共享是一种使多人能够访问你的仪表板和报表的有效方式。 Power BI 提供了多种开展协作和分发仪表板的方式,共享只是其中之一。

共享仪表板列表中的图标

要进行共享,无论是在组织内还是在组织外共享内容,你和收件人都需要一个 Power BI Pro 许可证,或者内容需要位于高级容量中。 建议? Power BI 团队始终期待你的反馈,因此,请转到 Power BI 社区站点

你可以从自己的“我的工作区”或应用工作区共享仪表板。 共享仪表板时,你与之共享的人员可查看并与其交互,但不能编辑它。 除非应用行级别安全性 (RLS),否则他们会看到你在仪表板和报表中看到的相同数据。 如果你允许,与之共享的同事可以与其他同事共享仪表板。 组织外的人员也可以查看仪表板并与之交互,但不能共享它。

你也可以在任何 Power BI 移动应用中共享仪表板。 可以从 Power BI 服务和 Power BI 移动应用(而非 Power BI Desktop)共享仪表板。

视频:共享仪表板

观看 Amanda 在她的公司内部和外部与同事共享她的仪表板。 然后按照视频下面的分步说明来自己尝试一下。

共享仪表板

  1. 在“我的工作区”或应用工作区中,打开仪表板,然后选择“共享” Share icon

  2. 在顶部框中,输入个人、通讯组或安全组的完整电子邮件地址。 不能与动态通讯组列表共享。

    你可以与地址在组织外部的人员进行共享,但会看到一条警告。

    关于外部共享的警告

  3. 如果需要,请添加一条消息。 可选。

  4. 若要允许同事与他人共享你的仪表板,请勾选“允许收件人共享仪表板”。

    允许他人共享称为重新共享。 如果你允许,他们可以从 Power BI 服务和移动应用重新共享,或将电子邮件邀请转发给组织中的其他人。 该邀请将在一个月后过期。 你的组织外的用户无法重新共享。 作为仪表板的拥有者,你可以关闭重新共享,或逐个撤消重新共享(请参阅下面的停止共享仪表板或阻止他人共享)。

  5. 选择共享

    选择“共享”按钮

    Power BI 将带有指向共享仪表板链接的电子邮件邀请发送给个人(而非组),并且你会看到成功通知。

    当组织中的收件人单击该链接时,Power BI 会将仪表板添加到他们的“与我共享”列表页中。 他们可以选择你的名字来查看你已共享的所有仪表板。

    “与我共享”列表页

    当组织外部的收件人单击该链接时,他们会看到仪表板,但不是在常用的 Power BI 门户中。 请参阅下面的与组织外部的人员共享仪表板获取详细信息。

谁有权限访问我共享的仪表板?

有时,需要查看与之共享仪表板的人员,了解他们与哪些人共享了仪表板。

  1. 在仪表板列表或仪表板中,选择“共享” Share icon
  2. 在“共享仪表板”对话框中,选择“访问权限”。

    “共享仪表板”对话框,“访问权限”选项卡

    组织外的人员都将作为来宾列出。

停止共享仪表板或阻止他人共享

只有仪表板所有者可以打开和关闭重新共享。

如果尚未发送共享邀请

  • 请在发送之前,取消选中邀请底部的“允许收件人共享仪表板”复选框。

如果已共享仪表板

  1. 在仪表板列表或仪表板中,选择“共享” Share icon
  2. 在“共享仪表板”对话框中,选择“访问权限”。

    “共享仪表板”对话框,“访问权限”选项卡

  3. 选择“阅读并重新共享”旁边的省略号 (...) 并选择:

    “阅读并重新共享”省略号

    • 阅读以防止该用户与其他人进行共享。
    • 删除访问权限以防止该用户查看仪表板。

与组织外部的人员共享仪表板

与组织外的人员共享时,他们会收到带有指向共享仪表板的链接的电子邮件,而且他们必须登录 Power BI 才能查看仪表板。 如果他们没有 Power BI Pro 许可证,则可以在单击链接后进行注册。

登录后,就可以在浏览器窗口(而不是常用的 Power BI 门户)中看到没有左侧导航窗格的仪表板。 他们需要将该链接保存为书签以便将来访问此仪表板。

组织外的用户不能编辑此仪表板或报表内的任何内容。 他们可以与报表(交叉突出显示)中的图表进行交互,并更改连接到仪表板的报表上的任何筛选器/切片器,但不能保存更改。

只有你的直接收件人才能看到共享仪表板。 例如,如果发送电子邮件至 Vicki@contoso.com,只有 Vicki 才能看到仪表板。 其他任何人都看不到该仪表板,即使他们有链接;并且 Vicki 必须使用相同的电子邮件地址来访问该仪表板。 如果她使用任何其他的电子邮件地址进行注册,她也将无权访问该仪表板。

如果角色级或行级安全性是通过本地 Analysis Services 表格模型实现的,组织外的人员将完全无法查看任何数据。

如果从 Power BI 移动应用向组织外部人员发送链接,外部人员单击链接后会在浏览器(而不是 Power BI 移动应用)中打开仪表板。

限制和注意事项

共享仪表板的注意事项:

  • 通常,你和同事将在仪表板中会看到相同的数据。 因此,如果你有权限比他们查看更多的数据,他们将能够查看你仪表板中的所有数据。 但是,如果行级别安全性 (RLS) 应用于仪表板下面的数据集,则每个人的凭据将用于确定他们可以访问哪些数据。

  • 与之共享的每个人都可以查看仪表板,并在阅读视图中与报表交互。 他们不能创建报表或将更改保存到现有报表。

  • 没有人可以查看或下载数据集。

  • 每个人都可以手动刷新仪表板数据

  • 如果使用 Office 365 收发电子邮件,可以通过输入与通讯组关联的电子邮件地址,与通讯组成员进行共享。

  • 电子邮件域与你相同的同事,以及域不同但在相同租户中注册的同事可以与他人共享仪表板。 例如,假设域 contoso.com 和 contoso2.com 是在同一租户中注册的。 如果你的电子邮件地址为 konrads@contoso.com,则 ravali@contoso.com 和 gustav@contoso2.com 均可以共享(只要你向它们授予了共享权限)。

  • 如果你的同事已经有权访问特定仪表板,则当你在仪表板上时,可以通过复制 URL 发送指向该仪表板的直接链接。 例如:

    https://powerbi.com/dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx

  • 同样,如果你的同事已经有权访问特定仪表板,你可以将直接链接发送到基础报表

后续步骤