一個人微笑站著,手拿著平板電腦

使用 BI 工具的提示

以及這些工具如何協助組織。

如何善用 BI 工具和儀表板

商務資料有塑造公司方向和獲利的力量。但若沒有適當的軟體來識別趨勢和模式,就無法充分利用所收集的資訊。甚至可能錯失優化營收的重要商機和方法。

商業智慧工具和儀表板可以改變這點。這些技術可讓您有效率地進行商務資料儲存、自動化、分析、報告並從中取得見解,以及預測未來企業績效。透過使用 BI 工具和儀表板,掌握資料細微處,您就能夠在公司目前和未來的策略和營運方面做出更明智、自信的決策。

為什麼組織使用 BI 工具

各行各業大小規模的組織基於各種原因使用 BI 工具和儀表板。使用這項技術的公司所獲得的一些常見好處如下:

  • 更有效率地收集資料。 使用 BI 工具有助於聚焦企業發展,而不只是企業經營。BI 工具消除資料輸入的麻煩,協助公司節省時間、減少人為錯誤,並釋放員工執行更緊急的工作。
  • 改善報告程序。 BI 工具使用自動化和 AI 來進行資料報告,更快、更簡單且更準確地從中取得見解。此外,BI 工具和儀表板還能讓您建立具有圖表、圖形、樞紐分析表和其他視覺表示方式的出色自訂報表。
  • 簡化資料分析。 與其琢磨紙本報表或雇請外部公司幫助理解資料,您可以使用自助儀表板,以對自己最有意義的方式快速分析資料。您甚至可以使用交談語言來提出商業問題,並取得快速、AI 產生的回答。
  • 了解銷售業績。 從一個儀表板存取有關內部銷售代表、外部銷售合作夥伴和產品的所有資料,以及使用 BI 識別績優者和績劣者,並據以稱讚、訓練或調整銷售戰術。您也可以追蹤客戶人口統計,並將發現結果整合到行銷工作中。
  • 識別可提高營收的商機。 更快速存取更準確的資料,可讓您快速忠實地指出市場趨勢、確定提高收入的方法,甚至預測市場中的未來贏面。
  • 優化商業支出。 由於所有相關資料都在一個儀表板上,BI 工具可讓您更輕鬆監視營運費用。此外,還能讓您快速偵測可削減成本的地方,例如庫存過剩以及未使用的設備和訂閱。
  • 收集及分析客戶意見反應。 BI 工具可讓您輕鬆了解客戶對產品、服務和整體品牌的真實想法,這些是推動商業決策的寶貴資訊。
  • 改善公司文化。 針對組織、產品、工作流程和公司文化,進行員工意見調查。然後使用這些資訊來改善企業營運、產品和員工滿意度。
  • 在線上提高品牌知名度。 許多 BI 工具都有社交媒體功能,可讓您從工具中與潛在客戶、客戶和意見領袖互動。您也可以使用 BI 工具,來了解客戶群如何使用社交媒體,幫助加強社交策略。
  • 預測未來數字。 使用內建 AI 功能,BI 工具可以根據過去和現在的資料,幫助預測重要數字,包括客戶轉換率、產品銷售和營收。擁有這些知識,有助於做出更相關的商業決策,無論是訂購庫存、為新員工編列預算或規劃近期的行銷活動。

BI 工具的日常商業應用

有不少使用 BI 工具幫助企業經營和發展的方式。一些最常見的使用方式是:

  • 資料收集。 例如線上問卷等內建功能,可協助您輕鬆地從客戶、員工、商業合作夥伴和其他利害關係人擷取資料。
  • 資料採礦。 借助 BI、機器學習和統計資料,在資料集中找出銷售、營收和客戶模式。
  • 查詢。 使用自助 BI 儀表板,找到特定問題的解答,例如:「我們的哪些產品帶來最大的營收?客戶得知我們產品的主要途徑是什麼?」
  • 基準量測。 自訂資料儀表板,以根據目標或計量來追蹤一段指定時間的績效。
  • 分析。 探索資料中的趨勢和模式,並了解發生原因以及如何重複或改善。
  • 資料視覺效果。 無論技術技能為何,透過使用圖表、圖形和地圖,建立易懂好吸收的發現結果的視覺表示
  • 報告。 將發現結果封裝為易懂好消化的格式,與同事、領導者和顧問分享,幫助做出更明智的決策。

讓員工存取 BI 工具

即使不是 IT 專業人員或商務分析師,也可以快速建立富有洞察、個人化的報表和資料視覺表示。透過使用者友善、自助 BI 工具和資料儀表板,組織所有人員都可以輕鬆進行模型化、解讀、協作報表,並根據資料做出決策。

以下是如何做到這一點:

  • 選取可支援自助的 BI 工具。 在選購 BI 工具時,確保選擇具有以下特性的工具:對非技術使用者來說直覺易用、支援自助服務、簡化資料視覺效果,以及提供基於 AI 的自動化。如果不清楚組織中各團隊將如何使用 BI,請提問。這些資訊可協助您決定所要購買的工具及其設定方式。
  • 確保 BI 工具可促進協作。 選擇可讓使用者透過分享、編輯和協作報表,輕鬆協作的 BI 工具。良好的 BI 工具也會自動向共同作業者發出有關報表編輯、意外資料變更,以及例行排程報表的警示。
  • 提供員工存取權。 BI 工具以及所產生的即時見解,不只適用於管理階層和領導階層。讓組織所有員工都能使用 BI 工具,可幫助他們提高工作效率並做出更明智的決策。這不僅能提升員工生產力和士氣 (更何況為管理階層卸下一些工作負載),還能提高企業的底線收益。
  • 提供適當的訓練。 員工需要 BI 工具和其功能的持續支援和訓練。請確保所選解決方案提供者所提供的客戶支援能符合組織需求,並準備好在需要時提供補充訓練。具有強大使用者論壇、部落格和其他社群支援的 BI 解決方案,對使用者來說是一大助力。
  • 追蹤員工如何使用 BI。 當公司使用 BI 工具,IT 團隊絕不可置身事外。透過監視哪些員工使用工具、他們所存取的資料來源,以及如何使用工具,IT 人員可以追蹤並調整 BI 解決方案中任何需要改進的方面。

追蹤有意義的資料

BI 軟體可以大幅轉變公司分析過去與現在以及預測未來的方式。但若沒有收集及解讀資料的全面計劃,即使是最好的 BI 工具,也沒辦法幫助組織進行資料採礦,獲得做出明智決策所需的見解。

確保所收集的所有銷售、行銷、客戶、財務和其他商務資料盡可能有意義:

  • 確保 BI 工具與所要追蹤的資料配合良好。 在購買前,確定 BI 工具是否能輕鬆與所有現有系統連線、將提取自不同來源的資料標準化,以及提供所需的安全性等級。
  • 使用 KPI 來推動商業決策。 讓您的資料免於「亂槍打鳥」或「灑網捕魚」。在 BI 儀表板上建立具真實性、基於資料的 KPI,以衡量商業計劃和策略的功效。例如,根據去年資料所得到的知識,您可以設定今年淨利潤提高 10% 的 KPI。
  • 讓主要利害關係人共同參與。 聯繫各部門,而不要孤立工作。例如,銷售團隊對如何追蹤並報告當季最暢銷產品可能有意見,因此在設定 KPI 和散發報表時,請務必包含該團隊。
  • 概述您的專案目標。 仔細考慮並規劃專案時間表和里程碑。針對專案各階段、每個預期結果以及專案成功,概述所需執行的步驟。

使用 Microsoft 的 BI 工具將資料與決策之間串連起來

使用來自 Power BI 的商業智慧工具,快速找到資料中的見解,幫助您做出更好的商業決策。尋找並選取最符合需求的 BI 工具、自訂資料儀表板以追蹤效能,以及使用資料視覺效果工具建立豐富的視覺分析報表。

常見問題集

使用商業智慧 (BI) 工具有什麼重要秘訣?

使用 BI 工具來進行商務資料儲存、自動化、分析、報告並從中取得見解,以及預測未來計量。這些工具可以協助您從銷售、行銷、客戶、財務和其他資料推斷關鍵見解,用以在公司營運和策略方面做出更準確、明智的決策。

BI 工具有什麼真實應用?

BI 工具使用 AI 和機器學習,透過幾種方式協助您經營和擴展企業,包括:

  • 使用問卷等內建功能,收集資料。
  • 對客戶行為資料進行採礦,以取得模式和預測。
  • 使用自助儀表板,聚焦並研究特定問題。
  • 使用 KPI 和自訂資料儀表板,追蹤一段時間的效能。
  • 分析資料偵測趨勢,以做出敏捷且明智的決策。
  • 將原始資料點轉換為具有資料視覺效果的地圖、圖表和圖形。
  • 建立發現結果報表,與同事和主要利害關係人分享。

如何使用 BI 工具來追蹤資料?

使用 BI 工具追蹤資料的最快速方式之一,是在儀表板上建立 KPI,用以衡量商業決策、行銷活動和策略的成功與否。例如,您可以設定今年網站流量提高 25% 的 KPI。在設定儀表板計量時,請務必讓主要利害關係人參與。

如何在組織中使用 BI 工具?

BI 工具可讓組織內部人員 (即使是沒有太多技術經驗者) 查看、分析、了解、分享及協作資料。組織中 BI 工具的常見用途是:將資料報告自動化、追蹤銷售營收、指出新商機、優化營運支出、識別需調整的營運問題、收集客戶喜好相關資料、分析客戶人口統計等等。

員工是否應存取 BI 工具?

是。讓組織各級員工存取 BI 工具,對企業只有好處沒有壞處。事實上,自助 BI 工具和儀表板讓即使是非技術者也可以進行資料模型化、報告和分析。員工存取 BI 工具,就能夠獲得即時見解,用以提高工作生產力,並對專案做出更明智的決策。