Ваш руководитель требует отчет по последним результатам продаж и ваши впечатления о последней кампании к концу дня. При этом последние данные хранятся в различных сторонних системах и в файлах на вашем ноутбуке. Раньше создание визуальных элементов и форматирование отчета занимало несколько часов. Вы начинаете нервничать.

Не волнуйтесь. В Power BI превосходный отчет можно создать практически мгновенно.

В этом примере мы загрузим в систему файл Excel, создадим новый ответ и предоставим к нему доступ коллегам — и все это в Power BI.

Подготовка данных

Для примера возьмем простой файл Excel. Прежде чем отправлять файл Excel в Power BI, необходимо упорядочить данные в виде таблицы с одноуровневой адресацией. Это значит, что каждый столбец содержит данные одного типа: текст, даты, цифры, валюты и т. д. Таблица должна содержать строку заголовков, но не должна включать столбец или строку с итогами.

Теперь отформатируем данные в виде таблицы. В группе "Стили" на вкладке "Главная" в Excel выберите Форматирование таблицы. Выберите стиль таблицы, который нужно применить к листу. Теперь лист Excel готов к отправке в Power BI.

Отправка файла Excel в Power BI

Power BI подключается к нескольким источникам данных, включая файлы Excel на вашем компьютере. Чтобы начать работу, войдите в Power BI. Если вы еще не зарегистрировались, это можно сделать бесплатно.

Создайте новую панель мониторинга. В левой области навигации рядом с пунктом Панели мониторингащелкните символ плюс. Введите название для новой панели мониторинга.

В нижней части левой области навигации выберите пункт Получить данные. В разделе "Импорт или подключение к данным" на странице "Получение данных" выберите в поле "Файлы" параметр Получить.

На странице "Файлы" выберите Локальный файл. Перейдите к файлу книги Excel на компьютере и выберите его для отправки в Power BI.

ПРИМЕЧАНИЕ. Далее в этом учебном руководстве описана работа с книгой, содержащей образец финансовых данных.

Создание отчета

После того как книга Excel будет отправлена в Power BI, приступайте к созданию отчета. В разделе Наборы данных в левой области навигации выберите импортированный вами набор данных. Power BI отобразит холст отчета. Справа находятся панели "Визуализации" и "Поля".

Данные из таблицы Excel отображаются на панели "Поля". Заголовки столбцов перечисляются под названием таблицы как отдельные поля.

Теперь можно приступать к созданию визуализации. Ваш руководитель хочет увидеть прибыли за определенный период. Перетащите поле Прибыль с панели "Поля" на холст отчета. По умолчанию в Power BI отображается линейчатая диаграмма. Затем перетащите на холст отчета поле Даты . Power BI обновит линейчатую диаграмму и покажет прибыль по датам.

СОВЕТ. Если диаграмма выглядит не так, как вы ожидали, проверьте агрегированные значения. Например, в области Значение щелкните правой кнопкой мыши только что добавленное поле и убедитесь, что вычисление данных выполняется надлежащим образом. В нашем примере используется суммирование.

Ваш руководитель хочет знать, какие страны оказались наиболее прибыльными. Произведите на него впечатление, добавив визуализацию карты. Выберите пустую область на холсте и перетащите поля Страна и Прибыль с панели "Поля". Power BI создаст визуализацию карты с пузырьками, представляющими относительную прибыль в каждом регионе.

А что насчет визуального представления продаж по продуктам и сегментам рынка? Это легко. На панели "Поля" установите флажки рядом с полями "Продажи", "Продукт" и "Сегмент". Power BI мгновенно создаст линейчатую диаграмму. Измените тип диаграммы, выбрав один из значков в меню "Визуализации". Например, вы можете преобразовать ее в линейчатую диаграмму с накоплением. Чтобы отсортировать данные на диаграмме, щелкните многоточие (...) и выберите Сортировка.

Закрепите все визуальные элементы на панели мониторинга. Теперь их можно сделать доступными для коллег.

Предоставление доступа к панели мониторинга

Допустим, вы хотите предоставить доступ к панели мониторинга своему руководителю Павлу. Доступ к панели мониторинга и соответствующему отчету можно предоставить коллегам, у которых есть учетная запись Power BI. Они смогут работать с отчетом, но не смогут сохранять изменения в нем.

Чтобы предоставить доступ к отчету, в верхней части панели мониторинга выберите элемент Поделиться.

В Power BI откроется страница "Общий доступ к панели мониторинга". В верхнее поле введите адреса электронной почты получателей. В нижнее поле добавьте сообщение. Чтобы разрешить получателям предоставлять общий доступ к панели мониторинга другим пользователям, установите флажок Разрешить получателям предоставлять доступ к этой панели мониторинга. Выберите Общий доступ.

См. также: