Бывают ситуации, когда для просмотра набора данных в Power BI и работы с ним требуется использовать Excel. Это можно сделать с помощью компонента Анализ в Excel, позволяющей получить доступ к функциям сводных таблиц, диаграмм и срезов в Excel для набора данных, имеющегося в Power BI.

Требования

К использованию анализа в Excel предъявляется ряд требований: - Компонент Анализ в Excel поддерживается в Microsoft Excel 2010 с пакетом обновления 1 и более поздних версиях. - Сводные таблицы Excel не поддерживают агрегирование числовых полей перетаскиванием. В наборе данных Power BI должны быть заранее определенные меры. - В некоторых организациях могут действовать правила групповой политики, которые запрещают устанавливать необходимые обновления Анализ в Excel. Если вам не удается их установить, обратитесь к своему администратору.

Принципы работы

При выборе элемента Анализ в Excel в меню многоточия (...), связанного с набором данных или отчетом в Power BI, Power BI создает ODC-файл и скачивает его из браузера на ваш компьютер.

При открытии этого файла в Excel отображается пустая сводная таблица и список Поля со всеми таблицами, полями и мерами из набора данных Power BI. Вы можете создавать сводные таблицы, диаграммы и анализировать набор данных точно так же, как и при использовании любого локального набора данных в Excel.

ODC-файл использует строку подключения MSOLAP для соединения с набором данных в Power BI. При анализе данных или работе с ними Excel отправляет запросы к набору данных Power BI, и результаты возвращаются обратно в Excel. Если набор данных подключен к динамическому источнику с помощью DirectQuery, Power BI отправляет запросы к этому источнику и возвращает результаты в Excel.

Компонент Анализ в Excel очень удобно использовать для работы с наборами данных и отчетами, которые подключаются к табличным или многомерным базам данных в службах Analysis Services либо находятся в файлах Power BI Desktop и книгах Excel с моделями данных, содержащими явные меры, которые были созданы с помощью языка выражений анализа данных (DAX).

Приступая к анализу в Excel

В Power BI щелкните меню многоточия рядом с отчетом или набором данных (... рядом с именем отчета или набора данных) и в появившемся меню выберите Анализ в Excel.

Установка обновлений для Excel

При первом использовании компонента Анализ в Excel потребуется установить обновления для библиотек Excel. Вам будет предложено скачать и запустить обновления Excel (при этом запускается установка пакета установщика Windows SQL_AS_OLEDDB.msi). Этот пакет устанавливает поставщик OLE DB Microsoft AS для сервера SQL Server 2016 RC0 (предварительная версия).

Совет. Не забудьте установить флажок Больше не показывать в диалоговом окне Установка обновлений Excel. Это обновление необходимо установить только один раз.

Если вам снова требуется установить обновления Excel для компонента Анализ в Excel, можно скачать такое обновление с помощью значка скачивания в Power BI, как показано на следующем рисунке.

Вход в Power BI

Даже если вы уже вошли в Power BI в браузере, в первый раз при открытии нового ODC-файла в Excel вам, возможно, потребуется снова войти в эту службу со своей учетной записью Power BI. При это выполняется проверка подлинности соединения из Excel в Power BI.

Пользователи с несколькими учетными записями Power BI

Некоторые пользователи имеют несколько учетных записей Power BI и могут столкнуться с ситуацией, когда они вошли в Power BI с помощью одной учетной записи, но доступ к набору данных, используемому при анализе в Excel, имеет другая учетная запись. В этом случае при попытке доступа к набору данных, используемому в книге анализа в Excel, может возникать ошибка Запрещено или ошибка входа в систему.

При этом вы сможете повторно войти в систему с помощью учетной записи Power BI, имеющей доступ к набору данных, используемому при анализе в Excel. Можно также выбрать элемент Профиль на вкладке ленты Power BI в Excel, который определяет учетную запись, с помощью которой вы вошли в систему, и позволяет выйти из нее (после чего можно воспользоваться нужной учетной записью).

Включение подключений к данным

Чтобы приступить к анализу данных Power BI в Excel, проверьте имя и путь ODC-файла и нажмите кнопку Разрешить.

Анализ

Теперь, когда Excel открыт и отображается пустая сводная таблица, вы можете выполнять для набора данных Power BI любые виды анализа. Как и другие локальные книги, анализа в Excel позволяет создавать сводные таблицы, диаграммы, добавлять данные из других источников и т. п. И конечно же, вы может создавать различные листы для работы с ними в любых представлениях.

Сохранять

Эту книгу, подключенную к набору данных Power BI, можно сохранить так же, как и любую другую. При этом ее нельзя опубликовать или импортировать обратно в Power BI,так как для публикации или импорта данные в книге должны содержаться в таблицах или использовать модель данных. Так как в новой книге есть только подключение к набору данных в Power BI, ее публикация или импорт в Power BI привели бы к возникновению замкнутого цикла.

Совместный доступ

Сохранив книгу, вы можете предоставить доступ к ней другим пользователям Power BI в своей организации.

Когда такой пользователь откроет вашу книгу в первый раз, он увидит в ней сводные таблицы и данные в том состоянии, в каком они были на момент последнего сохранения (то есть они могут быть неактуальны). Чтобы обновить данные до текущей версии, потребуется нажать кнопку Обновить на ленте Данные. А так как книга подключается к набору данных в Power BI, пользователи, пытающиеся обновить книгу, должны будут войти в эту службу и установить обновления для Excel (только в первый раз).

Так как пользователям потребуется обновить набор данных, а обновление внешних подключений в Excel Online не поддерживается, рекомендуется открывать такие книги в классическом приложении Excel на компьютере.