אדם שעובד במחשב שולחני

מה הם לוחות מחוונים של KPI?

לוחות מחוונים של KPI הם כלים שמאחדים מקורות נתונים ומספקים משוב חזותי במבט חטוף שמציג את ביצועי העסק על-פי מחווני ביצועי מפתח (KPIs).


היתרונות של כלי KPI מקיף

לוחות מחוונים של KPI מספקים למשתמשים:

  • פתרון מהיר וקל למעקב אחר מחווני KPI ומדדים עסקיים אחרים.
  • תצוגה מאוחדת של נתונים שמשפרים את הניראות של בריאות החברה.
  • תצוגה חזותית של נתונים ניתנת להתאמה אישית עם מחווני ביצועים ומצב.

על-ידי בניית לוח המחוונים של ה- KPI שלך עם אותם כלי או פלטפורמה שבהם אתה משתמש להגדרת מחווני ה- KPI שלך, יהיה לך כל מה שדרוש לך באותו מקום. כשאתה משנה את הגדרות ה- KPI, מקורות הנתונים או היעדים שלך, עדכונים אלה יאוכלסו אוטומטית בלוחות המחוונים שלך - ויחסכו לך זמן ומאמצים חשובים.


מהו KPI?

מחוון ביצועי מפתח הוא ערך ניתן למדידה שמציג את מידת היעילות שבה אתה עומד ביעדים שלך. חשוב על מחווני KPI כעל כרטיס הניקוד של החברה שלך, דרך למדוד אם אתה עומד במטרות או לא.


מדוע מחווני KPI חשובים

זיהוי ומעקב אחר מחווני KPI מאפשר לך לדעת אם העסק שלך בדרך הנכונה - או שעליך לשנות מסלול כדי לא לאבד זמן וכסף יקרים. כשמשתמשים בהם כהלכה, מחווני KPI הם כלי עוצמתיים שעוזרים לך:

  • לעקוב אחר התקינות הפיננסית של החברה.
  • למדוד את ההתקדמות לעבר יעדים אסטרטגיים.
  • לזהות בעיות בשלב מוקדם.
  • לבצע התאמות של הטקטיקות בזמן.
  • להחדיר מוטיבציה בחברי צוות.
  • לקבל החלטות טובות ומהירות יותר.

אז איך באפשרותך להתחיל לזהות את מחווני ה- KPI שחשובים לעסק שלך? התחל בהבהרת המטרות האסטרטגיות שלך - ביחד או לפי מחלקה.

יעדים אלה יעזרו לך לזהות אילו מחווני KPI חשובים עבור החברה שלך. בחירת מחווני ה- KPI הרלוונטיים תלויה רק ביעדים אלה וביכולת שיש לך למדוד את הביצועים שלך בעזרתם.

לאחר מכן, הגדר את יעדי ה- KPI שמעניינים אותך וקבע כיצד הם יימדדו. זכור שאלה עשויים להיות יעדים לטווח קצר ולטווח ארוך.

שוחח עם הצוות שלך ועודד דו-שיח פתוח לגבי מחווני ה- KPI והיעדים שלהם. האם הם אגרסיביים מדי? קלים מדי? היעדים אמורים להיות מאתגרים, אבל אם הם מופרכים מדי או מסתמכים רק על מדדים שלצוות שלך אין שליטה עליהם, יהיה זה חכם לשקול מחדש.‬ כמו כן, מומלץ לחקור את הפעילויות והטקטיקות שבהן החברה תשתמש להשגת יעדים אלה. לבסוף, הקדש זמן כדי להעריך היכן אתה נמצא היום - זו תהיה נקודת ההתחלה שלך בכל הקשור ל- KPI.‬


הכר את סוגי ה- KPI השונים

זיהוי מחווני ה- KPI שאחריהם צריך לעקוב יהפוך לקל יותר כאשר תבין טוב יותר את סוגי ה- KPI המשמשים ברוב המקרים למדידת התקדמות.

  • מחווני KPI כמותיים עוסקים בעובדות ניתנות למדידה שניתן לייצג באמצעות במספר. חשוב על נתונים סטטיסטיים, אחוזים וסימני דולר.‬
  • מחווני KPI איכותיים מערבים פרשנות אנושית ולא ניתן לכמת אותם באמצעות מספרים. חשוב על דעות, רגשות וחוויות.
  • מחווני KPI מאחרים מודדים את מה שכבר קרה בעבר כדי לחזות הצלחה או כשל. חשוב על התבוננות לאחור על מה שכבר השגת, או על המצבים שבהם נאבקת.
  • מחווני KPI מובילים מודדים ביצועים כדי לנבא הצלחה עתידית ומגמות ארוכות טווח. ‏‫חשוב על מבט קדימה, לכיוון שאליו אתה שואף.‬

מחווני KPI מובילים ומאחרים משמשים בדרך כלל ביחד. ביחד עם מחווני KPI כמותיים ואיכותיים, הם נקודת התחלה טובה.

עבור כל KPI שאחריו תבחר לעקוב, הקצה בעלים והסכם על תדירות המעקב.‬ ‏‫ללא קשר למחווני ה- KPI שאחריהם תחליט לעקוב, השימוש בפלטפורמת KPI או בכלי KPI הוא המפתח לשיתוף פעולה עם הצוות לגבי הגדרות KPI.‬ על-ידי הגדרה קולקטיבית של כל KPI, ולאחר מכן לכידת נתוני הקשר ואיחודם בתצוגה אחת, אתה מאפשר פעולות נקודתיות בזמן אמת.‬


דוגמאות ללוחות מחוונים של KPI

לוחות מחוונים יעילים של KPI משלבים יחד את כל מחווני ה- KPI הנדרשים כדי לעקוב אחר המטרות האסטרטגיות שלך, ויוצרים ייצוג חזותי של כל המדדים הרלוונטיים זה לצד זה, במקום אחד. התבונן ב- דוגמאות ללוחות מחוונים של KPI אלה ושקול כמה מהמדדים המרכזיים המשויכים שברצונך לעקוב אחריהם:

יעילות השיווק

  • ביצועי מילות מפתח
  • זמן ממוצע בעמוד
  • שיעור המרה
  • ציון ממוצע של הפניה
  • יחס הפניה לתנועת אתר אינטרנט

שירות לקוחות

  • דירוג שביעות רצון של הלקוח (CSAT)
  • עלות לשיחה
  • זמן לתגובה ראשונה
  • שיעור שימור לקוחות
  • זמן פתרון ממוצע

תקינות פיננסית

  • רווח והפסד
  • יחס שוטף
  • תזרים מזומנים תפעולי
  • קצב צריבה
  • הוצאות ספק

ביצועי IT

  • זמן ממוצע לתיקון
  • השבתה של השרת
  • ‏‫‏‫החזר על השקעה של IT
  • כרטיסים לא פתורים לעובד
  • פרויקטים שבוצעו במסגרת התקציב

דיווח KPI

דוחות KPI לוקחים את המידע שמוצג בלוח המחוונים של ה- KPI לרמה חדשה. הם מתעמקים בנתונים כדי למשוך תובנות וניתוח מפורטים יותר.

דוח KPI מסייע לבעלי עניין וחברי צוות לזהות מגמות או צווארי בקבוק במהלך פרק זמן מסוים, כך שהם יוכלו לקבל החלטות טובות יותר. נושאי הדיווח עשויים לכלול:

  • תובנות לגבי פעולות יומיומיות של החברה.
  • התקינות הפיננסית של החברה כנגד מחווני KPI ממוקדים.
  • מגמות או תבניות בולטות המוצגים על-ידי הנתונים.
  • ניתוח מעמיק יותר של הנתונים כדי לסייע בקבלת החלטות אסטרטגיות.

‏‫כדי ליצור את דוח ה- KPI, תחילה קבע את קהל היעד ואת המטרה של הדוח.‬ לדוגמה, ייתכן שתרצה להציג לבעלי העניין של החברה את ההתקדמות ברבעון השלישי לקראת יעד ההכנסה. ‏‫ודא שכל מחווני ה- KPI שמופיעים בדוח מתייחסים לנושא מרכזי זה.‬

שיקולים נוספים ליצירת דוחות KPI שלך כוללים:

  • חקירת תבניות של דוחות KPI שעשויות להיכלל כבר בכלי KPI או בפלטפורמה KPI.
  • קביעת הקצב של תדירות הדיווח.
  • החלטה אם הדוח יהיה סטטי או אינטראקטיבי, לביצוע הסתעפויות דינמיות יותר של הנתונים.
  • הצגת מחווני ה- KPI הרלוונטיים בלבד, כך שלא תעמיס על הדוח עם מחווני KPI שאינם רלוונטיים ליעדי הדיווח.
  • הקפדה על דיווח ברור, קל להבנה ומעשי עבור הקהל המיועד.

שיטות עבודה מומלצות בנושא KPI

כדי לעזור לך לנצל בהצלחה את העוצמה של מחווני KPI, ריכזנו כמה טיפים שיעזרו לך להתחיל.

זיהוי מחווני KPI:

  • בחר רק מחווני KPI שמותאמים ליעדים הספציפיים שלך.‬ אם המטרות שלך לא ברורות, מחווני KPI התואמים יתבררו כמסובכים.
  • השתמש במחווני KPI שונים עבור אותן מטרות אם הם חלים על מחלקות שונות, למשל, למחלקת השיווק יהיו מחווני KPI שונים מאלה של צוות המכירות.
  • ודא שלכל מחוון KPI שתבחר, יהיה צוות ליבה שאחראי להגדיר אותו.

ניטור מחווני KPI:

  • חקור את לוחות המחוונים השונים, תרשימי התצוגות החזותיות והתבניות הזמינות בכלי ה- KPI או בפלטפורמת ה- KPI שלך, כדי לבחור את אלה שמתאימים ביותר למטרות שלך.
  • הקפד לכלול נתונים התחלתיים להשוואה, כך שלוח המחוונים יציג ייצוג אמיתי של ביצועי החברה והתקדמותם לאורך זמן.
  • קבע את הקצב לניטור ופעולה בהתאם למחווני KPI.‬ האם לוחות מחוונים של KPI מנוטרים פעם ביום או פעם בשבוע?‬ האם הפעולות מתבצעות רק לאחר הדיווח או האם בעלי העניין ו/או חברי הצוות מוסמכים להתאים את הטקטיקות לאורך הדרך?‬
  • הקפד לחפש הגנה פשוטה על נתונים פשוטים, מקצה לקצה עבור לוחות מחוונים של נתונים, עם בקרות לשיתוף מחוץ לארגון.

טעויות נפוצות ביחס ל- KPI

הימנע מטעויות נפוצות אלה ביחס ל- KPI:

  1. בחירת מחווני KPI שאינם משמעותיים ליעדים האסטרטגיים שלך. על אף שיהיה זה חכם לעקוב אחר המדדים העסקיים הרלוונטיים שלך, לא כל המדדים ראויים לקביעת מצב ה- KPI.
  2. אימוץ מחווני KPI מוגדרים באופן לקוי או מעורפלים. שתף פעולה עם הצוות כדי להגדיר את מחווני ה- KPI עם פרטים ספציפיים לגבי האופן שבו הם יימדדו. אם לא, תתקשה לעמוד ביעדים.
  3. הגדרת יעדי KPI נשגבים או לא מציאותיים. עדיף לקבוע יעדים מציאותיים יותר, המבוססים על נתונים היסטוריים, משאבים וטקטיקות עדכניות. שקול להתמקד בפרק זמן ספציפי או להגדיר יעדים לטווח קצר ולטווח ארוך.‬
  4. מעקב אחר מחווני KPI ללא בעלים. לאחריות יש חשיבות, לא רק ביחס לתוצאות אלא גם ביחס לתהליך.‬ לכל KPI צריך להיות בעלים שאחראי על ניטור, דיווח, ניתוח ופעולה.
  5. אי נקיטת פעולה בהתאם לממצאי מחווני ה- KPI. בין אם אתה עומד ביעדים שלך ובין אם אינך מצליח לעמוד בהם, מחווני KPI הם כלים שיסייעו לך לקבל החלטות טובות יותר. ‏‫לכן, אל תעקוב רק לשם המעקב - נקוט פעולה.‬

הפח רוח חיים בנתונים שלך בעזרת Microsoft Power BI

הפוך נושאים מורכבים למושכים ונגישים יותר בעזרת תצוגות חזותיות מרהיבות ואינטראקטיביות של נתונים, המותאמות לארגון ולתעשייה שלך.