En kvinne som ser på en bærbar datamaskin

Tolv spørsmål du kan stille deg ved evaluering av forretningsanalyseverktøy

Det kan være en tidkrevende prosess å velge riktig forretningsanalyseverktøy (BI) for firmaet, med mange alternativer som har lignende funksjoner. En smart strategi for evaluering av verktøy som programvare for forretningsanalyse er å ha en klar forståelse av hvorfor virksomheten trenger det samt kriterier som hjelper deg med å vurdere valgene dine.

Disse tolv spørsmålene hjelper deg med å velge et BI-verktøy som passer for virksomheten din.

1. Fungerer dette verktøyet med dataene mine?

Siden hovedfunksjonen i BI er å hjelpe deg med å analysere data for beslutningstaking, er dette et viktig spørsmål. Når du evaluerer forretningsanalyseverktøy, må du vite detaljer om dataene. Er de strukturerte eller ustrukturerte eller begge deler? Distribuerer forretningsanalyseprogramvaren analyser lokalt, i skyen eller en blanding av de to? Hvilke forhåndsbygde koblinger tilbyr det?

Hvis du vet disse svarene, hjelper det deg å evaluere om et BI-verktøy har muligheten til å koble seg til alle eksisterende systemer og standardisere data fra ulike kilder. Det vil spare deg fra å kjøpe flere datastyringsprodukter i fremtiden. Dette sikrer også rask og nøyaktig datatilgang og analyse.

2. Kan jeg bruke det med eksisterende forretningsverktøy og -programvare?

På samme måte som med dataintegrering fungerer BI-verktøy effektivt med programvare som brukerne allerede er kjent med, for eksempel Microsoft Excel. Lag en liste over ofte brukte verktøy som BI-programvaren må koble seg til. Ikke glem å ta med tredjepartsapper, programtillegg, utvidelser og koblinger som firmaet bruker regelmessig.

3. Tilbyr det sikkerhets- og samsvarsfunksjonene jeg trenger?

Dette er viktige faktorer du bør vurdere ved evaluering av forretningsanalyseverktøy, spesielt hvis du arbeider i en regulert industri, for eksempel finanstjenester eller helsetjenester. Kontroller at BI-programvaren inneholder funksjoner som:

  • lar IT oppretter et sikkert, styrt miljø
  • har tilbudsbehandlingsverktøy for datakvalitet og konsekvens
  • gjør det mulig å rydde opp i data før informasjon mates til BI-analyseverktøy
  • gir databeskyttelse som varer selv når dataene eksporteres til andre filtyper
  • støtter organisasjonens policyer og fremgangsmåter for tilgang og kryptering
  • leverer geoplasseringsdata for bedre innsikt og samsvar
  • automatiserer viktige samsvarsprosesser
  • beholder og arkiverer data på en sikker måte

4. Hvordan støtter dette verktøyet forskjellige typer brukere?

Siden forretningsanalyse er fleksibel og kan brukes i hele organisasjonen, foretrekker mange firmaer en kombinasjon av verktøy for selvbetjent BI og bedrifts-BI som fungerer for tekniske og ikke-tekniske brukere.

Snakk med interessenter fra begge ender av skalaen for å finne ut nøyaktig hvordan de skal bruke BI, og om du må fokusere på funksjoner for selvbetjening, bedrift eller en blanding av de to. Det kan hende at du vil se etter ett enkelt verktøy som skaleres for å dekke behovene til alle brukere, fra forretningsoperasjoner til IT, og omfatter begge typer BI-løsninger.

Selvbetjent BI

  • Passer for ansatte i et hvilket som helst driftsområde.
  • Teknisk kompetanse kreves ikke for bygging av analyser.
  • Har KI-assistert automatisering og innsikt.
  • Grensesnittet har brukervennlige funksjoner – flytt-og-slipp, filtrering, neddrillinger og beregnede felter.

Bedrifts-BI

  • Brukes ofte av analytikere til å undersøke dataene grundigere.
  • Har avanserte administrasjons- og distribusjonskontroller.
  • Omfatter stordatastøtte og lokal rapportering.

5. Hva er funksjonene for datavisualisering?

Visuell fremstilling av data er et nøkkelelement i forretningsanalyse, og et du bør bruke tid på å lære om under en demo eller prøveversjon.

Utforsk først datainstrumentbord som verktøyet tilbyr, og se hvordan de kan hjelpe organisasjonen med å oppdage ny innsikt. Siden disse instrumentbordene blir brukt daglig av en rekke brukere, bør de gjøre det mulig for brukere å utforske data på en visuell måte som raskt kan identifisere og løse problemer.

Deretter tar du en nærmere titt på hvordan resultatene presenteres ved hjelp av datavisualisering og datafortelling. Disse funksjonene bruker vanligvis diagrammer, grafer og kart til å vise innsikt som er vanskelig å se på et regneark. Det beste datavisualiseringsverktøy har et intuitivt grensesnitt der brukerne kan utforske og presentere data på flere måter, uavhengig av tekniske ferdigheter.

6. Kan jeg enkelt dele innsikt i hele organisasjonen?

Deling av innsikt for å fremme handling er en av de viktigste fordelene med forretningsanalyse. Som en del av evalueringen bør du finne ut hvordan brukere kan samarbeide for å oppdatere, tilpasse og dele rapporter.

Noen BI-verktøy gjør det for eksempel mulig for brukere å legge inn kommentarer direkte i programvaren, raskt bygge inn rapporter i meldinger og samarbeidsverktøy, og angi tillatelser for å distribuere resultatene både i og utenfor organisasjonen.

Til slutt må du ikke glemme å finne ut hvordan verktøyet håndterer automatisert kommunikasjon, som e-poster og varsler, som varsler brukerne om regelmessige planlagte rapporter eller uventede endringer i data.

7. Kan jeg bruke dette verktøyet på farten?

Mobilfunksjoner gir tilgang til data i sanntid og gir deg mulighet til å ta datainformerte beslutninger på farten når du arbeider eksternt. Snakk med de ansatte som arbeider i felten eller på distribuerte steder for å finne ut hva slags mobiltilgang de trenger. Det kan gå fra grunnleggende visning av instrumentbord og rapporter til oppretting og redigering med mobilverktøy. Du bør også passe på at verktøyets funksjoner er samkjørt med firmaets mobilstrategi.

8. Fungerer prisstrukturen for budsjettet mitt og forretningsmodellen min?

Prisstrukturer for programvare kan variere fra per bruker-planer til abonnementsmodeller. Når du ser på budsjettet, må du vurdere hvor mange brukere du har nå, og hvordan virksomheten vil vokse i fremtiden.

Husk at flere funksjoner og oppdateringer kan koste mer. Pass på at du vet hvilke funksjoner organisasjonen må ha, og hvilke som kan diskuteres.

Målet er å finne en kostnadseffektiv løsning som tilbyr forretningsanalyseverktøy for organisasjonen på den skalaen du trenger, og har fleksibilitet til å vokse med organisasjonen.

9. Hva slags opplæring og kundeservice tilbys?

Alle forretningsanalyseverktøy krever opplæring og støtte, i starten og etter hvert som nye funksjoner legges til. Finn ut hvilke opplæringsalternativer som er tilgjengelige. Er opplæring inkludert, eller må du administrere den internt? Hvis du må gi opplæring til en distribuert arbeidsstyrke på flere lokasjoner, er nettkurs tilgjengelige? Hvilken type opplæring tilbys for programvareoppdateringer?

I tillegg til tradisjonell opplæring og utdanning kan brukerfellesskap gi tips og veiledning fra kolleger og produkteksperter. Før du velger et forretningsanalyseverktøy, bør du se etter fora, blogger og brukergrupper som kan hjelpe til med å gi opplæring og støtte.

Til slutt må du sørge for at du forstår hvordan du får kundestøtte. Finn ut om den er gratis eller betalt, hvilke tidspunkter og dager den tilbys, og om den er tilgjengelig på nettet, via chat eller over telefonen.

10. Har leverandøren et godt omdømme?

Evaluering av leverandøren av forretningsanalyse er like viktig som vurdering av funksjonene i verktøyet. Ta deg tid til å undersøke omdømmet og stabiliteten for å sørge for at de har langsiktig levedyktighet og vil være i stand til å gi kontinuerlig støtte. Når du velger en leverandør, bør du se etter en industrileder som har en rekke tilbud som vil fungere for organisasjonens nåværende og fremtidige behov.

11. Hvordan bruker andre selskaper denne programvaren?

Når du evaluerer BI-verktøy, bør du se etter kundehistorier og kasusstudier basert på firmastørrelse og bransje. Når du går gjennom kundeutfordringene og løsningene, får du et bedre inntrykk om dette verktøy er effektivt for virksomheter som ligner din. Du kan også finne nye måter å bruke forretningsanalyse på etter å ha lest suksesshistoriene til andre organisasjoner.

12. Kan jeg få en prøveversjon?

Siden alle disse funksjonene, fra integrering til samarbeid, må være enkle for alle å bruke, kan du se etter et prøveversjonstilbud for å prøve ut verktøyet. Hvis det er mulig, kan du la brukere fra en rekke funksjonsområder prøve verktøyet og gi tilbakemelding. Dette er den enkleste måten å finne ut om et forretningsanalyseverktøy passer for organisasjonen.

Begynn å utforske forretningsanalyseverktøy

Nå som du har disse spørsmålene til å lede deg, er du klar til å begynne å evaluere BI-verktøy, for eksempel Power BI, for å finne programvaren som passer best til behovene til virksomheten og brukerne.