12 שאלות שצריך לשאול כאשר מעריכים כלי בינה עסקית

בחירת כלי הבינה העסקית (BI) הנכון לחברה יכולה להיות תהליך שלוקח זמן רב כשהאפשרויות הן כה רבות וכוללות תכונות דומות. אסטרטגיה חכמה להערכת כלים כמו תוכנת בינה עסקית כוללת הבנה ברורה של הסיבות שלשמן העסק זקוק לכלים אלה ורשימת קריטריונים מוצקה שתסייע לך לבחון את הבחירות שלך.

12 השאלות הללו יעזרו לך לבחור כלי BI שמתאים לעסק שלך.

1. האם כלי זה עובד עם הנתונים שלי?

מכיוון שהתפקיד העיקרי של BI הוא לסייע בניתוח נתונים לצורך קבלת החלטות, זוהי שאלה חשובה. כאשר אתה מעריך את כלי הבינה העסקית, תצטרך לדעת פרטים על הנתונים. האם הם מובנים, לא מובנים או שניהם? האם תוכנת הבינה העסקית תפרוס את הניתוחים באופן מקומי, בענן או שילוב של השניים? אילו מחברים מוכללים מראש התוכנה מציעה?

הכרת התשובות הללו עוזרת לך להעריך אם כלי BI יכול להתחבר בקלות לכל המערכות הקיימות ולתקנן נתונים ממקורות שונים - ובכך לחסוך את הצורך לרכוש מוצרים נוספים לניהול נתונים בעתיד. היא מבטיחה גם גישה לנתונים וניתוח של הנתונים במהירות ובצורה מדויקת.

2. האם אוכל להשתמש בתוכנה עם הכלים והתוכנות העסקיות הקיימות שלי?

בדומה לאינטגרציה של נתונים, כלי BI עובדים בצורה חלקה עם תוכנות שהמשתמשים כבר מכירים, כמו Microsoft Excel. ערוך רשימה של הכלים הנפוצים שאליהם תוכנת ה- BI צריכה להתחבר - אל תשכח לכלול אפליקציות, תוספים, הרחבות ומחברים של צד שלישי, שבהם העסק משתמש באופן קבוע.

3. האם הכלי מציע את תכונות האבטחה והתאימות שאני צריך?

אלה הם גורמים חשובים שיש לקחת בחשבון בעת הערכת כלי בינה עסקית, במיוחד אם אתה עובד בענף מפוקח כמו שירותים פיננסיים או שירותי בריאות. וודא שתוכנת ה- BI כוללת תכונות אשר:

  • מאפשרות לאנשי ה- IT ליצור סביבה מאובטחת ומנוהלת.
  • מציעות כלי ניהול לשמירה על איכות ועקביות הנתונים.
  • מאפשרות לנקות את הנתונים לפני שהמידע מוזן לכלי ניתוח BI.
  • מספקות הגנה על נתונים שנמשכת גם כאשר הם מיוצאים לסוגי קבצים אחרים.
  • תומכות במדיניות ובנהלים של הארגון לגישה והצפנה.
  • מספקת נתוני מיקום גיאוגרפי לקבלת תובנות משופרות ותאימות.
  • הופכות תהליכי תאימות קריטיים לאוטומטיים.
  • שומרות ומאחסנות נתונים בארכיון בצורה מאובטחת.

4. כיצד כלי זה תומך בסוגים שונים של משתמשים?

מכיווון שבינה עסקית היא רב-תכליתית וניתן להשתמש בה ברחבי הארגון, חברות רבות מעדיפות לשלב כלי BI בשירות עצמי וברמה ארגונית הפועלים שמתאמים למשתמשים בעלי רקע טכני וללא רקע טכני.

שוחח עם בעלי עניין משני קצוות הקשת כדי לברר איך בידוק הם ישתמשו ב- BI ואם עליך להתמקד בתכונות של שירות עצמי, בתכונות ברמה ארגונית או בשילוב של השניים. מומלץ לחפש כלי אחד שניתן להתאימו לצרכים של כל המשתמשים, מפעולות עסקיות ועד ל- IT, וכולל את שני סוגי פתרונות ה- BI.

BI בשירות עצמי

  • מתאים לעובדים בכל תחום תפעולי.
  • אין צורך במיומנויות טכניות לבניית ניתוחים.
  • כולל אוטומציה ותובנות מבוססות AI.
  • הממשק כולל תכונות ידידותיות למשתמש - גרירה ושחרור, סינון, הסתעפויות ושדות מחושבים.

BI ארגוני

  • נמצא בשימוש לעתים קרובות על-ידי צוותי ניתוח כדי לחקור את הנתונים יותר לעומק.
  • מציע בקרות ניהול ופריסה מתקדמות.
  • כולל תמיכה ב- Big Data ודיווח מקומי.

5. מהן יכולות התצוגה החזותית של נתונים?

ייצוג חזותי של נתונים הוא מרכיב מרכזי בבינה עסקית, וכדאי להקדיש זמן כדי ללמוד אותו יותר במהלך הדגמה או ניסיון.

תחילה, חקור את לוחות מחוונים של נתונים שהכלי מציע וראה כיצד הם יכולים לעזור לארגון לגלות תובנות חדשות. מכיוון שלוחות מחוונים אלה יהיו בשימוש מדי יום על-ידי מגוון רחב של משתמשים, עליהם לאפשר למשתמשים לחקור נתונים באופן חזותי בדרכים שעוזרות לזהות ולפתור בעיות במהירות.

לאחר מכן, בדוק כיצד הממצאים מוצגים באמצעות תצוגה חזותית של נתונים וסיפור סיפורים על נתונים. תכונות אלה משתמשות בדרך כלל בתרשימים, גרפים ומפות כדי להציג תובנות שקשה לראות בגיליון אלקטרוני. הכלי תצוגה חזותית של נתונים הטובים ביותר כוללים ממשק אינטואיטיבי שמאפשר למשתמשים לחקור ולהציג נתונים בדרכים רבות, ללא קשר למיומנויות הטכניות שלהם.

6. האם אוכל לשתף בקלות תובנות בארגון שלי?

שיתוף תובנות כדי לעודד פעולה הוא אחד היתרונות העיקריים של בינה עסקית. כחלק מתהליך ההערכה, גלה כיצד משתמשים יכולים לשתף פעולה כד לעדכן, להתאים אישית ולשתף דוחות.

לדוגמה, חלק מכלי ה- BI מאפשרים למשתמשים להוסיף ביאורים ישירות בתוך התוכנה, להטמיע במהירות דוחות בכלי העברת הודעות ושיתוף פעולה ולהגדיר הרשאות להפצת הממצאים בתוך הארגון ומחוצה לו.

לסיום, אל תשכח לבדוק כיצד הכלי מטפל בתקשורת אוטומטית, כמו הודעות דואר אלקטרוני והתראות, שמדווחות למשתמשים על דוחות בתזמונים קבועים או על שינויים בלתי צפויים בנתונים.

7. האם אוכל להשתמש בכלי זה תוך כדי תנועה?

תכונות למכשירים ניידים מספקות גישה לנתונים בזמן אמת ומאפשרות לקבל החלטות מבוססות נתונים תוך כדי תנועה כאשר עובדים מרחוק. שוחח עם העובדים שעובדים בשטח או במיקומים מבוזרים כדי לברר לאיזו רמת גישה הם זקוקים במכשירים ניידים. הגישה יכולה לנוע בין צפייה בסיסית בלוחות מחוונים ודוחות ועד ליצירה ועריכה של ניתוחים בעזרת כלים למכשירים ניידים. עליך לוודא שתכונות הכלי מותאמות לאסטרטגיה הרחבה יותר של החברה לגבי מכשירים ניידים.

8. האם מבנה התמחור מותאם לתקציב ולמודל העסקי שלי?

מבני תמחור של תוכנות יכולים לנוע בין תוכניות לפי משתמשים ועד למודלים של מנויים. כאשר אתה בודק את התקציב שלך, שקול כמה משתמשים יש לך כעת וכיצד העסק צפוי להתפתח בעתיד.

זכור כי יכולות נוספות ועדכונים עלולים לעלות יותר - בדוק היטב אילו תכונות הכרחיות לארגון ואילו תכונות ניתנות למשא ומתן.

המטרה היא למצוא פתרון חסכוני שמספק כלי בינה עסקית לארגון בהיקף הנדרש, ושיש לו גמישות להתרחב יחד עם הארגון.

9. איזה סוג של הדרכה ותמיכה בשירות לקוחות מוצעים?

כל כלי בינה עסקית מחייב הדרכה ותמיכה, גם בהתחלה וגם כאשר נוספות תכונות חדשות. גלה אילו אפשרויות הדרכה זמינות. האם הדרכה נכללת או שעליך לארגן אותה בתוך הארגון? אם עליך להעביר הדרכה לעובדים מבוזרים במיקומים מרובים, האם קיימים שיעורים מקוונים? איזה סוג הדרכה מוצעת עבור עדכוני תוכנה?

בנוסף להדרכה וחינוך מסורתיים, קהילות משתמשים יכולות לספק טיפים של עמיתים ומומחי מוצרים. לפני שתבחר כלי בינה עסקית, חפש פורומים, בלוגים וקבוצות משתמשים שעוזרים לספק הדרכה ותמיכה.

לסיום, ודא שאתה מבין כיצד ניתנת תמיכה במוצרים. בדוק אם היא ניתנת בחינם או בתשלום, באילו שעות וימים היא מוצעת והאם היא זמינה באופן מקוון, באמצעות צ'אט או בטלפון.

10. האם למוצר יש מוניטין מהימן?

הערכת ספק הבינה העסקית חשובה לא פחות מבדיקת התכונות של הכלי. הקדש זמן כדי לחקור את המוניטין והיציבות של הספק כדי לוודא שהוא יוכל לספק תמיכה רציפה גם בטווח הרחוק. בעת בחירת ספק, חפש חברה מובילה בתעשייה, שמציעה מגוון רחב של מוצרים שמתאימים לצרכים הנוכחיים והעתידיים של הארגון שלך.

11. כיצד חברות אחרות משתמשות בתוכנת זו?

כאשר אתה מעריך את כלי ה- BI, חפש סיפורי לקוחות וניתוחי מקרה המבוססים על גודל החברה והתעשייה. כאשר תבחן את האתגרים והפתרונות של לקוחות, תדע טוב יותר אם כלי זה יעיל לעסקים דומים לשלך. אחרי שתקרא את סיפורי ההצלחה של ארגונים אחרים, תוכל גם לגלות דרכים חדשות לשימוש בבינה עסקית.

12. האם אוכל לקבל גירסת ניסיון בחינם?

מכיוון שכל התכונות הללו - מאינטגרציה ועד שיתוף פעולה - צריכות להיות קלות לשימוש עבור כולם, חפש הצעה לגירסת ניסיון שתאפשר לבחון את הכלי. אם הדבר אפשרי, בקש ממשתמשים ממגוון תחומים פונקציונליים לנסות את הכלי ולספק משוב. זו הדרך הקלה ביותר לדעת בוודאות אם כלי בינה עסקית מתאים לארגון שלך.

התחל לחקור כלי בינה עסקית

כעת, כשאתה מצויד בשאלות שינחו אותך, אתה מוכן להתחיל להעריך כלי BI, כמו Power BI, ולאתר את התוכנה המתאימה ביותר לצרכי העסק והמשתמשים.