「共用」是讓其他人存取您的儀表板和報表的一種方式。 Power BI 提供數種方式可進行共同作業以及散發您的儀表板,而共用只是其中的一種功能。 如果您只想要其他幾個人檢視您的進度,共用是很好的解決方案。

不論是在組織內部或外部共用內容,您和收件者都需要 Power BI Pro 授權。 請參閱此 Power BI 免費及 Pro 的比較。 Power BI 小組非常在乎您的意見。 請移駕 Power BI 社群網站提供您的建議。

您可以從您自己的 [我的工作區] 或應用程式工作區共用儀表板。 當您與他人共用儀表板時,他們可以檢視和互動,但是無法對其編輯。 除非套用資料列層級安全性 (RLS),否則他們會看到您在儀表板和報表中看到的相同資料。 如果您允許的話,您與其共用的同事可以與他們的同事共用儀表板。 組織外部人員也可以檢視儀表板並與之互動,但不能共用儀表板。

您也可以從任何 Power BI 行動裝置應用程式共用儀表板。 您可以從 Power BI 服務和 Power BI 行動裝置應用程式共用儀表板,但無法從 Power BI Desktop 共用。

影片:共用儀表板

觀看 Amanda 與她公司內外的同事共用儀表板。 然後遵循影片下方的逐步指示親自試試看。

逐步解說︰共用儀表板

  1. 在 [我的工作區] 或應用程式工作區中,開啟儀表板,然後選取 [共用]

  2. 在頂端方塊中,輸入完整的個人、Office 365 群組、通訊群組或安全性群組的電子郵件地址。

    注意:

    您無法共用動態通訊清單。

    如果共用的人員其位址在組織外部,您會看到警告。

  3. 或者,您可以修改訊息。

  4. 若要讓同事將您的儀表板再次與他人共用,請核取 [允許收件者共用您的儀表板]。

  5. 選取 [共用]。

    Power BI 會傳送電子郵件邀請,其中附有此共用儀表板的連結。 按一下此連結會將儀表板新增至收件者的 [與我共用] 清單頁面。 他們可以選取您的名稱,就能查看您已共用的所有儀表板。

    注意:

    組織外部人員的共用體驗會不一樣。 如需詳細資訊,請參閱以下的與組織外部人員共用時

  6. 若要查看已共用儀表板的人,請在 [共用儀表板] 對話方塊中選取 [存取]。

    組織外部人員列為 [Guest]。

共用儀表板的注意事項

共用儀表板時的重要事項︰

  • 您的同事需要 Power BI Pro 授權,才能看到您的儀表板。

  • 一般來說,您和您的同事在儀表板中會看到相同的資料。 因此,如果您的權限看到的資料比他們多,他們就能夠看到您儀表板中所有的資料。 不過,如果資料列層級安全性 (RLS) 已套用至儀表板的基礎資料集,則會使用每個人的認證來決定其可以存取的資料。

  • 與之共用的每個人都可以看到您的儀表板,並在閱讀檢視中與您的報表互動。 他們無法建立新的報表,或在現有的報表中儲存變更。

  • 每個人都可以看到您所做的變更。

  • 但沒有人可以看到或下載資料集。

  • 每個人都可以手動重新整理儀表板資料

與同事共用儀表板的注意事項

  • 如果電子郵件使用 Office 365,您可以輸入與通訊群組相關聯的電子郵件地址來與通訊群組的成員共用。

  • 電子郵件網域與您相同的同事,以及網域不同、但登錄在相同租用戶中的同事,可以再次共用儀表板。 例如,假設網域 contoso.com 和 contoso2.com 都登錄在相同的租用戶中。 如果您的電子郵件地址是 konrads@contoso.com,則 ravali@contoso.com 和 gustav@contoso2.com 只要經過您授權共用,就可以再次共用。

    秘訣

    如果您的同事已能存取特定的儀表板,您只需要在儀表板中時,複製該儀表板的 URL,就能傳送該儀表板的直接連結。 例如:

    https://powerbi.com/dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx

與組織外部人員共用您的儀表板

與組織外部人員共用時,他們會收到附有共用儀表板連結的電子郵件。 他們需要 Power BI Pro 授權,而且必須登入 Power BI 才能看到儀表板。 如果沒有 Power BI Pro 授權,他們可以按一下連結來註冊授權。

登入後,就不會在平常的 Power BI 入口網站中,而是在其瀏覽器視窗中看到沒有左瀏覽窗格的共用儀表板。 他們也必須將連結設為書籤,日後才能存取這個儀表板。

他們無法編輯這個儀表板或報表中的任何內容。 他們可以與報告中的圖表互動 (交叉醒目提示),以及變更連線至儀表板的任何報告上可用的篩選條件/交叉分析篩選器,但無法儲存變更。

只有您的直接收件者才看得到共用儀表板。 例如,如果您傳送電子郵件給 Vicki@contoso.com,只有 Vicki 看得到儀表板。 其他人就算有連結也看不到這個儀表板,而 Vicki 必須使用相同的電子郵件地址才能存取該儀表板。 如果她使用任何其他電子郵件地址登入,亦無法存取儀表板。

如果內部部署的 Analysis Services 表格式模型實作角色或資料列層級安全性,則組織外部人員就看不到任何資料。

如果您從 Power BI 行動裝置應用程式傳送連結給組織外部的人員,當這些人按一下連結時,會在瀏覽器中開啟儀表板,而不是在 Power BI 行動裝置應用程式中開啟。

只共用報告

我們看到,當您共用的儀表板有連結至報表的磚時,就會同時共用該類報表。 但如果您只想共用報表呢? 只要將報告頁面 URL 傳送給同事即可。 只要他們有 Power BI Pro 授權、是相同通訊群組的成員、所在的電子郵件網域與您相同,或至少有一個儀表板連結到相同的報告 (儀表板有從該報告釘選的圖格),他們就能夠開啟報告。

共用報表的篩選版本

如果要共用報表的篩選版本呢? 可能是只顯示特定城市或特定銷售人員或特定年份等資料的報表。 建立自訂的 URL 即可完成。

  1. [編輯檢視] 中開啟報告,套用篩選條件,然後儲存報告。

    在本例中,我們要篩選零售分析範例,只想要顯示 Territory 等於 NC 的值。

  2. 在報表頁面 URL 的結尾處新增下列內容︰

    ?filter=<資料表名稱>/<檔案名稱> eq <值>

    在本例中,資料表的名稱是 Store、欄位名稱是 Territory,要篩選的值是 NC

    ?filter=Store/Territory eq NC

    瀏覽器會新增特殊字元來代表斜線和空格,因此最後會是︰

    app.powerbi.com/groups/me/reports/010ae9ad-a9ab-4904-a7a1-10a61f70f2f5/ReportSection2?filter=Store%252FTerritory%20eq%20NC

    注意:

    欄位必須是字串類型,而且 tablenamefieldname 都不可以包含空格。

  3. 將此 URL 傳送給您的同事。 當他們按一下連結時,Power BI 就會以唯讀模式開啟篩選後的報告。

再次共用

再次共用允許您的同事轉寄電子郵件邀請給貴組織的其他人員 (邀請有效期為一個月)。 您的同事也可以透過 Power BI 服務和行動裝置應用程式再次共用。 儀表板的擁有者可以關閉再次共用,也可以個別撤銷再次共用 (請參閱下文)。

組織外部人員無法再次共用。

不共用儀表板

  1. 開啟儀表板,然後選取 [共用]

  2. 選取 [存取] 以查看完整的人員清單。

  3. 按一下 [可檢視]旁的省略符號 ( ... ),然後選取:

    • 與該員 [停止共用] 或
    • [停用再次共用],阻止該員與其他人共用。
    • 或若該員尚未接受您的共用邀請,請 [取消邀請] 。

關閉再次共用

只有儀表板擁有者可以開啟和關閉再次共用。

  • 如果您還未傳送共用邀請,請清除 邀請底部的 [允許收件者共用您的儀表板] 核取方塊。

  • 如有同事還未接受您的共用邀請,您可以取消邀請,然後再次邀請他們但不選取 [允許收件者共用您的儀表板] 。

  • 如果他們接受了您的共用邀請,請依序選取 [存取] 與 [可檢視] 旁的省略符號 (...),然後按一下 [停用重新共用]。

後續步驟