Un uomo e una donna che guardano un notebook

12 domande da porre durante la valutazione degli strumenti di business intelligence

La scelta dello strumento di business intelligence (BI) ideale per l'azienda può richiedere molto tempo, con molte opzioni che offrono funzionalità simili. Una strategia intelligente per la valutazione di strumenti quali il software di business intelligence non può prescindere da una chiara comprensione del motivo per cui la tua azienda ne ha bisogno e un solido insieme di criteri per aiutarti ad analizzare le tue scelte.

Queste 12 domande ti aiuteranno a selezionare uno strumento di BI idoneo per la tua attività.

1. Questo strumento è compatibile con i miei dati?

Poiché la funzione principale della BI è aiutarti ad analizzare i dati per il processo decisionale, questa è una domanda importante. Durante la valutazione degli strumenti di business intelligence, avrai bisogno di conoscere i dettagli dei dati. Sono dati strutturati o non strutturati, o entrambi? Il software di business intelligence distribuirà le analisi in locale, nel cloud o in un ibrido dei due? Quali connettori predefiniti offre?

Conoscere queste risposte ti aiuta a valutare se uno strumento di BI ha la possibilità di connettersi facilmente con tutti i sistemi esistenti e standardizzare i dati provenienti da fonti diverse, in modo che tu non debba acquistare ulteriori prodotti di gestione dei dati in futuro. Ciò garantisce inoltre un accesso e un'analisi dei dati rapidi e accurati.

2. Posso usarlo con i miei strumenti e software aziendali esistenti?

In modo analogo all'integrazione dei dati, gli strumenti di BI si integrano perfettamente con il software con cui gli utenti hanno già familiarità quale Microsoft Excel. Crea un elenco degli strumenti di uso comune con cui il software BI deve connettersi, non dimenticare di includere app, plug-in, estensioni e connettori di terze parti che l'azienda usa regolarmente.

3. Offre le funzionalità di sicurezza e adeguamento di cui ho bisogno?

Questi sono fattori importanti da prendere in considerazione quando si valutano gli strumenti di business intelligence, soprattutto se si lavora in un settore regolamentato come i servizi finanziari o l'assistenza sanitaria. Assicurati che il tuo software BI includa funzionalità che:

  • Consenti all'IT di creare un ambiente protetto e con una governance ottimale.
  • Offri strumenti di gestione per la qualità e la coerenza dei dati.
  • Implementa la pulizia dei dati prima che le informazioni vengano fornite agli strumenti di analisi BI.
  • Fornisci una protezione dei dati che viene mantenuta anche quando i dati vengono esportati in altri tipi di file.
  • Supporta i criteri e le procedure dell'azienda per l'accesso e la crittografia.
  • Fornisci dati di georilevazione per ottenere informazioni dettagliate e adeguamento avanzato.
  • Automatizza i processi di adeguamento critici.
  • Conserva e archivia i dati in modo sicuro.

4. In che modo questo strumento supporta diversi tipi di utenti?

Poiché business intelligence è versatile e può essere utilizzato in tutta l'azienda, molte aziende preferiscono una combinazione di strumenti di BI in modalità self-service ed Enterprise BI adatti sia agli utenti tecnici che a quelli non tecnici.

Parla con le parti interessate alle due estremità dello spettro per scoprire esattamente come utilizzeranno la BI e se devi focalizzare la tua scelta sulla BI in modalità self-service, sull'Enterprise BI o su un mix di entrambe. Potrebbe essere una buona idea cercare un unico strumento adattabile per soddisfare le esigenze di tutti gli utenti, dalle operazioni aziendali all'IT, e includa entrambi i tipi di soluzioni BI.

BI in modalità self-service

  • Adatto per i dipendenti in qualsiasi area operativa.
  • Non sono necessarie competenze tecniche per la creazione di analisi.
  • Supporta informazioni dettagliate e automazione basate sull'IA.
  • L'interfaccia dispone di funzionalità intuitive: trascinamento della selezione, filtraggio, drill-down e campi calcolati.

Enterprise BI

  • Più spesso utilizzato dai team di analisi per analizzare più a fondo i dati.
  • Presenta controlli avanzati di amministrazione e distribuzione.
  • Include il supporto per Big Data e reporting locale.

5. Quali sono le funzionalità di visualizzazione dei dati?

La rappresentazione visiva dei dati è un elemento chiave della business intelligence e si dovrebbe dedicare più tempo ad acquisire maggiori conoscenze durante una demo o una versione di prova.

Per prima cosa, esamina i dashboard di dati offerti dallo strumento e cerca di capire in che modo possono aiutare la tua azienda a scoprire nuove informazioni dettagliate. Poiché questi dashboard verranno utilizzati quotidianamente da un'ampia gamma di utenti, devono permettere agli utenti di esplorare visivamente i dati in modi che consentano di identificare e risolvere rapidamente i problemi.

Quindi, guarda come vengono presentati i risultati attraverso visualizzazione dei dati e la narrazione dei dati. Queste funzionalità utilizzano in genere grafici, diagrammi e mappe per evidenziare informazioni dettagliate difficili da visualizzare in un foglio di calcolo. I migliori strumenti di visualizzazione dei dati hanno un'interfaccia intuitiva che consente agli utenti di esplorare e presentare i dati in diversi modi, indipendentemente dalle loro competenze tecniche.

6. Posso condividere facilmente informazioni dettagliate all'interno dell'azienda?

La condivisione di informazioni dettagliate per promuovere l'azione è uno dei principali vantaggi della business intelligence. Come parte della valutazione, scopri come gli utenti possono collaborare per aggiornare, personalizzare e condividere i report.

Ad esempio, alcuni strumenti di business intelligence consentono agli utenti di creare annotazioni direttamente nel software, incorporare rapidamente i report negli strumenti di messaggistica e collaborazione e impostare le autorizzazioni per distribuire i risultati all'interno e all'esterno dell'azienda.

Infine, non dimenticare di valutare in che modo lo strumento gestisce le comunicazioni automatizzate, come e-mail e avvisi, che notificano agli utenti report regolarmente programmati o modifiche impreviste nei dati.

7. Posso usare questo strumento in mobilità?

Le funzionalità mobili consentono di accedere ai dati in tempo reale e di prendere decisioni in tempo reale quando si lavora in remoto. Parla con i tuoi dipendenti che lavorano sul campo o nelle sedi distribuite per scoprire di quale livello di accesso mobile hanno bisogno. Potrebbe variare dalla visualizzazione di base di dashboard e report alla creazione e modifica di analisi con strumenti per dispositivi mobili. Devi anche assicurarti che le funzionalità dello strumento siano allineate alla strategia mobile più ampia della tua azienda.

8. La struttura dei prezzi è compatibile con il mio budget e con il modello di business adottato?

Le strutture dei prezzi software possono variare dai piani per utente ai modelli di abbonamento. Tenendo presente il tuo budget, considera quanti utenti hai attualmente e come la tua attività crescerà in futuro.

Tieni presente che funzionalità e aggiornamenti aggiuntivi potrebbero rappresentare un ulteriore costo e assicurati di sapere quali funzionalità deve avere l'azienda e quali invece sono negoziabili.

L'obiettivo è trovare una soluzione conveniente che fornisca strumenti di business intelligence all'azienda in scala e abbia la flessibilità necessaria per crescere con l'azienda.

9. Che tipo di formazione e assistenza clienti viene offerta?

Qualsiasi strumento di business intelligence richiede formazione e supporto, inizialmente e man mano che vengono aggiunte nuove funzionalità. Scopri quali opzioni di formazione sono disponibili. La formazione è inclusa o è necessario gestirla internamente? Se devi erogare formazione a una forza lavoro distribuita in più sedi, sono disponibili corsi online? Che tipo di formazione viene offerta per gli aggiornamenti software?

Oltre alla formazione e all'istruzione tradizionali, le community di utenti possono fornire suggerimenti e consigli da colleghi ed esperti di prodotti. Prima di selezionare uno strumento di business intelligence, ricerca forum, blog e gruppi di utenti che consentono di fornire formazione e supporto.

Infine, assicurati di comprendere come viene fornito il supporto del prodotto. Scopri se è gratuito o a pagamento, quali ore e giorni viene offerto e se è disponibile online, tramite chat o telefono.

10. Il fornitore ha una solida reputazione?

La valutazione del fornitore di business intelligence è importante quanto l'esame delle funzionalità dello strumento. Prenditi del tempo per verificare la loro reputazione e solidità ed essere certo che abbiano la sostenibilità a lungo termine e saranno in grado di fornire un supporto continuo. Quando scegli un fornitore, cerca un leader del settore con un'ampia gamma di offerte idonee per le esigenze attuali e future della tua azienda.

11. Come utilizzano questo software le altre società?

Durante la valutazione degli strumenti di business intelligence, cerca le storie dei clienti e i case study in base alle dimensioni dell'azienda e al settore. Esaminando le sfide e le soluzioni dei clienti riuscirai a capire meglio se questo strumento è efficace o meno per le aziende simili alla tua. Potresti anche scoprire nuovi modi per utilizzare la business intelligence dopo aver letto le storie di successo di altre aziende.

12. Posso ottenere una versione di valutazione gratuita?

Poiché tutte queste funzionalità, dall'integrazione alla collaborazione, devono essere facili da usare per tutti, cerca un fornitore che offra una versione di valutazione gratuita. Se possibile, fai in modo che gli utenti di una vasta gamma di aree funzionali provino lo strumento e forniscano il loro feedback. Questo è il modo più semplice per sapere con certezza se uno strumento di business intelligence è idoneo per la tua azienda.

Inizia a esplorare gli strumenti di business intelligence

Ora che hai queste domande per guidarti, sei pronto per iniziare a valutare gli strumenti di BI, quali Power BI, per trovare il software che meglio si adatta alle esigenze della tua azienda e degli utenti.