從 Excel 活頁簿檔案取得數據

Microsoft Excel 是其中一個最常用的商務應用程式,也是 Power BI 最常見的數據源之一。

支援的活頁簿

Power BI 支援匯入或連線到 Excel 2007 和更新版本中建立的活頁簿。 本文描述的某些功能僅適用於更新版本的Excel。 活頁簿必須位於 .xlsx 或 .xlsm 檔案類型中,且小於 1 GB。

重要

下列功能已被取代,且從 2023 年 9 月 29 日起將不再提供:

  • 將不再允許將本機活頁簿上傳至 Power BI 工作區。
  • 針對尚未設定排程重新整理的 Excel 檔案,現在設定重新整理和重新整理的排程將不再允許。

下列功能已被取代,且從 2023 年 10 月 31 日起將不再提供:

  • 目前已針對先前針對排程重新整理設定的現有 Excel 檔案,排程重新整理和重新整理將不再允許。
  • 上傳至 Power BI 工作區的本機活頁簿將不再在 Power BI 中開啟。

2023 年 10 月 31 日之後:

  • 您可以從 Power BI 工作區下載現有的本機活頁簿。
  • 您可以將 Excel 數據模型發佈為 Power BI 語意模型,並排程重新整理。
  • 您可以從 OneDrive 和 SharePoint 文件庫匯入 Excel 活頁簿,以在 Power BI 中檢視這些活頁簿。

如果您的組織使用這些功能,請參閱移轉 Excel 活頁簿中的 更多詳細數據

具有數據範圍或數據表的活頁簿

如果您的活頁簿包含具有數據範圍的簡單工作表,請務必將這些範圍格式化為數據表,以充分利用 Power BI 中的數據。 當您在Power BI 中建立報表時,[ 資料表 ] 窗格中的具名數據表和資料行可讓您更輕鬆地將數據可視化。

具有數據模型的活頁簿

活頁簿可以包含一個或多個數據模型,該模型透過鏈接數據表、Power Query、 Excel 中的取得和轉換數據 ,或 Power Pivot 載入其中一或多個數據表。 Power BI 支援所有數據模型屬性,例如關聯性、量值、階層和關鍵效能指標(KPI)。

注意

您無法分享包含 Power BI 租用戶數據模型的活頁簿。 例如,使用 contoso.com 帳戶登入Power BI的用戶無法與使用 woodgrovebank.com 帳戶登入的使用者共用包含數據模型的活頁簿。

具有外部數據源聯機的活頁簿

如果您的 Excel 活頁簿連線到外部數據源,在活頁簿位於 Power BI 之後,您可以根據來自該連線來源的數據來建立報表和儀錶板。 您也可以設定排程的重新整理,以自動連線到數據源並取得更新。 您不再需要使用 Excel 中的 Get Data 手動重新整理。 根據數據源更新的報表和儀錶板磚中的視覺效果。 如需詳細資訊,請參閱 Power BI 中的數據重新整理。

具有數據透視表和圖表的活頁簿

數據透視表和圖表在Power BI中的顯示方式取決於您儲存活頁簿檔案的位置,以及選擇如何將檔案放入Power BI。 本文的其餘部分說明選項。

資料類型

在 Excel 中指派數據特定的數據類型,以改善 Power BI 體驗。 Power BI 支援下列資料類型:

  • 整數
  • 小數
  • 貨幣
  • Date
  • True/false
  • Text

匯入或上傳 Excel 數據

有兩種方式可以探索Power BI中的Excel數據:上傳和匯入。 當您上傳活頁簿時,它會出現在 Power BI 中,就像在 Excel Online 中一樣。 但您也有一些絕佳的功能,可協助您將工作表中的元素釘選到儀錶板。 當您匯入數據時,Power BI 會將數據表中任何支持的數據和任何數據模型匯入新的 Power BI 語意模型。

上傳至Power BI

您可以使用 [上傳] 按鈕將檔案上傳至 Power BI 服務。 在您要新增檔案的工作區中,選取 頁面頂端的 [上傳 ]。 在下拉式清單中,選取:

  • 商務用 OneDrive 連線到儲存在 商務用 OneDrive 中的檔案。
  • SharePoint 連線到您有權存取之任何 SharePoint 網站上的檔案。
  • 流覽 以從您的電腦上傳檔案。

Screenshot that shows the Upload menu options.

如果您上傳本機檔案,Power BI 會將檔案的複本新增至工作區。 如果您使用 商務用 OneDriveSharePoint 選項,Power BI 會建立檔案的連線。 當您變更 SharePoint 或 OneDrive 中的檔案時,Power BI 會自動在一小時左右同步處理這些變更。

當您使用 商務用 OneDrive 連線到 Excel 檔案時,您無法在 Power BI 中編輯活頁簿。 如果您需要進行變更,您可以選取 [編輯 ],然後選擇在Excel Online 中編輯活頁簿,或在電腦上以Excel開啟活頁簿。 變更會儲存至 OneDrive 上的活頁簿。

如果您只有工作表中的數據,或您有想要釘選到儀錶板的範圍、數據透視錶和圖表,則應該連接到或上傳數據。

在 Power BI 內的 Excel Online 中開啟本機 Excel 活頁簿。 不同於儲存在 OneDrive 或 SharePoint 小組網站上的 Excel 活頁簿,您無法在 Power BI 中編輯本機 Excel 檔案。

如果您使用 Excel 2016 和更新版本,您也可以使用 Excel 的檔案>發佈>上傳。 如需詳細資訊,請參閱 從 Microsoft Excel 發佈至 Power BI。

活頁簿上傳之後,它會出現在工作區的內容清單中:

Screenshot that shows workbooks in My workspace.

這個上傳方法很容易使用,而且 商務用 OneDriveSharePoint 選項會使用相同的檔案選取介面與其他許多 Microsoft 產品一樣。 您可以使用 [快速存取] 區段或選取 [更多位置] 來選取其中一個網站,而不是輸入 SharePoint 或 OneDrive 位置的 URL。

如果您沒有訂用帳戶,則無法使用 商務用 OneDriveSharePoint 選項,但您仍然可以選取 [流覽] 以從電腦取得本機檔案。 下圖顯示無法使用的選項,但 已啟用 [瀏覽 ] 選項:

Screenshot that shows the unavailable options.

您無法使用 上傳 從個人 OneDrive 帳戶取得檔案,但您可以從電腦上傳檔案。

將 Excel 數據匯入 Power BI

若要將 Excel 數據匯入 Power BI,請在 [我的工作區] 中選取 [新增>語意模型>Excel],然後尋找檔案。

[ 我的檔案 ] 清單可讓您從檔案資料夾和其他個人來源新增檔案。

您可以使用 視窗左側的 [快速存取 ] 列表,從 SharePoint 網站和其他共用來源新增檔案。

選取 [ 瀏覽此裝置 ],從您目前使用的裝置新增檔案。

當您匯入 Excel 數據時,Power BI 會將數據表中任何支持的數據和任何數據模型匯入新的 Power BI 語意模型。

如果您使用 Get & Transform DataPower Pivot 將數據載入數據模型,您應該匯入數據。

如果您從 商務用 OneDrive 上傳,當您儲存變更時,Power BI 會將它們與 Power BI 中的語意模型同步處理,通常大約在一小時內。 您也可以選取 [發佈 ] 以立即匯出變更。 報表和儀錶板中的任何視覺效果也會根據下列重新整理觸發程式更新:

報表磚 儀表板磚
在快取到期后開啟報表。 在快取重新整理之後,開啟儀錶板。
選取報表中的 [ 重新 整理]。 選取儀表板中的 [ 重新 整理]。
當快取重新整理時,如果儀錶板已經開啟,則會自動為釘選的磚。

注意

釘選的報表頁面不支持自動重新整理功能。

準備Power BI的活頁簿

觀看這段影片以深入瞭解如何確定 Excel 活頁簿已準備好供 Power BI 使用:

注意

這段影片可能會使用舊版 Power BI Desktop 或 Power BI 服務。

儲存活頁簿檔案的位置

儲存活頁簿檔案的位置會有所差異。

  • 本機。 如果您將活頁簿檔案儲存到電腦上的磁碟驅動器或組織中的其他位置,您可以將檔案載入 Power BI。 您的檔案實際上會保留在來源磁碟驅動器上。 當您匯入檔案時,Power BI 會建立新的語意模型,並將活頁簿中的數據和任何數據模型載入語意模型。

    在 Power BI 內的 Excel Online 中開啟本機 Excel 活頁簿。 不同於儲存在 OneDrive 或 SharePoint 小組網站上的 Excel 活頁簿,您無法在 Power BI 中編輯本機 Excel 檔案。

    Excel 在 [檔案] 選單上也有 [發佈] 命令。 使用這個 Publish 命令實際上與使用從 Power BI 上傳流覽>相同。 如果您定期變更活頁簿,在 Power BI 中更新語意模型通常比較容易。

  • 商務用 OneDrive。 使用與 Power BI 相同的帳戶登入 商務用 OneDrive 是讓工作與 Power BI 語意模型、報表和儀錶板保持同步的最有效方式。 Power BI 和 OneDrive 都在雲端中,Power BI 會在一小時左右連線到 OneDrive 上的活頁簿檔案。 如果 Power BI 找到任何變更,它會自動更新您的 Power BI 語意模型、報表和儀錶板。

    當您將檔案儲存至本機磁碟驅動器時,您可以使用 [在 Excel 中發佈 ] 來立即更新 Power BI 語意模型和報表。 否則,Power BI 通常會在一小時內自動同步處理。

  • SharePoint 小組網站。 將 Power BI Desktop 檔案儲存至 SharePoint 小組網站,與將檔案儲存到 商務用 OneDrive 幾乎相同。 最大的差異在於您如何從Power BI 連線到檔案。 您可以指定 URL 或連線到根資料夾。

從 Excel 發佈至 Power BI 網站

使用 Excel 發佈至 Power BI 功能實際上與使用 Power BI 匯入或連線至檔案相同。 如需詳細資訊,請參閱 從 Microsoft Excel 發佈至 Power BI。

注意

如果您上傳連線至內部部署 SQL Server Analysis Services (SSAS) Cube 的 Excel 活頁簿,則無法在 Power BI 服務 中重新整理基礎數據模型。

移轉 Excel 活頁簿

對於上傳至 Power BI 工作區的本機 Excel 活頁簿,請使用 [ 下載 Excel 檔案 ] 選項來下載活頁簿。 然後將它儲存至 商務用 OneDrive 或 SharePoint 文件庫 (ODSP)。 然後,您可以將活頁簿從 ODSP 匯入工作區。

Screenshot that shows the download Excel file option for local workbooks.

若要重新整理 Excel 數據模型中的數據,您必須將數據模型發佈為 Power BI 語意模型。 建議您使用Power BI Desktop 匯入模型,因為它會將您的數據模型升級至最新版本。 這為您提供了最佳的未來體驗。 在 Power BI Desktop 的 [檔案] 功能表上,使用 [Power Query 匯入]、[Power Pivot]、[Power View] 選項。

若要在 Excel 活頁簿中建置連接到語意數據模型的新活頁簿,您應該先將數據模型發佈為 Power BI 語意模型。 然後在 Excel 中使用 [從 Power BI (Microsoft)] 選項,將活頁簿聯機到語意模型。 此選項可在 [數據] 功能區中,於 [從 Power Platform] 功能表的 [取得數據] 底下取得。

針對您在Power BI組織應用程式中包含活頁簿的情況,請記得使用新專案重新發佈應用程式。

若要瞭解哪些活頁簿可能會受到本機活頁簿淘汰和重新整理功能的影響,請使用 活頁簿 Power BI 系統管理員 REST API。 它會列出您組織中的活頁簿。 您必須是Power BI系統管理員角色的成員或全域 管理員 istrator,才能呼叫此 API。

GET https://api.powerbi.com/v1.0/myorg/admin/workbooks

API 會提供組織中發佈之所有 Excel 活頁簿的清單。 此清單的格式為 JSON。

以下是 API 的範例輸出。

[
    {
        "DisplayName": "Workbook without a Data Model",
        "WorkspaceName": "My workspace",
        "HasDataModel": false,
        "HasScheduledRefreshOnDataModel": false,
        "UploadedOn": "2023-07-28T10:54:17.093"
    },
    {
        "DisplayName": "Workbook with Data Model",
        "WorkspaceName": "My workspace",
        "HasDataModel": true,
        "HasScheduledRefreshOnDataModel": true,
        "UploadedBy": "user@contoso.com",
        "UploadedOn": "2022-11-16T09:51:17.497"
    }
]

您可以在 Power BI 中巡覽至 Excel 活頁簿,查看 Excel 活頁簿是否具有 [下載 Excel 檔案] 選項,以檢查 Excel 活頁簿是否為本機活頁簿。

您可以使用 PowerShell 來呼叫 API,如下列範例所示:

Invoke-PowerBIRestMethod -Url "https://api.powerbi.com/v1.0/myorg/admin/workbooks" -Method GET

若要使用PowerShell,請先安裝必要的 MicrosoftPowerBIMgmt 模組。 如需詳細資訊,請參閱 Power BI Cmdlet 參考 。 呼叫 Invoke-PowerBIRestMethod 之前,您必須先呼叫 Login-PowerBIServiceAccount commandlet。

疑難排解和限制

  • 如果您的活頁簿檔案太大,請參閱 減少 Excel 活頁簿的大小,以在 Power BI 中檢視。

  • 主權雲端客戶不支援將 Excel 活頁簿上傳至 Power BI 工作區。

  • 您無法針對具有透過網關聯機到內部部署 SSAS 表格式模型的 Excel 活頁簿使用排程重新整理。

  • 探索您的數據。 將檔案中的數據和報表上傳至 Power BI 之後,您可以選取新的語意模型來探索數據。 當您選取活頁簿時,它會在Power BI中開啟,就像是在Excel Online 中一樣。

  • 排程重新整理。 如果您的 Excel 活頁簿連線到外部數據源,或從本機磁碟驅動器匯入,您可以設定排程的重新整理,以確定您的語意模型或報表一律為最新狀態。 在大部分情況下,設定排程的重新整理很容易。 如需詳細資訊,請參閱 Power BI 中的數據重新整理。

  • 從 Microsoft Excel 發佈至 Power BI。