Un hombre y una mujer mirando un portátil

12 preguntas que debe plantearse al evaluar las herramientas de inteligencia empresarial

Elegir la herramienta de inteligencia empresarial (BI) adecuada para su empresa puede ser un proceso que supone una gran inversión de tiempo dadas las numerosas opciones con características similares. Una estrategia inteligente para evaluar herramientas como el software de inteligencia empresarial es comprender por qué su negocio lo necesita y un conjunto de criterios sólidos que le ayuden a revisar sus posibilidades.

Estas 12 preguntas le ayudarán a seleccionar una herramienta de BI adecuada para su empresa.

1. ¿Esta herramienta funciona con mis datos?

Dado que la función principal de BI es ayudarle a analizar los datos para la toma de decisiones, esta es una pregunta importante. A medida que evalúe las herramientas de inteligencia empresarial, deberá conocer los detalles de los datos. ¿Están estructurados, no estructurados o ambos? ¿Implementará su software de inteligencia empresarial el análisis en el entorno local, en la nube o en una configuración híbrida de ambos? ¿Qué conectores prediseñados ofrece?

Conocer estas respuestas le ayudará a evaluar si una herramienta de BI tiene la capacidad de conectarse con facilidad con todos sus sistemas existentes y estandarizar los datos de distintos orígenes, lo que le ahorrará tener que comprar más productos adicionales de administración de datos en el futuro. Esto también garantiza un acceso y un análisis de datos rápido y preciso.

2. ¿Puedo utilizarlo con el software y las herramientas empresariales existentes?

Al igual que con la integración de datos, las herramientas de BI funcionan perfectamente con software que los usuarios ya conocen como Microsoft Excel. Cree una lista de las herramientas utilizadas con más frecuencia que su software de BI necesita para conectarse. No olvide incluir aplicaciones de terceros, complementos, extensiones y conectores su empresa utiliza con regularidad.

3. ¿Ofrece las características de seguridad y cumplimiento que necesito?

Estos son factores importantes que se deben tener en cuenta al evaluar las herramientas de inteligencia empresarial, especialmente si trabaja en un sector regulado como el de servicios financieros o el de asistencia sanitaria. Asegúrese de que el software de BI incluya características que:

  • Permitan crear un entorno gobernado y seguro.
  • Ofrezcan herramientas de administración para la calidad y la coherencia de los datos.
  • Permitan la limpieza de datos antes de enviar información a las herramientas de análisis de BI.
  • Brinden protección a los datos que se mantenga incluso cuando se exporten a otros tipos de archivo.
  • Respalden las directivas y los procedimientos de su organización para el acceso y el cifrado.
  • Proporcionen datos de geolocalización para mejorar los conocimientos y el cumplimiento.
  • Automaticen los procesos de cumplimiento críticos.
  • Retengan y archiven datos de forma segura.

4. ¿De que forma admite esta herramienta distintos tipos de usuarios?

Dado que la inteligencia empresarial es versátil y se puede utilizar en toda la organización, muchas empresas prefieren una combinación de herramientas de BI con características de autoservicio y para la empresa que funcionen para usuarios técnicos y no técnicos.

Hable con las partes interesadas de ambos extremos del espectro para averiguar exactamente cómo van a utilizar la BI y si necesita centrarse en características de autoservicio, para la empresa o en una combinación de ambas. Es posible que desee buscar una única herramienta que escale para atender las necesidades de todos los usuarios (desde operaciones empresariales hasta la TI) e incluya ambos tipos de soluciones de BI.

BI con características de autoservicio

  • Adecuado para empleados de cualquier área operativa.
  • No se requieren habilidades técnicas para la creación de análisis.
  • Incluye automatización y conocimientos asistidos por IA.
  • La interfaz tiene características fáciles de usar: arrastrar y colocar, filtrar, desglosar y campos calculados.

BI para la empresa

  • La utilizan con más frecuencia los equipos de análisis para investigar datos más a fondo.
  • Cuenta con controles de administración e implementación avanzados.
  • Incluye soporte técnico para macrodatos e informes locales.

5. ¿Cuáles son las capacidades de visualización de datos?

La representación visual de los datos es un elemento clave de la inteligencia empresarial, así que debería dedicar tiempo a aprender más sobre este durante una demostración o una prueba.

En primer lugar, explore los paneles de datos que ofrece la herramienta y vea cómo pueden ayudar a la organización a extraer nuevos conocimientos. Dado que estos paneles serán utilizados a diario por una amplia gama de usuarios, deben permitirles explorar visualmente los datos de manera que ayuden a identificar y resolver los problemas con rapidez.

A continuación, eche un vistazo a cómo se presentan las conclusiones a través de la visualización de datos y las historias con datos. Normalmente, estas características utilizan diagramas, gráficos y mapas para exponer conocimientos que son difíciles de ver en una hoja de datos. Las mejores herramientas de visualización de datos tienen una interfaz intuitiva que permite a los usuarios explorar y presentar los datos de varias formas, independientemente de sus habilidades técnicas.

6. ¿Puedo compartir fácilmente conocimientos en mi organización?

Compartir conocimientos para impulsar acciones es uno de los principales beneficios de la inteligencia empresarial. Como parte de la evaluación, averigüe cómo pueden colaborar los usuarios para actualizar, personalizar y compartir informes.

Por ejemplo, algunas herramientas de BI permiten a los usuarios realizar anotaciones directamente en el software, insertar informes rápidamente en herramientas de mensajería y colaboración, y establecer permisos para distribuir conclusiones dentro y fuera de la organización.

Por último, no se olvide de explorar cómo gestiona la herramienta las comunicaciones automatizadas, como correos electrónicos y alertas, que notifican a los usuarios acerca de informes programados regularmente o cambios inesperados en los datos.

7. ¿Puedo utilizar esta herramienta desde cualquier lugar?

Las características móviles brindan acceso a datos en tiempo real y le permiten tomar decisiones fundamentadas en los datos sobre la marcha cuando trabaja de forma remota. Hable con los empleados que trabajan sobre el terreno o en ubicaciones distribuidas para averiguar el nivel de acceso móvil que necesitan. Podría ir desde la visualización básica de paneles e informes hasta la creación y edición de análisis con herramientas móviles. También debe asegurarse de que las características de la herramienta estén alineadas con la estrategia móvil más amplia de su empresa.

8. ¿La estructura de precios resulta adecuada para mi presupuesto y modelo de negocio?

Las estructuras de precios de software pueden abarcar desde planes por usuario hasta modelos de suscripción. Cuando examine su presupuesto, tenga en cuenta cuántos usuarios tiene actualmente y cómo crecerá la empresa en el futuro.

Tenga en cuenta que las capacidades y actualizaciones adicionales podrían resultar más económicas. Asegúrese de saber qué características debe tener la organización y cuáles son negociables.

El objetivo es encontrar una solución rentable que brinde herramientas de inteligencia empresarial a la organización en la escala que necesite y que tenga flexibilidad para crecer con la organización.

9. ¿Qué tipo de formación y soporte técnico de servicio al cliente se ofrecen?

Cualquier herramienta de inteligencia empresarial requiere formación y soporte técnico, desde el principio y a medida que se agregan nuevas características. Explore qué opciones de formación tiene a su disposición. ¿Se incluye formación o necesita administrarla internamente? Si necesita ofrecer formación a unos empleados distribuidos en varias ubicaciones, ¿hay disponibles clases en línea? ¿Qué tipo de formación se ofrece para las actualizaciones de software?

Además de la formación y del aprendizaje tradicional, las comunidades de usuarios pueden proporcionar sugerencias y consejos de homólogos y expertos en productos. Antes de seleccionar una herramienta de inteligencia empresarial, busque foros, blogs y grupos de usuarios que le ayuden a ofrecer formación y soporte técnico.

Por último, asegúrese de comprender cómo se presta el soporte técnico de un producto. Averigüe si es gratuito o de pago, cuántas horas y días ofrece y si está disponible en línea, por chat o por teléfono.

10. ¿El proveedor goza de una reputación estable?

La evaluación del proveedor de inteligencia empresarial es igual de importante que la revisión de las características de la herramienta. Dedique el tiempo necesario a investigar su reputación y estabilidad para asegurarse de que tienen viabilidad a largo plazo y podrán prestar un soporte técnico continuado. Al elegir un proveedor, busque un líder del sector que disponga de una amplia gama de ofertas que serán adecuadas para las necesidades actuales y futuras de su organización.

11. ¿Cómo utilizan otras empresas este software?

A medida que evalúe las herramientas de BI, busque casos de éxito de clientes y casos prácticos en función del tamaño y el sector de la empresa. A medida que revise los retos y las soluciones de los clientes, obtendrá una idea más clara de si esta herramienta resulta eficaz para empresas similares a la suya. También puede descubrir nuevas formas de utilizar la inteligencia empresarial después de leer casos de éxito de otras organizaciones.

12. ¿Puedo obtener una versión de evaluación gratuita?

Dado que todas estas características (desde la integración a la colaboración) deben ser fáciles de usar para todo el mundo, busque una oferta con versión de prueba para probar la herramienta. Si es posible, pida a usuarios de una serie de áreas funcionales que prueben la herramienta y proporcionen comentarios. Esta es la forma más sencilla de saber con certeza si una herramienta de inteligencia empresarial es adecuada para su organización.

Iniciar la exploración de las herramientas de inteligencia empresarial

Ahora que dispone de estas preguntas como guía, ya está preparado para iniciar la evaluación de herramientas de BI, como Power BI, para encontrar el software que mejor se adapta a las necesidades de su negocio y usuarios.