與同事和其他人員共用Power BI報表和儀錶板

適用於:Power BI Desktop Power BI 服務

共用是讓使用者存取 Power BI 服務 中報表和儀錶板的最簡單方式。 您可以與組織內部或外部的人員共用。

當您共用報表或儀錶板時,您與其共用的人員可以檢視報表並與其互動,但無法編輯它。 收件者會看到您在報表和儀錶板中看到的相同數據。 除非套用數據列層級安全性 (RLS),否則它們也會存取整個基礎語意模型。 如果您允許同事,您與其共用的同事可以重新共用。

有些用戶無法與其他人共用其報表和儀錶板,因為他們沒有必要的授權或訂用帳戶。 不過,他們可以接收同事共用的報表和儀錶板。 若要深入瞭解,請參閱 使用與您共用的內容。

Share icon for a report.

Power BI 服務 也提供其他方式來共同作業和散發報表和儀錶板。 閱讀 在Power BI 中共同作業和共用的方式,以瞭解最適合您情況的方式。

影片

Sujata 示範如何在 Power BI 服務 中共用。

必要條件

注意

  • 只有 P SKUs 和 F SKUs F64 或更大,可讓具有 Microsoft Fabric 免費授權的使用者在工作區上具有檢視者角色的使用者,其中包含內容來取用 Power BI 應用程式和 Power BI 服務 中的共用內容。 較小的 F SKU 需要 Pro 授權才能取用 Power BI 內容。
  • F SKU 是 Fabric 的一部分。 若要深入瞭解 F SKU,請參閱 Microsoft Fabric 授權

您可以在其中共用

在報表清單中,或在開啟的報表中,選取 [ 共用 ]。

然後在 [傳送連結] 對話框中,您會看到複製共享連結或透過 Outlook、PowerPoint 和 Teams 共用連結的選項,以在您的組織中 人員:

Share link dialog box.

您也可以變更共用此報表的方式。 選取組織中具有連結的 人員 可檢視和共用,然後選擇最適合的選項。 如需詳細資訊,請參閱 下方的連結設定。

Share link options dialog box.

注意

您的組織可能不允許您建立組織中 人員的可共享連結。 在管理入口網站檔中深入瞭解此 租用戶設定

選取 [ 複製] 連結 會自動產生並複製您剪貼簿的可分享連結:

Copied link.

您也可以選擇直接將連結傳送給 特定人員 或群組(通訊群組或安全組)。 只要輸入其名稱或電子郵件地址,選擇性地輸入訊息,然後選取 [ 傳送]。

Send link to specific people

選取 [ 傳送] 之後,Power BI 會透過電子郵件傳送連結給您的收件者。

Screenshot of sent link.

當您的收件者收到電子郵件時,他們可以選取 [ 開啟此報表 ],並透過可共用連結自動取得報表的存取權。

Email with shared link

您可以選擇您的共享連結提供存取權的人員,以及他們如何使用報表和相關聯的數據:

Screenshot of Link settings.

組織中 人員

這種類型的連結可讓組織中的人員存取報告。 此連結不適用於外部使用者或來賓使用者。 當下列狀況時,請使用此連結類型:

  • 您想要與組織中的某人共用,
  • 您熟悉與組織內其他人共用的連結,
  • 而且您想要確保連結不適用於外部或來賓使用者。

具有現有存取權的 人員

這種類型的連結會產生報表的 URL,但不會授與報表的任何存取權。 如果您只想將連結傳送給已經擁有存取權的人員,請使用此連結類型。

特定人員

這種類型的連結可讓特定人員或群組存取報表。 如果您選取此選項,請輸入您想要與其共用之人員的名稱或電子郵件位址。 此連結類型可讓您在組織的 Microsoft Entra ID 中與來賓用戶共用。 您無法與非貴組織來賓的外部用戶共用。

設定

授與貴組織中 人員 存取權的連結,或特定人員一律會包含至少讀取許可權。 不過,您也可以指定是否要連結包含或排除下列許可權:

  • 重新共享權限 (預設包含) – 允許收件者將報表共用給其他人
  • 建置許可權 (預設排除) – 允許收件者根據與報表相關聯的數據,在其他工作區中建置自己的報表。 深入瞭解 如何根據不同工作區的語意模型建立報表。

具有現有存取權之 人員的鏈接沒有任何其他設定,因為這些連結不會授與報表的任何存取權。

其他考慮

  • 用戶無法使用未直接與他們共用的連結來存取報表。 不過,報表可能會透過不同的連結與用戶共用,或者他們可能透過工作區角色直接存取報表。
  • 如果您的 Power BI 系統管理員已停用組織中 人員 的可共用連結,您只能複製並共用特定人員的連結,或與現有存取權 人員 連結。
  • 如果您有重新共享報表的許可權,但您沒有重新共用報表基礎數據的許可權,則您的可共用連結不會授與基礎數據的存取權。
  • 如果您沒有重新共享報表的許可權,您只能複製連結並共用至具有現有存取權 人員。
  • 此外,如果您沒有Power BI Pro授權,您只能複製並共享連結,以使用現有的存取權 人員。

管理報表的許可權

若要管理許可權和管理提供報表存取權的連結,請選取 [共用] 對話框右上角的 [更多選項 ],然後選取 [ 管理許可權]:

Screenshot of Manage permissions.

[ 管理許可權] 窗格隨即開啟,您可以在其中複製或修改現有的連結,或授與使用者直接存取權。 若要修改指定的連結,請選取 [其他選項][...]。

Screenshot of Manage permissions pane.

若要將報表的直接存取權授與使用者,請選取加號圖示 (+),輸入其名稱或電子郵件位址,並選擇性輸入訊息,然後選取 [ 授與存取權]。

Screenshot of Grant people report access dialog.

如需更多存取管理功能,請選取 [管理許可權] 窗格頁尾的 [進階] 選項。 在開啟的管理頁面上,您可以:

  • 檢視、管理及建立 連結
  • 檢視和管理具有 直接存取 權的人員,並授與人員直接存取權。
  • 檢視和管理擱的存取要求和邀請。
  • 檢視和管理 相關內容
  • 套用 篩選搜尋 特定連結或人員。

Screenshot of Manage permissions page.

注意

每個報表不能有超過 1,000 個共享連結。 在報表達到此上限的可能性不大的情況下,建議您移除提供 特定人員 存取權的連結,並改為授與這些使用者直接存取權的連結。

共用儀表板

在儀錶板清單中,或在開啟的儀錶板中,選取 [ 共用 ]。

然後在 [ 共用儀錶板 ] 對話框中,您會看到授與使用者或群組直接存取儀錶板的選項:

Screenshot of Share dashboard dialog

輸入使用者或群組的名稱或電子郵件地址,選擇性地輸入訊息,然後選取 [ 授與存取權]。

Grant dashboard access to a person

與報表共用類似,您也可以指定是否要授與使用者下列許可權:

  • 重新共享權限 (預設包含) – 允許收件者將儀錶板共用給其他人
  • 建置許可權 (預設包含) – 允許收件者使用與儀錶板相關聯的數據來建置內容

您可以將儀錶板與地址位於組織外部的來賓用戶共用,但來賓用戶無法重新共享儀錶板。 在本文中深入瞭解 如何在組織 外部共用。

注意

輸入方塊最多支援100個不同的使用者或群組。 如需與更多人員共用的方式,請參閱 本文中的 100 多名用戶 共用。

管理儀錶板的許可權

若要管理儀錶板的許可權,請選取 [共享儀錶板] 對話框右上方的 [更多選項] 功能表 (. ..),然後選取 [管理許可權]:

Screenshot of the Manage permissions dashboard.

[ 管理許可權] 窗格隨即開啟,您可以在其中查看誰具有直接存取權。 選取加號圖示 (+) 以授與更多使用者直接存取儀錶板的許可權。

Screenshot of Manage dashboard permissions pane.

如需更多存取管理功能,請選取 [管理許可權] 窗格頁尾的 [進階] 選項。 在開啟的管理頁面上,您可以:

  • 檢視和管理具有 直接存取 權的人員,並授與人員直接存取權
  • 檢視和管理擱的存取要求和邀請
  • 檢視和管理 相關內容
  • 套用篩選搜尋特定人員

Screenshot of Manage dashboard permissions advanced page.

若要移除使用者對儀錶板的存取權,請選取該用戶許可權旁邊的省略號 (...),然後選取 [ 移除存取權]:

Screenshot of More options, Remove access dashboard.

在 [ 移除存取權 ] 對話框中,決定是否要移除相關內容的存取權,例如報表和語意模型。 最好也移除相關內容的存取權;否則,相關內容可能無法正確顯示。

Screenshot of the Remove access dialog.

在組織外部共用

當您與組織外部的人員共用時,他們會收到包含共用報表或儀錶板連結的電子郵件。 收件者必須登入 Power BI,才能查看您共用的內容。 如果他們沒有Power BI Pro或 進階版 Per User (PPU) 授權,他們可以在選取連結時註冊授權。

登入之後,他們會在自己的瀏覽器視窗中看到共用報表或儀錶板,而不是在一般的 Power BI 入口網站中。 外部收件者應將連結加入書籤,以便稍後返回此報表或儀錶板。

只有您的直接收件者會看到共享報表或儀錶板。 例如,如果您將電子郵件傳送至 Vicki@contoso.com,則只有 Vicki 會看到儀錶板。 沒有人可以看到儀錶板,即使 Vicki 轉寄連結也一樣。 Vicki 必須使用相同的電子郵件位址來存取它;如果 Vicki 使用任何其他電子郵件位址登入,Vicki 將無法存取儀錶板。

如果內部部署 Analysis Services 表格式模型上實作角色或數據列層級安全性,則組織外部 人員 完全看不到任何數據。

使用安全組而非通訊群組,與包含外部電子郵件地址人員的群組共用。 人員 通訊群組中的外部電子郵件無法看到您共用的內容,除非他們是 Microsoft Entra B2B 來賓使用者。 深入瞭解 Microsoft Entra B2B 來賓使用者

如果您從Power BI行動應用程式將連結傳送給組織外部的人員,請按兩下連結會在瀏覽器中開啟儀錶板,而不是在Power BI行動裝置應用程式中。

與超過 100 個不同的用戶共用

您最多可以在單一共享動作中與100位使用者或群組共用。 不過,您可以為超過 500 位使用者提供專案存取權。 以下為一些建議:

  • 藉由個別指定用戶來共用多次。
  • 與包含所有使用者的使用者群組共用。
  • 在工作區中建立報表或儀錶板,然後從工作區建立應用程式。 您可以與更多人共享應用程式。 深入瞭解 如何在Power BI 中發佈應用程式。

考量與限制

共享報表和儀錶板時要記住的事項:

  • 報表和儀錶板都可以透過直接存取來與用戶共用;不過,只有報表可以透過可存取報表和基礎數據的連結來共用。
  • 如果您已重新共用基礎語意模型的許可權,當您與同事共享報表或儀錶板時,也會共用基礎語意模型。 除非您的數據列層級安全性 (RLS) 限制其存取權,否則您的同事才能存取整個語意模型。 報表作者可以在檢視或與報表互動時自定義用戶體驗。 例如,作者可能會隱藏數據行或限制視覺效果上的動作。 這些自定義用戶體驗不會限制用戶可以在語意模型中存取的數據。 在語意模型中使用 數據列層級安全性 (RLS), 讓每個人的認證決定他們可以存取的數據。
  • 您成功共用儀錶板的每個人都可以看到儀錶板,並與閱讀檢視中的相關報表互動。 一般而言,他們無法建立報表或儲存現有報表的變更。 不過,如果您選取 [允許收件者使用此儀錶板相關聯的數據建置內容],他們可以根據此儀錶板的語意模型在其他工作區中建立自己的報表。
  • 雖然沒有人可以看到或下載語意模型,但是他們可以直接使用 [在 Excel 中進行分析] 功能來存取語意模型。 系統管理員可以限制能夠針對群組中的每個人使用 [在 Excel 中進行分析]。 不過,限制適用於該群組中的每個人,以及群組所屬的每個工作區。
  • 每個人都可以手動重新 整理數據
  • 您無法在應用程式中共用散發給您的報表。 要求應用程式擁有者新增您想要與報表共用的人員,然後重新發佈應用程式。
  • 如果您使用 Microsoft Exchange Online 作為電子郵件,您可以輸入通訊群組的電子郵件地址,與其成員共用。
  • 您無法使用 Microsoft 365 整合群組進行直接共用和電子郵件訂閱。 如果您不想指定個人,您可以使用已啟用電子郵件的通訊群組或安全組與多個用戶共用。 如需詳細資訊,請參閱<在 Power BI 服務 中使用報表和儀錶板的電子郵件訂閱>中的群組電子郵件別名
  • 共用電子郵件網域的同事,以及網域不同但註冊在相同租使用者內的同事,可以與其他人共用儀錶板。 例如,假設網域 contoso.com 和 contoso2.com 註冊在同一個租使用者中,而您的電子郵件位址為 konrads@contoso.com。 和 ravali@contoso.comgustav@contoso2.com 都可以共用您的儀錶板,只要您授與他們共用的許可權即可。
  • 如果您的同事已經有特定報表或儀錶板的存取權,您可以在儀錶板或報表上複製 URL 來傳送直接連結。 例如: https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx