讓您最重要的儀表板和報表維持最新的狀態從沒這麼容易過。 訂閱對您來說最重要的報表頁面和儀表板,Power BI 就會以電子郵件寄送快照集到您的收件匣。 您告訴 Power BI 想要收到電子郵件的頻率︰從一天一次到每週一次

注意:

只能在 Power BI 服務中建立訂閱。 當您收到電子郵件時,其中會包含「前往報表/儀表板」的連結。 在安裝 Power BI 應用程式的行動裝置上,選取此連結會啟動應用程式 (而不是在 Power BI 網站上開啟報表或儀表板的預設動作)。

觀看 Sirui 設定報表的電子郵件訂閱。 然後遵循影片下方的逐步指示親自試試看。

需求

建立訂閱是 Power BI Pro 功能,您必須具有內容 (儀表板或報表) 的檢視或編輯權限。

訂閱儀表板

  1. 開啟儀表板。

  2. 從頂端功能表列,選取 [訂閱] 或選取信封圖示

  3. 使用黃色的滑桿開啟和關閉訂閱。 將滑桿設定為關閉並不會刪除訂閱。 若要刪除訂閱,請選取垃圾桶圖示。

  4. 選取 [儲存並關閉] 來儲存訂閱。 每當任何一個基礎資料即發生變更時,您都會收到一封儀表板的快照集電子郵件。 如果儀表板一天重新整理多次,則您只會在第一次重新整理之後,收到快照集電子郵件。

    秘訣

    想要立即看到電子郵件嗎? 請重新整理與儀表板建立關聯的其中一個資料集來觸發電子郵件。 (如果您沒有編輯資料集的權限,則必須要求有這些權限的人為您執行這項操作。)若要了解有哪些資料集將用來建立儀表板,請從儀表板選取檢視相關項目圖示 以開啟 [相關內容],然後選取重新整理圖示

訂閱報表頁面

  1. 閱讀檢視開啟報表。

  2. 從頂端功能表列,選取 [訂閱]。

  3. 您可以一次訂閱一個報表頁面。 從下拉式清單選取特定的報表頁面。

    繼續到新增報表頁面。

  4. 使用黃色的滑桿開啟和關閉每個頁面的訂閱。 將滑桿設定為關閉並不會刪除訂閱。 若要刪除訂閱,請選取垃圾桶圖示。

  5. 選取 [儲存並關閉] 來儲存訂閱。 重新整理報表時,您會收到每個報表頁面的電子郵件快照集。 如果報表未重新整理,您當天不會收到快照集電子郵件。 如果報表一天重新整理多次,則您只會在第一次重新整理之後,收到電子郵件快照集。

    秘訣

    想要立即看到電子郵件嗎? 開啟您的資料集並選取 [立即重新整理] 觸發電子郵件。 如果您沒有編輯資料集的權限,則必須要求有這些權限的人為您執行這項操作。

如何決定報表的電子郵件排程

下表描述您將會收到電子郵件的頻率。 它完全取決於儀表板或報表所根據的資料集連線方式 (DirectQuery、即時連線、匯入到 Power BI 或 OneDrive 或 SharePoint Online 中的 Excel 檔案),以及可用和已選取的訂閱選項 ([每日]、[每週],或 [無])。

DirectQuery Live Connect 排定的重新整理 (匯入) OneDrive/SharePoint Online 中的 Excel 檔案
報表/儀表板重新整理的頻率? 每隔 15 分鐘 Power BI 會每隔 15 分鐘檢查一次,並且如果資料集已變更,會重新整理報表。 使用者選取 [無]、[每天] 或 [每週]。 每日最多可達一天 8 次。 每週實際上是使用者建立並設定的每週排程,重新整理最少為每週一次,最多則為每日。 每小時一次
使用者對訂閱電子郵件排程有多大的控制權? 選項有︰[每日] 或 [每週] 沒有選項︰如果報表重新整理,便會傳送電子郵件給使用者,但每天不會超過一次。 如果重新整理排程為每日,選項有 [每日] 和 [每週]。 如果重新整理排程為每週,選項只有 [每週]。 沒有選項︰每當資料集更新,便會傳送電子郵件給使用者,但每天不會超過一次。

管理您的訂閱

有 2 條路徑可到達管理您訂閱的畫面。 第一是藉由從 [訂閱電子郵件] 對話方塊的 [管理所有訂閱] (請參閱上述步驟 3)。 第二是藉由從頂端功能表列選取 Power BI 齒輪圖示 ,然後選擇 [設定]。

顯示的特定訂閱將取決於哪一個工作區目前為使用中。 若要一次查看所有工作區的所有訂閱,請務必讓 [我的工作區] 為使用中。 如需了解工作區,請參閱 Power BI 中的工作區

如果 Pro 授權過期、擁有者刪除儀表板或報表、用來建立訂閱的使用者帳戶遭到刪除,訂閱將會終止。

考量與疑難排解

  • 目前,訂閱不適用於來自內容套件或 Power BI 應用程式的儀表板或報表。 但有因應措施...複製一份報表/儀表板,並改為新增該版本的訂閱。

  • 對於即時連線資料集的電子郵件訂閱,您只會在資料變更時收到電子郵件。 因此,如果發生重新整理但沒有任何資料變更,Power BI 將不會傳送電子郵件給您。

  • 電子郵件訂閱不支援大部分自訂視覺效果。 其中一個例外是「已認證」的自訂視覺效果。

  • 電子郵件訂閱傳送時會使用報表的預設篩選器和交叉分析篩選器狀態。 在訂閱之前對預設值所做的任何變更將不會顯示在電子郵件中。

  • 在 Power BI Desktop 即時連線至服務功能所建立的報告頁面上,尚不支援電子郵件訂用帳戶。

  • 特別是針對儀表板訂閱,尚不支援某些磚類型。 其中包括:資料流磚、影片磚、自訂 Web 內容磚。

  • 如果您與租用戶以外的同事共用儀表板,他們將無法訂閱儀表板或其建立關聯的報表頁面。 因此,如果您是 aaron@xyz.com,您可以與 anyone@ABC.com 共用。 但 anyone@ABC.com 無法訂閱共用內容。

  • 由於電子郵件大小限制,儀表板或報表若含有非常大的影像,訂閱可能會失敗。

  • 如果超過 2 個月未瀏覽某些儀表板和報表,Power BI 會自動暫停重新整理與這些儀表板和報表建立關聯的資料集。 不過,如果您新增儀表板或報表的訂閱,即使有段時間未瀏覽也不會暫停。

  • 若您未收到訂閱電子郵件,請確認您的使用者主體名稱 (UPN) 能夠接收電子郵件。 Power BI 小組正致力於放寬這項需求,請隨時留意。

後續步驟