilização é importante, não apenas para os resultados, mas também para o processo. Cada KPI deve ter uma pessoa responsável pela monitorização, relatórios, análises e ações.
Não tomar medidas em relação aos seus KPIs. Quer esteja a cumprir os seus objetivos ou a afastar-se dos mesmos, os KPIs são ferramentas para ajudar a tomar melhores decisões. Por isso, não monitorize apenas por monitorizar - tome medidas.