ماذا تسأل عن أدوات ذكاء الأعمال

ستساعدك هذه الأسئلة الـ 12 على تحديد أداة BI المناسبة لعملك.

يمكن أن يكون اختيار أداة ذكاء الأعمال (BI) المناسبة لشركتك عملية تستغرق وقتًا طويلاً مع العديد من الخيارات التي لها ميزات مماثلة. تتمثل الإستراتيجية الذكية لتقييم أدوات مثل برنامج ذكاء الأعمال في الحصول على فهم واضح لسبب احتياج عملك إليه ومجموعة قوية من المعايير لمساعدتك على مراجعة اختياراتك.

1. هل تعمل هذه الأداة مع بياناتي؟

نظرًا لأن الوظيفة الرئيسية لـ BI هي مساعدتك في تحليل البيانات لاتخاذ القرار، فهذا سؤال مهم. أثناء قيامك بتقييم أدوات ذكاء الأعمال، ستحتاج إلى معرفة تفاصيل حول بياناتك. هل هو منظم أم غير منظم أم كليهما؟ هل سيقوم برنامج ذكاء الأعمال الخاص بك بنشر تحليلاتك في أماكن العمل، أم في السحابة، أم في مزيج من الاثنين؟ ما الموصلات المبنية مسبقًا التي تقدمها؟

تساعدك معرفة هذه الإجابات على تقييم ما إذا كان بإمكان أداة BI الاتصال بسهولة بجميع أنظمتك الحالية وتوحيد البيانات من مصادر مختلفة - مما يوفر عليك الاضطرار إلى شراء منتجات إضافية لإدارة البيانات في المستقبل. ويضمن هذا أيضًا الوصول السريع والدقيق إلى البيانات وتحليلها.

2. هل يمكنني استخدامه مع أدوات وبرامج العمل الحالية الخاصة بي؟

كما هو الحال مع تكامل البيانات، تعمل أدوات BI بسلاسة مع البرامج التي يعرفها المستخدمون بالفعل مثل Microsoft Excel. قم بإعداد قائمة بالأدوات شائعة الاستخدام التي يحتاج برنامج ذكاء الأعمال الخاص بك إلى الاتصال بها - لا تنس تضمين تطبيقات الجهات الخارجية والمكونات الإضافية والإضافات والموصلات التي يستخدمها نشاطك التجاري بانتظام.

3. هل يوفر ميزات الأمان والامتثال التي أحتاجها؟

هذه عوامل مهمة يجب مراعاتها عند تقييم أدوات ذكاء الأعمال، خاصة إذا كنت تعمل في صناعة منظمة مثل الخدمات المالية أو الرعاية الصحية. تأكد أن برنامج BI الخاص بك يتضمن ميزات:

• اسمح لتكنولوجيا المعلومات بإنشاء بيئة آمنة ويمكن إدارتها.
• قم بتقديم أدوات إدارة لجودة البيانات واتساقها.
• قم بتمكين تنظيف البيانات قبل تلقيم المعلومات إلى أدوات تحليلات BI.
• قم بتوفير حماية للبيانات تستمر حتى عند تصديرها إلى أنواع ملفات أخرى.
• ادعم سياسات مؤسستك وإجراءاتها للوصول والتشفير.
• قدِّم بيانات تحديد الموقع الجغرافي لتحسين الرؤى والامتثال.
• قم بأتمتة عمليات الامتثال المهمة.
• احتفظ بالبيانات وقم بأرشفتها بأمان.

5. ما إمكانيات الرسوم المرئية للبيانات؟

يعد التمثيل المرئي للبيانات عنصرًا أساسيًا في ذكاء الأعمال ويجب عليك قضاء الوقت في تعلم المزيد عنه أثناء العرض التوضيحي أو الإصدار التجريبي.

أولاً، استكشف لوحات معلومات البيانات الأدوات التي توفرها الأداة وتعرّف على كيفية مساعدة مؤسستك في الكشف عن رؤى جديدة. نظرًا لأنه سيتم استخدام لوحات المعلومات هذه يوميًا من قبل مجموعة كبيرة من المستخدمين، فيجب أن تمكّن المستخدمين من استكشاف البيانات بصريًا بطرق تساعد في تحديد المشكلات وحلها بسرعة.

بعد ذلك، ألق نظرة على كيفية عرض النتائج من العرض المصوّر للبيانات وسرد البيانات. تستخدم هذه الميزات عادةً المخططات والرسوم البيانية والخرائط لعرض الرؤى التي يصعب رؤيتها في جدول البيانات. يتمتع أدوات الرسوم المرئية للبيانات الأفضل بواجهة سهلة الاستخدام تتيح للمستخدمين استكشاف البيانات وتقديمها بطرق متعددة، بغض النظر عن مهاراتهم الفنية.

6. هل يمكنني بسهولة مشاركة الأفكار عبر مؤسستي؟

تعد مشاركة الرؤى لدفع العمل أحد الفوائد الرئيسية لذكاء الأعمال. اكتشف كيف يمكن للمستخدمين، كجزء من تقييمك، التعاون لتحديث التقارير وتخصيصها ومشاركتها.

على سبيل المثال، تتيح بعض أدوات ذكاء الأعمال للمستخدمين كتابة التعليقات التوضيحية في البرنامج مباشرةً، وتضمين التقارير بسرعة في أدوات المراسلة والتعاون، وتعيين الأذونات لتوزيع النتائج داخل مؤسستك وخارجها.

أخيرًا، لا تنسَ استكشاف كيفية تعامل الأداة مع الاتصالات الآلية، مثل رسائل البريد الإلكتروني والتنبيهات، التي تُعلم المستخدمين بالتقارير المجدولة بانتظام أو التغييرات غير المتوقعة في البيانات.

7. هل يمكنني استخدام هذه الأداة أثناء التنقل؟

توفر ميزات الهاتف المحمول الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي وتسمح لك باتخاذ قرارات مستنيرة بالبيانات أثناء العمل عن بُعد. تحدث إلى موظفيك الذين يعملون في الميدان أو في المواقع الموزعة لمعرفة مستوى الوصول المحمول الذي يحتاجون إليه. يمكن أن يتراوح من العرض الأساسي للوحات المعلومات والتقارير إلى إنشاء التحليلات وتحريرها باستخدام أدوات الجوال. يجب عليك أيضًا التأكد من توافق ميزات الأداة مع إستراتيجية الجوّال الأوسع نطاقًا لشركتك.

8. هل يعمل هيكل التسعير مع ميزانيتي ونموذج عملي؟

يمكن أن تتراوح هياكل تسعير البرامج من الخطط لكل مستخدم إلى نماذج الاشتراك. عندما تنظر إلى ميزانيتك، ضع في اعتبارك عدد المستخدمين لديك حاليًا وكيف سينمو عملك في المستقبل.

ضع في اعتبارك أن الإمكانات والتحديثات الإضافية قد تكلف أكثر - تأكد أنك تعرف الميزات التي يجب أن تتوفر في مؤسستك والميزات القابلة للتفاوض.

الهدف هو إيجاد حل فعال من حيث التكلفة يوفر أدوات ذكاء الأعمال لمؤسستك بالنطاق الذي تحتاجه ولديه المرونة للنمو مع مؤسستك.

9. ما نوع التدريب ودعم خدمة العملاء المقدم؟

تتطلب أية أداة ذكاء أعمال التدريب والدعم، في البداية وعند إضافة ميزات جديدة. اكتشف خيارات التدريب المتاحة. هل التدريب مشمول أم أنك بحاجة إلى إدارته داخليًا؟ إذا كنت بحاجة إلى تقديم تدريب لقوى عاملة موزعة في مواقع متعددة، فهل الفصول الدراسية عبر الإنترنت متاحة؟ ما نوع التدريب المقدم لتحديثات البرامج؟

بالإضافة إلى التدريب والتعليم التقليديين، يمكن لمجتمعات المستخدمين تقديم النصائح والمشورة من الزملاء وخبراء المنتج. قبل تحديد أداة ذكاء الأعمال، ابحث عن المنتديات والمدونات ومجموعات المستخدمين التي تساعد في توفير التدريب والدعم.

أخيرًا، تأكد من فهمك لكيفية توفير دعم المنتج. اكتشف ما إذا كانت مجانية أم مدفوعة، وما ساعات وأيام عرضها، وما إذا كانت متوفرة عبر الإنترنت، أو عبر الدردشة، أو عبر الهاتف.

10. هل يتمتع البائع بسمعة مستقرة؟

لا يقل تقييم مورد ذكاء الأعمال الخاص بك أهمية عن مراجعة ميزات الأداة. خذ الوقت الكافي للبحث في سمعتها واستقرارها للتأكد من أنها تتمتع بصلاحية طويلة الأمد وستكون قادرة على تقديم الدعم المستمر. عند اختيار أحد البائعين، ابحث عن قائد في الصناعة لديه مجموعة واسعة من العروض التي ستعمل على تلبية احتياجات مؤسستك الحالية والمستقبلية.

11. كيف تستخدم الشركات الأخرى هذا البرنامج؟

أثناء قيامك بتقييم أدوات ذكاء الأعمال، ابحث عن قصص العملاء ودراسات الحالة بناءً على حجم الشركة والصناعة. أثناء مراجعة تحديات العملاء وحلولهم، ستحصل على فكرة أفضل عما إذا كانت هذه الأداة فعالة أم لا للأنشطة التجارية المشابهة لأعمالك. بعد قراءة قصص نجاح المؤسسات الأخرى، يمكنك أيضًا اكتشاف طرق جديدة لاستخدام ذكاء الأعمال.

12. هل يمكنني الحصول على نسخة تجريبية مجانية؟

نظرًا لأن كل هذه الميزات - بدءًا بالتكامل وانتهاءً بالتعاون - يجب أن تكون سهلة الاستخدام للجميع، ابحث عن عرض تجريبي لأخذ الأداة من أجل تشغيل اختباري. إذا كان ذلك ممكنًا، اطلب من المستخدمين من مجموعة من المجالات الوظيفية تجربة الأداة وتقديم الملاحظات. هذه أسهل طريقة لمعرفة ما إذا كانت أداة ذكاء الأعمال مناسبة لمؤسستك.