O que são dashboards de KPI?

Benefícios de uma ferramenta de KPI abrangente

Os dashboards de KPIs fornecem aos utilizadores:

• Uma solução simples e rápida de monitorizar os KPIs e outras métricas de negócio.
• Uma vista unificada dos dados que melhora a visibilidade da saúde da empresa.
• visualização de dados personalizável com indicadores de desempenho e estado.

Ao criar um dashboard de KPI com a mesma ferramenta ou plataforma que utiliza para definir os seus KPIs, terá tudo do que precisa no mesmo local. À medida que modifica as definições, as origens de dados ou as metas de KPI, estas atualizações são povoadas automaticamente nos dashboards para lhe poupar tempo e esforço preciosos.

A importância dos KPIs

A identificação e a monitorização dos KPIs permitem saber se o seu negócio está no caminho certo ou se deve mudar de rumo para evitar a perda de tempo e dinheiro preciosos. Quando utilizados adequadamente, os KPIs são potentes ferramentas que ajudam a:

• Monitorizar a saúde financeira da empresa.
• Medir o progresso em relação às metas estratégicas.
• Detetar os problemas numa fase inicial.
• Fazer ajustes atempados à tática.
• Motivar os membros da equipa.
• Tomar melhores decisões, mais rapidamente.

Como começar a identificar os KPIs importantes para a sua empresa? Comece por esclarecer os seus objetivos estratégicos, coletivamente ou por departamento.

Estes objetivos vão ajudar a identificar os KPIs mais importantes para a sua empresa. A escolha dos KPIs relevantes dependerá inteiramente destes objetivos e da capacidade que tiver para medir o seu desempenho com base nos mesmos.

A seguir, identifique as metas de KPI para as quais está a trabalhar e como serão medidas. Não se esqueça de que podem ser metas a curto e a longo prazo.

Fale com a sua equipa e promova o diálogo aberto sobre os KPIs e as respetivas metas. São demasiado agressivas? Demasiado fáceis? As metas devem ser um desafio, mas se forem demasiado exageradas ou dependerem inteiramente de métricas que a sua equipa não controla, seria sensato reavaliá-las. Também deve explorar as atividades e as táticas que a sua empresa irá utilizar para atingir estas metas. Por fim, dedique algum tempo a avaliar a posição atual, que será o ponto de partida do KPI.

Conheça os diferentes tipos de KPI

É mais fácil identificar os KPIs a monitorizar quando compreende melhor os tipos de KPIs mais utilizados para medir o progresso.

• Os KPIs Quantitativos representam factos mensuráveis através de números. Estamos a falar de estatísticas, percentagens e montantes monetários.
• Os KPIs Qualitativos envolvem interpretações humanas e não podem ser quantificados através de números. Estamos a falar de opiniões, sensações e experiências.
• Os KPIs de Resultados medem o que já aconteceu para prever o êxito ou o fracasso. É como ver em retrospetiva o que já alcançou ou onde teve dificuldades.
• Os KPIs de Tendências medem o desempenho para prever o êxito futuro e as tendências a médio prazo. É como olhar na direção para onde está a caminhar.

Normalmente, os KPIs de Tendências e Resultados são utilizados em conjunto. Além dos KPIs quantitativos e qualitativos, são um bom ponto de partida.

Por cada KPI escolhido para monitorização, atribua um proprietário e defina a frequência de monitorização. Quaisquer que sejam os KPIs que vai monitorizar, é fundamental utilizar uma ferramenta ou uma plataforma de KPI para colaborar com a sua equipa nas definições do KPI. A definição coletiva de cada KPI, com a subsequente captura de dados contextuais e a sua unificação numa única vista, permite executar ações em tempo real e oportunas.

Exemplos de dashboards de KPIs

Os dashboards de KPIs efetivos reúnem todos os KPIs de que precisa para monitorizar as metas estratégicas, estabelecer uma representação visual de todas as suas métricas relevantes lado a lado, num único lugar. Veja estes Exemplos de dashboards de KPIs e tenha em consideração algumas das métricas chave associadas que pretende monitorizar:

Melhores práticas de KPIs

Para que possa aproveitar com êxito o poder dos KPIs, compilámos algumas sugestões para ajudar a começar.

Identificar KPIs:

• Escolha apenas os KPIs que estão alinhados com as suas metas específicas. Se os seus objetivos não forem claros, será complicado fazer a correspondência entre os mesmos e os KPIs.
• Utilize KPIs diferentes para as mesmas metas se forem contemplados vários departamentos; por exemplo, o departamento de marketing terá KPIs diferentes dos KPIs da equipa de vendas.
• Certifique-se de que, quaisquer que sejam os KPIs escolhidos, existe uma equipa central responsável pela sua definição.

Monitorizar KPIs:

• Explore os diferentes dashboards, gráficos de visualização e modelos disponíveis na sua ferramenta ou plataforma de KPIs para selecionar os que se adequam às suas metas.
• Certifique-se de que inclui os dados de partida para comparação, de modo a que o seu dashboard mostre uma verdadeira representação do desempenho e do progresso da empresa ao longo do tempo.
• Determine a cadência para a monitorização e a atuação com base nos KPIs. Os dashboards de KPIs são monitorizados diária ou semanalmente? As ações só são tomadas após a geração dos relatórios ou os intervenientes e/ou os membros da equipa estão capacitados para ajustar as táticas durante o processo?
• Certifique-se de que dispõe de proteção de dados simples ponto a ponto para dashboards de dados, com controlos de partilha fora da organização.

Erros comuns relativos aos KPIs

Evite estes erros comuns relativos aos KPIs:

1. Selecionar KPIs que não são fundamentais para as suas metas estratégicas. Apesar de ser aconselhável monitorizar as suas métricas de negócio relevantes, nem todas as métricas merecem o estatuto de KPI.
2. Adotar KPIs vagos ou incorretamente definidos. Colabore com a sua equipa para definir os KPIs com detalhes específicos sobre como serão medidos. Caso contrário, terá dificuldade em cumprir as suas metas.
3. Definir metas de KPIs demasiado ambiciosas ou irrealistas. É preferível definir metas mais realistas baseadas nos dados históricos, nos recursos e nas táticas atuais. Pondere concentrar-se num intervalo de tempo específico ou defina metas a curto e longo prazo.
4. Monitorizar KPIs sem proprietários. A responsabilidade é importante, não apenas para os resultados, mas também para o processo. Cada KPI deve ter um proprietário responsável pela monitorização, geração de relatórios, análise e ação.
5. Não agir com base nos KPIs. Quer esteja a cumprir ou a falhar as suas metas, os KPIs são ferramentas que ajudam a tomar melhores decisões. Por isso, não os monitorize apenas por monitorizar, atue com base neles.