ما لوحات معلومات مؤشر الأداء الأساسي؟

لوحات معلومات KPI هي أدوات توحد مصادر البيانات وتقدم ملاحظات مرئية سريعة توضح كيفية أداء عملك مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). تفيد المستخدمين من خلال توفير:

• حل سريع وسهل لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس الأعمال الأخرى.

• طريقة عرض موحدة للبيانات يعمل على تحسين الرؤية في سلامة الشركة.

الرسوم المرئية للبيانات قابل للتخصيص مع مؤشرات الأداء والحالة.

فوائد أداة KPI الشاملة

سيكون لديك كل ما تحتاجه في نفس المكان من خلال إنشاء لوحة معلومات KPI الخاصة بك بنفس الأداة أو النظام الأساسي الذي تستخدمه لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك. ستتم تعبئة هذه التحديثات تلقائيًا في لوحات المعلومات - مما يوفر لك الوقت والجهد الثمين، أثناء قيامك بتعديل تعريفات مؤشرات الأداء الرئيسية أو مصادر البيانات أو الأهداف.

ما المقصود بـ KPI؟

مؤشر الأداء الرئيسي هو قيمة قابلة للقياس توضح مدى فاعلية تحقيقك لأهدافك. فكر في مؤشرات الأداء الرئيسية على أنها بطاقة أداء شركتك، وطريقة لقياس ما إذا كنت تحقق أهدافك أم لا.

مدى أهمية مؤشرات KPI

يتيح لك تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية وتتبعها معرفة ما إذا كان عملك يسير على الطريق الصحيح - أو إذا كان عليك تغيير المسار لتجنب خسارة الوقت والمال الثمين. تعد مؤشرات الأداء الرئيسية أدوات قوية، عند استخدامها بشكل صحيح، حيث تساعدك على:

  • راقب الحالة المالية للشركة.

  • قم بقياس التقدم مقابل الأهداف الاستراتيجية.

  • حدد المشكلات في وقت مبكر.

  • قم بإجراء تعديلات في الوقت المناسب على التكتيكات.

  • قم بتحفيز أعضاء الفريق.

  • اتخذ قرارات أفضل وأسرع.

إذن كيف تبدأ في تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة لعملك؟ ابدأ بتوضيح أهدافك الإستراتيجية - بشكل جماعي أو بحسب القسم.

ستساعدك هذه الأهداف في تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تهم شركتك. سيعتمد اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة كليًا على هذه الأهداف وقدرتك على قياس أدائك مقابلها.

بعد ذلك، حدد أهداف مؤشرات الأداء الرئيسية التي تعمل على تحقيقها وكيف سيتم قياسها. ضع في اعتبارك أن هذه يمكن أن تكون أهدافًا قصيرة وطويلة المدى.

تحدث إلى فريقك وشجع الحوار المفتوح حول مؤشرات الأداء الرئيسية وأهدافها. هل هم عدوانيون جدًا؟ هل هي سهلة للغاية؟ يجب أن تكون الأهداف صعبة، ولكن إذا كانت بعيدة المنال أو تعتمد كليًا على مقاييس لا يتحكم فيها فريقك، فمن الحكمة إعادة النظر فيها. ستحتاج أيضًا إلى استكشاف الأنشطة والتكتيكات التي ستستخدمها شركتك لتحقيق تلك الأهداف. أخيرًا، خذ وقتًا لتقييم مكانك اليوم - ستكون هذه نقطة انطلاق مؤشر الأداء الرئيسي.

تعرف على الأنواع المختلفة لمؤشرات KPI

يصبح تحديد مؤشرات KPI التي يجب عليك تتبعها أسهل عندما يكون لديك فهم أفضل لأنواع مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر استخدامًا لقياس التقدم.

  • تدور مؤشرات KPI الكمية كلها حول حقائق قابلة للقياس يمكن تمثيلها برقم. فكر في الإحصائيات والنسب المئوية وعلامات الدولار.

  • تتضمن مؤشرات KPI النوعية تفسيرات بشرية ولا يمكن قياسها بالأرقام. فكر في الآراء والمشاعر والتجارب.

  • تقيس مؤشرات KPI المتأخرة ما حدث بالفعل في الماضي للتنبؤ بالنجاح أو الفشل. فكر في النظر إلى ما أنجزته بالفعل، أو المكان الذي عانيت فيه.

  • تقيس مؤشرات KPI الرائدة الأداء للتنبؤ بالنجاح في المستقبل والاتجاهات طويلة الأجل. فكر في التطلع إلى المكان الذي تتجه إليه.

تُستخدم مؤشرات KPI الرائدة والمتأخرة معًا بشكل شائع. جنبا إلى جنب مع الكم والنوع مؤشرات الأداء الرئيسية، إنها مكان جيد للبدء.

لكل مؤشر KPI تتبعه، قم بتعيين أحد الملاك ووافق على تكرار التتبع. مهما كانت مؤشرات KPI التي تقرر تتبعها، فإن استخدام النظام الأساسي أو أداة KPI هو المفتاح للتعاون مع فريقك في تعريفات KPI. من خلال التحديد الجماعي لكل مؤشر KPI، ثم قم برصد البيانات السياقية وتوحيدها في عرض واحد، يمكنك تمكين الإجراءات الفورية في الوقت الفعلي.

أمثلة على لوحة معلومات KPI

تجمع لوحات معلومات KPI الفعالة جميع مؤشرات الأداء الرئيسية التي تحتاجها لتتبع أهدافك الإستراتيجية، وإنشاء تمثيل مرئي لجميع المقاييس ذات الصلة جنبًا إلى جنب، في مكان واحد. ألق نظرة على هذه أمثلة على لوحة معلومات KPI وفكّر في بعض المقاييس الرئيسية المرتبطة التي من المحتمل أن ترغب في تتبعها:

فاعلية التسويق

  • أداء الكلمات الرئيسية
  • متوسط الوقت على الصفحة
  • معدل التحويل
  • متوسط نقاط العملاء المتوقعين
  • نسبة حركة نقل البيانات على موقع الويب

خدمة العملاء

  • درجة مستوى رضا العميل
  • تكلفة المكالمة
  • وقت الاستجابة الأول
  • معدل الاحتفاظ بالعملاء
  • متوسط وقت الحل

السلامة المالية

  • الربح والخسارة
  • النسبة الجارية
  • للتدفق النقدي التشغيلي
  • معدل النسخ على القرص المضغوط
  • مصروفات المورّد

أداء IT

  • متوسط وقت الإصلاح
  • وقت تعطل الخادم
  • IT ROI
  • تذاكر لم يتم حلها لكل موظف
  • تسليم المشروعات في حدود الميزانية

تقارير KPI

تنقل تقارير KPI المعلومات المقدمة على لوحة معلومات KPI إلى مستوى جديد. تتعمق في البيانات لاستخراج رؤى وتحليلات أكثر تفصيلاً.

يساعد تقرير مؤشرات KPI أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على تحديد الاتجاهات أو الاختناقات خلال فترة زمنية محددة، حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات أفضل. يمكن أن تشمل موضوعات التقارير ما يلي:

  • نظرة ثاقبة على العمليات اليومية للشركة.

  • السلامة المالية للشركة مقابل مؤشرات KPI المستهدفة.

  • الاتجاهات أو الأنماط البارزة التي قدمتها البيانات.

  • تحليل أعمق للبيانات للمساعدة في اتخاذ القرار الاستراتيجي.

لإنشاء تقرير KPI الخاص بك، حدد أولاً جمهورك والهدف من التقرير. قد ترغب مثلاً في إظهار تقدم المساهمين في الشركة في الربع الثالث من العام نحو هدف الإيرادات الخاص بك. تأكد أن جميع مؤشرات KPI الواردة في تقريرك تشير إلى هذا الموضوع المركزي.

تشمل الاعتبارات الإضافية لإنشاء تقارير KPI الخاصة بك ما يلي:

  • استكشاف قوالب تقارير مؤشرات KPI التي قد تكون مضمنة بالفعل في أداة أو نظام KPI الخاص بك.

  • ضبط إيقاع لتقارير التردد.

  • تحديد ما إذا كان تقريرك سيكون ثابتًا أم تفاعليًا، لمزيد من عمليات البحث الديناميكية في البيانات.

  • تقديم مؤشرات KPI ذات الصلة فقط حتى لا تفرط في تحميل التقرير بمؤشرات الأداء الرئيسية التي لا تعود إلى أهداف إعداد التقارير.

  • تأكد أن تقاريرك واضحة وسهلة الفهم وقابلة للتنفيذ للجمهور المستهدف.

أفضل ممارسات KPI

قمنا بتجميع بعض النصائح للبدء، لمساعدتك في الاستفادة من قوة مؤشرات الأداء الرئيسية بنجاح.

تحديد مؤشرات KPI:

  • اختر فقط مؤشرات KPI التي تتوافق مع أهدافك المحددة. ستكون مطابقة مؤشرات KPI مع أهدافك أمرًا معقدًا، إذا لم تكن تلك الأهداف واضحة.
  • استخدم مؤشرات KPI مختلفة لنفس الأهداف إذا امتدت عبر الأقسام - فمثلاً، سيكون لقسم التسويق مؤشرات أداء رئيسية مختلفة عن فريق المبيعات.
  • تأكد أنه مهما كانت مؤشرات KPI التي تختارها، هناك فريق أساسي مسؤول عن تحديدها.

مراقبة مؤشرات KPI:

  • استكشف لوحات المعلومات المختلفة ومخططات الرسوم المرئية والقوالب المتوفرة في أداة أو نظام KPI لتحديد ما يناسب أهدافك.
  • تأكد من تضمين بيانات البدء للمقارنة، بحيث تعرض لوحة المعلومات تمثيلًا حقيقيًا لأداء الشركة والتقدم بمرور الوقت.
  • تحديد إيقاع للمراقبة والعمل على مؤشرات الأداء الرئيسية. هل تتم مراقبة لوحات معلومات KPI يوميًا أم أسبوعيًا؟ هل الإجراءات لا تأتي إلا بعد الإبلاغ أم أن أصحاب المصلحة و/أو أعضاء الفريق مفوضون لتعديل التكتيكات على طول الطريق؟

الأخطاء الشائعة في KPI

تجنب هذه الأخطاء الشائعة في مؤشرات KPI:

1. اختيار مؤشرات KPI التي ليست مفتاحًا لأهدافك الإستراتيجية. على الرغم أنه من الذكاء تتبع مقاييس نشاطك التجاري ذات الصلة، إلا أن جميع المقاييس الخاصة بك ليست جديرة بحالة KPI.

2. اعتماد مؤشرات أداء رئيسية غير محددة أو غامضة. تعاون مع فريقك لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية بتفاصيل محددة حول كيفية قياسها. سوف تكافح لتحقيق أهدافك إذا لم تقم بذلك.

3. تحديد أهداف رئيسية أو غير واقعية لمؤشرات الأداء الرئيسية. من الأفضل تحديد أهداف أكثر واقعية بناءً على البيانات التاريخية والموارد والتكتيكات الحالية. ضع في اعتبارك التركيز على إطار زمني محدد أو ضع أهدافًا قصيرة وطويلة المدى.

4. تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية دون مالكين. المساءلة مهمة، ليس فقط بالنسبة للنتائج ولكن أيضًا للعملية. يجب أن يكون لكل مؤشر KPI مالك مسؤول عن المراقبة وإعداد التقارير والتحليل والعمل.

5. عدم اتخاذ إجراء بشأن مؤشرات KPI الخاصة بك. سواء كنت تحقق أهدافك أو تتخلف عن الركب، فإن مؤشرات KPI هي أدوات لمساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل. لذا، لا تتبع فقط من أجل التتبع - اتخذ إجراءً.

إنشاء لوحات معلومات KPI بسهولة باستخدام الأداة الصحيحة

عند اختيار حل لوحة معلومات KPI، تأكد من البحث عن حماية بيانات بسيطة وشاملة لـ لوحات معلومات البيانات، مع عناصر تحكم للمشاركة خارج المؤسسة. بهذه الطريقة، ستحمي لوحات معلومات KPI وتقارير KPI أمان بياناتك الأساسية وفقًا للمعلمات التي تحددها. لإنشاء لوحات معلومات KPI آمنة واكتشاف الرؤى المخفية في بياناتك، استكشف Microsoft Power BI.