教學課程:從 Excel 活頁簿到 Microsoft Teams 中的 Power BI 報表
適用於:Power BI Desktop Power BI 服務
您的經理想要在一天結束前查看最新銷售額和利潤數據的報告。 不過,最新的數據位於膝上型計算機的檔案中。 過去,建立報表需要數小時的時間,您開始感到焦慮。
別擔心。 透過Power BI,您可以建立令人驚豔的報表,並隨時在 Microsoft Teams 中共用!
在本教學課程中,我們會上傳 Excel 檔案、建立新報表,並將其與 Microsoft Teams 中的同事共用,全都來自 Power BI。 您將了解如何:
- 在 Excel 中準備您的數據。
- 下載範例數據。
- 在 Power BI 服務 中建置報表。
- 將報表視覺效果釘選到儀錶板。
- 共用儀錶板的連結。
- 在 Microsoft Teams 中共用儀錶板
必要條件
- 註冊 Power BI 服務。
- 下載財務範例活頁簿,並將其儲存至您的計算機或 商務用 OneDrive。
在 Excel 中準備數據
讓我們以 Excel 檔案為例。
您必須先在一般數據表中組織數據,才能將Excel檔案載入Power BI。 在一般數據表中,每個數據行都包含相同的數據類型;例如,文字、日期、數位或貨幣。 您的數據表應該有標題數據列,但沒有顯示總計的數據行或數據列。
接下來,將數據格式化為數據表。 在 Excel 的 [常用] 索引標籤的 [樣式] 群組中,選取 [格式為數據表]。
選取要套用至工作表的表格樣式。
您的 Excel 工作表現在已準備好載入 Power BI。
將 Excel 檔案上傳至 Power BI 服務
Power BI 服務 會連線到許多數據源,包括存在於您電腦上的Excel檔案。
若要開始使用,請登入 Power BI 服務。 如果您尚未註冊, 您可以免費進行。
在 [我的工作區] 中,選取 [新增>上傳檔案]。
選取 [Excel>瀏覽此裝置],然後流覽至儲存財務範例 Excel 檔案的位置。 然後選取 [開啟]。
現在您有財務範例語意模型。 Power BI 也會自動建立空白儀錶板。 如果您沒有看到儀錶板,請重新整理瀏覽器。
您要建立報表。 在 [我的工作區] 中,選取 [新增>報表]。
選取 [ 挑選已發佈的語意模型]。 然後在 [數據中樞] 對話框中,選擇您的財務範例語意模型>自動建立報表。
建置報表
報表會在 [編輯] 檢視中開啟,並顯示空白報表畫布。 右側是 [視覺效果]、[篩選] 和 [欄位] 窗格。 Excel 活頁簿資料表資料會出現在 [欄位] 窗格中。 頂端是數據表的名稱,財務。 Power BI 會在底下列出資料行標題,作為個別的欄位。
請注意 [欄位] 清單中的 Sigma 符號? Power BI 偵測到這些欄位是數值。 Power BI 也會偵測地理欄位,並顯示地球符號。
若要讓報表畫布有更多空間,請選取 [ 隱藏瀏覽窗格],並將 [ 篩選] 窗格最小化。
現在您可以開始建立視覺效果。 假設您的經理想要查看一段時間的利潤。 在 [字段] 窗格中,將 [收益] 拖曳至報表畫布。
根據預設,Power BI 會顯示具有一個數據行的柱形圖。
將 [日期] 拖曳至報表畫布。
Power BI 會更新柱形圖,依日期顯示收益。
2014年12月是最有利可圖的月份。
提示
如果您的圖表值不如預期,請檢查匯總。 例如,在 [ 值 ] 中,選取 您剛才新增的 [收益 ] 字段,並確定數據是以您想要的方式匯總。 在此範例中,我們使用 Sum。
建立地圖
您的經理想要知道哪些國家/地區最有利可圖。 使用地圖視覺效果給經理留下深刻的印象。
選取報表畫布上的空白區域。
從 [欄位] 窗格中,將 [國家/地區] 字段拖曳至報表畫布,然後將 [收益] 字段拖曳至地圖。
Power BI 會建立地圖視覺效果,其中泡泡代表每個位置的相對收益。
您可以看到歐洲區域的表現優於 北美洲 區域。
建立顯示銷售的視覺效果
顯示依產品和市場區隔銷售的視覺效果呢? 這很容易。
選取空白畫布。
在 [ 欄位] 窗格中,選取 [ 銷售]、 [產品] 和 [區段] 字段。
Power BI 會建立叢集柱形圖。
選擇 [視覺效果] 功能表中的其中一個圖示,以變更圖表類型。 例如,將它變更為 堆棧柱形圖。
若要排序圖表,請選擇 [更多選項 ] (...) >排序依據。
將視覺效果向上旋轉
在 [視覺效果] 窗格中的 [格式 ] 索引標籤上進行下列變更。
選取 [ 依日期 的收益] 柱形圖。 在 [標題] 區段中,將 [文字大小] 變更為 16 pt。 將 [陰影] 切換為 [開啟]。
選取 [ 依產品銷售] 和 [區段 堆棧柱形圖]。 在 [ 標題] 區段中,將標題 文字大小 變更為 16 pt。 將 [陰影] 切換為 [開啟]。
選取 [ 依國家/地區 分佈的收益] 地圖。 在 [地圖樣式] 區段中,將 [主題] 變更為 [灰階]。 在 [ 標題] 區段中,將標題 文字大小 變更為 16 pt。 將 [陰影] 切換為 [開啟]。
釘選到儀表板
您可以將所有視覺效果釘選到 Power BI 預設建立的空白儀錶板。
將滑鼠停留在視覺效果上,然後選取 [ 釘選視覺效果]。
您必須先儲存報表,才能將視覺效果釘選到儀錶板。 為您的報表命名,然後選取 [ 儲存]。
將每個視覺效果釘選到Power BI 建立的儀錶板, 財務範例.xlsx。
當您釘選最後一個視覺效果時,請選取 [移至儀錶板]。
Power BI 會自動將佔位元 Financial Sample.xlsx 磚新增至儀錶板。 選取 [其他選項](...)>刪除圖格。
以您想要的任何方式重新排列並重設大小磚。
儀錶板和報表已就緒。
共用儀錶板的連結
現在是時候與經理共用儀錶板了。 您可以與擁有 Power BI 帳戶的任何同事共用儀錶板和基礎報表。 他們可以與您的報表互動,但無法儲存變更。 如果您允許,他們可以與其他人重新共用,或根據基礎語意模型建置新的報表。
若要共用報表,請在儀錶板頂端選取 [ 共享]。
在 [ 共享儀錶板 ] 畫面中 ,於 [輸入名稱或電子郵件位址 ] 字段中輸入收件者的電子郵件位址,並新增選擇性郵件。
選取 [傳送電子郵件通知] 選項。 選擇您要的任何其他選項:
- 允許收件者共用此儀錶板
- 允許收件者使用此儀錶板相關聯的數據來建置內容
選取 [ 授與存取權]。
共用到 Microsoft Teams
您也可以將報表和儀錶板直接共用給 Microsoft Teams 中的同事。
若要在 Teams 中共用,請在儀錶板頂端選取 [在 Teams 中聊天]。
Power BI 會顯示 [ 共用至 Teams ] 對話框。 輸入人員、群組或頻道的名稱,然後選取 [ 共享]。
鏈接會出現在該人員、群組或頻道的 [貼文 ] 中。
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