Руководство. Из книги Excel в отчет Power BI в Microsoft Teams

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Служба Power BI Power BI Desktop

Ваш менеджер хочет увидеть отчет о последних продажах и прибыли к концу дня. Однако последние данные в файлах на ноутбуке. В прошлом, потребовалось несколько часов, чтобы создать отчет, и вы начинаете чувствовать беспокойство.

Нет проблем! С помощью Power BI вы можете создать потрясающий отчет и поделиться им в Microsoft Teams без времени!

Screenshot of the finished Financial Sample report.

В этом руководстве мы отправим файл Excel, создадим новый отчет и делимся им с коллегами в Microsoft Teams. Вы изучите следующие темы:

  • Подготовка данных в Excel.
  • Скачайте демонстрационные данные.
  • Создайте отчет в служба Power BI.
  • Закрепление визуальных элементов отчета на панели мониторинга.
  • Поделитесь ссылкой на панель мониторинга.
  • Предоставление общего доступа к панели мониторинга в Microsoft Teams

Необходимые компоненты

Подготовка данных в Excel

Давайте рассмотрим файл Excel в качестве примера.

  1. Прежде чем загрузить файл Excel в Power BI, необходимо упорядочить данные в неструктурированных таблицах. В плоской таблице каждый столбец содержит один и тот же тип данных; например, текст, дата, число или валюта. В таблице должна быть строка заголовка, но столбцы или строки, отображающие итоги.

    Screenshot of the data organized in Excel.

  2. Затем отформатируйте данные в виде таблицы. В Excel на вкладке "Главная" в группе "Стили" выберите "Формат в виде таблицы".

  3. Выберите стиль таблицы для применения к листу.

    Лист Excel теперь готов к загрузке в Power BI.

    Screenshot of the data formatted as a table.

Отправка файла Excel в служба Power BI

Служба Power BI подключается ко многим источникам данных, включая файлы Excel, которые живут на компьютере.

  1. Чтобы приступить к работе, войдите в служба Power BI. Если вы еще не зарегистрировались, это можно сделать бесплатно.

  2. В моей рабочей области выберите "Отправить>файл".

    Screenshot of My workspace, highlighting the New dropdown menu and the Upload a file option.

  3. Выберите Excel>Обзор этого устройства и перейдите к месту сохранения файла Excel финансового образца. Щелкните Открыть.

    Теперь у вас есть семантическая модель финансового образца. Power BI также автоматически создал пустую панель мониторинга. Если панель мониторинга не отображается, обновите браузер.

    Screenshot of My Workspace, highlighting the Financial Sample semantic model.

  4. Вы хотите создать отчет. Пока еще в моей рабочей области, выберите новый>отчет.

    Screenshot of My workspace, highlighting the New dropdown menu and the Report option.

  5. Выберите "Выбрать опубликованную семантику модели". Затем в диалоговом окне "Центр данных" выберите отчет автоматического создания семантической модели >финансового образца.

    Screenshot of the Data hub dialog box, highlighting the Financial Sample semantic model.

Создание отчетов

Отчет открывается в режиме редактирования и отображает пустой холст отчета. Справа находятся области "Визуализации", "Фильтры" и "Поля ". Данные таблицы книги Excel отображаются на панели Поля. В верхней части — это имя таблицы, финансовые показатели. Здесь Power BI выводит заголовки столбцов в виде отдельных полей.

Обратите внимание на символы Sigma в списке полей? Power BI обнаружила, что эти поля являются числовыми. Power BI также обнаруживает географические поля и отображает символ глобуса.

Screenshot of the Fields pane, highlighting Excel entries.

  1. Чтобы получить больше места для холста отчета, выберите "Скрыть панель навигации" и сведите к минимуму область "Фильтры".

    Screenshot of the navigation pane, highlighting the Hide the navigation pane icon.

  2. Теперь можно приступить к созданию визуализаций. Предположим, ваш менеджер хочет увидеть прибыль с течением времени. В области "Поля" перетащите прибыль на холст отчета.

    По умолчанию Power BI отображает гистограмму с одним столбцом.

    Screenshot of a column chart with one column.

  3. Перетащите дату на холст отчета.

    Power BI обновляет столбец диаграммы, чтобы показать прибыль по дате.

    Screenshot of a column chart in report editor.

    Декабрь 2014 года был самым прибыльным месяцем.

    Совет

    Если значения диаграммы не выглядят должным образом, проверка агрегирования. Например, в поле "Значения" выберите поле "Прибыль ", которое вы только что добавили, и убедитесь, что данные агрегируются так, как вы хотите. В этом примере мы используем Sum.

Создание карты

Ваш менеджер хочет знать, какие страны или регионы являются наиболее прибыльными. Впечатлите руководителя визуализацией карты.

  1. Выберите пустую область на холсте отчета.

  2. В области "Поля" перетащите поле "Страна" на холст отчета, а затем перетащите поле "Прибыль" на карту.

    Power BI создает визуальный элемент карты с пузырьками, представляющими относительную прибыль каждого расположения.

    Screenshot of map visual in report editor.

    Вы можете увидеть, что европейские регионы превосходят Северная Америка n регионов.

Создание визуального элемента с отображением продаж

Как отобразить визуальный элемент, показывающий продажи по продукту и сегменту рынка? Это легко.

  1. Выберите пустой холст.

  2. В области "Поля" выберите поля "Продажи", "Продукт" и "Сегмент".

    Power BI создает кластеризованную гистограмму.

  3. Измените тип диаграммы, выбрав один из значков в меню "Визуализации ". Например, измените его на гистограмму с накоплением.

    Screenshot of a Stacked column chart in the report editor.

  4. Чтобы отсортировать диаграмму, выберите "Дополнительные параметры " (...) >Сортировка по.

Елку вверх визуальные элементы

Внесите следующие изменения на вкладке "Формат " на панели "Визуализации".

Screenshot of the Format tab in the Visualizations pane.

  1. Выберите гистограмму "Прибыль по дате". В разделе "Заголовок" измените размер текста на 16 pt. Переключите тень на вкл.

  2. Выберите диаграмму " Продажи по продуктам и сегментам " с накоплением. В разделе "Заголовок" измените размер текста заголовка на 16 pt. Переключите тень на вкл.

  3. Выберите карту "Прибыль по стране". В разделе "Стили карты" измените тему на "Серый". В разделе "Заголовок" измените размер текста заголовка на 16 pt. Переключите тень на вкл.

Закрепить на панели мониторинга

Вы можете закрепить все визуальные элементы на пустой панели мониторинга, созданной Power BI по умолчанию.

  1. Наведите указатель мыши на визуальный элемент и выберите " Закрепить визуальный элемент".

    Screenshot of a visual, highlighting the Pin visual icon.

  2. Перед закреплением визуального элемента на панели мониторинга необходимо сохранить отчет. Присвойте отчету имя и нажмите кнопку "Сохранить".

  3. Закрепление каждого визуального элемента на панели мониторинга, созданной Power BI, Financial Sample.xlsx.

  4. При закреплении последнего визуального элемента выберите "Перейти к панели мониторинга".

  5. Power BI автоматически добавила на панель мониторинга плитку Financial Sample.xlsx. Выбор дополнительных параметров (...)>Удаление плитки.

    Screenshot of More options for a tile.

  6. Измените порядок и измените размер плиток любым способом.

Панель мониторинга и отчет готовы.

Теперь пришло время поделиться панелью мониторинга с менеджером. Вы можете поделиться панелью мониторинга и базовым отчетом с любым коллегой, у которого есть учетная запись Power BI. Они могут взаимодействовать с отчетом, но они не могут сохранять изменения. Если это разрешено, они могут повторно использовать другие пользователи или создавать новый отчет на основе базовой семантической модели.

  1. Чтобы предоставить общий доступ к отчету, в верхней части панели мониторинга выберите "Поделиться".

    Screenshot of My workspace, highlighting the Share icon.

  2. На экране панели мониторинга "Общий доступ" введите адреса электронной почты получателей в поле "Введите имя или адреса электронной почты" и добавьте необязательное сообщение.

  3. Выберите параметр отправки уведомления по электронной почте. Выберите любые другие параметры, которые вы хотите:

    • Разрешить получателям предоставлять общий доступ к этой панели мониторинга
    • Разрешить получателям создавать содержимое с данными, связанными с этой панелью мониторинга

    Screenshot of the Share dashboard pane, with all options selected.

  4. Выберите Предоставить доступ.

Предоставление общего доступа в Microsoft Teams

Вы также можете предоставлять общий доступ к отчетам и панелям мониторинга своим коллегам в Microsoft Teams.

  1. Чтобы предоставить общий доступ в Teams, в верхней части панели мониторинга выберите "Чат" в Teams.

    Screenshot of My workspace, highlighting the Chat in Teams option.

  2. В Power BI отображается диалоговое окно "Общий доступ к Teams ". Введите имя пользователя, группы или канала и выберите "Общий доступ".

    Screenshot of the Share to Teams dialog box.

  3. Ссылка отображается в записи для этого человека, группы или канала.

    Screenshot of an example post in Microsoft Teams.

Есть еще вопросы? Попробуйте Сообщество Power BI.