教程:从 Excel 工作簿到 Microsoft Teams 中的 Power BI 报表
适用范围: Power BI Desktop Power BI 服务
你的经理想要在下班前查看有关最新销售和利润数据的报表。 但最新数据在你的笔记本电脑的文件中。 以前,创建报表需要花费数小时,这让你深感焦虑。
别担心。 使用 Power BI,你可以立刻创建出色的报表并在 Microsoft Teams 中共享!
在本教程中,我们将上传 Excel 文件、创建新报表,并将其与 Microsoft Teams 中的同事共享,所有操作均在 Power BI 内进行。 将了解如何执行以下操作:
- 在 Excel 中准备数据。
- 下载示例数据。
- 在 Power BI 服务中生成报表。
- 将报表视觉对象固定到仪表板。
- 共享仪表板的链接。
- 在 Microsoft Teams 中共享仪表板
必备组件
- 注册 Power BI 服务。
- 下载财务示例工作簿,并将它保存到计算机或 OneDrive for Business。
在 Excel 中准备数据
以 Excel 文件为例。
在将 Excel 文件加载到 Power BI 之前,必须在平面表中组织数据。 在平面表中,每一列都包含相同的数据类型;例如,文本、日期、数字或货币。 表应包含标题行,但不包含显示总计的列或行。
接下来,将数据格式设置为表格。 在 Excel 中,在“开始”选项卡上的“样式”组中,选择“套用表格格式” 。
选择要应用到工作表的表格样式。
Excel 工作表现已准备好加载到 Power BI 中。
将 Excel 文件上传到 Power BI 服务
Power BI 服务连接到多个数据源,包括位于计算机上的 Excel 文件。
若要开始,请登录到 Power BI 服务。 如果还未注册,你可以免费注册。
在“我的工作区”中,选择“新建”>“上传文件” 。
选择“Excel”>“浏览此设备”,并浏览到保存了财务示例 Excel 文件的位置。 然后选择“打开”。
现在你就有了一个财务示例语义模型。 Power BI 还将自动创建一个空白仪表板。 如果看不到仪表板,请刷新浏览器。
你想要创建报表。 还是在“我的工作区”中,选择“新建”>“报表”。
选择“选取已发布的语义模型”。 然后在“数据中心”对话框中,选择“财务示例”语义模型>“自动创建报表”。
生成报表
报表将在“编辑”视图中打开并显示空白报表画布。 “可视化效果”、“筛选器”和“字段”窗格位于右侧 。 你的 Excel 工作簿表数据将在“字段”窗格中显示。 顶部为表的名称,“财务”。 在该名称下方,Power BI 会将列标题作为单个字段列出。
注意到“字段”列表中的 Sigma 符号了吗? Power BI 检测到这些字段为数值字段。 Power BI 还会检测地理字段并显示地球符号。
若要为报表画布留出更多空间,请选择“隐藏导航窗格”,并最小化“筛选器”窗格 。
现在可以开始创建可视化效果。 假设你的经理想要查看一段时间内的利润。 在“字段”窗格中,将“利润”拖动到报表画布 。
默认情况下,Power BI 将显示带有一列的柱形图。
将“日期”拖动到报表画布。
Power BI 将更新柱形图以按日期显示利润。
2014 年 12 月是盈利最多的月份。
提示
如果图表值与你的期望不符,请检查聚合。 例如,在“值”框中选择刚添加的“利润”字段,并确保数据以你期望的方式进行聚合。 在此示例中,我们使用 Sum。
创建地图
你的经理想要知道哪个国家/地区的盈利最多。 使用地图可视化效果给经理留下深刻印象。
选择报表画布上的空白区域。
从“字段”窗格中,将“国家/地区”字段拖到报表画布,然后将“利润”字段拖到地图 。
Power BI 将创建一个地图视觉对象,其中的气泡代表每个位置的相对利润。
可以看到,欧洲区域的表现优于北美区域。
创建显示销售额的视觉对象
怎么显示按产品和市场细分显示销售额的视觉对象呢? 这很容易。
选择空白画布。
在“字段”窗格中,选择“销售”、“产品”和“细分市场”字段旁边的复选框 。
Power BI 创建簇状柱形图。
通过选择“可视化效果”菜单中的其中某个图标来更改图表的类型。 例如,将其更改为“堆积柱形图”。
若要对图表进行排序,请选择“更多选项”(…) >“排序依据”。
修饰视觉对象
在“可视化效果”窗格的“格式”选项卡上进行以下更改。
选择“按日期显示利润”柱形图。 在“标题”部分,将“文本大小”更改为“16 磅” 。 将“阴影”切换为“开” 。
选择“按产品和细分市场列出的销售额”堆积柱形图。 在“标题”部分,将标题“文本大小”更改为“16 磅” 。 将“阴影”切换为“开” 。
选择“按国家/地区列出的利润”地图。 在“地图样式”部分,将“主题”更改为“灰度” 。 在“标题”部分,将标题“文本大小”更改为“16 磅” 。 将“阴影”切换为“开” 。
固定到仪表板
可以将所有视觉对象固定到 Power BI 默认创建的空白仪表板上。
将鼠标悬停在视觉对象上,然后选择“固定视觉对象”。
必须先保存报表,然后才能将视觉对象固定到仪表板。 为报表指定名称并选择“保存”。
将每个视觉对象固定到 Power BI 创建的仪表板:财务示例.xlsx。
固定最后一个视觉对象时,请选择“转到仪表板”。
Power BI 自动将占位符“财务示例.xlsx”磁贴添加到仪表板。 选择“更多选项(…)”>“删除磁贴” 。
根据需要重新排列并调整磁贴的大小。
仪表板和报表已准备就绪。
共享仪表板的链接
现在可以与经理共享你的仪表板了。 你可以与任何具有 Power BI 帐户的同事共享仪表板和基础报表。 他们可以与你的报表进行交互,但不能保存所做的更改。 如果你允许,他们可以与其他人再次共享,或基于基础语义模型生成新报表。
若要共享你的报表,可在仪表板顶部,选择共享。
在“共享仪表板”屏幕中,在“输入姓名或电子邮件地址”字段中输入收件人的电子邮件地址,并添加可选消息。
选择“发送电子邮件通知”选项。 选择所需的任何其他选项:
- 允许收件人共享此仪表板
- 允许收件人使用与此仪表板关联的数据生成内容
选择“授予访问权限”。
与 Microsoft Teams 共享
还可将报表和仪表板直接与 Microsoft Teams 中的同事共享。
若要在 Teams 中共享,请在仪表板顶部选择“在 Teams 中聊天”。
Power BI 显示“共享到 Teams”对话框。 输入用户、组或频道的名称,并选择“共享”。
此链接将显示在该用户、组或频道的“帖子”中。
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