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Que sont les tableaux de bord de KPI ?

Les tableaux de bord de KPI sont des outils qui regroupent les sources de données et fournissent des commentaires visuels en un coup d’œil, montrant les performances de votre entreprise par rapport à vos indicateurs de performance clés (KPI). Ils sont intéressants pour les utilisateurs puisqu’ils fournissent :

• Une solution simple et rapide pour le suivi des indicateurs de performance clés et d’autres indicateurs de l’entreprise.

• Une vue unifiée des données qui améliore la visibilité sur la santé de l’entreprise.

• Une visualisation des données personnalisable avec des indicateurs de performances et de statut.

Avantages d’un outil de KPI complet

En créant votre tableau de bord de KPI avec le même outil ou la même plateforme que vous utilisez pour définir vos indicateurs de performances clés, vous aurez tout ce dont vous avez besoin au même endroit. Lorsque vous modifiez vos définitions d’indicateurs de performances clés, vos sources de données ou vos objectifs, ces mises à jour se répercutent automatiquement dans vos tableaux de bord, ce qui vous permet d’économiser des efforts et du temps précieux.

Qu’est-ce qu’un KPI ?

Un indicateur de performance clé est une valeur mesurable qui montre l’efficacité avec laquelle vous atteignez vos objectifs. Considérez les indicateurs de performances clés comme la feuille d’évaluation de votre entreprise, un moyen de mesurer si vous atteignez ou non vos objectifs.

Importance des KPI

L’identification et le suivi des indicateurs de performances clés vous permettent de savoir si votre entreprise est sur la bonne voie ou si vous devez changer de cap pour éviter de perdre de l’argent et un temps précieux. Lorsqu’ils sont utilisés correctement, les KPI sont des outils puissants qui vous aident à :

  • Surveiller la santé financière de votre entreprise.

  • Mesurer vos progrès par rapport à vos objectifs stratégiques.

  • Déceler les problèmes de façon précoce.

  • Ajuster vos tactiques de façon opportune.

  • Motiver les membres de votre équipe.

  • Prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Alors, par où commencer pour identifier les KPI qui sont importants pour votre entreprise ? D’abord, clarifiez vos objectifs stratégiques, collectivement ou par service.

Ces objectifs vous aideront à identifier les indicateurs de performances clés qui sont importants pour votre entreprise. Le choix de KPI pertinents dépendra entièrement de ces objectifs et de votre capacité à mesurer vos performances par rapport à ceux-ci.

Ensuite, identifiez les objectifs de KPI que vous visez et la façon dont ils seront mesurés. Gardez à l’esprit qu’il peut s’agir d’objectifs à court et à long termes.

Parlez à votre équipe et encouragez un dialogue ouvert sur les indicateurs de performances clés et leurs objectifs. Sont-ils trop ambitieux ? Trop faciles ? Les objectifs doivent être stimulants. Toutefois, s’ils sont exagérés ou s’ils reposent entièrement sur des indicateurs que votre équipe ne contrôle pas, il peut être judicieux de les reconsidérer. Réfléchissez également aux activités et aux tactiques que votre entreprise utilisera pour atteindre ces objectifs. Enfin, prenez le temps d’évaluer où vous en êtes aujourd’hui. Ce sera le point de départ de vos indicateurs de performances clés.

Découvrez les différents types de KPI

Il est plus facile d’identifier les KPI que vous devez contrôler si vous comprenez les types de KPI le plus souvent utilisés pour mesurer les progrès.

  • Les indicateurs de performances clés quantitatifs concernent tous des faits mesurables qui peuvent être représentés par un nombre. Il s’agit, par exemple, de statistiques, de pourcentages et de montants financiers.

  • Les indicateurs de performances clés qualitatifs impliquent des interprétations humaines et ne peuvent pas être quantifiés avec des nombres. Il s’agit, par exemple, d’opinions, de sentiments et d’expériences.

  • Les indicateurs de performances clés décalés mesurent ce qui s’est déjà produit dans le passé afin de prédire le succès ou l’échec. Il s’agit, par exemple, d’évaluer les réalisations antérieures ou les difficultés rencontrées.

  • Les indicateurs de performances clés d’anticipation mesurent les performances afin de prédire les succès futurs et les tendances à long terme. Il s’agit, par exemple, d’évaluer l’avenir pour déterminer votre orientation.

Les indicateurs de performances clés d’anticipation et décalés sont couramment utilisés ensemble. Ils constituent un bon point de départ parallèlement aux KPI quantitatifs et qualitatifs.

Pour chaque KPI que vous choisissez de contrôler, attribuez un propriétaire et convenez de la fréquence de suivi. Quels que soient les KPI que vous décidez de contrôler, l’utilisation d’une plateforme ou d’un outil de KPI est essentielle pour collaborer avec votre équipe sur les définitions des indicateurs de performances clés. En définissant collectivement chaque KPI, puis en capturant les données contextuelles et en les unifiant au sein d’une vue unique, vous facilitez les actions ponctuelles en temps réel.

Exemples de tableaux de bord de KPI

Des tableaux de bord de KPI efficaces regroupent tous les indicateurs de performances clés dont vous avez besoin pour le suivi de vos objectifs stratégiques, établissant une représentation visuelle et juxtaposée de toutes vos mesures pertinentes de façon centralisée. Passez en revue ces Exemples de tableaux de bord de KPI et réfléchissez à différents indicateurs clés associés dont vous pourriez assurer le suivi :

Efficacité du marketing

  • Performances des mots-clés
  • Temps moyen passé sur une page
  • Taux de conversion
  • Score moyen des prospects
  • Taux de fréquentation du site web

Service clientèle

  • Score de satisfaction des clients
  • Coût par intervention
  • Délai de première réponse
  • Taux de fidélisation des clients
  • Temps de résolution moyen

Santé financière

  • Compte de résultat
  • Taux actuel
  • Flux de trésorerie d’exploitation
  • Taux de dilution
  • Dépenses fournisseurs

Performances IT

  • Temps moyen de réparation
  • Temps d’arrêt du serveur
  • ROI IT
  • Tickets non résolus par employé
  • Projets livrés dans les limites du budget

Création de rapports de KPI

Les rapports d’indicateurs de performances clés donnent un nouvel élan aux informations présentées sur le tableau de bord de KPI. Ils explorent les données de façon plus approfondie pour en extraire des informations et des analyses plus détaillées.

Un rapport d’indicateur de performances clés aide les parties prenantes et les membres de l’équipe à identifier les tendances ou les goulots d’étranglement sur une période donnée. Ils peuvent alors prendre de meilleures décisions. Les rapports peuvent, par exemple, inclure :

  • Aperçu des opérations quotidiennes de l’entreprise.

  • Santé financière de l’entreprise par rapport aux objectifs de KPI.

  • Tendances ou modèles notables découlant des données.

  • Analyse approfondie des données pour aider à la prise de décision stratégique.

Pour créer votre rapport d’indicateurs de performances clés, déterminez d’abord votre audience et l’objectif du rapport. Par exemple, vous devrez peut-être montrer aux actionnaires de l’entreprise la progression, au troisième trimestre, de votre objectif en termes de revenus. Assurez-vous que tous les KPI présentés dans votre rapport renvoient à ce thème central.

Pour créer vos rapports d’indicateurs de performances clés, envisagez également de :

  • Explorer les modèles de rapports d’indicateurs de performances clés qui sont peut-être déjà inclus dans votre outil ou plateforme de KPI.

  • Définir une cadence pour la fréquence des rapports.

  • Décider si votre rapport sera statique ou interactif, pour une analyse plus dynamique des données.

  • Présenter uniquement les KPI pertinents pour ne pas surcharger le rapport avec des indicateurs de performances clés qui ne correspondent pas aux objectifs du rapport.

  • Vous assurer que vos rapports sont clairs, faciles à comprendre et exploitables pour l’audience visée.

Meilleures pratiques en matière de KPI

Pour vous aider à valoriser au maximum vos indicateurs de performances clés, nous avons compilé quelques conseils qui faciliteront vos premiers pas.

Identification des indicateurs de performances clés :

  • Choisissez uniquement des KPI qui correspondent à vos objectifs spécifiques. Si vos objectifs ne sont pas clairs, vous aurez du mal à leur faire correspondre des indicateurs de performances clés.
  • Utilisez des KPI différents pour les mêmes objectifs si ceux-ci couvrent plusieurs services. Par exemple, le service marketing et l’équipe commerciale auront des indicateurs de performances clés différents.
  • Quels que soient les KPI que vous choisissez, assurez-vous de désigner une équipe principale pour leur définition.

Suivi des indicateurs de performances clés :

  • Explorez les différents tableaux de bord, graphiques de visualisation et modèles disponibles dans votre outil ou plateforme de KPI afin de sélectionner ceux qui sont adaptés à vos objectifs.
  • Assurez-vous d’inclure des données de départ à des fins de comparaison, afin que votre tableau de bord montre une représentation fidèle des performances et des progrès de l’entreprise au fil du temps.
  • Déterminez une cadence pour le suivi et l’exploitation des indicateurs de performances clés. Les tableaux de bord de KPI font-ils l’objet d’un suivi quotidien ou hebdomadaire ? Les parties prenantes et/ou les membres de l’équipe agissent-ils après la génération des rapports ou sont-ils habilités à ajuster les tactiques en cours de route ?

Erreurs courantes relatives aux KPI

Évitez ces erreurs courantes en matière de KPI :

1. Sélectionner des KPI qui ne sont pas essentiels à vos objectifs stratégiques. Même si le suivi de vos indicateurs d’entreprise pertinents peut s’avérer judicieux, tous vos indicateurs ne méritent pas le statut de KPI.

2. Adopter des KPI mal définis ou vagues. Collaborez avec votre équipe pour définir les KPI avec des détails spécifiques sur la façon dont ils seront mesurés. Sinon, vous aurez du mal à atteindre vos objectifs.

3. Définir des objectifs de KPI trop ambitieux ou irréalistes. Il est préférable de définir des objectifs plus réalistes en fonction des données historiques, des ressources et des tactiques actuelles. Concentrez-vous de préférence sur une période spécifique ou fixez des objectifs à court et à long termes.

4. Assurer le suivi de KPI sans propriétaires. La responsabilisation est importante, non seulement pour les résultats mais aussi pour le processus. Chaque indicateur de performance clé doit avoir un propriétaire responsable du suivi, des rapports, des analyses et des actions.

5. Ne pas exploiter vos KPI. Que vous réalisiez vos objectifs ou que vous preniez du retard, les indicateurs de performances clés vous aident à prendre de meilleures décisions. N’assurez pas leur suivi « pour le plaisir », exploitez-les en agissant.

Créez facilement des tableaux de bord de KPI avec l’outil adéquat

Lorsque vous choisissez une solution de tableaux de bord de KPI, optez pour une protection des données simple et de bout en bout pour les tableaux de bord de données, avec des contrôles pour le partage en dehors de l’organisation. De cette façon, vos tableaux de bord et vos rapports d’indicateurs de performances clés protégeront la sécurité de vos données sous-jacentes en fonction des paramètres que vous définissez. Pour créer des tableaux de bord de KPI sécurisés et générer des informations à partir de vos données, découvrez Microsoft Power BI.