现在,及时更新最重要的仪表板和报表,比以前更加轻松。 订阅最重要的报表页和仪表板,Power BI 将会通过电子邮件将快照发送到收件箱。 告知 Power BI 所需的电子邮件接收频率:从每天一次到每周一次

Note:

只能在 Power BI 服务中创建订阅。 收到的电子邮件中包含“转到报表/仪表板”链接。 在安装了 Power BI 应用的移动设备上,选择此链接将启动应用(而不是执行在 Power BI 网站上打开报表或仪表板这样的默认操作)。

观看 Sirui 如何设置报表的电子邮件订阅。 然后按照视频下面的分步说明来自己尝试一下。

要求

创建订阅是一项 Power BI Pro 功能,必须拥有查看或编辑内容(仪表板或报表)的权限。

订阅仪表板

  1. 打开仪表板。

  2. 在顶部菜单栏中,选择“订阅”或信封图标

  3. 使用黄色滑块可启用和禁用订阅。 将滑块设置为“关”不会删除订阅。 若要删除订阅,请选择垃圾桶图标。

  4. 选择“保存并关闭”,保存订阅。 每次任意基础数据集发生更改时,你都会收到仪表板的电子邮件快照。 如果仪表板一天刷新多次,只会在首次刷新后收到快照电子邮件。

    Tip:

    想立即查看电子邮件? 刷新一个与仪表板相关联的数据集,从而触发电子邮件。 (如果你没有对数据集的编辑权限,则只能请具有这些权限的人员为你执行此操作。)若要确定创建仪表板使用了哪些数据集,请选择仪表板中的“查看相关内容”图标 打开相关内容,然后选择刷新图标

订阅报表页面

  1. 阅读视图中打开报表。

  2. 在顶部菜单栏中,选择“订阅”。

  3. 可以一次订阅一个报表页面。 从下拉列表中选择特定的报表页面。

    继续添加报表页面。

  4. 使用黄色滑块可打开和关闭每个页面的订阅。 将滑块设置为“关”不会删除订阅。 若要删除订阅,请选择垃圾桶图标。

  5. 选择“保存并关闭”,保存订阅。 此时,如果报表刷新,你就会收到一封包含每个报表页面快照的电子邮件。 如果报表没有刷新,那天你就不会收到快照电子邮件。 如果报表多次刷新,你只会在首次刷新后收到快照电子邮件。

    Tip:

    想立即查看电子邮件? 通过打开数据集并选择“立即刷新”来触发电子邮件。 如果你没有对数据集的编辑权限,则你只能要求具有这些权限的人为你执行此操作。

如何确定报表订阅的电子邮件发送计划

下表介绍了你将接收电子邮件的频率。 这完全取决于仪表板或报表依据的数据集的连接方法(DirectQuery、实时连接、导入 Power BI,或 OneDrive/SharePoint Online 中的 Excel 文件),以及可用和已选择的订阅选项(“每日一次”、“每周一次”或“无”)。

DirectQuery 实时连接 计划的刷新(导入) OneDrive/SharePoint Online 中的 Excel 文件
报表/仪表板多久刷新一次? 每 15 分钟 Power BI 每 15 分钟检查一次,如果数据集已更改,则会刷新报表。 用户可以选择无、每日或每周。 每日可以一天多达 8 次。 每周实际上是一个每周计划,用户可以创建和设置刷新,少至一周一次,多至每天一次。 每小时一次
用户对订阅电子邮件计划有多少控制权? 选项为:每日或每周 无选项:如果报表刷新,则向用户发送电子邮件,但每天最多一次。 如果刷新计划为每日一次,选项为“每日一次”和“每周一次”。 如果刷新计划为每周一次,选项仅为“每周一次”。 无选项:每当数据集更新时向用户发送电子邮件,但每天最多一次。

管理订阅

订阅管理屏幕的路径有 2 个。 第一个是选择“订阅电子邮件”对话框中的“管理所有订阅”(见上述第 3 步)。 第二个是选择顶部菜单栏中的 Power BI 齿轮图标 ,然后选择“设置”。

具体显示哪些订阅视当前处于活动状态的工作区而定。 若要一次性查看所有工作区的全部订阅,请确保“我的工作区”处于活动状态。 若要了解工作区,请参阅 Power BI 中的工作区

如果 Pro 许可证已到期、仪表板或报表被所有者删除、用于创建订阅的用户帐户被删除,那么订阅将结束。

注意事项和疑难解答

  • 暂无法订阅内容包或 Power BI 应用中的仪表板或报表。 不过,解决方法也是有的,就是复制报表/仪表板,再改为订阅相应的版本。

  • 对于实时连接数据集上的电子邮件订阅,你只会在数据更改时收到电子邮件。 因此,如果发生刷新但没有数据更改,Power BI 不会向你发送电子邮件。

  • 电子邮件订阅不支持大多数自定义视觉对象。 已经过认证的自定义视觉对象除外。

  • 电子邮件订阅与报表的默认筛选器和切片器状态一起发送。 你在订阅前对默认设置所做的任何更改都不会显示在电子邮件中。

  • 由 Power BI Desktop 创建的实时连接到服务功能的报表页尚不支持电子邮件订阅。

  • 对于仪表板订阅,具体来说,尚不支持某些类型的磁贴。 其中包括流磁贴、视频磁贴、自定义 Web 内容磁贴。

  • 如果与租户外部的同事共享仪表板,此人将无法订阅仪表板或其关联的报表页。 因此,如果你是 aaron@xyz.com,可以与 anyone@ABC.com 共享内容。不过,anyone@ABC.com 无法订阅共享的内容。

  • 由于电子邮件大小限制,可能无法订阅包含极大图像的仪表板或报表。

  • 如果超过 2 个月一直没有人访问仪表板和报表,那么 Power BI 会自动暂停刷新与它们关联的数据集。 不过,如果添加对仪表板或报表的订阅,即使无人访问,也不会暂停刷新。

  • 如果未收到订阅电子邮件,请确保用户主体名称 (UPN) 能够接收电子邮件。 Power BI 团队正在努力放宽此要求,敬请关注。

后续步骤