Microsoft Excel является одним из наиболее широко используемых бизнес-приложений. Оно также является одним из наиболее распространенных способов получения данных в Power BI.

Какие типы книг поддерживает Power BI?

Power BI поддерживает импорт данных и подключение к книгам, созданным в Excel 2007 и более поздних версиях. Книги необходимо сохранять в формате XLSX или XLSM с размером не более 1 ГБ. Некоторые функции, описанные в этой статье, доступны только в более поздних версиях Excel.

Книги с диапазонами или с таблицами данных

Если книга содержит простые листы с диапазонами данных, для максимально эффективного получения данных в Power BI необходимо отформатировать эти диапазоны как таблицы. В этом случае при создании отчетов в Power BI вы увидите в области полей таблицы и столбцы с именами, что существенно облегчит визуализацию данных.

Книги с моделями данных

Книги могут содержать модель данных с одной или несколькими таблицами данных, загруженными в нее с помощью связанных таблиц, Power Query (функция "Скачать и преобразовать" в Excel 2016) или Power Pivot. Power BI поддерживает все свойства моделей данных, такие как отношения, меры, иерархии и ключевые показатели эффективности.

Примечание. Книги с моделями данных не могут совместно использоваться на клиентах Power BI. Например, если пользователь входит в Power BI с помощью учетной записи contoso.com, то он не может совместно использовать книгу Excel с пользователем, который входит с помощью учетной записи входа Power BI из woodgrovebank.com.

Книги с подключениями к внешним источникам данных

При использовании Excel для подключения к внешнему источнику данных, когда книга уже загружена в Power BI, можно создавать отчеты и информационные панели на основе данных из подключенного источника данных. Вы также можете настроить запланированное обновление, чтобы автоматически подключаться прямо к источнику данных и получать обновления. Вам больше не потребуется выполнять обновление вручную на ленте "Данные" в Excel. Все визуализации в отчетах и плитки на информационных панелях, основанные на данных из этого источника данных, будут обновляться автоматически. Дополнительные сведения см. в разделе Обновление данных в Power BI.

Книги с листами Power View, сводными таблицами и диаграммами

Отображение или отсутствие отображения листов PowerView, сводных таблиц и диаграмм в Power BI зависит от того, где сохранен файл книги и от выбранного способа его получения в Power BI. Рассмотрим это подробнее ниже.

Типы данных

Power BI поддерживает следующие типы данных: целое число, десятичное число, валюта, дата, истина/ложь, текст. Если пометить данные как относящиеся к определенному типу в Excel, это улучшит эффективность работы Power BI.

Подготовка книги для Power BI

Просмотрите это полезное видео, чтобы узнать больше о подготовке книг Excel для Power BI.

Важно, где сохранен файл книги

Локально. В случае сохранения файла книги на локальный диск на компьютере или в другом расположении в вашей организации вы можете загрузить файл в Power BI. На самом деле файл останется на локальном диске, поэтому файл не импортируется в Power BI целиком. На самом деле создается новый набор данных в Power BI, и в него загружаются данные и модель данных (если она существует) из файла книги. Если книга содержит листы Power View, они будут отображаться на сайте Power BI в области "Отчеты". Excel 2016 также включает функцию публикации (в меню Файл). Функция публикации фактически аналогична получению данных из Power BI (Получить данные > Файлы > Локальный файл), но при этом часто бывает легче обновить набор данных в Power BI, если в книгу регулярно вносятся изменения.

OneDrive — бизнес. Если вы используете хранилище OneDrive для бизнеса и для входа в него используете ту же учетную запись, что и для Power BI, вне всяких сомнений, это самый эффективный способ синхронизировать вашу работу в Excel с набором данных, отчетами и информационными панелями в Power BI. Так как Power BI и OneDrive находятся в облаке, Power BI подключается к вашему файлу книги в OneDrive примерно раз в час. При обнаружении каких-либо изменений ваш набор данных, отчеты и информационные панели в Power BI автоматически обновляются. Так же, как при сохранении книги на локальном диске, можно использовать функцию публикации для немедленного обновления набора данных и отчетов в Power BI. В противном случае Power BI автоматически выполнит синхронизацию, обычно в течение часа.

OneDrive — персональный. Если вы сохраняете файлы книг в свою учетную запись OneDrive, то получите многие преимущества, доступные для OneDrive для бизнеса. Главное отличие — при первом подключении к файлу (щелкнув "Получить данные" > "Файлы" > "OneDrive — персональный") необходимо войти в OneDrive с учетной записью Майкрософт, которая обычно отличается от учетной записи, используемой для входа в Power BI. При входе в OneDrive с учетной записью Майкрософт убедитесь, что установлен флажок "Оставаться в системе". Тогда Power BI сможет примерно раз в час подключаться к вашему файлу книги и синхронизировать его с набором данных и отчетами в Power BI.

Сайты рабочих групп SharePoint. Сохранение файлов Power BI Desktop на сайтах рабочих групп SharePoint очень похоже на сохранение файлов в OneDrive для бизнеса. Главное отличие состоит в подключении к файлу из Power BI. Можно указать URL-адрес или подключаться к корневой папке.

Одна книга Excel — два способа ее использования

Если сохранить файлы книг в OneDrive, вы сможете использовать несколько способов просмотра данных в Power BI.

Импорт данных Excel в Power BI

Если выбрать Импорт, все поддерживаемые данные в таблицах и (или) в модели данных будут импортированы в новый набор данных в Power BI. Если у вас есть листы Power View, они будут созданы повторно в Power BI как отчеты.

Вы можете продолжить редактирование в книге. При сохранении изменений они будут синхронизированы с набором данных в Power BI, обычно в течение часа. Если вам требуется более быстрый результат, можно просто повторно щелкнуть "Опубликовать", и ваши изменения сразу экспортируются. При этом также будут обновлены все визуализации в отчетах и на информационных панелях.

Выберите этот параметр, если для загрузки данных в модель данных вы использовали функцию "Скачать и преобразовать" или Power Pivot, или если ваша книга содержит листы Power View с визуализациями, которые необходимо отображать в Power BI.

В Excel 2016 можно также щелкнуть "Опубликовать" > "Экспорт". Это даст такой же результат. Дополнительные сведения см. в разделе Публикация в Power BI из Excel 2016.

Подключение к данным Excel, а также управление ими и просмотр их в Power BI

Если выбрать Подключить, ваша книга отобразится в Power BI так же, как в Excel Online. При этом у вас будет несколько удобных функций, не доступных в Excel Online, которые помогут вам закрепить элементы из листов прямо на информационных панелях.

Книгу нельзя редактировать в Power BI. Но если необходимо внести какие-либо изменения, нажмите кнопку "Изменить" и отредактируйте книгу в Excel Online или откройте ее в Excel на своем компьютере. Любые внесенные изменения сохраняются в книге в OneDrive.

При выборе этого способа набор данных в Power BI не создается. Книга будет отображаться на панели навигации по рабочей области Power BI в разделе "Отчеты". Подключенные книги обозначены специальным значком Excel.

Выберите этот параметр, только если хотите закрепить на информационных панелях какие-либо данные с листов, диапазоны, сводные таблицы или диаграммы.

В Excel 2016 можно также щелкнуть "Опубликовать" > "Отправить". Это даст такой же результат. Дополнительные сведения см. в разделе Публикация в Power BI из Excel 2016.

Импорт или подключение к книге Excel из Power BI

  1. В Power BI на панели навигации щелкните Получить данные.

  2. В разделе "Файлы" щелкните Получить.

  3. Найдите свой файл.

  4. Если файл книги находится в OneDrive или на сайтах рабочих групп SharePoint, выберите Импорт или Подключить.

Локальные книги Excel

Можно также использовать локальный файл Excel и загрузить его в Power BI. Просто выберите Локальный файл в предыдущем меню, а затем перейдите в расположение, где сохранены нужные книги Excel.

Выбрав книгу, отправьте файл в Power BI.

После загрузки книги вы получаете уведомление о ее готовности.

Когда книга будет готова к использованию, ее можно найти в разделе Отчеты Power BI.

Публикация из Excel 2016 на сайт Power BI

Функция Публикация в Power BI в Excel 2016 позволяет выполнить импорт или подключиться к файлу так же, как с помощью функции получения данных в Power BI. Не будем сейчас углубляться в подробности, но дополнительные сведения доступны в разделе Публикация в Power BI из Excel 2016.

Что делать дальше?

Изучите данные. После передачи данных и отчетов из файла в Power BI пришло время для их изучения. Просто щелкните правой кнопкой мыши новый набор данных и выберите команду "Просмотреть". Если при выполнении шага 4 вы выбрали подключение к файлу книги в OneDrive, ваша книга отобразится в отчетах. Если щелкнуть ее, она откроется в Power BI так же, как если бы она была в Excel Online.

Установите расписание обновлений. Если файл книги Excel подключается к внешним источникам данных или был импортирован с локального диска, можно установить расписание обновлений, чтобы гарантировать актуальность набора данных или отчета. В большинстве случаев настроить расписание обновлений довольно просто, но подробное описание этой функции выходит за рамки данной статьи. Дополнительные сведения см. в разделе Обновление данных в Power BI.

Устранение неполадок

Файл книги имеет слишком большой размер? Ознакомьтесь с разделом Уменьшение размера книги Excel для ее просмотра в Power BI.

В настоящее время при выполнении импорта служба Power BI импортирует только данные, которые входят в именованную таблицу или модель данных. В результате, если книга не содержит именованные таблицы, листы Power View или модели данных Excel, может отображаться следующая ошибка: "Не удалось найти данные в книге Excel". Эта статья объясняет, как можно исправить книгу и повторно импортировать ее.

См. также:

Публикация в Power BI из Excel 2016

Издатель Power BI для Excel

Обновление данных в Power BI