Asztali számítógépnél dolgozó személy

Mik azok a KPI-irányítópultok?

A KPI-irányítópultok olyan eszközök, amelyek egyesítik az adatforrásokat, és könnyen érthető, vizuális visszajelzést adnak a vállalat teljesítményéről a fő teljesítménymutatókhoz (KPI) képest. A felhasználók számára a következő előnyöket nyújtják:

• Gyors, egyszerű megoldás a KPI-k és más üzleti metrikák nyomon követésére.

• Az adatok egységes nézetben jelennek meg, így a vállalat állapota jobban átlátható.

• Testreszabható adatok ábrázolása teljesítmény- és állapotjelzőkkel.

Átfogó KPI-eszköz előnyei

Ha a KPI-irányítópultot ugyanazzal az eszközzel vagy platformmal hozza létre, mint amellyel a KPI-kat meghatározta, minden egyetlen helyen áll majd rendelkezésre. A KPI-definíciók, adatforrások vagy célok módosítása során a frissítéseket a rendszer automatikusan betölti az irányítópultokba, így Ön értékes időt és erőfeszítést takaríthat meg.

Mit jelent a KPI?

A fő teljesítménymutató mérhető érték, amely megmutatja, hogy milyen hatékonyan teljesíti céljait. A KPI-k tulajdonképpen a vállalat scorecardjaként működnek, amellyel mérhető, hogy eléri-e a célkitűzéseit, vagy sem.

Miért számítanak a KPI-k?

A fő teljesítménymutatók azonosítása és nyomon követése révén tudhatja, hogy a vállalkozása a megfelelő úton halad-e, vagy módosítania kell az irányt, amellyel elkerülhető, hogy értékes időt és pénzt veszítsen. Ha megfelelően használja, a KPI-k hatékony eszközök, amelyek a következőkben nyújthatnak segítséget:

  • A vállalat pénzügyi állapotának monitorozása.

  • Az előrehaladás mérése a stratégiai célokhoz viszonyítva.

  • A problémák korai észlelése.

  • Taktikák megfelelő időben történő módosítása.

  • Csapattagok motiválása.

  • Jobb döntéshozatal, gyorsabban.

Mi az első lépés a vállalkozása számára fontos KPI-k meghatározásakor? Első lépésként tisztázza a stratégiai célkitűzéseket – a teljes vállalatra vonatkozóan vagy részlegenként.

Ezek a célok segítenek az olyan KPI-k beazonosításában, amelyek fontosak a vállalat számára. A releváns KPI-k kiválasztása teljes mértékben ezektől a célkitűzésektől függ, valamint attól, hogy ezekkel mérhető-e a teljesítmény.

Ezután azonosítsa a KPI-k céljait, amelyek felé haladni szeretné, és hogy hogyan lehet mérni ezeket. Ne feledje, hogy ezek rövid és hosszú távú célok is lehetnek.

Beszéljen a csapatával, és biztassa őket, hogy nyíltan vitassák meg a KPI-kat és a célokat. Túl agresszívak? Túl egyszerűek? A céloknak kihívást kell jelenteniük, de ha túlságosan irreálisak, vagy teljes mértékben olyan metrikáktól függenek, amelyeket nem a csapata vezérel, érdemes lehet újratervezni. Valamint javasolt átgondolni azokat a tevékenységeket és taktikákat, amelyekkel a vállalat a célok elérésére fog törekedni. Végül szánjon kellő időt a jelenlegi helyzet kiértékelésére is – hiszen ez lesz a KPI-k kiindulópontja.

A KPI-k különböző típusainak megismerése

A monitorozni kívánt KPI-k meghatározása egyszerűbbé válik, amikor jobban megérti, hogy a fejlődés mérésére leggyakrabban milyen típusú KPI-kat használnak.

  • A mennyiségi KPI-k a számmal megadható, mérhető tényekkel kapcsolatosak. Gondoljon például a statisztikákra, százalékokra és dollárjelekre.

  • A kvalitatív KPI-k esetén fontos az emberi értékelés, és nem számszerűsíthetők. Gondoljon például véleményekre, érzésekre és tapasztalatokra.

  • A követő KPI-k a múltbeli történések mérése alapján a siker vagy a sikertelenség előrejelzésére alkalmasak. Visszatekinthet arra, amit már elért, és arra is, ami kihívást jelentett.

  • A megelőző KPI-k a teljesítmény mérése alapján a jövőbeli siker és a hosszú távú trendek előrejelzésére alkalmasak. Előre tekinthet, hogy lássa, milyen irányban halad.

A megelőző és a követő KPI-kat általában együtt használják. A kvantitatív és kvalitatív KPI-kkal együtt jó kezdési pontot jelentenek.

Minden monitorozni kívánt KPI-hoz rendeljen hozzá egy tulajdonost, és egyezzenek meg a monitorozás gyakoriságában. Nem számít, milyen KPI-kat követ nyomon, a KPI-platform vagy -eszköz használata kiemelt fontosságú a csapattal a KPI-k meghatározásával kapcsolatos együttműködés során. Az egyes KPI-k együttes meghatározásával, majd a környezetfüggő adatok rögzítése és egységes nézetbe való egyesítése által azonnali, valós idejű műveletek válnak lehetővé.

Példák KPI-irányítópultra

A hatékony KPI-irányítópultokon egy helyen tekintheti meg a stratégiai célok nyomon követéséhez szükséges összes KPI-t, és egy helyen, egymás mellett jelenítheti meg az összes releváns metrikát, és ezek vizuális megjelenítését. Nézze meg a következőket: Példák KPI-irányítópultra, és gondolja át a nyomon követni kívánt kiemelt fontosságú társított metrikákat:

Marketing hatékonysága

  • Kulcsszó teljesítménye
  • Átlagos idő az oldalon
  • Átalakítási arány
  • Érdeklődő átlagos pontszáma
  • Webhely forgalmának érdeklődői aránya

Ügyfélszolgálat

  • Ügyfélelégedettségi pontszám
  • Hívásonkénti költség
  • Első válasz időpontja
  • Vevőmegtartási arány
  • Átlagos megoldási idő

Pénzügyi helyzet

  • Eredmény
  • Likviditási ráta
  • Üzemi tevékenység pénzforgalma
  • Keretfelhasználási ráta
  • Szállítói költségek

Informatikai teljesítmény

  • Javításhoz szükséges átlagos idő
  • Kiszolgáló üzemszünete
  • Informatikai megtérülési ráta
  • Megoldatlan jegyek alkalmazottanként
  • Költségvetésen belül elkészített projektek

KPI-jelentéskészítés

A KPI-jelentések a KPI-irányítópulton megjelenő információkat egy új szintre emelik. Mélyebbre ásnak az adatokba, így még részletesebb információkat és elemzéseket mutatnak be.

A KPI-jelentések segítségével a résztvevők és a csapattagok beazonosíthatják az adott időszakban felmerült trendeket vagy szűk keresztmetszeteket, így jobb döntéseket hozhatnak. A jelentéskészítési témakörök közé a következők tartozhatnak:

  • Információk a vállalat napi műveleteiről.

  • A vállalat pénzügyi állapota a megcélzott KPI-khoz képest.

  • Az adatok által megjelenített trendek és mintázatok.

  • Az adatok mélyebb elemzése a stratégiai döntéshozás támogatása érdekében.

KPI-jelentés létrehozásához először meg kell határoznia a célközönséget és a jelentés célját. Például előfordulhat, hogy be szeretné mutatni a vállalati résztvevőknek a 3. negyedévben történt előrehaladást a bevételi célkitűzés irányába. Győződjön meg róla, hogy a jelentésben szereplő összes KPI erre a központi témára mutat.

A KPI-jelentések létrehozásával kapcsolatos további szempontok a következők lehetnek:

  • Felfedezhet olyan KPI-jelentéssablonokat, amelyek már megtalálhatók lehetnek a KPI-eszközében vagy -platformján.

  • A jelentési gyakoriság ütemének beállítása.

  • Választhat, hogy a jelentés statikus legyen, vagy interaktív, amellyel dinamikusabban lefúrhat az adatokban.

  • Csak a releváns KPI-k jelennek meg, így nem terheli túl a jelentéseket olyan KPI-kkal, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a jelentéskészítési célokhoz.

  • Gondoskodjon róla, hogy a készített jelentés egyértelmű, könnyen érthető és gyakorlatban felhasználható a célközönség számára.

KPI bevált gyakorlatok

Annak érdekében, hogy a KPI-k előnyeit teljes mértékben kihasználhassa, összeállítottuk pár tippet a sikeres kezdéshez.

KPI-k azonosítása:

  • Csak a megadott célokhoz illeszkedő KPI-kat válasszon. Ha a célkitűzések nem egyértelműek, akkor a KPI-khoz való hozzárendelésük túlságosan bonyolulttá válik.
  • Ugyanazokhoz a célokhoz különböző KPI-kat is használhat, ha a célok a részlegeken átívelnek; például a marketing részleg más KPI-kkal rendelkezik majd, mint az értékesítési csapat.
  • Győződjön meg róla, hogy bármilyen KPI-t is választ, kijelölt rá egy központi csapatot, aki a pontos meghatározásáért felelős.

KPI-k monitorozása:

  • Fedezze fel a KPI-eszközben vagy -platformon rendelkezésre álló különböző irányítópultokat, vizualizációs célú diagramokat és sablonokat, hogy a céljaihoz legmegfelelőbbeket választhassa ki.
  • Győződjön meg róla, hogy az összehasonlításhoz a kiindulási adatokat is beleveszi, hogy a irányítópult a vállalati teljesítmény és előrehaladás valós ábrázolása legyen.
  • Határozza meg a KPI-k monitorozásának és a velük kapcsolatos műveletvégzés ütemezését. A KPI-irányítópultokat naponta vagy hetente monitorozzák? A műveletek csak a jelentéskészítés után következnek, vagy a résztvevők és/vagy csapattagok menet közben is módosíthatják a taktikai irányt?

Gyakori KPI-hibák

Kerülje el a következő gyakori KPI-hibákat:

1. Olyan KPI-k kiválasztása, amelyek nem fontosan a stratégiai célok szempontjából. Habár fontos a releváns üzleti metrikák nyomon követése, nem minden metrika elég értékes, hogy KPI legyen.

2. Rosszul meghatározott vagy túl általános KPI-k elfogadása. Egyeztessen a csapatával, és határozzák meg együtt a KPI-kat, valamint a mérhetőségük módját. Ha nem határozzák meg, akkor nehéz lesz elérni a célokat.

3. Túlságosan nagyratörő vagy nem realisztikus KPI-célok meghatározása. Sokkal jobb, ha az előzményadatok, az erőforrások és a jelenlegi irány alapján realisztikusabb célokat határoz meg. Érdemes lehet egy adott időtartamra összpontosítani, vagy meghatározni rövid és hosszú távú célokat is.

4. KPI-k nyomon követése tulajdonosok nélkül. A felelősségre vonhatóság fontos, nem csak az eredmények, hanem a folyamat szempontjából is. Minden egyes KPI-nak rendelkeznie kell egy tulajdonossal, aki a monitorozásért, jelentéskészítésért, elemzésekért és a gyakorlati tevékenységért felel.

5. Nincsenek intézkedések a KPI-k alapján. Nem számít, hogy teljesíti-e a kitűzött célokat, vagy éppen elmarad tőlük, a KPI-k eszközök, amelyekkel jobb döntéseket hozhat. Ne csak a nyomkövetés miatt kövesse őket nyomon, hanem cselekedjen is ezek alapján.

KPI-irányítópultok létrehozása egyszerűen, a megfelelő eszközzel

A KPI-irányítópulthoz tartozó megoldás kiválasztásakor mindenképpen gondoskodjon az egyszerű, teljes körű védelemről az adat-irányítópultok számára, amely a szervezeten kívüli megosztásra vonatkozóan vezérlőkkel is rendelkezik. Így a KPI-irányítópultok és a KPI-jelentések a beállított paramétereknek megfelelően védik a mögöttes adatok biztonságát. A biztonságos KPI-irányítópultok létrehozásához és az adatokban rejlő összefüggések felfedezéséhez tekintse meg a következőt: Microsoft Power BI.