Теперь получать актуальные версии важных отчетов стало проще, чем когда-либо. Подпишитесь на страницы наиболее важных отчетов, и Power BI будет отправлять вам моментальные снимки нужной страницы по электронной почте. Вы можете указать, с какой частотой это нужно делать: ежедневно, еженедельно или никогда.

Посмотрите видео, где Сируи настраивает подписку по электронной почте. Затем сделайте то же самое, выполнив пошаговые инструкции, приведенные под видео.

Требования

Создание подписок — это одна из функций Power BI Pro.

Подписка на страницу отчета

  1. Откройте отчет в режиме чтения.

  2. В верхней строке меню выберите Подписаться.

  3. За один раз можно подписаться на одну страницу отчета. В раскрывающемся списке выберите конкретную страницу отчета.

    Продолжайте добавлять страницы отчета.

  4. Чтобы включить или отключить подписку для каждой страницы, используйте ползунок желтого цвета. Установив ползунок в положение "Выкл.", вы не удалите подписку. Для удаления подписки выберите значок корзины.

  5. Чтобы сохранить подписку, щелкните Сохранить и закрыть. Когда отчет будет обновлен, вы получите по электронной почте моментальный снимок каждой его страницы. В дни, когда отчет не обновляется, вы не будете получать моментальные снимки по электронной почте. Если отчет обновляется несколько раз в день, вы получите по электронной почте только тот моментальный снимок, который создан после первого обновления.

Подсказка.

Хотите получить сообщение электронной почты прямо сейчас? Активируйте отправку сообщения, открыв набор данных и выбрав команду Обновить сейчас. Если у вас нет разрешений на изменение набора данных, попросите пользователя с соответствующими правами сделать это для вас.

Как настроить расписание отправки сообщений электронной почты

В следующей таблице представлена периодичность отправки сообщений электронной почты. Все зависит от расположения набора данных, на основе которого создается отчет (DirectQuery, Live Connect, импорт в Power BI или файл Excel в OneDrive или SharePoint Online), а также доступных и выбранных параметров подписки (ежедневное или еженедельное обновление либо его отсутствие).

DirectQuery Live Connect Запланированное обновление (импорт) Файл Excel в OneDrive или SharePoint Online
С какой частотой обновляется отчет? Каждые 15 минут Power BI выполняет проверку каждые 15 минут. Если набор данных изменился, отчет обновляется. Обновление может быть ежедневным или еженедельным либо не выполняться вообще. Ежедневное обновление может выполняться до 8 раз в сутки. Еженедельное обновление — это по сути создаваемое пользователем расписание обновления с частотой от одного раза в неделю до одного раза в день. Каждый час
Какую частоту может указать пользователь для подписки на рассылку по электронной почте? Варианты: ежедневно или еженедельно Без вариантов: если отчет обновляется, пользователю отправляется сообщение электронной почты, но не чаще одного раза в день. Без вариантов: если отчет обновляется (даже без видимых изменений), пользователю отправляется сообщение электронной почты, но не более одного раза в день. Без вариантов: если набор данных обновляется, пользователю отправляется сообщение электронной почты, но не чаще одного раза в день.

Управление подписками

Открыть экран для управления подписками можно двумя способами. Первый способ: в диалоговом окне Оформление подписки на рассылку по электронной почте можно выбрать параметр Управление всеми подписками (см. шаг 3 выше). Второй способ: в верхней строке меню щелкните значок шестеренки Power BI и выберите Параметры.

Перечень отображаемых подписок зависит от того, какая рабочая область сейчас активна. Чтобы отобразить сразу все подписки для всех рабочих областей, активируйте параметр Моя рабочая область. Чтобы разобраться в том, что такое рабочие области, см. сведения о рабочих областях в Power BI.

Ограничения

  • Сейчас подписка на отчеты, создаваемые пакетами содержимого, недоступна. Однако существует обходной путь: создайте копию отчета и добавьте подписки на этот отчет.

  • Настроив для наборов данных динамического подключения подписку на рассылку по электронной почте, вы будете получать сообщения электронной почты только при изменении данных. Следовательно, если обновление выполнено без изменения данных, Power BI не будет отправлять вам сообщение электронной почты.

  • Подписки на рассылку по электронной почте не поддерживают пользовательские визуальные элементы — они не будут отображаться в сообщениях.

  • Подписки на рассылку по электронной почте обрабатываются с учетом состояний среза и стандартного фильтра отчета. Любые изменения стандартных значений, внесенные до оформления подписки, не будут отображаться в сообщениях электронной почты.

Появились дополнительные вопросы? Ответы на них см. в сообществе Power BI.