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Was sind KPI-Dashboards?

KPI-Dashboards sind Tools, die Datenquellen vereinen und auf einen Blick visuelles Feedback geben, das zeigt, wie sich Ihr Unternehmen im Vergleich zu Ihren Key Performance Indicators (KPIs) entwickelt. Sie bieten Benutzern Vorteile durch folgende Elemente:

• Eine schnelle und einfache Lösung zur Verfolgung von KPIs und anderen Geschäftsmetriken

• Eine einheitliche Ansicht von Daten, die die Sichtbarkeit der Unternehmenssituation verbessert

Datenvisualisierung  (anpassbar) mit Leistungs- und Statusanzeigen

Die Vorteile eines umfassenden KPI-Tools

Wenn Sie Ihr KPI-Dashboard mit demselben Tool oder derselben Plattform erstellen, mit der Sie Ihre KPIs definieren, haben Sie alles, was Sie benötigen, am selben Ort. Wenn Sie Ihre KPI-Definitionen, Datenquellen oder Ziele ändern, werden diese Aktualisierungen automatisch in Ihre Dashboards eingefügt, wodurch Sie wertvolle Zeit und Mühe sparen.

Was ist ein KPI?

Ein Key Performance Indicator ist ein messbarer Wert, der zeigt, wie effektiv Sie Ihre Ziele erreichen. Stellen Sie sich KPIs als Scorecard Ihres Unternehmens vor, um zu messen, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder nicht.

Warum KPIs wichtig sind

Durch das Erkennen und Verfolgen von KPIs wissen Sie, ob Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist, oder ob Sie den Kurs ändern sollten, um nicht wertvolle Zeit und Geld zu verlieren. Bei richtiger Verwendung sind KPIs leistungsstarke Tools, die Ihnen bei Folgendem helfen:

  • Überwachen Sie die finanzielle Situation des Unternehmens.

  • Messen Sie den Fortschritt anhand strategischer Ziele.

  • Erkennen Sie Probleme frühzeitig.

  • Nehmen Sie zeitnahe Anpassungen an der Taktik vor.

  • Motivieren Sie Teammitglieder.

  • Treffen Sie bessere und schnellere Entscheidungen.

Wie identifizieren Sie die KPIs, die für Ihr Unternehmen wichtig sind? Klären Sie zunächst Ihre strategischen Ziele – gemeinsam oder nach Abteilungen.

Mithilfe dieser Ziele können Sie ermitteln, welche KPIs für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind. Die Auswahl relevanter KPIs hängt vollständig von diesen Zielen und der Fähigkeit ab, Ihre Leistung daran zu messen.

Identifizieren Sie als Nächstes die KPI-Ziele, auf die Sie hinarbeiten, und wie diese gemessen werden. Beachten Sie, dass dies sowohl kurz- als auch langfristige Ziele sein können.

Sprechen Sie mit Ihrem Team und fördern Sie einen offenen Dialog über die KPIs und ihre Ziele. Sind sie zu aggressiv? Zu einfach? Ziele sollten herausfordernd sein, aber wenn sie zu ambitioniert sind oder sich ausschließlich auf Kennzahlen stützen, die Ihr Team nicht kontrolliert, ist es ratsam, sie erneut zu betrachten. Sie sollten auch die Aktivitäten und Taktiken untersuchen, mit denen Ihr Unternehmen diese Ziele erreicht. Nehmen Sie sich zum Schluss Zeit, um zu bewerten, wo Sie sich heute befinden – dies ist Ihr KPI-Ausgangspunkt.

Lernen Sie die verschiedenen Arten von KPIs kennen.

Das Ermitteln der zu verfolgenden KPIs wird einfacher, wenn Sie die Arten von KPIs besser verstehen, die am häufigsten zur Messung des Fortschritts verwendet werden.

  • Bei quantitativen KPIs geht es um messbare Fakten, die mit einer Zahl dargestellt werden können. Denken Sie an Statistiken, Prozentsätze und Beträge.

  • Qualitative KPIs beinhalten menschliche Interpretationen und können nicht mit Zahlen quantifiziert werden. Denken Sie an Meinungen, Gefühle und Erfahrungen.

  • Nachlaufende KPIs messen, was bereits in der Vergangenheit passiert ist, um Erfolg oder Misserfolg zu prognostizieren. Blicken Sie zurück und schauen Sie sich an, was Sie bereits erreicht haben oder wo Sie Probleme hatten.

  • Führende KPIs messen die Leistung, um zukünftige Erfolge und langfristige Trends vorherzusagen. Freuen Sie sich darauf, wo die Reise Sie hinführt.

Führende und rückwirkende KPIs werden häufig zusammen verwendet. Zusammen mit quantitativen und qualitativen KPIs bilden sie einen guten Ausgangspunkt.

Weisen Sie für jede KPI, die Sie verfolgen möchten, einen Besitzer zu und vereinbaren Sie die Häufigkeit der Nachverfolgung. Unabhängig davon, welche KPIs Sie verfolgen möchten, ist die Verwendung einer KPI-Plattform oder eines KPI-Tools der Schlüssel für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team bei KPI-Definitionen. Indem Sie jede KPI gemeinsam definieren, dann Kontextdaten erfassen und in einer einzigen Ansicht vereinheitlichen, ermöglichen Sie präzise Echtzeitaktionen.

Beispiele zu KPI-Dashboards

Effektive KPI-Dashboards führen alle KPIs zusammen, die Sie zur Verfolgung Ihrer strategischen Ziele benötigen, und erstellen eine visuelle Darstellung aller relevanten Metriken nebeneinander an einem Ort. Schauen Sie sich Beispiele zu KPI-Dashboards an, und betrachten Sie einige der wichtigsten zugehörigen Metriken, die Sie wahrscheinlich verfolgen möchten:

Marketing-Effektivität

  • Leistung von Schlüsselwörtern
  • Durchschnittliche Zeit auf Seite
  • Umrechnungskurs
  • Durchschnittliche Lead-Punktzahl
  • Lead-Verhältnis für Website-Datenverkehr

Kundendienst

  • Kundenzufriedenheitsbewertung
  • Kosten pro Anruf
  • Erste Reaktionszeit
  • Kundenbindungsrate
  • Durchschnittliche Abschlusszeit

Finanzlage

  • Gewinn und Verlust
  • Derzeitiger Gewinnanteil
  • Betriebsbezogener Cashflow
  • Durchsatz
  • Zuliefererausgaben

IT-Leistung

  • Durchschnittliche Reparaturzeit
  • Serverausfallzeit
  • IT-ROI
  • Nicht abgeschlossene Tickets pro Mitarbeiter
  • Innerhalb des Budgets bereitgestellte Projekte

KPI-Berichterstellung

KPI-Berichte bringen die im KPI-Dashboard angezeigten Informationen auf eine neue Ebene. Sie dringen tiefer in die Daten ein, um detailliertere Erkenntnisse und Analysen zu erhalten.

Ein KPI-Bericht hilft Stakeholdern und Teammitgliedern, Trends oder Engpässe über einen bestimmten Zeitraum zu identifizieren, damit sie bessere Entscheidungen treffen können. Mögliche Berichtsthemen:

  • Einblicke in das Tagesgeschäft des Unternehmens

  • Finanzielle Situation des Unternehmens anhand gezielter KPIs

  • Bemerkenswerte Trends oder Muster, die durch die Daten dargestellt werden

  • Tiefere Analyse der Daten zur Unterstützung der strategischen Entscheidungsfindung

Um Ihren KPI-Bericht zu erstellen, bestimmen Sie zunächst Ihre Zielgruppe und das Ziel für den Bericht. Beispielsweise möchten Sie den Stakeholdern des Unternehmens im dritten Quartal den Fortschritt in Bezug auf Ihr Umsatzziel darstellen. Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Bericht enthaltenen KPIs auf dieses zentrale Thema verweisen.

Weitere Überlegungen zum Erstellen Ihrer KPI-Berichte:

  • Durchsuchen von KPI-Berichtsvorlagen, die möglicherweise bereits in Ihrem KPI-Tool oder Ihrer KPI-Plattform enthalten sind

  • Festlegen einer Kadenz für die Berichtshäufigkeit

  • Entscheiden, ob Ihr Bericht statisch oder interaktiv sein soll, um dynamischere Drilldowns in Daten durchzuführen

  • Präsentieren Sie nur die relevanten KPIs, damit Sie den Bericht nicht mit KPIs überladen, die nicht den Berichtszielen zugeordnet sind.

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Berichterstattung klar, leicht verständlich und für die Zielgruppe umsetzbar ist.

Best Practices für KPIs

Um Ihnen dabei zu helfen, die Leistungsfähigkeit von KPIs erfolgreich zu nutzen, haben wir einige Tipps zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

KPIs identifizieren:

  • Wählen Sie nur KPIs aus, die auf Ihre spezifischen Ziele ausgerichtet sind. Wenn Ihre Ziele nicht klar sind, wird es sich als kompliziert erweisen, KPIs mit diesen abzugleichen.
  • Verwenden Sie unterschiedliche KPIs für dieselben Ziele, wenn sie sich über mehrere Abteilungen erstrecken. Beispielsweise verfügt die Marketingabteilung über andere KPIs als das Verkaufsteam.
  • Stellen Sie sicher, dass für die von Ihnen ausgewählten KPIs ein Kernteam für deren Definition verantwortlich ist.

KPIs überwachen:

  • Sehen Sie sich die verschiedenen Dashboards, Visualisierungsdiagramme und Vorlagen an, die in Ihrem KPI-Tool oder Ihrer KPI-Plattform verfügbar sind, um die richtigen für Ihre Ziele auszuwählen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie Startdaten zum Vergleich einschließen, damit Ihr Dashboard eine echte Darstellung der Unternehmensleistung und des Fortschritts im Zeitverlauf zeigt.
  • Bestimmen Sie eine Kadenz für die Überwachung und Bearbeitung von KPIs. Werden KPI-Dashboards täglich oder wöchentlich überwacht? Finden Aktionen erst nach der Berichterstattung statt oder sind Stakeholder bzw. Teammitglieder befugt, die Taktik auf dem Weg anzupassen?

Häufige KPI-Fehler

Vermeiden Sie diese häufigen KPI-Fehler:

1. Auswahl von KPIs, die für Ihre strategischen Ziele nicht entscheidend sind. Es macht zwar Sinn, Ihre relevanten Geschäftsmetriken zu verfolgen, aber nicht alle Ihre Metriken verdienen den KPI-Status.

2. Übernahme schlecht definierter oder ungenauer KPIs. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um die KPIs mit spezifischen Details zu deren Messung zu definieren. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Ziele zu erreichen.

3. Festlegen hoher oder unrealistischer KPI-Ziele. Es ist besser, realistischere Ziele basierend auf historischen Daten, Ressourcen und aktuellen Taktiken festzulegen. Konzentrieren Sie sich auf einen bestimmten Zeitrahmen oder legen Sie kurz- und langfristige Ziele fest.

4. Verfolgung von KPIs ohne Besitzer. Verantwortlichkeit ist nicht nur für die Ergebnisse wichtig, sondern auch für den Prozess. Jede KPI sollte einen Besitzer haben, der für die Überwachung, Berichterstellung, Analyse und Aktion verantwortlich ist.

5. Keine Maßnahmen in Bezug auf Ihre KPIs. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder hinter Ihren Erwartungen zurückbleiben, sind KPIs Tools, mit denen Sie bessere Entscheidungen treffen können. Verfolgen Sie also nicht nur um der Verfolgung willen – ergreifen Sie Maßnahmen.

Erstellen Sie mit dem richtigen Tool ganz einfach KPI-Dashboards.

Achten Sie bei der Auswahl einer KPI-Dashboard-Lösung auf einen einfachen End-to-End-Datenschutz für Daten-Dashboards mit Steuerelementen für die Freigabe außerhalb der Organisation. Auf diese Weise schützen Ihre KPI-Dashboards und KPI-Berichte die Sicherheit Ihrer zugrunde liegenden Daten gemäß den von Ihnen festgelegten Parametern. Erkunden Sie Microsoft Power BI, um sichere KPI-Dashboards zu erstellen und verborgene Erkenntnisse in Ihren Daten zu entdecken.