מה הם לוחות מחוונים של KPI?

לוחות מחוונים של KPI הם כלים שמאחדים מקורות נתונים ומספקים משוב חזותי במבט חטוף שמציג את ביצועי העסק על-פי מחווני ביצועי מפתח (KPIs). הם מסייעים למשתמשים כאשר הם מספקים:

• פתרון מהיר וקל למעקב אחר מחווני KPI ומדדים עסקיים אחרים.

• תצוגה מאוחדת של נתונים שמשפרים את הניראות של בריאות החברה.

תצוגה חזותית של נתונים ניתנת להתאמה אישית עם מחווני ביצועים ומצב.

היתרונות של כלי KPI מקיף

על-ידי בניית לוח מחוונים של KPI עם אותו כלי או אותה פלטפורמה שבהם אתה משתמש להגדרת מחווני ה- KPI, יהיה לך כל את כל מה שנדרש באותו מקום. כאשר תשנה את הגדרות ה- KPI, מקורות הנתונים או היעדים שלך, עדכונים אלה יאוכלסו באופן אוטומטית בלוחות המחוונים שלך - ובכך יחסכו לך מאמץ וזמן יקר.

מהו KPI?

מחוון ביצועי מפתח הוא ערך ניתן למדידה שמראה עד כמה אתה עומד ביעדים שלך בצורה יעילה. חשוב על מחווני KPI ככרטיס הניקוד של החברה שלך, דרך למדידה אם אתה עומד במטרות שלך או לא.

מדוע מחווני KPI חשובים

זיהוי ומעקב אחר מחווני KPI מאפשר לך לדעת אם העסק שלך בדרך הנכונה - או שעליך לשנות מסלול כדי לא לאבד זמן וכסף יקרים. כאשר משתמשים בהם כראוי, מחווני KPI הם כלים רבי עוצמה שעוזרים לך:

  • לעקוב אחר התקינות הפיננסית של החברה.

  • למדוד את ההתקדמות לעבר יעדים אסטרטגיים.

  • לזהות בעיות בשלב מוקדם.

  • לבצע התאמות של הטקטיקות בזמן.

  • להחדיר מוטיבציה בחברי צוות.

  • לקבל החלטות טובות ומהירות יותר.

אז איך תוכל להתחיל לזהות את מחווני ה- KPI החשובים לעסק שלך? התחל עם בירור היעדים האסטרטגיים - של כל הארגון או לפי מחלקות.

יעדים אלה יסייעו לך לזהות אילו מחווני KPI חשובים לחברה שלך. בחירת מחווני ה- KPI הרלוונטיים תלויה רק ביעדים אלה וביכולת שיש לך למדוד את הביצועים שלך בעזרתם.

לאחר מכן, הגדר את יעדי ה- KPI שמעניינים אותך וקבע כיצד הם יימדדו. זכור כי יעדים אלה יכולים להיות לטווח קצר ולטווח ארוך.

שוחח עם הצוות שלך ועודד שיח פתוח על מחווני ה- KPI והמטרות שלהם. האם הם אגרסיביים מדי? פשוטים מדי? יעדים צריכים להיות מאתגרים, אך אם הם מופרכים מדי או מסתמכים רק על מדדים שלצוות שלך אין שליטה עליהם, יהיה זה חכם לשקול מחדש. כמו כן,מומלץ לחקור את הפעילויות והטקטיקות שבהן החברה תשתמש להשגת יעדים אלה. לבסוף, הקדש זמן כדי להעריך היכן אתה נמצא היום - זו תהיה נקודת ההתחלה שלך בכל הקשור ל- KPI.

הכר את סוגי ה- KPI השונים

זיהוי מחווני ה- KPI שאחריהם צריך לעקוב יהפוך לקל יותר כאשר תבין טוב יותר את סוגי ה- KPI המשמשים ברוב המקרים למדידת התקדמות.

  • מחווני KPI כמותיים עוסקים בעובדות ניתנות למדידה שניתן לייצג באמצעות במספר. חשוב על נתונים סטטיסטיים, אחוזים וסימני דולר.

  • מחווני KPI איכותיים מערבים פרשנות אנושית ולא ניתן לכמת אותם באמצעות מספרים. חשוב על דעות, רגשות וחוויות.

  • מחווני KPI מאחרים מודדים את מה שכבר קרה בעבר כדי לחזות הצלחה או כישלון. תחשוב על התבוננות לאחור על מה שכבר השגת, או על המצבים שבהם נאבקת.

  • מחווני KPI מובילים מודדים ביצועים כדי לנבא הצלחה עתידית ומגמות ארוכות טווח. חשוב על מבט קדימה, לכיוון שאליו אתה שואף.

לעתים קרובות מחווני KPI מובילים ומאחרים נמצאים בשימוש יחד. השילוב שלהם עם מחווני KPI כמותיים ואיכותיים, יהיה נקודת התחלה טובה.

עבור כל KPI שאחריו תבחר לעקוב, הקצה בעלים והסכם על תדירות המעקב. ללא קשר למחווני ה- KPI שאחריהם תחליט לעקוב, השימוש בפלטפורמת KPI או בכלי KPI הוא המפתח לשיתוף פעולה עם הצוות לגבי הגדרות KPI. על-ידי הגדרה קולקטיבית של כל KPI, ולאחר מכן לכידת נתוני הקשר ואיחודם בתצוגה אחת, אתה מאפשר פעולות נקודתיות בזמן אמת.

דוגמאות ללוחות מחוונים של KPI

לוחות מחוונים יעילים של KPI משלבים יחד את כל מחווני ה- KPI הנדרשים כדי לעקוב אחר המטרות האסטרטגיות שלך, ויוצרים ייצוג חזותי של כל המדדים הרלוונטיים זה לצד זה, במקום אחד. התבונן בדוגמאות ללוחות מחוונים של KPI אלה ושקול כמה מהמדדים המרכזיים המשויכים שברצונך לעקוב אחריהם:

יעילות השיווק

  • ביצועי מילות מפתח
  • זמן ממוצע בעמוד
  • שיעור המרה
  • ציון ממוצע של הפניה
  • יחס הפניה לתנועת אתר אינטרנט

שירות לקוחות

  • דירוג שביעות רצון של הלקוח (CSAT)
  • עלות לשיחה
  • זמן לתגובה ראשונה
  • שיעור שימור לקוחות
  • זמן פתרון ממוצע

תקינות פיננסית

  • רווח והפסד
  • יחס שוטף
  • תזרים מזומנים תפעולי
  • קצב צריבה
  • הוצאות ספק

ביצועי IT

  • זמן ממוצע לתיקון
  • השבתה של השרת
  • ‏‫‏‫החזר על השקעה של IT
  • כרטיסים לא פתורים לעובד
  • פרויקטים שבוצעו במסגרת התקציב

דיווח KPI

דוחות KPI לוקחים את המידע המוצג בלוח המחוונים של KPI לרמה חדשה. הם מעמיקים יותר בנתונים כדי להפיק תובנות וניתוחים מפורטים יותר.

דו"ח KPI מסייע לבעלי עניין וחברי צוות לזהות מגמות או צווארי בקבוק במהלך פרק זמן מסוים, כך שהם יוכלו לקבל החלטות טובות יותר. נושאי דיווח עשויים לכלול:

  • תובנות לגבי פעולות יומיומיות של החברה.

  • התקינות הפיננסית של החברה כנגד מחווני KPI ממוקדים.

  • מגמות או תבניות בולטות המוצגים על-ידי הנתונים.

  • ניתוח מעמיק יותר של הנתונים כדי לסייע בקבלת החלטות אסטרטגיות.

כדי ליצור את דוח ה- KPI, תחילה קבע את קהל היעד ואת המטרה של הדוח. לדוגמה, ייתכן שתרצה להציג לבעלי העניין של החברה את ההתקדמות ברבעון השלישי לקראת יעד ההכנסה. ודא שכל מחווני ה- KPI שמופיעים בדוח מתייחסים לנושא מרכזי זה.

שיקולים נוספים ליצירת דוחות KPI שלך כוללים:

  • חקירת תבניות של דוחות KPI שעשויות להיכלל כבר בכלי KPI או בפלטפורמה KPI.

  • קביעת הקצב של תדירות הדיווח.

  • החלטה אם הדוח יהיה סטטי או אינטראקטיבי, לביצוע הסתעפויות דינמיות יותר של הנתונים.

  • הצגת מחווני ה- KPI הרלוונטיים בלבד, כך שלא תעמיס על הדוח עם מחווני KPI שאינם רלוונטיים ליעדי הדיווח.

  • הקפדה על דיווח ברור, קל להבנה ומעשי עבור הקהל המיועד.

שיטות עבודה מומלצות בנושא KPI

כדי לעזור לך לנצל בהצלחה את העוצמה של מחווני KPI, ריכזנו כמה טיפים שיעזרו לך להתחיל.

זיהוי מחווני KPI:

  • בחר רק מחווני KPI שמותאמים ליעדים הספציפיים שלך. אם המטרות שלך לא ברורות, מחווני KPI התואמים יתבררו כמסובכים.
  • השתמש במחווני KPI שונים עבור אותן מטרות אם הם חלים על מחלקות שונות, למשל, למחלקת השיווק יהיו מחווני KPI שונים מאלה של צוות המכירות.
  • ודא שלכל מחוון KPI שתבחר, יהיה צוות ליבה שאחראי להגדיר אותו.

ניטור מחווני KPI:

  • חקור את לוחות המחוונים השונים, תרשימי התצוגות החזותיות והתבניות הזמינות בכלי ה- KPI או בפלטפורמת ה- KPI שלך, כדי לבחור את אלה שמתאימים ביותר למטרות שלך.
  • הקפד לכלול נתונים התחלתיים להשוואה, כך שלוח המחוונים יציג ייצוג אמיתי של ביצועי החברה והתקדמותם לאורך זמן.
  • קבע את הקצב לניטור ופעולה בהתאם למחווני KPI. האם לוחות מחוונים של KPI מנוטרים פעם ביום או פעם בשבוע? האם הפעולות מתבצעות רק לאחר הדיווח או האם בעלי העניין ו/או חברי הצוות מוסמכים להתאים את הטקטיקות לאורך הדרך?

טעויות נפוצות ביחס ל- KPI

הימנע מטעויות נפוצות אלה ביחס ל- KPI:

1. בחירת מחווני KPI שאינם משמעותיים ליעדים האסטרטגיים שלך. על אף שיהיה זה חכם לעקוב אחר המדדים העסקיים הרלוונטיים שלך, לא כל המדדים ראויים לקביעת מצב ה- KPI.

2. אימוץ מחווני KPI מוגדרים באופן לקוי או מעורפלים. שתף פעולה עם הצוות כדי להגדיר את מחווני ה- KPI עם פרטים ספציפיים לגבי האופן שבו הם יימדדו. אם לא, תתקשה לעמוד ביעדים.

3. הגדרת יעדי KPI נשגבים או לא מציאותיים. עדיף לקבוע יעדים מציאותיים יותר, המבוססים על נתונים היסטוריים, משאבים וטקטיקות עדכניות. שקול להתמקד בפרק זמן ספציפי או להגדיר יעדים לטווח קצר ולטווח ארוך.

4. מעקב אחר מחווני KPI ללא בעלים. לאחריות יש חשיבות, לא רק ביחס לתוצאות אלא גם ביחס לתהליך. לכל KPI צריך להיות בעלים שאחראי על ניטור, דיווח, ניתוח ופעולה.

5. אי נקיטת פעולה בהתאם לממצאי מחווני ה- KPI. בין אם אתה עומד ביעדים שלך ובין אם אינך מצליח לעמוד בהם, מחווני KPI הם כלים שיסייעו לך לקבל החלטות טובות יותר. לכן, אל תעקוב רק לשם המעקב - נקוט פעולה.

צור לוחות מחוונים של KPI בקלות בעזרת הכלי המתאים

בעת בחירת פתרון לוח מחוונים של KPI, הקפד לחפש הגנה פשוטה על נתונים פשוטים, מקצה לקצה עבור לוחות מחוונים של נתונים, עם בקרות לשיתוף מחוץ לארגון. בדרך זו, לוחות מחוונים של KPI ודיווח KPI יגנו על אבטחת הנתונים הבסיסיים שלך בהתאם לפרמטרים שהגדרת. כדי ליצור לוחות מחוונים מאובטחים של KPI ולגלות תובנות נסתרות בנתונים, גלה את Microsoft Power BI.