En leende person står och håller i en surfplatta

Tips på hur du kan använda BI-verktyg

Och hur de underlättar för din organisation.

Få ut mesta möjliga av BI-verktyg och -instrumentpaneler

Med data från din verksamhet kan du staka ut riktningen för ditt företag och öka lönsamheten. Men utan lämplig programvara som kan identifiera mönster kanske du inte kan dra full nytta av den information du har samlat in. Du kanske till och med missar viktiga affärsmöjligheter och olika sätt att optimera intäkterna.

Med BI-verktyg och -instrumentpaneler kan du ändra på detta. Med den här tekniken kan du effektivt lagra, automatisera, analysera, rapportera och få insikter från dina affärsdata samt förutse framtida affärsresultat. Genom att använda BI-verktyg och -instrumentpaneler får du ett bättre grepp om dina data, och du kan fatta bättre och mer välgrundade och trygga beslut om företagets verksamhet, framtida strategier och verksamhet.

Varför organisationer använder BI-verktyg

Såväl stora som små organisationer inom alla typer av branscher använder BI-verktyg och -instrumentpaneler av olika skäl. Nedan beskrivs några av de vanligaste fördelarna som företag får med denna teknik:

  • Samla in data mer effektivt. Genom att använda BI-verktyg kan du fokusera på att få verksamheten att växa i stället för att bara driva den. Om företaget slipper att manuellt mata in data kan man spara tid, minska antalet mänskliga fel och frigöra tid för medarbetarna så att de kan ägna sig åt viktigare uppgifter.
  • Förbättra rapporteringen. BI-verktyg använder automatisering och AI så att det blir snabbare, enklare och mer korrekt att rapportera och skaffa insikter från data. Med BI-verktyg och -instrumentpaneler kan du dessutom skapa tilltalande och anpassade rapporter som innehåller diagram, grafer, pivottabeller och andra visuella representationer.
  • Effektivisera dataanalysen. I stället för att fördjupa sig i en massa papper eller anlita en extern firma för att göra data begripliga, kan du snabbt analysera dina data på det sätt som passar bäst för dig med hjälp av instrumentpaneler med självbetjäning. Du kan till och med använda vanligt språk för att ställa dina affärsfrågor och få snabba och AI-genererade svar.
  • Se hur bra du säljer. Du har tillgång till alla data om dina internationella försäljningsrepresentanter, externa försäljningspartner och produkter från en enda instrumentpanel – och du kan använda BI för att identifiera vilka som presterar bäst respektive sämst samt berömma, utbilda eller justera försäljningstaktiken utifrån detta. Du kan också spåra kunddemografi och utnyttja det du kommer fram till i dina marknadsföringsinsatser.
  • Öka intäkterna genom att identifiera affärsmöjligheter. Genom att snabbare ha tillgång till mer exakta data kan du snabbt och säkert identifiera marknadstrender, ta reda på hur du kan öka dina intäkter och även förutse vilka affärer du kommer ta hem på marknaden.
  • Optimera verksamhetens utgifter. Med BI-verktyg kan du enklare övervaka driftkostnaderna med hjälp av alla relevanta data som du har tillgång till från en enda instrumentpanel. Med dessa kan du också snabbt identifiera var du kan kapa kostnaderna, till exempel om du har för mycket i lager eller utrustning eller prenumerationer du inte använder.
  • Samla in och analysera feedback från kunder. Med BI-verktyg blir det enkelt att ta reda på vad kunderna verkligen anser om dina produkter, tjänster eller ditt varumärke. Detta är användbar information för dina affärsbeslut.
  • Stärka företagskulturen. Undersök vad dina medarbetare anser om organisationen, dess produkter, arbetsflöden och företagskulturen. Använd sedan den här informationen för att förbättra verksamheten, produkterna och göra medarbetarna nöjdare.
  • Stärka varumärket online. Många BI-verktyg omfattar funktioner för sociala medier så att du kan kommunicera med leads, kunder och influerare från verktyget. Du kan också använda BI-verktyg för att förstå hur kundbasen använder sociala medier, så att du kan förstärka din strategi för sociala medier.
  • Prognostisera framtida värden. Genom att använda inbyggda AI-funktioner kan BI-verktygen utnyttja historiska och aktuella data så att du kan förutse viktiga värden som kundkonverteringsgrad, produktförsäljning och intäkter. Med hjälp av denna kunskap kan du fatta mer relevanta affärsbeslut, oavsett om det handlar om beställning av lager, budgetering för nyanställda eller planera kommande marknadsföringskampanjer.

Vanliga användningsområden för BI-verktyg

Du kan använda BI-verktyg på en mängd olika sätt för att driva och skapa tillväxt i verksamheten. Följande är några av de vanligaste användningsområdena:

  • Datainsamling. Med inbyggda funktioner som onlineundersökningar och enkäter kan du snabbt samla in data från dina kunder, medarbetare, affärspartner och andra intressenter.
  • Datautvinning. Hitta försäljnings-, intäkts- och kundmönster i dina datauppsättningar med hjälp av BI, maskininlärning och statistik.
  • Frågor. Använd BI-instrumentpaneler med självbetjäning om du vill få svar på specifika frågor, som Vilken av våra produkter genererar mest intäkter? och Hur får kunderna höra talas om oss?
  • Jämförande analys. Anpassa dina datainstrumentpaneler om du vill spåra resultatet under en viss tidsperiod gentemot dina mål eller mätvärden.
  • Analyser. Hitta trender och mönster i dina data och förstå varför detta händer och hur du kan upprepa dem eller göra förbättringar.
  • Datavisualisering. Skapa visuella representationer av dina resultat som är lätta för andra att ta till sig med hjälp av diagram, grafer och kartor – oavsett vilka tekniska färdigheter du har.
  • Rapportering. Paketera dina resultat i lättbegripliga format och dela dem med kollegor, ledare och rådgivare som kan använda dem för att fatta välgrundade beslut.

Ge medarbetarna åtkomst till BI-verktygen

Du behöver inte vara ett IT-proffs eller affärsanalytiker för att snabbt kunna skapa insiktsfulla och personanpassade rapporter och visuella tolkningar av data. Med användarvänliga BI-verktyg med självbetjäning och datainstrumentpaneler kan personer i hela organisationen på ett enkelt sätt modellera, tolka och samarbeta med rapporter, och fatta beslut som bygger på dina data.

Så här gör du:

  • Välj ett BI-verktyg som har stöd för självbetjäning. När du ska köpa ett BI-verktyg ska du välja ett som är intuitivt för icke tekniska användare, har stöd för självbetjäning, förenklar datavisualiseringen och erbjuder AI-baserad automatisering. Om du är osäker på hur din organisations olika team ska använda BI – fråga dem. Med den informationen blir det enklare att välja vilket verktyg du ska köpa och hur du ska konfigurera det.
  • Se till att BI-verktyget uppmuntrar till samarbete. Välj ett BI-verktyg som gör det enkelt för användarna att samarbeta med varandra genom att dela, redigera och på annat sätt samarbeta med rapporter. Ett bra BI-verktyg automatiserar också aviseringar till deltagarna om vilka redigeringar som görs av deras rapporter, oväntade ändringar av data och schemalägger rapporterna regelbundet.
  • Ge medarbetarna åtkomst. BI-verktyg – och de insikter i realtid som de genererar – är inte bara till för ledningen. Om fler personer i organisationen kan använda BI-verktygen kan de arbeta effektivare och fatta mer välgrundade beslut. Detta ökar inte bara medarbetarnas produktivitet och stärker arbetsmoralen (och minskar arbetsbelastningen på ledningen), det kan också förbättra det ekonomiska resultatet.
  • Erbjud lämplig utbildning. Personalen kommer att behöva löpande support och utbildning på BI-verktygen och dess funktioner. Se till att den kundsupport som erbjuds av den lösningsleverantör du väljer uppfyller organisationens behov, och att leverantören är beredd att erbjuda kompletterande utbildning om sådan har avtalats. BI-lösningar med robusta användarforum, bloggar och annan communitysupport kan vara till stor hjälp för dina egna användare.
  • Följ upp hur personalen använder BI. Ditt IT-team måste fortfarande engagera sig i företagets användning av BI-verktygen. Genom att övervaka vilka medarbetare som använder verktygen, vilka datakällor de utnyttjar och hur de använder verktygen kan IT-personalen följa upp och justera olika aspekter av BI-lösningen som kanske måste förbättras.

Spåra meningsfulla data

Med BI-verktyg kan du verkligen förändra hur ditt företag analyserar historiska och aktuella data samt förutser framtiden. Men utan en gedigen plan för hur man ska samla in och tolka dessa data, kan inte ens de bästa BI-verktygen hjälpa din organisation att utvinna de data som behövs för att skapa insikter som kan ligga till grund för välgrundade beslut.

Så här kan du se till att alla försäljnings-, marknadsförings-, kund-, ekonomi- och andra affärsdata du samlar in blir så meningsfulla som möjligt:

  • Se till att BI-verktygen fungerar tillsammans med de data du vill spåra. Innan du köper ett BI-verktyg ska du ta reda på om det är lätt att ansluta till dina befintliga system, om det kan standardisera data som hämtas från olika datakällor och erbjuder den säkerhetsnivå du behöver.
  • Använd KPI:er som kan ligga till grund för affärsbeslut. Skapa realistiska, databaserade KPI:er för att mäta hur effektiva dina affärsinsatser och strategier är. Utifrån vad du fått reda på från förra årets data kan du till exempel konfigurera en KPI för att öka nettovinsten med 10 procent under innevarande år.
  • Involvera viktiga intressenter. Nå ut till fler, på olika avdelningar. Ditt försäljningsteam har förmodligen viktiga synpunkter på hur man bör spåra och rapportera de produkter som säljer bäst under ett kvartal, så involvera dem när du konfigurerar KPI:er och distribuerar rapporter.
  • Beskriv målen med dina projekt. Tänk noga över projektets tidslinje och milstolpar. Beskriv vilka steg som måste utföras under projektets alla faser, och vilket resultat som förväntas för vart och ett samt hur ett lyckat projekt bör läggas upp.

Basera dina beslut på data med BI-verktyg från Microsoft

Hitta snabbt insikter från dina data så att du kan fatta bättre affärsbeslut med Business Intelligence-verktyg från Power BI. Hitta och välj rätt BI-verktyg för dina behov, anpassa datainstrumentpaneler för att följa upp resultatet och skapa omfattande, visuella analysrapporter med datavisualiseringsverktyg.

Vanliga frågor och svar

Vilka är de bästa tipsen för hur man använder BI-verktyg (BI)?

Med BI-verktyg kan du lagra, automatisera, analysera, rapportera och få insikter från dina affärsdata samt förutse framtida mätvärden. Med dessa verktyg kan du extrapolera viktiga insikter från din försäljning, marknadsföring, ekonomi, dina kunder och andra data, som du sedan kan använda för att fatta bättre och mer välgrundade beslut om företagets verksamhet och strategier.

Vilka riktiga tillämpningsområden finns det för BI-verktyg?

BI-verktyg använder AI och maskininlärning (ML) för att hjälpa dig driva och expandera verksamheten på flera sätt:

  • Samlar in data med inbyggda funktioner som undersökningar och enkäter.
  • Utvinner data från kundbeteenden för att skapa mönster och förutsägelser.
  • Använder självbetjäningsbaserade instrumentpaneler för att fokusera och undersöka specifika frågor.
  • Spårar resultat över tid med hjälp av KPI:er och anpassade datainstrumentpaneler.
  • Analyserar dina data för att identifiera trender och som kan ligga till grund för agila och välgrundade beslut.
  • Omvandlar rådatapunkter till kartor, diagram och grafer med datavisualiseringar.
  • Skapar rapporter över dina resultat som du kan dela med kollegor och viktiga intressenter.

Hur kan du spåra data med BI-verktyg?

Ett av de bästa sätten att spåra data med BI-verktyg är att skapa KPI:er på instrumentpanelen, som du använder för att mäta hur bra dina affärsbeslut, kampanjer och strategier är. Du kan till exempel konfigurera en KPI för att driva 25 procent mer trafik till din webbplats innevarande år. Se till att involvera viktiga intressenter när du konfigurerar instrumentpanelens mätvärden.

Hur används BI-verktyg hos olika organisationer?

BI-verktyg gör det enklare för medarbetarna inom olika organisationer – även för personer utan större tekniska kunskaper – att visa, analysera, förstå, dela och samarbeta med data. Organisationer använder ofta BI-verktyg för att automatisera datarapportering, spåra försäljningsintäkter, identifiera nya affärsmöjligheter, optimera driftkostnader, identifiera verksamhetsproblem som måste åtgärdas, samla in data om kundpreferenser och analysera kunddemografi, för att nämna några få områden.

Bör medarbetarna ha tillgång till BI-verktygen?

Ja. Att ge personer på alla nivåer i en organisation tillgång till BI-verktyg är helt enkelt en bra affär. Med självbetjäningsbaserade BI-verktyg och instrumentpaneler kan även de minst tekniska medarbetarna arbeta med datamodellering, rapportering och analyser. Genom att ge medarbetare tillgång till BI-verktyg får de insikter i realtid som de kan använda för att arbeta mer produktivt och fatta mer välgrundade beslut om sina projekt.