O que perguntar sobre ferramentas de business intelligence

Essas 12 perguntas o ajudarão a selecionar a ferramenta de BI ideal para sua empresa.

Escolher a ferramenta de BI (business intelligence) certa para sua empresa pode ser um processo demorado, com muitas opções que têm recursos semelhantes. Uma estratégia inteligente para avaliar ferramentas como software de business intelligence é ter um entendimento claro dos motivos pelos quais sua empresa precisa dele e critérios robustos para ajudá-lo a analisar suas escolhas.

1. Essa ferramenta funciona com meus dados?

Como a principal função do BI é ajudá-lo a analisar os dados para a tomada de decisões, essa é uma questão importante. Ao avaliar as ferramentas de business Intelligence, você precisará saber detalhes sobre os seus dados. São estruturados, não estruturados ou ambos? Seu software de business Intelligence implantará as análises no local, na nuvem ou em uma opção híbrida com ambos? Que conectores predefinidos são oferecidos?

Saber essas respostas ajuda a avaliar se uma ferramenta de BI pode se conectar facilmente com todos os seus sistemas existentes e padronizar dados de diferentes fontes. Isso evita que você tenha que comprar produtos de gerenciamento de dados adicionais no futuro. Também garante acesso e análise de dados rápidos e precisos.

2. Posso usá-lo com minhas ferramentas e software de negócios existentes?

Da mesma forma que a integração de dados, as ferramentas de BI funcionam perfeitamente com software que os usuários já conhecem, como o Microsoft Excel. Faça uma lista das ferramentas comumente usadas com as quais seu software de BI precisa se conectar. Não deixe de incluir aplicativos de terceiros, plug-ins, extensões e conectores que sua empresa usa regularmente.

3. Ela oferece os recursos de segurança e conformidade de que preciso?

Esses são fatores importantes a serem considerados ao avaliar as ferramentas de business intelligence, principalmente se você trabalha em uma indústria regulamentada, como serviços financeiros ou de saúde. Verifique se o software de BI inclui recursos que:

• Permitir que a TI crie um ambiente seguro e governado.
• Oferecer ferramentas de gerenciamento para garantir a qualidade e a consistência dos dados.
• Habilitar a limpeza de dados antes que as informações sejam fornecidas às ferramentas de análise de BI.
• Fornecer proteção de dados que persista mesmo quando exportados para outros tipos de arquivo.
• Dar suporte às políticas e procedimentos de sua organização para acesso e criptografia.
• Fornecer dados de geolocalização para obter insights e conformidade aprimorados.
• Automatizar processos críticos de conformidade.
• Reter e arquivar dados com segurança.

5. Quais são os recursos de visualização de dados?

A representação visual dos dados é um elemento-chave de business intelligence, sobre o qual você deve se dedicar a aprender mais durante uma demonstração ou trial.

Primeiro, explore os painéis de dados que a ferramenta oferece e veja como eles podem ajudar sua organização a descobrir novos insights. Como esses painéis serão usados diariamente por uma ampla gama de usuários, eles devem permitir que os usuários explorem os dados visualmente de maneiras que ajudem a identificar e resolver problemas com rapidez.

Em seguida, veja como as descobertas são apresentadas por meio de visualização de dados e narrativa de dados. Esses recursos geralmente usam tabelas, gráficos e mapas para apresentar insights difíceis de ver em uma planilha. As melhores ferramentas de visualização de dados têm uma interface intuitiva que permite aos usuários explorar e apresentar dados de várias maneiras, independentemente de suas habilidades técnicas.

6. Posso facilmente compartilhar insights em toda a minha organização?

Compartilhar insights para impulsionar a ação é um dos principais benefícios do business intelligence. Como parte de sua avaliação, descubra como os usuários podem colaborar para atualizar, personalizar e compartilhar relatórios.

Por exemplo, algumas ferramentas de BI permitem que os usuários façam anotações diretamente no software, incorporem relatórios rapidamente em ferramentas de mensagens e colaboração e definam permissões para distribuir as descobertas dentro e fora da organização.

Finalmente, não se esqueça de explorar como a ferramenta lida com comunicações automatizadas, como emails e alertas, que notificam os usuários sobre relatórios agendados regularmente ou mudanças inesperadas nos dados.

7. Posso usar essa ferramenta em qualquer lugar?

Os recursos móveis fornecem acesso a dados em tempo real e permitem que você tome decisões embasadas por dados em tempo real ao trabalhar remotamente. Converse com seus funcionários que trabalham em campo ou em locais distribuídos para descobrir de que nível de acesso móvel eles precisam. Pode variar desde a exibição básica de painéis e relatórios até a criação e edição de análises com ferramentas móveis. Você também deve garantir que os recursos da ferramenta estejam alinhados à estratégia móvel mais ampla de sua empresa.

8. A estrutura de preços funciona para meu orçamento e modelo de negócio?

As estruturas de preços de software podem variar de planos por usuário a modelos de assinatura. Ao analisar seu orçamento, considere quantos usuários você tem atualmente e como sua empresa crescerá no futuro.

Lembre-se de que recursos e atualizações adicionais podem custar mais. Saiba quais recursos sua organização deve ter e quais são negociáveis.

O objetivo é encontrar uma solução econômica que forneça ferramentas de business intelligence à sua organização na escala de que você precisa e que tenha flexibilidade para crescer com a organização.

9. Que tipo de treinamento e suporte de serviço de atendimento ao consumidor é oferecido?

Qualquer ferramenta de business intelligence requer treinamento e suporte, inicialmente e à medida que novos recursos são adicionados. Explore as opções de treinamento disponíveis. O treinamento está incluído ou você precisa gerenciá-lo internamente? Se você precisa ministrar treinamento para uma força de trabalho distribuída em vários locais, classes online estão disponíveis? Que tipo de treinamento é oferecido para atualizações de software?

Além de treinamento e educação tradicionais, as comunidades de usuários podem fornecer dicas e conselhos de colegas e especialistas em produtos. Antes de selecionar uma ferramenta de business intelligence, procure fóruns, blogs e grupos de usuários que ajudem a fornecer treinamento e suporte.

Por fim, entenda como o suporte ao produto é fornecido. Descubra se é gratuito ou pago, em que horas e dias é oferecido e se está disponível online, por chat ou por telefone.

10. O fornecedor tem uma reputação estável?

Avaliar seu fornecedor de business intelligence é tão importante quanto examinar os recursos da ferramenta. Reserve tempo para pesquisar a reputação e a estabilidade dele, para garantir que tenha viabilidade de longo prazo e seja capaz de fornecer suporte contínuo. Ao escolher um fornecedor, procure um líder do setor com uma ampla variedade de ofertas que funcionem para as necessidades atuais e futuras de sua organização.

11. Como outras empresas estão usando esse software?

Ao avaliar as ferramentas de BI, procure histórias de clientes e estudos de caso com base no porte e no setor da empresa. Ao analisar os desafios e as soluções dos clientes, você entenderá melhor se a ferramenta é eficiente para empresas semelhantes à sua. Você também pode descobrir novas maneiras de usar o business Intelligence depois de ler as histórias de sucesso de outras organizações.

12. Posso obter uma avaliação gratuita?

Como todos esses recursos, da integração à colaboração, precisam ser fáceis de usar para todos, procure uma oferta de avaliação para experimentar a ferramenta. Se possível, peça que usuários de diversas áreas funcionais experimentem a ferramenta e forneçam comentários. Essa é a maneira mais fácil de saber com certeza se uma ferramenta de business intelligence é adequada para sua organização.