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¿Qué son los paneles de KPI?

Los paneles de KPI son herramientas que unifican diferentes orígenes de datos y proporcionan información de forma visual para que, de un solo vistazo, pueda ver los indicadores clave de rendimiento (KPI) y saber cómo está funcionando su empresa. Estos paneles resultan muy útiles para los usuarios, ya que ofrecen:

• Una solución rápida y sencilla para realizar un seguimiento de los KPI y otras métricas de la empresa.

• Una vista unificada de los datos en la que resulta más fácil ver el estado de la empresa.

• Una visualización de datos personalizable, con indicadores del rendimiento y el estado.

Ventajas de una herramienta de KPI integral

Si crea un panel de KPI con la misma herramienta o plataforma que usa para definir estos indicadores, tendrá todo lo que necesita en un solo lugar. Siempre que modifique las definiciones de los KPI, los orígenes de datos o los objetivos, los paneles se actualizarán automáticamente, lo que le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo.

¿Qué es un KPI?

Un indicador clave de rendimiento (KPI por sus siglas en inglés) es un valor mensurable que indica la eficacia con la que está cumpliendo sus objetivos. Piense en los KPI como si fueran un marcador, una forma de medir si se están cumpliendo o no los objetivos de su empresa.

Por qué son importantes los KPI

Si identifica los KPI y hace un seguimiento de ellos, podrá saber si su empresa va por el camino correcto o si debe cambiar de rumbo para no perder tiempo y dinero. Cuando se usan correctamente, los KPI son herramientas de gran eficacia que le ayudarán a:

  • Supervisar el estado de su empresa.

  • Medir el progreso en función de los objetivos estratégicos establecidos.

  • Detectar pronto los problemas.

  • Ajustar las estrategias en el momento oportuno.

  • Motivar a los miembros del equipo.

  • Tomar mejores decisiones de forma más rápida.

Entonces, ¿cómo puede identificar los KPI que son importantes para su empresa? Comience definiendo los objetivos estratégicos, de forma global o por departamentos.

Estos objetivos le ayudarán a identificar qué KPI son importantes para su empresa. Es importante que seleccione los KPI que son pertinentes para su negocio, ya que de ello dependerán los objetivos y la capacidad de medir el rendimiento con arreglo a dichos objetivos.

Después tendrá que identificar los objetivos de los KPI para los que está trabajando y cómo se van a medir. Tenga en cuenta que estos objetivos pueden establecerse a corto o largo plazo.

Hable con su equipo y fomente el diálogo abierto sobre los KPI y sus objetivos. ¿Son demasiado agresivos? ¿Demasiado fáciles de conseguir? Los objetivos deben suponer un desafío, pero si resultan inalcanzables o se basan por completo en métricas que su equipo no controla, sería conveniente revisarlos. También deberá determinar qué actividades y tácticas va a utilizar su empresa para lograr esos objetivos. Por último, debe dedicar algo de tiempo para evaluar dónde se encuentra en la actualidad. Ese será el punto de partida de los KPI.

Conozca los diferentes tipos de KPI

Identificar los KPI que debe supervisar le resultará más fácil si conoce en detalle los tipos de KPI que se utilizan con mayor frecuencia para medir el progreso.

  • KPI cuantitativos: son hechos mensurables que se pueden representar con un número. Piense en estadísticas, porcentajes o dinero.

  • KPI cualitativos: implican interpretaciones humanas y no se pueden cuantificar con números. Piense en opiniones, sentimientos o experiencias.

  • KPI reactivos: miden sucesos del pasado para predecir el éxito o el fracaso, como cuando echa la vista atrás para analizar qué ha conseguido o qué obstáculos ha encontrado.

  • KPI proactivos: miden el rendimiento para predecir el éxito futuro y tendencias a largo plazo, como cuando mira hacia delante para ver dónde se dirige.

Los KPI proactivos y reactivos suelen utilizarse al mismo tiempo. Junto con los KPI cuantitativos y cualitativos, conforman un buen punto de partida.

En cada KPI que quiera supervisar, asigne un propietario y determine la frecuencia de rastreo. Independientemente de los KPI que decida seguir, el uso de una plataforma o herramienta de KPI resultará clave para colaborar con su equipo en la definición de estos indicadores. Si definen cada KPI entre todos y luego capturan los datos contextuales y unifican todo en una sola vista, saldrán a la luz en tiempo real las acciones precisas que debe emprender.

Ejemplos de paneles de KPI

Los paneles de control de KPI eficaces reúnen todos los KPI que necesita para hacer un seguimiento de los objetivos estratégicos con una representación visual en paralelo de todas las métricas relevantes. Y todo, en un solo lugar. Vea estos Ejemplos de paneles de KPI y considere si le interesa supervisar alguna de las métricas clave:

Eficacia del marketing

  • Rendimiento de las palabras clave
  • Tiempo medio en cada página
  • Tasa de conversión
  • Puntuación media de clientes potenciales
  • Índice de clientes potenciales en el tráfico del sitio web

Servicio al cliente

  • Puntuación de la satisfacción del cliente
  • Coste por llamada
  • Tiempo de la primera respuesta
  • Tasa de retención de clientes
  • Tiempo medio de resolución

Estado financiero

  • Pérdidas y ganancias
  • Índice actual
  • Flujo de efectivo operativo
  • Flujo de caja negativo o "burn rate"
  • Gastos de proveedores

Rendimiento de TI

  • Tiempo medio de las reparaciones
  • Tiempo de inactividad de los servidores
  • Rentabilidad de la inversión de TI
  • Incidencias sin resolver por empleado
  • Proyectos entregados dentro del presupuesto

Informes de KPI

Con los informes de KPI, la información que aparece en los paneles de KPI alcanza un nuevo nivel. Estos informes profundizan en los datos para extraer conocimientos y análisis más detallados.

Los informes de KPI ayudan a las partes interesadas y a los miembros del equipo a identificar tendencias o cuellos de botella durante un período de tiempo específico, lo que les permite tomar mejores decisiones. Algunos de los temas de los informes podrían ser:

  • Conocimientos sobre las operaciones diarias de la empresa.

  • Estado financiero de la empresa en relación con los KPI de destino.

  • Tendencias o patrones reseñables revelados por los datos.

  • Análisis más profundo de los datos para ayudar a la toma de decisiones estratégicas.

Para crear un informe de KPI, primero debe determinar el público y el objetivo del informe. Por ejemplo, tal vez quiera mostrar a las partes interesadas de la organización el progreso registrado en el tercer trimestre en relación con el objetivo de ingresos. Asegúrese de que todos los KPI que aparecen en el informe apunten a ese tema central.

Otras consideraciones que pueden tenerse en cuenta al crear informes de KPI son:

  • Explorar otras plantillas de informes de KPI que podrían estar incluidas ya en su plataforma o herramienta de KPI.

  • Establecer la frecuencia de generación de informes.

  • Decidir si el informe será estático o interactivo para desglosar dinámicamente más detalles de los datos.

  • Presentar solo los KPI relevantes para no sobrecargar el informe con KPI que no se corresponden con los objetivos de los informes.

  • Asegurarse de que los informes son claros, fáciles de entender y prácticos para el público objetivo.

Prácticas recomendadas para los KPI

Para que pueda aprovechar toda la eficacia de los KPI, hemos reunido algunos consejos que le ayudarán a dar los primeros pasos.

Identificación de KPI:

  • Elija solo los KPI que estén relacionados con sus objetivos específicos. Si los objetivos no son claros, será complicado relacionarlos con los KPI.
  • Utilice diferentes KPI para los mismos objetivos si trascienden los límites de los departamentos; por ejemplo, el departamento de marketing tendrá KPI distintos a los del equipo de ventas.
  • Asegúrese de que, sean cuales sean los KPI que elija, haya un equipo central responsable que se encargue de definirlos.

Supervisión de KPI:

  • Explore los diferentes paneles, gráficos de visualización y plantillas disponibles en su plataforma o herramienta de KPI y seleccione aquellos que resulten adecuados para sus objetivos.
  • No olvide incluir los datos de partida para compararlos, de modo que en el panel represente con veracidad el rendimiento y el progreso de la empresa a lo largo del tiempo.
  • Determine la frecuencia con la que desea supervisar los KPI y actuar con arreglo a ellos. ¿Los paneles de KPI se van a analizar diaria o semanalmente? ¿Las acciones se van a realizar únicamente después de generar los informes o las partes interesadas y los miembros del equipo están autorizados para ajustar las tácticas durante el proceso?

Errores comunes de los KPI

Evite estos errores comunes que suelen darse con los KPI:

1. Seleccionar KPI que no sean fundamentales para sus objetivos estratégicos. Aunque es inteligente supervisar las métricas empresariales pertinentes, no todas merecen convertirse en un KPI.

2. Adoptar KPI vagos o mal definidos. Colabore con su equipo para definir los KPI aportando detalles específicos sobre cómo se van a medir. Si no lo hace, tendrá dificultades para alcanzar sus objetivos.

3. Establecer objetivos de KPI poco realistas. Es mejor establecer objetivos más realistas basados en los datos históricos, los recursos y las tácticas actuales. Puede centrarse en un período de tiempo específico o establecer objetivos a corto y largo plazo.

4. Supervisar los KPI sin asignarles un propietario. La responsabilidad es una cuestión importante, no solo para los resultados, sino también para el proceso. Cada KPI debe tener un propietario responsable del seguimiento, los informes, el análisis y la acción.

5. No emprender acciones con arreglo a los KPI. Tanto si cumple los objetivos como si se queda atrás, los KPI son herramientas que le ayudan a tomar mejores decisiones. Por tanto, no debe limitarse a supervisarlos, sino que tiene que pasar a la acción.

Cree paneles de KPI fácilmente con la herramienta adecuada

Cuando elija una solución de paneles de KPI, busque siempre unas medidas de seguridad sencillas e integrales que protejan los datos de los paneles, con controles que permitan compartirlos fuera de la organización. De ese modo, los paneles y los informes de KPI garantizarán la seguridad de los datos subyacentes con arreglo a los parámetros que establezca. Si quiere crear paneles de KPI seguros y extraer conocimientos ocultos de los datos, descubra Microsoft Power BI.