「共用」是讓其他人存取您的儀表板和報表的一種方式。 共用在 Power BI 中具有特定意義。 Power BI 提供其他方式來共同作業和散發您的儀表板。 請參閱應該如何共同作業和共用儀表板和報表?,進行比較。

您可以從您自己的 [我的工作區] 或群組工作區共用儀表板。 當您與他人共用儀表板時,他們可以檢視和互動,但是無法對其編輯。 除非套用資料列層級安全性 (RLS),否則他們會看到您在儀表板和報表中看到的相同資料。 如果您允許的話,您與其共用的同事可以與他們的同事共用儀表板。 您可以與組織外部人員共用。 他們也可以檢視和與儀表板互動,但不能共用儀表板。

您可以共用的內容及對象,取決於您和他們的 Power BI 授權。 如需詳細資料,請參閱後文的共用所需的授權需求

注意:您也可以從任何 Power BI 行動裝置應用程式共用儀表板。 您可以從 Power BI 服務或 Power BI 行動裝置應用程式共用儀表板與報表,但無法從 Power BI Desktop 共用。

與群組工作區外的同事共用儀表板

如果您是 Power BI 中群組工作區的一員,您可以與群組外的同事共用該群組的儀表板。 其運作方式和與同事共用儀表板相同。您可以與貴組織內外的同事共用儀表板與報表。 如果他們尚未註冊 Power BI,他們需要註冊才能查看您的儀表板。

影片:共用儀表板

觀看 Amanda 與她公司內外的同事共用儀表板。 然後遵循影片下方的逐步指示親自試試看。

逐步解說︰共用儀表板

  1. 開啟儀表板,然後選取 [共用]

  2. 選取 [邀請],接著在上方的方塊中輸入電子郵件地址,然後視需要修改訊息。

    您可以與其位址在您組織外的人員共用,但是您會看到一則警告。

  3. 若要允許您的同事再次將您的儀表板與他人共用,請核取 [允許收件者共用您的儀表板] 。

    只有貴組織內的同事可以再次共用儀表板。 組織外部人員可以檢視您的儀表板,但不能再次共用。

  4. 選取 [共用]。

    Power BI 會傳送電子郵件邀請,其中附有此共用儀表板的連結。 按一下該連結即可將儀表板加入同事的 Power BI 服務。 他們在共用的儀表板旁邊看到這個圖示 ,表示與他們共用儀表板。

    如果尚未註冊 Power BI,他們將需要在按一下連結後建立帳戶。

    注意:

    組織外部人員的共用體驗會不一樣。 如需詳細資訊,請參閱以下的與組織外部人員共用時

  5. 若要查看儀表板的共用人員,請選取 [存取]。

    組織外部人員列為 [Guest]。

共用儀表板的注意事項

以下是必須牢記的儀表板共用相關事項︰

  • 如果您的同事尚未註冊 Power BI,他們必須先註冊才能查看您的儀表板。

  • 一般來說,您和您的同事在儀表板中會看到相同的資料。 因此,如果您的權限看到的資料比他們多,他們就能夠看到您儀表板中所有的資料。 不過,如果資料列層級安全性 (RLS) 套用至儀表板基礎的資料集,則每個人的認證會用來決定其可以存取的資料。

  • 與之共用的每個人都可以看到您的儀表板,並在閱讀檢視中與您的報表互動。 他們無法建立新的報表,或在現有的報表中儲存變更。

  • 每個人都可以看到您所做的變更。

  • 但沒有人可以看到或下載資料集。

  • 每個人都可以手動重新整理儀表板資料

與同事共用儀表板時

  • 如果電子郵件使用 Office 365,您可以輸入與通訊群組相關聯的電子郵件地址來與通訊群組的成員共用。

  • 您可以和具有相同電子郵件網域的同事共用儀表板,也可以和不同網域、但登錄在租用戶中的同事共用。 例如,假設網域 contoso.com 和 contoso2.com 都登錄在租用戶中。 如果您的電子郵件地址是 konrads@contoso.com,則 ravali@contoso.com 和 gustav@contoso2.com 都可以再次共用。

    提示:如果您的同事已能存取特定的儀表板,您只需要在儀表板中時,複製該儀表板的 URL,就能傳送該儀表板的直接連結。 例如:

    https://powerbi.com/dashboards/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx

與組織外部人員共用儀表板時

與組織外部人員共用時,他們會收到附有共用儀表板連結的電子郵件。 他們必須登入 Power BI 才能查看儀表板。 如果沒有 Power BI 帳戶,他們可以在按一下連結之後建立帳戶。

登入後,就不會在平常的 Power BI 入口網站中,而是在其瀏覽器視窗中看到沒有左瀏覽窗格的共用儀表板。 他們也必須將連結設為書籤,日後才能存取這個儀表板。

他們無法編輯這個儀表板或報表中的任何內容。 他們可以與報表中的圖表互動 (交叉醒目提示),以及變更連接至儀表板的任何報表篩選條件/交叉分析篩選器。

只有您的直接收件者才看得到共用儀表板。 在上例中,只有 Vicki@contoso.com 看得到儀表板。 其他人就算有連結也看不到這個儀表板,而 Vicki 必須使用相同的電子郵件地址才能存取該儀表板。 如果她使用任何其他電子郵件地址登入,亦無法存取儀表板。

如果內部部署的 Analysis Services 表格式模型實作了角色或資料列層級安全性,則組織外部人員就看不到任何資料。

注意:

您無法和擁有 Power BI Pro 試用版授權的外部使用者共用包含 Power BI Pro 內容的儀表板。 他們需要一般的 Power BI Pro 授權才能存取這些儀表板。 何謂 Power BI Pro 內容?

發行到網站

換言之,您可以將報表發行至 Web,以與組織外部的人員共用。 不過,您無法控制您與之共用的人員。 網際網路上的任何人都可以看到它。 深入了解發行至 Web

只共用報表

我們看到,當您共用的儀表板有連結至報表的磚時,就會同時共用該類報表。 但如果您只想共用報表呢? 只要將報表頁面的 URL 傳送給同事即可。 只要他們是相同通訊群組的成員,和您在相同的電子郵件網域中,或至少有一個儀表板連結到相同的報表 (儀表板有從該報表釘選的磚),他們就能夠開啟報表。

請參閱前文的當您與同事共用時

共用報表的篩選版本

如果要共用報表的篩選版本呢? 可能是只顯示特定城市或特定銷售人員或特定年份等資料的報表。 建立自訂的 URL 即可完成。

  1. [編輯檢視] 中開啟報表並套用篩選。 在本例中,我們要篩選零售分析範例,只顯示 FD-01 區。

  2. 在報表頁面 URL 的結尾處新增下列內容︰

    ?filter=<資料表名稱>/<檔案名稱> eq <值>

    在本例中,資料表的名稱是 Store、欄位名稱是 Territory,要篩選的值是 NC

    ?filter=Store/Territory eq NC

    您的瀏覽器會新增某些特殊字元,代表斜線和空格,因此最後會是︰

    app.powerbi.com/groups/me/reports/010ae9ad-a9ab-4904-a7a1-10a61f70f2f5/ReportSection2?filter=Store%252FTerritory%20eq%20NC

    注意:

    欄位必須是字串類型,而且表格名稱或欄位名稱都不可以包含空格。

  3. 將此 URL 傳送給您的同事。 當他們按一下連結,Power BI 就會開啟篩選後報表的唯讀版本。

共用所需的授權需求

在組織內外共用內容的授權需求皆相同。

如果只使用免費的 Power BI 功能建立儀表板,您的收件者只需要免費的 Power BI 授權就可以檢視內容。 如果使用 Power BI Pro 的功能,例如群組或內部部署連線,您的收件者就需要 Power BI Pro 授權才能檢視內容。

如需更完整的清單,請參閱 何謂 Power BI Pro 內容?

此 Power BI 定價頁面:免費試用 Power BI 或購買 Power BI Pro,方便您比較兩種選項。

再次共用

再次共用允許您的同事轉寄電子郵件邀請給貴組織的其他人員 (邀請有效期為一個月)。 您的同事也可以透過 Power BI 服務和行動裝置應用程式再次共用。 儀表板的擁有者可以關閉再次共用,也可以個別撤銷再次共用 (請參閱下文)。

組織外部人員無法再次共用。

不共用儀表板

  1. 開啟儀表板,然後選取 [共用]

  2. 選取 [存取] 以查看完整的人員清單。

  3. 按一下 [可檢視]旁的省略符號 ( ... ),然後選取:

    • 與該員 [停止共用] 或
    • [停用再次共用],阻止該員與其他人共用。
    • 或若該員尚未接受您的共用邀請,請 [取消邀請] 。

關閉再次共用

只有儀表板擁有者可以開啟和關閉再次共用。

  • 如果您還未傳送共用邀請,請清除 邀請底部的 [允許收件者共用您的儀表板] 核取方塊。

  • 如有同事還未接受您的共用邀請,您可以取消邀請,然後再次邀請他們但不選取 [允許收件者共用您的儀表板] 。

  • 如果他們接受了共用邀請,請依序選取 [存取] 與 [可檢視] 旁的省略號 (...) ,然後按一下 [停止共用]。

另請參閱