Tips på hur du kan använda BI-verktyg

Få ut mesta möjliga av BI-verktyg och -instrumentpaneler

Med data från din verksamhet kan du staka ut riktningen för ditt företag och öka lönsamheten. Men utan lämplig programvara som kan identifiera mönster kanske du inte kan dra full nytta av den information du har samlat in. Du kanske till och med missar viktiga affärsmöjligheter och olika sätt att optimera intäkterna.

Med BI-verktyg och -instrumentpaneler kan du ändra på detta. Med den här tekniken kan du effektivt lagra, automatisera, analysera, rapportera och få insikter från dina affärsdata samt förutse framtida affärsresultat. Genom att använda BI-verktyg och -instrumentpaneler får du ett bättre grepp om dina data, och du kan fatta bättre och mer välgrundade och trygga beslut om företagets verksamhet, framtida strategier och verksamhet.

Varför organisationer använder BI-verktyg

Såväl stora som små organisationer inom alla typer av branscher använder BI-verktyg och -instrumentpaneler av olika skäl. Nedan beskrivs några av de vanligaste fördelarna som företag får med denna teknik:

• Samla in data mer effektivt. Genom att använda BI-verktyg kan du fokusera på att få verksamheten att växa i stället för att bara driva den. Om företaget slipper att manuellt mata in data kan man spara tid, minska antalet mänskliga fel och frigöra tid för medarbetarna så att de kan ägna sig åt viktigare uppgifter.
• Förbättra rapporteringen. BI-verktyg använder automatisering och AI så att det blir snabbare, enklare och mer korrekt att rapportera och skaffa insikter från data. Med BI-verktyg och -instrumentpaneler kan du dessutom skapa tilltalande och anpassade rapporter som innehåller diagram, grafer, pivottabeller och andra visuella representationer.
• Effektivisera dataanalysen. I stället för att fördjupa sig i en massa papper eller anlita en extern firma för att göra data begripliga, kan du snabbt analysera dina data på det sätt som passar bäst för dig med hjälp av instrumentpaneler med självbetjäning. Du kan till och med använda vanligt språk för att ställa dina affärsfrågor och få snabba och AI-genererade svar.
• Se hur bra du säljer. Du har tillgång till alla data om dina internationella försäljningsrepresentanter, externa försäljningspartner och produkter från en enda instrumentpanel – och du kan använda BI för att identifiera vilka som presterar bäst respektive sämst samt berömma, utbilda eller justera försäljningstaktiken utifrån detta. Du kan också spåra kunddemografi och utnyttja det du kommer fram till i dina marknadsföringsinsatser.
• Öka intäkterna genom att identifiera affärsmöjligheter. Genom att snabbare ha tillgång till mer exakta data kan du snabbt och säkert identifiera marknadstrender, ta reda på hur du kan öka dina intäkter och även förutse vilka affärer du kommer ta hem på marknaden.
• Optimera verksamhetens utgifter. Med BI-verktyg kan du enklare övervaka driftkostnaderna med hjälp av alla relevanta data som du har tillgång till från en enda instrumentpanel. Med dessa kan du också snabbt identifiera var du kan kapa kostnaderna, till exempel om du har för mycket i lager eller utrustning eller prenumerationer du inte använder.
• Samla in och analysera feedback från kunder. Med BI-verktyg blir det enkelt att ta reda på vad kunderna verkligen anser om dina produkter, tjänster eller ditt varumärke. Detta är användbar information för dina affärsbeslut.
• Stärka företagskulturen. Undersök vad dina medarbetare anser om organisationen, dess produkter, arbetsflöden och företagskulturen. Använd sedan den här informationen för att förbättra verksamheten, produkterna och göra medarbetarna nöjdare.
• Stärka varumärket online. Många BI-verktyg omfattar funktioner för sociala medier så att du kan kommunicera med leads, kunder och influerare från verktyget. Du kan också använda BI-verktyg för att förstå hur kundbasen använder sociala medier, så att du kan förstärka din strategi för sociala medier.
• Prognostisera framtida värden. Genom att använda inbyggda AI-funktioner kan BI-verktygen utnyttja historiska och aktuella data så att du kan förutse viktiga värden som kundkonverteringsgrad, produktförsäljning och intäkter. Med hjälp av denna kunskap kan du fatta mer relevanta affärsbeslut, oavsett om det handlar om beställning av lager, budgetering för nyanställda eller planera kommande marknadsföringskampanjer.

Vanliga användningsområden för BI-verktyg

Du kan använda BI-verktyg på en mängd olika sätt för att driva och skapa tillväxt i verksamheten. Följande är några av de vanligaste användningsområdena:

• Datainsamling. Med inbyggda funktioner som onlineundersökningar och enkäter kan du snabbt samla in data från dina kunder, medarbetare, affärspartner och andra intressenter.
• Datautvinning. Hitta försäljnings-, intäkts- och kundmönster i dina datauppsättningar med hjälp av BI, maskininlärning och statistik.
• Frågor. Använd BI-instrumentpaneler med självbetjäning om du vill få svar på specifika frågor, som Vilken av våra produkter genererar mest intäkter? och Hur får kunderna höra talas om oss?
• Jämförande analys. Anpassa dina datainstrumentpaneler om du vill spåra resultatet under en viss tidsperiod gentemot dina mål eller mätvärden.
• Analyser. Hitta trender och mönster i dina data och förstå varför detta händer och hur du kan upprepa dem eller göra förbättringar.
• Datavisualisering. Skapa visuella representationer av dina resultat som är lätta för andra att ta till sig med hjälp av diagram, grafer och kartor – oavsett vilka tekniska färdigheter du har.
• Rapportering. Paketera dina resultat i lättbegripliga format och dela dem med kollegor, ledare och rådgivare som kan använda dem för att fatta välgrundade beslut.

Ge medarbetarna åtkomst till BI-verktygen

Du behöver inte vara ett IT-proffs eller affärsanalytiker för att snabbt kunna skapa insiktsfulla och personanpassade rapporter och visuella tolkningar av data. Med användarvänliga BI-verktyg med självbetjäning och datainstrumentpaneler kan personer i hela organisationen på ett enkelt sätt modellera, tolka och samarbeta med rapporter, och fatta beslut som bygger på dina data.

Så här gör du:

• Välj ett BI-verktyg som har stöd för självbetjäning. När du ska köpa ett BI-verktyg ska du välja ett som är intuitivt för icke tekniska användare, har stöd för självbetjäning, förenklar datavisualiseringen och erbjuder AI-baserad automatisering. Om du är osäker på hur din organisations olika team ska använda BI – fråga dem. Med den informationen blir det enklare att välja vilket verktyg du ska köpa och hur du ska konfigurera det.
• Se till att BI-verktyget uppmuntrar till samarbete. Välj ett BI-verktyg som gör det enkelt för användarna att samarbeta med varandra genom att dela, redigera och på annat sätt samarbeta med rapporter. Ett bra BI-verktyg automatiserar också aviseringar till deltagarna om vilka redigeringar som görs av deras rapporter, oväntade ändringar av data och schemalägger rapporterna regelbundet.
• Ge medarbetarna åtkomst. BI-verktyg – och de insikter i realtid som de genererar – är inte bara till för ledningen. Om fler personer i organisationen kan använda BI-verktygen kan de arbeta effektivare och fatta mer välgrundade beslut. Detta ökar inte bara medarbetarnas produktivitet och stärker arbetsmoralen (och minskar arbetsbelastningen på ledningen), det kan också förbättra det ekonomiska resultatet.
• Erbjud lämplig utbildning. Personalen kommer att behöva löpande support och utbildning på BI-verktygen och dess funktioner. Se till att den kundsupport som erbjuds av den lösningsleverantör du väljer uppfyller organisationens behov, och att leverantören är beredd att erbjuda kompletterande utbildning om sådan har avtalats. BI-lösningar med robusta användarforum, bloggar och annan communitysupport kan vara till stor hjälp för dina egna användare.
• Följ upp hur personalen använder BI. Ditt IT-team måste fortfarande engagera sig i företagets användning av BI-verktygen. Genom att övervaka vilka medarbetare som använder verktygen, vilka datakällor de utnyttjar och hur de använder verktygen kan IT-personalen följa upp och justera olika aspekter av BI-lösningen som kanske måste förbättras.