Una persona que usa una tableta, probablemente para encontrar respuestas a preguntas sobre herramientas de inteligencia empresarial.

Qué preguntar sobre las herramientas de inteligencia empresarial

Estas 12 preguntas le ayudarán a seleccionar una herramienta de BI adecuada para su empresa.

Elegir la herramienta de inteligencia empresarial (BI) adecuada para su empresa puede ser un proceso que supone una gran inversión de tiempo dadas las numerosas opciones con características similares. Una estrategia inteligente para evaluar herramientas como el software de inteligencia empresarial es comprender por qué su negocio lo necesita y un conjunto de criterios sólidos que le ayuden a revisar sus posibilidades.

1. ¿Esta herramienta funciona con mis datos?

Dado que la función principal de BI es ayudarle a analizar datos para la toma de decisiones, esta es una pregunta importante. A medida que evalúe las herramientas de inteligencia empresarial, necesitará conocer detalles sobre sus datos. ¿Es estructurada, no estructurada o ambas? ¿Su software de inteligencia empresarial implementará sus análisis en las instalaciones, en la nube o en un híbrido de los dos? ¿Qué conectores prefabricados ofrece?

Conocer estas respuestas le ayudará a evaluar si una herramienta de BI puede conectarse con facilidad con todos sus sistemas existentes y estandarizar los datos de distintos orígenes, lo que le ahorrará tener que comprar más productos adicionales de administración de datos en el futuro. Esto también garantiza un acceso y un análisis de datos rápido y preciso.

2. ¿Puedo utilizarlo con el software y las herramientas empresariales existentes?

Al igual que con la integración de datos, las herramientas de BI funcionan perfectamente con software que los usuarios ya conocen como Microsoft Excel. Cree una lista de las herramientas utilizadas con más frecuencia que su software de BI necesita para conectarse. No olvide incluir aplicaciones de terceros, complementos, extensiones y conectores su empresa utiliza con regularidad.

3. ¿Ofrece las características de seguridad y cumplimiento que necesito?

Estos son factores importantes que se deben tener en cuenta al evaluar las herramientas de inteligencia empresarial, especialmente si trabaja en un sector regulado como el de servicios financieros o el de asistencia sanitaria. Asegúrese de que el software de BI incluya características que:

  • Permitan crear un entorno gobernado y seguro.
  • Ofrezcan herramientas de administración para la calidad y la coherencia de los datos.
  • Permitan la limpieza de datos antes de enviar información a las herramientas de análisis de BI.
  • Brinden protección a los datos que se mantenga incluso cuando se exporten a otros tipos de archivo.
  • Respalden las directivas y los procedimientos de su organización para el acceso y el cifrado.
  • Proporcionen datos de geolocalización para mejorar los conocimientos y el cumplimiento.
  • Automaticen los procesos de cumplimiento críticos.
  • Retengan y archiven datos de forma segura.

4. ¿De que forma admite esta herramienta distintos tipos de usuarios?

Dado que la inteligencia empresarial es versátil y se puede utilizar en toda la organización, muchas empresas prefieren una combinación de herramientas de BI con características de autoservicio y para la empresa que funcionen para usuarios técnicos y no técnicos.

Hable con las partes interesadas de ambos extremos del espectro para averiguar exactamente cómo utilizarán BI y si necesita centrarse en las funciones de autoservicio, empresa o una combinación de las dos. Es posible que desee buscar una única herramienta que se adapte a las necesidades de todos los usuarios, desde operaciones comerciales hasta TI, e incluya ambos tipos de soluciones de BI.

BI con características de autoservicio

  • Adecuado para empleados de cualquier área operativa.
  • No se requieren habilidades técnicas para la creación de análisis.
  • Incluye automatización y conocimientos asistidos por IA.
  • La interfaz tiene características fáciles de usar: arrastrar y colocar, filtrar, desglosar y campos calculados.

BI para la empresa

  • La utilizan con más frecuencia los equipos de análisis para investigar datos más a fondo.
  • Cuenta con controles de administración e implementación avanzados.
  • Incluye soporte técnico para macrodatos e informes locales.

5. ¿Cuáles son las capacidades de visualización de datos?

La representación visual de los datos es un elemento clave de la inteligencia empresarial, así que debería dedicar tiempo a aprender más sobre este durante una demostración o una prueba.

Primero, explore el paneles de datos que ofrece la herramienta y vea cómo pueden ayudar a su organización a descubrir nuevos conocimientos. Dado que estos paneles los utilizan a diario una amplia gama de usuarios, deben permitirles explorar visualmente los datos, de formas que posibiliten identificar y resolver los problemas con rapidez.

A continuación, eche un vistazo a cómo se presentan los resultados a través de visualización de datos y la narración de datos. Estas características suelen utilizar tablas, gráficos y mapas para mostrar información que es difícil de ver en una hoja de cálculo. El mejor herramientas de visualización de datos tiene una interfaz intuitiva que permite a los usuarios explorar y presentar datos de múltiples maneras, independientemente de sus habilidades técnicas.

6. ¿Puedo compartir fácilmente conocimientos en mi organización?

Compartir información para impulsar la acción es uno de los principales beneficios de la inteligencia empresarial. Como parte de su evaluación, descubra cómo los usuarios pueden colaborar para actualizar, personalizar y compartir informes.

Por ejemplo, algunas herramientas de BI permiten a los usuarios realizar anotaciones directamente en el software, insertar informes rápidamente en herramientas de mensajería y colaboración, y establecer permisos para distribuir conclusiones dentro y fuera de la organización.

Por último, no se olvide de explorar cómo gestiona la herramienta las comunicaciones automatizadas, como correos electrónicos y alertas, que notifican a los usuarios acerca de informes programados regularmente o cambios inesperados en los datos.

7. ¿Puedo utilizar esta herramienta desde cualquier lugar?

Las funciones móviles brindan acceso a datos en tiempo real y le permiten tomar decisiones basadas en datos sobre la marcha cuando trabaja de forma remota. Hable con sus empleados que trabajan fuera o en ubicaciones distribuidas para averiguar qué nivel de acceso móvil necesitan. Puede abarcar desde la visualización básica de paneles e informes hasta la creación y edición de análisis con herramientas móviles. También debe asegurarse de que las características de la herramienta estén alineadas con la estrategia móvil más amplia de su empresa.

8. ¿La estructura de precios resulta adecuada para mi presupuesto y modelo de negocio?

Las estructuras de precios del software pueden variar desde planes por usuario hasta modelos de suscripción. Mientras mira su presupuesto, piense en cuántos usuarios tiene actualmente y cómo crecerá su negocio en el futuro.

Tenga en cuenta que las capacidades y actualizaciones adicionales podrían resultar más económicas. Asegúrese de saber qué características debe tener la organización y cuáles son negociables.

El objetivo es encontrar una solución rentable que brinde herramientas de inteligencia empresarial a la organización en la escala que necesite y que tenga flexibilidad para crecer con la organización.

9. ¿Qué tipo de formación y soporte técnico de servicio al cliente se ofrecen?

Cualquier herramienta de inteligencia empresarial requiere entrenamiento y soporte, inicialmente y a medida que se agregan nuevas funciones. Explore las opciones de entrenamiento disponibles. ¿Está incluido el entrenamiento o hay que gestionarlo internamente? Si necesita ofrecer entrenamiento una fuerza laboral distribuida en varias ubicaciones, ¿hay clases en línea disponibles? ¿Qué tipo de entrenamiento se ofrece para las actualizaciones de software?

Además del entrenamiento y la educación tradicionales, las comunidades de usuarios pueden ofrecer sugerencias y consejos de compañeros y expertos en productos. Antes de seleccionar una herramienta de inteligencia empresarial, busque foros, blogs y grupos de usuarios que ayuden a ofrecer entrenamiento y soporte.

Por último, asegúrese de comprender cómo se presta el soporte técnico de un producto. Averigüe si es gratuito o de pago, cuántas horas y días ofrece y si está disponible en línea, por chat o por teléfono.

10. ¿El proveedor goza de una reputación estable?

Evaluar a su proveedor de inteligencia empresarial es tan importante como revisar las características de la herramienta. Tómese el tiempo para investigar su reputación y estabilidad para asegurarse de que tenga viabilidad a largo plazo y pueda ofrecer apoyo continuo. Al elegir un proveedor, busque un líder del sector que tenga una amplia gama de ofertas que funcionen para las necesidades actuales y futuras de su organización.

11. ¿Cómo utilizan otras empresas este software?

Mientras evalúa las herramientas de BI, busque historias de clientes y estudios de casos basados en el tamaño de la empresa y el sector. A medida que revise los desafíos y las soluciones de los clientes, obtendrá una mejor idea de si esta herramienta es efectiva o no para empresas similares a la suya. También puede descubrir nuevas formas de utilizar la inteligencia empresarial después de leer las historias de éxito de otras organizaciones.

12. ¿Puedo obtener una versión de evaluación gratuita?

Dado que todas estas características, desde la integración hasta la colaboración, deben ser fáciles de usar para todos, busque una oferta de prueba para probar la herramienta. Si es posible, haga que los usuarios de una variedad de áreas funcionales prueben la herramienta y ofrezcan sus comentarios. Esta es la forma más fácil de saber con certeza si una herramienta de inteligencia empresarial es adecuada para su organización.

Iniciar la exploración de las herramientas de inteligencia empresarial

Ahora que dispone de estas preguntas como guía, ya está preparado para iniciar la evaluación de herramientas de BI, como Microsoft Power BI, para encontrar el software que mejor se adapta a las necesidades de su negocio y usuarios.