教學課程:從 Excel 活頁簿到 Microsoft Teams 中的 Power BI 報表

適用於:Power BI Desktop Power BI 服務

您的經理想要在一天結束前查看最新銷售額和利潤數據的報告。 不過,最新的數據位於膝上型計算機的檔案中。 過去,建立報表需要數小時的時間,您開始感到焦慮。

別擔心。 透過Power BI,您可以建立令人驚豔的報表,並隨時在 Microsoft Teams 中共用!

Screenshot of the finished Financial Sample report.

在本教學課程中,我們會上傳 Excel 檔案、建立新報表,並將其與 Microsoft Teams 中的同事共用,全都來自 Power BI。 您將了解如何:

  • 在 Excel 中準備您的數據。
  • 下載範例數據。
  • 在 Power BI 服務 中建置報表。
  • 將報表視覺效果釘選到儀錶板。
  • 共用儀錶板的連結。
  • 在 Microsoft Teams 中共用儀錶板

必要條件

在 Excel 中準備數據

讓我們以 Excel 檔案為例。

  1. 您必須先在一般數據表中組織數據,才能將Excel檔案載入Power BI。 在一般數據表中,每個數據行都包含相同的數據類型;例如,文字、日期、數位或貨幣。 您的數據表應該有標題數據列,但沒有顯示總計的數據行或數據列。

    Screenshot of the data organized in Excel.

  2. 接下來,將數據格式化為數據表。 在 Excel 的 [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,選取 [格式為數據表]。

  3. 選取要套用至工作表的表格樣式。

    您的 Excel 工作表現在已準備好載入 Power BI。

    Screenshot of the data formatted as a table.

將 Excel 檔案上傳至 Power BI 服務

Power BI 服務 會連線到許多數據源,包括存在於您電腦上的Excel檔案。

  1. 若要開始使用,請登入 Power BI 服務。 如果您尚未註冊, 您可以免費進行。

  2. [我的工作區] 中,選取 [新增>上傳檔案]。

    Screenshot of My workspace, highlighting the New dropdown menu and the Upload a file option.

  3. 選取 [Excel>瀏覽此裝置],然後流覽至儲存財務範例 Excel 檔案的位置。 然後選取 [開啟]

    現在您有財務範例語意模型。 Power BI 也會自動建立空白儀錶板。 如果您沒有看到儀錶板,請重新整理瀏覽器。

    Screenshot of My Workspace, highlighting the Financial Sample semantic model.

  4. 您要建立報表。 在 [我的工作區] 中,選取 [新增>報表]。

    Screenshot of My workspace, highlighting the New dropdown menu and the Report option.

  5. 選取 [ 挑選已發佈的語意模型]。 然後在 [數據中樞] 對話框中,選擇您的財務範例語意模型>自動建立報表

    Screenshot of the Data hub dialog box, highlighting the Financial Sample semantic model.

建置報表

報表會在 [編輯] 檢視中開啟,並顯示空白報表畫布。 右側是 [視覺效果]、[篩選] 和 [欄位] 窗格。 Excel 活頁簿資料表資料會出現在 [欄位] 窗格中。 頂端是數據表的名稱,財務。 Power BI 會在底下列出資料行標題,作為個別的欄位。

請注意 [欄位] 清單中的 Sigma 符號? Power BI 偵測到這些欄位是數值。 Power BI 也會偵測地理欄位,並顯示地球符號。

Screenshot of the Fields pane, highlighting Excel entries.

  1. 若要讓報表畫布有更多空間,請選取 [ 隱藏瀏覽窗格],並將 [ 篩選] 窗格最小化。

    Screenshot of the navigation pane, highlighting the Hide the navigation pane icon.

  2. 現在您可以開始建立視覺效果。 假設您的經理想要查看一段時間的利潤。 在 [字段] 窗格中,將 [收益] 拖曳至報表畫布。

    根據預設,Power BI 會顯示具有一個數據行的柱形圖。

    Screenshot of a column chart with one column.

  3. 將 [日期] 拖曳至報表畫布。

    Power BI 會更新柱形圖,依日期顯示收益。

    Screenshot of a column chart in report editor.

    2014年12月是最有利可圖的月份。

    提示

    如果您的圖表值不如預期,請檢查匯總。 例如,在 [ ] 中,選取 您剛才新增的 [收益 ] 字段,並確定數據是以您想要的方式匯總。 在此範例中,我們使用 Sum

建立地圖

您的經理想要知道哪些國家/地區最有利可圖。 使用地圖視覺效果給經理留下深刻的印象。

  1. 選取報表畫布上的空白區域。

  2. 從 [欄位] 窗格中,將 [國家/地區] 字段拖曳至報表畫布,然後將 [收益] 字段拖曳至地圖。

    Power BI 會建立地圖視覺效果,其中泡泡代表每個位置的相對收益。

    Screenshot of map visual in report editor.

    您可以看到歐洲區域的表現優於 北美洲 區域。

建立顯示銷售的視覺效果

顯示依產品和市場區隔銷售的視覺效果呢? 這很容易。

  1. 選取空白畫布。

  2. 在 [ 欄位] 窗格中,選取 [ 銷售]、 [產品] 和 [區段] 字段。

    Power BI 會建立叢集柱形圖。

  3. 選擇 [視覺效果] 功能表中的其中一個圖示,以變更圖表類型。 例如,將它變更為 堆棧柱形圖

    Screenshot of a Stacked column chart in the report editor.

  4. 若要排序圖表,請選擇 [更多選項 ] (...) >排序依據

將視覺效果向上旋轉

在 [視覺效果] 窗格中的 [格式 ] 索引標籤上進行下列變更。

Screenshot of the Format tab in the Visualizations pane.

  1. 選取 [ 依日期 的收益] 柱形圖。 在 [標題] 區段中,將 [文字大小] 變更16 pt。 將 [陰影] 切換[開啟]。

  2. 選取 [ 依產品銷售] 和 [區段 堆棧柱形圖]。 在 [ 標題] 區段中,將標題 文字大小 變更為 16 pt。 將 [陰影] 切換[開啟]。

  3. 選取 [ 依國家/地區 分佈的收益] 地圖。 在 [地圖樣式] 區段中,將 [主題] 變更[灰階]。 在 [ 標題] 區段中,將標題 文字大小 變更為 16 pt。 將 [陰影] 切換[開啟]。

釘選到儀表板

您可以將所有視覺效果釘選到 Power BI 預設建立的空白儀錶板。

  1. 將滑鼠停留在視覺效果上,然後選取 [ 釘選視覺效果]。

    Screenshot of a visual, highlighting the Pin visual icon.

  2. 您必須先儲存報表,才能將視覺效果釘選到儀錶板。 為您的報表命名,然後選取 [ 儲存]。

  3. 將每個視覺效果釘選到Power BI 建立的儀錶板, 財務範例.xlsx

  4. 當您釘選最後一個視覺效果時,請選取 [移至儀錶板]。

  5. Power BI 會自動將佔位元 Financial Sample.xlsx 磚新增至儀錶板。 選取 [其他選項](...)>刪除圖格

    Screenshot of More options for a tile.

  6. 以您想要的任何方式重新排列並重設大小磚。

儀錶板和報表已就緒。

現在是時候與經理共用儀錶板了。 您可以與擁有 Power BI 帳戶的任何同事共用儀錶板和基礎報表。 他們可以與您的報表互動,但無法儲存變更。 如果您允許,他們可以與其他人重新共用,或根據基礎語意模型建置新的報表。

  1. 若要共用報表,請在儀錶板頂端選取 [ 共享]。

    Screenshot of My workspace, highlighting the Share icon.

  2. 在 [ 共享儀錶板 ] 畫面中 ,於 [輸入名稱或電子郵件位址 ] 字段中輸入收件者的電子郵件位址,並新增選擇性郵件。

  3. 選取 [傳送電子郵件通知] 選項。 選擇您要的任何其他選項:

    • 允許收件者共用此儀錶板
    • 允許收件者使用此儀錶板相關聯的數據來建置內容

    Screenshot of the Share dashboard pane, with all options selected.

  4. 選取 [ 授與存取權]。

共用到 Microsoft Teams

您也可以將報表和儀錶板直接共用給 Microsoft Teams 中的同事。

  1. 若要在 Teams 中共用,請在儀錶板頂端選取 [在 Teams 中聊天]。

    Screenshot of My workspace, highlighting the Chat in Teams option.

  2. Power BI 會顯示 [ 共用至 Teams ] 對話框。 輸入人員、群組或頻道的名稱,然後選取 [ 共享]。

    Screenshot of the Share to Teams dialog box.

  3. 鏈接會出現在該人員、群組或頻道的 [貼文 ] 中。

    Screenshot of an example post in Microsoft Teams.

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