Power BI 服務 中報表和儀錶板的電子郵件訂閱

適用於:Power BI Desktop Power BI 服務

自行和其他人訂閱Power BI報表、儀錶板和編頁報表。 您會在設定的排程上收到電子郵件。 電子郵件包含快照集,並連結到報表或儀錶板,或報表或儀錶板的完整附件。 如果您是工作區系統管理員,請瞭解如何管理工作區中的訂用帳戶,包括如何接管其他人所擁有的訂用帳戶。

重要

訂閱其他人需要付費授權(Pro 或 PPU)。 如需授權的相關信息,請參閱 網狀架構和 Power BI 授權和訂用帳戶

訂閱 Power BI 服務 中的報表或儀錶板

在最重要的儀錶板和報表上保持最新狀態永遠不會更容易。 訂閱對您而言最重要的報表和儀錶板,而 Power BI 會將快照集傳送到您的收件匣。 您會告訴 Power BI 您要接收電子郵件的頻率和時間。 每個報表或儀錶板最多設定 24 個訂閱,並提供每個訂用帳戶的唯一收件者、時間和頻率。

Screenshot showing email for subscription to a report.

需求

需求適用於組織中的使用者,以及 Microsoft Entra Business-to-Business (B2B) 來賓使用者。 若要自行建立訂用帳戶,您需要存取特定報表或儀錶板的許可權,以及

您的網狀架構系統管理員(先前為 Power BI 系統管理員)必須啟用租使用者中的訂用帳戶。 如果您是系統管理員,請參閱 在Power BI管理入口網站中啟用訂用帳戶。

訂閱報表或儀錶板

無論您是訂閱儀錶板、報表頁面或完整報表,程式都類似。 單一按鈕可讓您訂閱 Power BI 服務 儀錶板和報表。 訂閱報表提供您更多字段選項,因此我們會使用報表作為範例。

Screenshot showing the Subscribe to report icon on the top menu bar.

訂閱編頁報表稍有不同,如本文中訂閱編頁報表中所述

  1. 開啟報表,然後從頂端功能表欄選取 [訂閱報表Screenshot showing the Subscribe icon.]。

  2. 選取 [建立訂用帳戶 ],併為您的訂用帳戶指定名稱。 根據預設,您的訂用帳戶會與您的報表頁面或儀錶板同名。 或者,將訂用帳戶的名稱變更為更有意義的專案。

    Screenshot of the Subscribe to emails screen.

  3. 使用綠色滑桿來開啟和關閉訂用帳戶。 將滑桿設定為 [關閉 ] 不會刪除訂用帳戶。 若要刪除訂用帳戶,請選取垃圾桶圖示。

  4. 依電子郵件地址編輯或新增收件者,確保您至少有一個。

  5. 如果報表位於 進階版 容量或 進階版 每位使用者 (PPU) 授權所支援的工作區中,請將完整報表新增為附件,而不只是單一報表頁面。 敏感度標籤會套用至電子郵件附件。 選取 PDF 或 PowerPoint 以取得附件格式。 附件會遵守報表的所有隱私權標籤。 附件的大小限制為不超過 20 頁且小於 25 MB。

    Screenshot showing the Attach full report dropdown.

  6. 選取 [開始日期],並選擇性地為您的訂用帳戶選取 [結束日期]。 根據預設,開始日期是您建立訂閱的日期,而結束日期為一年後。 您可以在訂閱結束前的任何時間,將它變更為未來任何日期。 當訂用帳戶達到結束日期時,它會停止,直到您重新啟用為止。 您會在排程結束日期之前收到通知,詢問您是否要擴充通知。

  7. 使用 [ 重複] 下拉式清單選取訂用帳戶的頻率。 您可以選擇每小時、每日、每周、每月或數據重新整理之後(每日一次)。 大部分選項都需要您設定時區。

    提示

    若要只在特定天數收到訂閱電子郵件,請選取 [每小時] 或 [每周],然後選取 [星期幾] 複選框。 如果您選取 [每月],請輸入您想要接收訂閱電子郵件的月份日期。

    • 如果您選擇 [每小時]、[每日]、[每周] 或 [每月],請選擇 訂用帳戶的 [排程時間 ]。 您可以在一小時或 15、30 或 45 分鐘執行指定的時區。 如果您選擇 [每小時],請選取您想要訂用帳戶啟動的 [排程時間],並在 [排程時間] 之後每小時執行一次。

如果您的訂用帳戶就緒,請選取 [ 儲存]。 若要讓您的訂用帳戶更精確,請選取 [更多選項]。

  1. 或者,為收件者新增主旨和郵件。

  2. 選取您要出現在預覽影像中的 [報表] 頁面。 如果您切換為 [ 附加完整報表開啟],您會看到下拉式清單中所列的所有報表頁面。 否則,您只會在下拉式清單中列出使用中的報表頁面。 若要訂閱報表中的多個頁面,請選取 [附加完整報表 ] 滑桿,或選取 [新增訂閱 ],然後從下拉式清單中選擇不同的頁面。

    提示

    根據預設,報表訂閱會繼承使用中報表頁面的名稱。 如果您選取不同的報表頁面,請考慮變更訂用帳戶名稱。

  3. 在電子郵件中包含其他資訊。 選取其中一或多個複選框。

    • 在 Power BI 中檢視報表/儀錶板的許可權:授與收件者開啟和檢視 Power BI 服務 中報表或儀錶板的許可權(app.powerbi.com)。 此選項在所有情況下都無法使用。
    • Power BI 中的報表/儀錶板連結:在連結至 Power BI 服務 中報表或儀錶板的電子郵件本文中包含 [移至報表] 按鈕。
    • 預覽影像(僅適用於 Power BI 報表):在電子郵件本文中包含報表頁面的預覽。

    警告

    敏感度標籤不會套用至訂用帳戶的電子郵件或預覽影像。 若要防止這種情況,請關閉 預覽映像

您會在所設定的排程上收到報表或儀錶板的電子郵件和快照集。 頻率設定為 [數據重新 整理之後] 的訂用帳戶,只會在當天第一次排程重新整理之後傳送電子郵件。 檢查當天的第一個數據集重新整理時,所有日期/時間都會標準化為UTC。

注意

  • 若要避免訂用帳戶電子郵件移至您的垃圾郵件資料夾,請將Power BI電子郵件別名 (no-reply-powerbi@microsoft.com) 新增至您的連絡人。 如果您使用 Microsoft Outlook,請以滑鼠右鍵按兩下別名,然後選取 [ 新增至 Outlook 聯繫人]。
  • 您可以讓 Power BI 將訂用帳戶電子郵件傳送至 已啟用郵件功能的安全組。 請務必將Power BI 別名 (no-reply-powerbi@microsoft.com) 新增至核准的寄件人清單。

敏感度標籤

敏感度標籤會套用至訂用帳戶電子郵件附件,但不會套用至訂用帳戶的電子郵件文字或預覽影像。

  • 建立訂閱,將報表複本(包括編頁報表)附加至訂閱電子郵件是Power BI Pro功能。

  • 對於具有免費訂用帳戶的用戶,報表的訂閱電子郵件(包括編頁報表)不會在電子郵件文字或訂用帳戶預覽影像中包含敏感度卷標。

  • 若要確保您的訂用帳戶具有敏感度標籤,請關閉 [訂用帳戶] 畫面中的 [預覽] 影像

  • 對於儀錶板的訂用帳戶,沒有選項可將儀錶板的複本附加至電子郵件。 因此,訂用帳戶電子郵件在文字或預覽影像中沒有敏感度標籤。

訂閱其他人

若要建立包含其他人的訂用帳戶,除了 建立您自己的訂用帳戶所需的需求之外,您還需要:

  • 在工作區中具有參與者、成員或 管理員 角色的 Pro 或 PPU 授權。 如果您能夠在該工作區中編輯報表或儀錶板,您知道工作區中有參與者、成員或 管理員 角色。 深入瞭解 工作區中的角色。

  • 成為組織的一部分。 B2B 來賓用戶 無法只訂閱其他人自己。 如需詳細資訊,請參閱 B2B 來賓使用者可以設定及訂閱電子郵件訂閱

  • 如果報表或儀錶板未裝載在 進階版 容量中,如菱形圖示所指示,您仍然可以訂閱其他人。 不過,他們也必須擁有Power BI Pro或 進階版 Per User (PPU) 授權。

    Workspaces showing diamond icon for Premium and diamond with person icon for PPU.

使用群組電子郵件別名

建立訂用帳戶時,您可以將相同網域中的其他電子郵件位址新增至訂用帳戶。 如果報表或儀錶板裝載於 進階版 容量中,您可以訂閱群組別名,無論它們是否在您的網域中。 您不需要訂閱個別的電子郵件位址。 別名是以目前的Active Directory 為基礎。

群組類型 電子郵件訂閱中支援
Microsoft 365 群組 Yes
通訊群組 Yes
動態通訊群組 Yes
安全性群組 No
啟用郵件功能的安全組 Yes

建立 Microsoft 365 群組的方式有不同。 例如,您可以在 Outlook 中建立群組、Teams 中的通訊群組,或啟用郵件功能的安全組。 適用於 Teams 的 Microsoft 365 通訊群組不適用於郵件啟用,因此無法用於直接共用和電子郵件訂閱。

注意

進階版 Per User (PPU) 授權所支援的工作區與 進階版 容量所支援的工作區不同,且不支援訂閱群組別名。

儲存訂閱報表的變更

包含我的變更

當您訂閱其他人所建立的報表時,您可以變更該報表。 此時,您可以建立可擷取這些變更的新訂用帳戶,或使用現有的訂用帳戶儲存變更。

Screenshot showing the My changes section of the Subscriptions pane.

直到您實際對與您共享的報表進行變更,您才會看到 [包含我的變更] 選項。 進行所需的變更之後,請開啟現有的訂用帳戶,或為該報表頁面建立新的訂閱。 由於您對原始報表做了變更,因此您現在有 [我的變更] 標頭,以及 [包含我的變更] 選項。

未核取 [包含我的變更] 時,Power BI 會忽略您對報表所做的所有變更,並保留您訂閱作者所發佈的報表。 核取 [包含我的變更] 時,Power BI 會更新訂閱,包括您對報表所做的所有變更。 變更包括:

  • 篩選條件 (篩選窗格)
  • 交叉分析篩選器
  • 個人化視覺效果
  • 交叉篩選或交叉醒目提示
  • 向下切入或向上切入
  • bookmarks
  • 聚光燈
  • 焦點模式

在 Power BI 更新訂閱之前,您有機會預覽舊的訂用帳戶,並將其與報表的新狀態進行比較。 比較這兩個版本可協助您決定是否更新訂用帳戶。

預覽並更新您的訂用帳戶

  1. 首先,根據國家/地區、小組/部門和類別等條件自定義報表。

  2. 將任何變更套用至報表,使其處於您要訂閱或共享的狀態。 變更可能包括套用篩選、焦點、鑽研、交叉分析篩選器或交叉醒目提示。

  3. 從報表畫布頂端功能表欄選取 [訂閱報表],以重新開啟 [訂閱] 窗格。

  4. 選取鉛筆圖示以編輯現有訂用帳戶的詳細數據。 例如,變更傳遞頻率、新增電子郵件訊息、變更許可權等等。

  5. 選取 [更多選項>包含我的變更>預覽],以顯示傳送給訂閱者的原始訂閱僅限檢視版本。 使用此比較來決定是否要覆寫訂閱報表的原始狀態。

  6. 選取 [返回訂用帳戶 ],然後選取鉛筆圖示。

  7. 若要更新現有的訂用帳戶以包含您的報表變更,請選取 [更多選項>包含我的變更>更新]。 更新 變更訂閱以包含新的變更。

  8. 儲存您的訂用帳戶。

自訂訂用帳戶

如果您是報表的作者, 包含我的變更 是為收件者建立個別訂閱的絕佳方式。

注意

儀錶板或編頁報表無法使用 [包含我的變更] 欄位。

檢閱及測試訂用帳戶

您的 [訂 用帳戶] 頁面會追蹤目前報表的所有訂用帳戶。

Screenshot showing the Subscriptions page with two subscriptions listed.

若要檢閱訂用帳戶,請選取訂用帳戶左側的箭號。

Screenshot showing all the details for one subscription.

若要測試訂用帳戶,請選取 [立即 執行] 以立即傳送電子郵件給您。 它不會觸發基礎語意模型的數據重新整理。

管理訂閱

訂用帳戶是在工作區層級上管理。 指派 管理員 角色的訂用帳戶建立者和使用者可以檢視和管理訂用帳戶。 工作區中的 管理員 可以編輯並接管工作區內的所有訂用帳戶。 網狀架構管理員可以檢視記錄,並開啟和關閉特定訂用帳戶功能。

工作區中的訂用帳戶

若要查看您在指定工作區中擁有的所有訂用帳戶,請選取 [ 全部管理]

Screenshot showing the Subscriptions pane with Manage all outlined in red.

從這裡,您會看到您在目前選取的工作區中建立的所有訂用帳戶。 針對每個訂用帳戶,Power BI 會顯示您為訂用帳戶提供的名稱、您要訂閱的內容名稱,以及內容類型。 如果您選取 [ 包含我的變更],[ 狀態 ] 資料行就會包含日期。 依關鍵詞搜尋訂用帳戶,或依其中任何字段進行篩選。

Screenshot showing the Notifications pane with Power BI subscription outlined in red.

選取 [ 編輯 ] 圖示以返回 [訂用帳戶] 畫面,您可以在其中:

  • 請參閱該報表或儀錶板的訂用帳戶清單。

  • 選取訂用帳戶名稱左邊的箭號,預覽訂用帳戶的設定。

  • 選取鉛筆圖示來變更訂用帳戶的設定。

  • 選取 報表中的 [編輯] 或 [在儀錶板中編輯] 來開啟報表儀錶板

    Screenshot showing the Subscriptions with Edit in report outlined in red.

所有工作區的訂用帳戶

若要查看您的所有訂用帳戶,請從選取 [我的工作區 ] 開始使其作用中。 然後,從 Power BI 服務 右上角,選取齒輪圖示 cog icon>設定> 批註。

Screenshot showing cog icon selected.

從這裡,您會看到所有工作區中所有訂用帳戶的清單。 Power BI 會顯示訂用帳戶的名稱、您要訂閱的內容名稱、擁有者的名稱、相關聯的工作區名稱,以及內容類型。 如果您選取 [ 包含我的變更],[ 狀態 ] 資料行會包含包含變更的日期。 依關鍵詞搜尋訂用帳戶,或依其中任何字段進行篩選。 選取 [ 編輯 ] 圖示以變更訂用帳戶的設定。

Screenshot showing all subscriptions for a user.

組織外部用戶的訂用帳戶

訂閱外部使用者

如果您的報表或儀錶板裝載於 進階版 容量中,您可以訂閱外部使用者至報表或儀錶板。 B2B 來賓用戶無法為外部使用者新增訂用帳戶。

  • 如果您訂閱外部使用者至報表或儀錶板,在選取 [訂用帳戶] 窗格中的 [儲存 ] 之後,他們就會立即收到共用通知。 此通知只會傳送給外部使用者,而不是內部使用者,因為外部使用者需要邀請連結才能檢視報表或儀錶板。

  • 進階版 每位使用者工作區不符合 進階版 容量工作區的資格。

  • 與網域外部的同事共享內容不需要 進階版 容量。 例如,如果您是 aaron@contoso.com,您可以與 anyone@fabrikam.com共用,但無法訂閱anyone@fabrikam.com,除非該內容裝載在 進階版 容量中。

B2B 來賓用戶可以設定及訂閱電子郵件訂閱

B2B 來賓使用者可以建立自己的內容訂用帳戶,而組織中的使用者可以為其訂閱電子郵件。 首先,組織的成員會將 B2B 來賓使用者新增並訂閱電子郵件內容。 如需 B2B 來賓使用者以及如何將其新增至組織的詳細資訊,請參閱 使用 Microsoft Entra B2B 將內容散發給外部來賓使用者。

除了符合訂閱需求的 B2B 來賓使用者之外,Power BI 租用戶系統管理員還必須開啟設定,以允許 B2B 來賓使用者建立電子郵件訂閱。 如需如何開啟此設定的詳細資訊,請參閱 匯出和共用租用戶設定

訂閱編頁報表

訂閱自己或其他人編頁報表

您的 Power BI 系統管理員必須在 租用戶中啟用訂用帳戶。 此外,必須啟用相關的租用戶參數:

  • 匯出至 Excel
  • 匯出至 .csv
  • 將報表導出為PowerPoint 簡報或 PDF 檔
  • 將報表匯出為 MHTML 文件
  • 將報表導出為 Word 檔
  • 將報表匯出為 XML 檔
  • 建立電子郵件訂閱 (租使用者設定>導出和共用設定>建立電子郵件訂閱)Screenshot of tenant settings with relevant export settings outlined.

一般而言,訂閱編頁報表的程式與訂閱報表和儀錶板的程式相同,但有一些值得指出的差異。 本節說明訂閱編頁報表時要記住的這些差異和其他考慮。

編頁報表參數

編頁報表可讓您藉由在訂用帳戶窗格中設定參數,來指定在訂用帳戶中接收之報表人員的檢視。

  • 訂閱可以使用您報表目前選取或預設參數來傳送。 您可以為報表建立的每個訂用帳戶設定不同的參數值。

  • 如果您的報表作者設定以表達式為基礎的參數(例如,預設值一律為今天的日期),則訂閱會使用該參數做為預設值。 您可以變更其他參數值,並選擇使用目前的值。 但是,除非您也明確變更該值,否則訂閱會使用以表達式為基礎的參數。

更新現有編頁報表訂閱的參數

如果您有編頁報表的現有訂閱,而且想要更新套用至報表的參數,請遵循下列步驟。

  1. 使用新的參數重新轉譯編頁報表。

  2. 開啟 [訂閱] 頁面。

  3. 選取 [ 使用目前(轉譯的報表)] 值Screenshot of Report parameters with Use current selected.

  4. 選取 [儲存]。

編頁報表訂閱特有的考慮

  • 您可以訂閱組織中的其他用戶編頁報表,這些報表會連線到任何目前支持的數據源,包括 Azure Analysis Services 或 Power BI 語意模型。 請記住,報表附件會根據您的許可權反映數據。
  • 您可以設定每個編頁報表的訂閱數目無限制。
  • B2B 來賓使用者只能自行建立訂用帳戶。
  • 附件大小上限為 25 MB。
  • 不同於儀錶板或Power BI報表的訂閱,您的訂用帳戶包含整個報表輸出的附件。 支援下列附件類型:PDF、PowerPoint 簡報(PPTX)、Excel 活頁簿(XLSX)、Word 檔(DOCX)、CSV 檔案和 XML。
  • 或者,在電子郵件本文中包含報表的預覽影像。 視您選取的附件格式而定,影像可能會與附加報表檔的第一頁稍有不同。
  • 編頁報表的頻率沒有 [數據 重新整理] 選項。 您一律會從基礎數據源取得最新的值。
  • Power BI 服務 中的編頁報表訂閱類似於 Power BI 報表伺服器 和 SQL Server Reporting Services 中的電子郵件標準訂閱。 不過,您無法為 Power BI 服務 中的編頁報表建立數據驅動訂閱。

考量與限制

如需訂用帳戶功能的疑難解答協助,請參閱 針對Power BI訂用帳戶進行疑難解答。

一般

  • 如果您無法使用訂用帳戶功能,請連絡系統管理員或IT技術支援中心。 您的組織可能會停用此功能,或達到訂閱者上限。
  • Power BI 會自動暫停與儀錶板和報表相關聯的語意模型重新整理,這些模型不會在兩個多月內流覽。 不過,如果您將訂用帳戶新增至儀錶板或報表,即使訂閱未檢視,也不會暫停。
  • 在日光節約日,您會收到訂用帳戶電子郵件,以及每個訂用帳戶收到兩封電子郵件後的一天。

資料列層級安全性 (RLS)

  • 針對使用語意模型搭配數據列層級安全性的 Power BI 報表、儀錶板或編頁報表,請在為自己和其他人建立訂用帳戶時小心。 Power BI 會警告您數據包含 RLS,但客戶通常會捲動超過警告訊息。

    在訂用帳戶電子郵件中傳送的靜態影像會根據訂用帳戶的擁有者來顯示數據。 因此,在建立訂用帳戶時,請小心確保靜態映像中未包含機密資訊。 除了靜態影像之外,報表或儀錶板本身會開啟或未開啟,並根據使用者的許可權顯示數據。

Power BI 報表

  • 報表頁面訂閱會系結至報表頁面的名稱。 如果您訂閱報表頁面,而且重新命名,則必須重新建立您的訂閱。

應用程式

  • 針對 您安裝的Power BI 應用程式 ,如果您是應用程式的擁有者,您只能為其他人建立訂用帳戶。

  • 用戶可以透過該工作區中的系統管理員角色,從相關聯的工作區檢視及管理在應用程式內建立的訂用帳戶。

不支援的功能

針對 Power BI 訂用帳戶進行疑難解答
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