什麼是 KPI 儀表板？

KPI 儀表板工具組合資料來源，並提供一目了然的視覺回饋，以根據關鍵效能指標 (KPI) 顯示企業績效。使用者將受益於以下功能：

• 用於追蹤 KPI 和其他商務指標的快速簡便的解決方案。

• 可提高公司健康情況可見性的整合資料檢視。

• 可自訂且具有效能和狀態指標的資料視覺化。

全面 KPI 工具的好處

透過使用定義 KPI 時所用的相同工具或平台來建立 KPI 儀表板，在一個位置擁有所需的一切。隨著您修改 KPI 定義、資料來源或目標時，這些更新將自動填入儀表板，從而節省寶貴的時間和精力。

什麼是 KPI？

「關鍵效能指標」是可衡量的值，指出企業達成目標的成效。將 KPI 視為公司的計分卡，一種衡量是否實現目標的方式。

為什麼 KPI 很重要

識別和追蹤 KPI，可讓您了解業務發展是否上軌道，或者是否應該改變方向，以避免浪費寶貴的時間和金錢。KPI 在正確使用時是功能強大的工具，可幫助您：

  • 監視公司財務健康情況。

  • 根據策略目標衡量進度。

  • 盡早發現問題。

  • 適時調整策略。

  • 激勵團隊成員。

  • 做出更快速、更明智的決策。

那麼如何開始確定對企業重要的 KPI？首先依企業整體或依部門來釐清策略目標。

這些目標將有助於確定哪些 KPI 對貴公司至關重要。如何選擇相關的 KPI，完全取決於這些目標，以及以其為依據來衡量效能的能力。

接下來，確定努力的 KPI 目標，以及衡量目標的方式。請記住，可能有短期和長期目標。

與您的團隊交談，並鼓勵公開對話，討論 KPI 及其目標。目標是太激進？還是太容易？目標應該具有挑戰性，但是如果目標過於牽強或者完全依賴於團隊無法控制的指標，明智的做法是重新審視目標。最好也能探索貴公司用於實現這些目標的活動和策略。最後，花點時間評估您的目前狀況 – 這將是您的 KPI 起點。

了解 KPI 的不同類型

當您更加了解最常用於衡量進度的 KPI 類型時，會更容易確定應追蹤的 KPI。

  • 量化 KPI 是透過數字呈現可衡量的事實。想想統計資料、百分比和貨幣符號。

  • 質化 KPI 涉及人類詮釋，無法用數字量化。想想意見、感受和經驗。

  • 落後 KPI 衡量過去已經發生的事，以預測成功或失敗。考慮回想您已經完成的工作或遇到的困難。

  • 領先 KPI 衡量效能，以預測未來的成功和長期趨勢。考慮展望您的前進目標。

領先和落後 KPI 通常一起使用。再加上量化和質化 KPI，這些指標是很好的起點。

對於您選擇追蹤的每個 KPI，指派擁有者，並就追蹤頻率達成一致共識。無論決定追蹤什麼 KPI，使用 KPI 平台或工具都是團隊協同定義 KPI 的關鍵。透過共同定義每個 KPI，然後擷取情境資料並將其整合為單一檢視，可以促進即時適當的行動。

KPI 儀表板範例

有效的 KPI 儀表板將追蹤策略目標所需的所有 KPI 聚集在一處，以視覺方式並排呈現所有相關指標。看看這些 KPI 儀表板範例，並考慮您可能要追蹤的一些關鍵的相關指標：

行銷效果

  • 關鍵字效能
  • 平均頁面停留時間
  • 轉換率
  • 平均潛在客戶分數
  • 網站流量領先率

客戶服務

  • 客戶滿意度分數
  • 每次通話成本
  • 首次回應時間
  • 客戶保留率
  • 平均解決時間

財務健康情況

  • 損益
  • 流動比率
  • 營運現金流量
  • 燒錢率
  • 廠商費用

IT 效能

  • 平均維修時間
  • 伺服器停機時間
  • IT 投資報酬率 (ROI)
  • 每位員工未解決的票證
  • 在預算內交付的專案

KPI 報告

KPI 報表讓 KPI 儀表板上顯示的資訊更上一層樓。它們更深入地切入資料，以提取更詳細的見解和分析。

KPI 報表可幫助利害關係人和團隊成員識別特定時段內的趨勢或瓶頸，以便他們做出更好的決策。報告主題可以包括：

  • 公司日常營運的見解。

  • 公司針對目標 KPI 的財務健康情況。

  • 資料顯示的顯著趨勢或模式。

  • 對資料更深入的分析，以助於策略決策制定。

若要建立 KPI 報表，請先確定報表的對象和目標。例如，您可能想向公司利害關係人顯示第三季實現收入目標的進度。確認報表中包含的所有 KPI 都指向該中心主題。

建立 KPI 報表的其他考量包括：

  • 探索 KPI 工具或平台所包含的 KPI 報表範本。

  • 設定報告頻率的步調。

  • 確定您的報表是靜態還是互動式的，以便更動態地向下切入資料。

  • 僅顯示相關的 KPI，因此報表不會超載未對應報告目標的 KPI。

  • 確保您的報表對目標對象來說是清晰、易懂且可行。

KPI 最佳做法

為了幫助您成功利用 KPI 的力量，我們整理了一些入門提示。

識別 KPI：

  • 僅選擇符合您特定目標的 KPI。如果您的目標不清楚，則 KPI 與目標的比對會變得複雜。
  • 如果不同部門有相同的目標，請使用不同的 KPI (例如，行銷部門與銷售團隊擁有不同的 KPI)。
  • 確保無論您選擇哪種 KPI，都有一個負責定義 KPI 的核心團隊。

監視 KPI：

  • 探索 KPI 工具或平台中可用的各種儀表板、視覺化圖表和範本，以選擇適合您目標的 KPI。
  • 務必包含用於比較的開始資料，以便您的儀表板能真實呈現公司績效和隨著時間的進展。
  • 確定用於監視 KPI 和採取行動的步調。每天或每週監視 KPI 儀表板？在報告之後才行動，還是利害關係人和/或團隊成員有權在此過程中調整策略？

常見的 KPI 錯誤

避免這些常見的 KPI 錯誤：

1. 選擇對策略目標而言非關鍵的 KPI。追蹤相關商務指標是聰明的，但並非所有指標都是關鍵 KPI。

2. 採用定義不明確或籠統的 KPI。與您的團隊協同定義 KPI，並詳細說明其衡量方式。否則，您將難以實現目標。

3. 設定崇高或不切實際的 KPI 目標。最好根據歷史資料、資源和目前策略，設定更務實的目標。考慮專注於特定的時間範圍，或設定短期和長期目標。

4. 在沒有擁有者的情況下追蹤 KPI。問責制不僅影響結果，而且影響過程。每個 KPI 都應該有一個負責監視、報告、分析和行動的擁有者。

5. 無法根據 KPI 採取行動。無論您是實現目標還是落後，KPI 都是有助於做出更好決策的工具。因此，不只是追蹤，更要採取行動。

使用正確的工具輕鬆建立 KPI 儀表板

選擇 KPI 儀表板解決方案時，請確保為資料儀表板尋找簡單、端對端的資料保護，即具備用於組織外部共用的控制項。如此一來，您的 KPI 儀表板和 KPI 報告就會根據設定的參數來保護基礎資料的安全性。若要建立安全的 KPI 儀表板並發掘資料中的隱藏見解，請探索 Microsoft Power BI。