Um homem e uma mulher olhando para um laptop

Doze perguntas a serem feitas ao avaliar ferramentas de business intelligence

Escolher a ferramenta de BI (business intelligence) certa para sua empresa pode ser um processo demorado, com muitas opções com recursos semelhantes. Uma estratégia inteligente para avaliar ferramentas como software de business intelligence é ter um entendimento claro dos motivos pelos quais sua empresa precisa dele e critérios robustos para ajudá-lo a analisar suas escolhas.

Essas 12 perguntas o ajudarão a selecionar a ferramenta de BI ideal para sua empresa.

1. Essa ferramenta funciona com meus dados?

Uma vez que a principal função do BI é ajudá-lo a analisar os dados para a tomada de decisões, essa é uma pergunta importante. Ao avaliar as ferramentas de business intelligence, você precisará saber detalhes sobre seus dados. Eles estão estruturados, desestruturados ou ambos? Seu software de business intelligence implantará suas análises na infraestrutura local, na nuvem ou em um híbrido dos dois? Que conectores pré-criados são oferecidos?

Saber essas respostas ajuda a avaliar se uma ferramenta de BI tem a capacidade de se conectar facilmente com todos os seus sistemas existentes e padronizar dados de diferentes fontes. Isso evita que você tenha que comprar produtos de gerenciamento de dados adicionais no futuro. Também garante acesso e análise de dados rápidos e precisos.

2. Posso usá-lo com minhas ferramentas e software de negócios existentes?

Assim como ocorre com a integração de dados, as ferramentas de BI funcionam perfeitamente com software com o qual os usuários já estão familiarizados, como o Microsoft Excel. Faça uma lista das ferramentas comumente usadas com as quais seu software de BI precisa se conectar. Não deixe de incluir aplicativos de terceiros, plug-ins, extensões e conectores que sua empresa usa regularmente.

3. Ela oferece os recursos de segurança e conformidade de que preciso?

Esses são fatores importantes a serem considerados ao avaliar as ferramentas de business intelligence, principalmente se você trabalha em uma indústria regulamentada, como serviços financeiros ou de saúde. Verifique se o software de BI inclui recursos que:

  • Permitir que a TI crie um ambiente seguro e governado.
  • Oferecer ferramentas de gerenciamento para garantir a qualidade e a consistência dos dados.
  • Habilitar a limpeza de dados antes que as informações sejam fornecidas às ferramentas de análise de BI.
  • Fornecer proteção de dados que persista mesmo quando exportados para outros tipos de arquivo.
  • Dar suporte às políticas e procedimentos de sua organização para acesso e criptografia.
  • Fornecer dados de geolocalização para obter insights e conformidade aprimorados.
  • Automatizar processos críticos de conformidade.
  • Reter e arquivar dados com segurança.

4. Como essa ferramenta dá suporte a diferentes tipos de usuários?

Como o business intelligence é versátil e pode ser usado em toda a organização, muitas empresas preferem uma combinação de ferramentas de BI corporativas e de self-service que funcionam para usuários técnicos e não técnicos.

Converse com os participantes de ambos os extremos do espectro para descobrir exatamente como eles usarão o BI e se você precisa se concentrar nos recursos de self-service, corporativos ou uma combinação dos dois. Você pode querer uma única ferramenta que seja dimensionada para atender às necessidades de todos os usuários, das operações de negócios à TI, e inclua os dois tipos de soluções de BI.

Self-service BI

  • Adequada para funcionários de qualquer área operacional.
  • Habilidades técnicas não são necessárias para criar análises.
  • Apresenta insights e automação assistida por IA.
  • A interface tem recursos amigáveis: arrastar e soltar, filtragem, detalhamentos e campos calculados.

BI Corporativo

  • Mais frequentemente usado por equipes de análise para investigar dados mais profundamente.
  • Tem controles avançados de administração e implantação.
  • Inclui suporte a big data e relatórios na infraestrutura local.

5. Quais são os recursos de visualização de dados?

A representação visual dos dados é um elemento-chave de business intelligence, sobre o qual você deve se dedicar a aprender mais durante uma demonstração ou trial.

Primeiro, explore os painéis de dados que a ferramenta oferece e veja como eles podem ajudar sua organização a descobrir novos insights. Como esses painéis serão usados diariamente por uma ampla variedade de usuários, devem permitir que os usuários explorem os dados visualmente de maneiras que ajudem a identificar e resolver problemas rapidamente.

Em seguida, observe como as descobertas são apresentadas por meio do visualização de dados e da narrativa de dados. Esses recursos geralmente usam tabelas, gráficos e mapas para fornecer insights que são difíceis de ver em uma planilha. Os melhores ferramentas de visualização de dados têm uma interface intuitiva que permite aos usuários explorar e apresentar dados de várias maneiras, independentemente de suas habilidades técnicas.

6. Posso facilmente compartilhar insights em toda a minha organização?

Compartilhar insights para impulsionar a ação é um dos principais benefícios do business intelligence. Como parte de sua avaliação, descubra como os usuários podem colaborar para atualizar, personalizar e compartilhar relatórios.

Por exemplo, algumas ferramentas de BI permitem que os usuários façam anotações diretamente no software, incorporem relatórios rapidamente em ferramentas de mensagens e colaboração e definam permissões para distribuir as descobertas dentro e fora da organização.

Finalmente, não se esqueça de explorar como a ferramenta lida com comunicações automatizadas, como emails e alertas, que notificam os usuários sobre relatórios agendados regularmente ou mudanças inesperadas nos dados.

7. Posso usar essa ferramenta em qualquer lugar?

Os recursos móveis fornecem acesso a dados em tempo real e permitem que você tome decisões baseadas em dados de forma dinâmica ao trabalhar remotamente. Converse com seus funcionários que trabalham em campo ou em locais distribuídos para descobrir de que nível de acesso móvel eles precisam. Pode variar desde a exibição básica de painéis e relatórios até a criação e a edição de análises com ferramentas móveis. Você também deve verificar se os recursos da ferramenta estão alinhados à estratégia móvel mais ampla de sua empresa.

8. A estrutura de preços funciona para meu orçamento e modelo de negócio?

As estruturas de preços de software podem variar de planos por usuário a modelos de assinatura. Ao analisar seu orçamento, considere quantos usuários você tem atualmente e como sua empresa crescerá no futuro.

Lembre-se de que recursos e atualizações adicionais podem custar mais. Saiba quais recursos sua organização deve ter e quais são negociáveis.

O objetivo é encontrar uma solução econômica que forneça ferramentas de business intelligence à sua organização na escala de que você precisa e que tenha flexibilidade para crescer com a organização.

9. Que tipo de treinamento e suporte de SAC é oferecido?

Qualquer ferramenta de business intelligence requer treinamento e suporte, inicialmente e conforme novos recursos são adicionados. Explore as opções de treinamento disponíveis. O treinamento está incluído ou você precisa gerenciá-lo internamente? Se você precisa fornecer treinamento a uma força de trabalho distribuída em vários locais, aulas online estão disponíveis? Que tipo de treinamento é oferecido para atualizações de software?

Além do treinamento e da instrução tradicionais, as comunidades de usuários podem fornecer dicas e conselhos de colegas e especialistas em produtos. Antes de selecionar uma ferramenta de business intelligence, procure fóruns, blogs e grupos de usuários que ajudem a fornecer treinamento e suporte.

Por fim, entenda como o suporte ao produto é fornecido. Descubra se é gratuito ou pago, em que horas e dias é oferecido e se está disponível online, por chat ou por telefone.

10. O fornecedor tem uma reputação estável?

Avaliar o fornecedor de business intelligence é tão importante quanto analisar os recursos da ferramenta. Reserve algum tempo para pesquisar sua reputação e estabilidade e garantir que ele tem viabilidade de longo prazo e é capaz de fornecer suporte contínuo. Ao escolher um fornecedor, procure um líder da indústria que tenha uma ampla variedade de ofertas para atender às necessidades atuais e futuras de sua organização.

11. Como outras empresas estão usando esse software?

Ao avaliar as ferramentas de BI, procure histórias de clientes e casos de sucesso com base no porte da empresa e na indústria. Ao analisar os desafios e as soluções do cliente, você entenderá melhor se essa ferramenta é ou não eficaz para empresas semelhantes à sua. Você também pode descobrir novas maneiras de usar business intelligence após ler as histórias de sucesso de outras organizações.

12. Posso obter um trial gratuito?

Como todos esses recursos (da integração à colaboração) precisam ser fáceis de usar para todos, procure uma oferta de trial para fazer um teste da ferramenta. Se possível, peça aos usuários de uma variedade de áreas funcionais que experimentem a ferramenta e forneçam comentários. Essa é a maneira mais fácil de saber com certeza se uma ferramenta de business intelligence é a opção certa para sua organização.

Comece a explorar ferramentas de business intelligence

Agora que você tem essas perguntas para orientá-lo, está pronto para começar a avaliar as ferramentas de BI, como o Power BI, para encontrar o software que melhor se adapta às necessidades de sua empresa e dos usuários.