¿Qué son los paneles de KPI?

Ventajas de una herramienta de KPI integral

Los paneles de KPI les ofrecen lo siguiente a los usuarios:

• Una solución rápida y sencilla para hacer un seguimiento de los KPI y otras métricas de la empresa.
• Una vista unificada de los datos en la que resulta más fácil ver el estado de la empresa.
• Una visualización de datos personalizable, con indicadores del rendimiento y el estado.

Si crea un panel de KPI con la misma herramienta o plataforma que usa para definir estos indicadores, tendrá todo lo que necesita en un solo lugar. Siempre que modifique las definiciones de los KPI, los orígenes de datos o los objetivos, los paneles se actualizarán automáticamente, lo que le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo.

Por qué son importantes los KPI

Si identifica los KPI y hace un seguimiento de ellos, podrá saber si su empresa va por el camino correcto o si debe cambiar de rumbo para no perder tiempo y dinero. Cuando se usan correctamente, los KPI son herramientas de gran eficacia que le ayudarán a lograr lo siguiente:

• Supervisar el estado de su empresa.
• Medir el progreso en función de los objetivos estratégicos establecidos.
• Detectar pronto los problemas.
• Ajustar las estrategias en el momento oportuno.
• Motivar a los miembros del equipo.
• Tomar mejores decisiones de forma más rápida.

Entonces, ¿cómo puede identificar los KPI que son importantes para su empresa? Comience definiendo los objetivos estratégicos, de forma global o por departamentos.

Estos objetivos le ayudarán a identificar qué KPI son importantes para su empresa. Es importante que seleccione los KPI que son pertinentes para su negocio, ya que de ello dependerán los objetivos y la capacidad de medir el rendimiento con arreglo a dichos objetivos.

Después tendrá que identificar los objetivos de los KPI para los que está trabajando y cómo se van a medir. Tenga en cuenta que estos objetivos pueden establecerse a corto o largo plazo.

Hable con su equipo y fomente el diálogo abierto sobre los KPI y sus objetivos. ¿Son demasiado agresivos? ¿Demasiado fáciles de conseguir? Los objetivos deben suponer un desafío, pero si resultan inalcanzables o se basan por completo en métricas que su equipo no controla, sería conveniente revisarlos. También deberá determinar qué actividades y tácticas va a utilizar su empresa para lograr esos objetivos. Por último, debe dedicar algo de tiempo para evaluar dónde se encuentra en la actualidad. Ese será el punto de partida de los KPI.

Conozca los diferentes tipos de KPI

Identificar los KPI que debe supervisar le resultará más fácil si conoce en detalle los tipos de KPI que se utilizan con mayor frecuencia para medir el progreso.

• KPI cuantitativos son hechos cuantificables que se pueden representar con un número, como estadísticas, porcentajes o dinero.
• KPI cualitativos implican interpretaciones humanas y no se pueden cuantificar con números, como opiniones, sentimientos o experiencias.
• KPI reactivos miden sucesos del pasado para predecir el éxito o el fracaso, como cuando echa la vista atrás para analizar qué ha conseguido o qué obstáculos ha encontrado.
• KPI proactivos miden el rendimiento para predecir el éxito futuro y tendencias a largo plazo, como cuando mira hacia delante para ver dónde se dirige.

Los KPI proactivos y reactivos suelen utilizarse al mismo tiempo. Junto con los KPI cuantitativos y cualitativos, conforman un buen punto de partida.

En cada KPI que quiera supervisar, asigne un propietario y determine la frecuencia de rastreo. Independientemente de los KPI que decida seguir, el uso de una plataforma o herramienta de KPI resultará clave para colaborar con su equipo en la definición de estos indicadores. Si definen cada KPI entre todos y luego capturan los datos contextuales y unifican todo en una sola vista, saldrán a la luz en tiempo real las acciones precisas que debe emprender.

Ejemplos de paneles de KPI

Los paneles de control de KPI eficaces reúnen todos los KPI que necesita para hacer un seguimiento de los objetivos estratégicos con una representación visual en paralelo de todas las métricas relevantes. Y todo, en un solo lugar. Vea estos Ejemplos de paneles de KPI y considere si le interesa supervisar alguna de las métricas clave:

Procedimientos recomendados para los KPI

Para que pueda aprovechar toda la eficacia de los KPI, hemos reunido algunos consejos que le ayudarán a dar los primeros pasos.

Identificación de KPI:

• Elija solo los KPI que estén relacionados con sus objetivos específicos. Si los objetivos no son claros, será complicado relacionarlos con los KPI.
• Utilice diferentes KPI para los mismos objetivos si trascienden los límites de los departamentos; por ejemplo, el departamento de marketing tendrá KPI distintos a los del equipo de ventas.
• Asegúrese de que, sean cuales sean los KPI que elija, haya un equipo central responsable que se encargue de definirlos.

Supervisión de KPI:

• Explore los diferentes paneles, gráficos de visualización y plantillas disponibles en su plataforma o herramienta de KPI y seleccione aquellos que resulten adecuados para sus objetivos.
• No olvide incluir los datos de partida para compararlos, de modo que en el panel represente con veracidad el rendimiento y el progreso de la empresa a lo largo del tiempo.
• Determine la frecuencia con la que desea supervisar los KPI y actuar con arreglo a ellos. ¿Los paneles de KPI se van a analizar diaria o semanalmente? ¿Las acciones se van a realizar únicamente después de generar los informes o las partes interesadas y los miembros del equipo están autorizados para ajustar las tácticas durante el proceso?
• Asegúrese de tener un sistema sencillo e integral para la protección de datos en paneles de datos, con controles para el uso compartido fuera de la organización.

Errores comunes de los KPI

Evite estos errores comunes que suelen darse con los KPI:

1. Seleccionar KPI que no sean fundamentales para sus objetivos estratégicos. Aunque es inteligente supervisar las métricas empresariales pertinentes, no todas merecen convertirse en un KPI.
2. Adoptar KPI vagos o mal definidos. Colabore con su equipo para definir los KPI aportando detalles específicos sobre cómo se van a medir. Si no lo hace, tendrá dificultades para alcanzar sus objetivos.
3. Establecer objetivos de KPI poco realistas. Es mejor establecer objetivos más realistas basados en los datos históricos, los recursos y las tácticas actuales. Puede centrarse en un período de tiempo específico o establecer objetivos a corto y largo plazo.
4. Supervisar los KPI sin asignarles un propietario. La responsabilidad es una cuestión importante, no solo para los resultados, sino también para el proceso. Cada KPI debe tener un propietario responsable del seguimiento, los informes, el análisis y la acción.
5. No emprender acciones con arreglo a los KPI. Tanto si cumple los objetivos como si se queda atrás, los KPI son herramientas que le ayudan a tomar mejores decisiones. Por tanto, no debe limitarse a supervisarlos, sino que tiene que pasar a la acción.