Iemand die aan een desktopcomputer werkt

Wat zijn KPI-dashboards?

KPI-dashboards zijn tools die databronnen combineren en visuele feedback geven waarmee je in één oogopslag ziet hoe je bedrijf presteert ten opzichte van je KPI’s (key performance indicators). Ze bieden gebruikers de volgende voordelen:

• Een snelle en eenvoudige oplossing voor het bijhouden van KPI’s en andere bedrijfsmetrieken.

• Een centrale weergave van data voor meer inzicht in de gezondheid van het bedrijf.

• Aanpasbare datavisualisatie met prestatie- en statusindicatoren.

Voordelen van een uitgebreide KPI-tool

Als je je KPI-dashboard bouwt met dezelfde tool of hetzelfde platform dat je gebruikt om je KPI’s op te stellen, heb je alles wat je nodig hebt op één locatie. Op het moment dat je de KPI-definities, databronnen of doelen aanpast, worden deze updates automatisch doorgevoerd in je dashboards, zodat je waardevolle tijd en moeite bespaart.

Wat is een KPI?

Een key performance indicator is een meetbare waarde die laat zien hoe effectief je presteert ten opzichte van je doelen. Je kunt KPI’s zien als de scorekaart van je bedrijf: het is een manier om te meten of je al dan niet aan je doelstellingen voldoet.

Waarom KPI’s belangrijk zijn

Als je KPI’s identificeert en volgt, weet je of je bedrijf op de juiste weg is – of dat de koers misschien moet worden bijgesteld om verlies van tijd en geld te voorkomen. Als KPI’s goed worden ingezet, zijn het krachtige tools waarmee je het volgende kunt doen:

  • De financiële gezondheid van het bedrijf controleren.

  • De voortgang afzetten tegen strategische doelen.

  • Problemen vroeg herkennen.

  • Tijdig tactische correcties aanbrengen.

  • Teamleden motiveren.

  • Sneller betere beslissingen nemen.

Maar hoe begin je met het identificeren van de KPI’s die voor jouw bedrijf van belang zijn? Zorg dat je als eerste je strategische doelstellingen duidelijk krijgt – bedrijfsbreed of per afdeling.

Met deze doelstellingen kun je bepalen welke KPI’s voor jouw bedrijf belangrijk zijn. Bij het kiezen van relevante KPI’s ga je volledig uit van deze doelstellingen, en van de mogelijkheid die je hebt om je prestaties daartegen af te zetten.

Identificeer vervolgens de KPI-doelen die je jezelf wilt stellen en de manier waarop die gemeten moeten worden. Houd er rekening mee dat dit doelen op de korte en lange termijn kunnen zijn.

Ga in gesprek met je team en voer een open dialoog over KPI’s en de bijbehorende doelen. Zijn de doelen te agressief? Te eenvoudig? De doelen moeten uitdagend zijn maar als ze te hoog gegrepen zijn – of volledig afhangen van metrieken waarover je team geen controle heeft – is het verstandig de zaak opnieuw te overdenken. Daarnaast moet je de activiteiten en tactieken bekijken die je bedrijf gaat gebruiken om die doelen te realiseren. Evalueer tot slot de huidige situatie: dat is het uitgangspunt van je KPI’s.

Leer de verschillende soorten KPI’s kennen

Als je wilt bepalen welke KPI’s je wilt volgen, is het handig om een goed begrip te hebben van de soorten KPI’s die doorgaans gebruikt worden om de voortgang te meten.

  • Kwantitatieve KPI’s hebben betrekking op alle meetbare feiten die in cijfers kunnen worden weergegeven. Denk aan statistieken, percentages en eurotekens.

  • Kwalitatieve KPI’s omvatten menselijke interpretaties en kunnen niet cijfermatig worden gekwantificeerd. Denk hierbij aan meningen, gevoelens en ervaringen.

  • ‘Lagging’ KPI’s meten zaken uit het verleden om successen of mislukkingen te voorspellen. Je kunt hierbij denken aan wat je al hebt bereikt, of waar je moeite mee hebt gehad.

  • ‘Leading’ KPI’s meten prestaties om toekomstige successen en tendensen op de lange termijn te voorspellen. Hier gaat het erom dat je je bestemming in het oog houdt.

Leading en lagging KPI’s worden vaak samen gebruikt. In combinatie met kwantitatieve en kwalitatieve KPI’s zijn dit goede punten om mee te beginnen.

Wijs voor elke KPI die je wilt volgen een eigenaar toe en zorg dat de volgfrequentie wordt afgesproken. Welke KPI’s je ook wilt volgen, het gebruik van een KPI-platform of -tool is essentieel voor de samenwerking met je team over het opstellen van KPI’s. Door elke KPI gezamenlijk te definiëren en vervolgens contextuele data vast te leggen en die te combineren tot een enkele weergave, maak je gerichte realtime acties mogelijk.

Voorbeelden van KPI-dashboards

Effectieve KPI-dashboards brengen alle KPI’s samen die je nodig hebt om je strategische doelen te volgen en leveren een visuele weergave van alle relevante metrieken, naast elkaar op één locatie. Bekijk deze Voorbeelden van KPI-dashboards en denk na over belangrijke bijbehorende metrieken die je waarschijnlijk wilt volgen:

Marketingeffectiviteit

  • Prestaties van zoektermen
  • Gemiddelde tijd op pagina
  • Conversieverhouding
  • Gemiddelde leadscore
  • Doorloopverhouding websiteverkeer

Klantenservice

  • Klanttevredenheidsscore
  • Kosten per contactmoment
  • Eerste reactietijd
  • Klantbehoudratio
  • Gemiddelde oplossingstijd

Financiële gezondheid

  • Winst en verlies
  • Huidige verhouding
  • Operationele cashflow
  • Burn rate
  • Leveranciersuitgaven

IT-prestaties

  • Gemiddelde reparatietijd
  • Downtime server
  • ROI van IT
  • Onopgeloste tickets per werknemer
  • Projecten binnen budget geleverd

KPI-rapportage

Met KPI-rapporten bereikt de informatie uit het KPI-dashboard een nieuw niveau. Ze gaan verder in op de data om zo meer gedetailleerde inzichten en analyses te leveren.

Met een KPI-rapport kunnen stakeholders en teamleden trends of knelpunten in een bepaalde tijdperiode vaststellen, zodat ze betere beslissingen kunnen nemen. De volgende onderwerpen kunnen in de rapportage worden opgenomen:

  • Inzicht in de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.

  • De financiële gezondheid van het bedrijf, afgezet tegen beoogde KPI’s.

  • Opvallende trends of patronen die uit de data blijken.

  • Een meer diepgaande analyse van de data als hulp bij strategische besluitvorming.

Als je een KPI-rapport gaat maken, moet je eerst de doelgroep en doelstelling voor het rapport bepalen. Misschien wil je de voortgang van bedrijf in het derde kwartaal ten opzichte van de doelopbrengst laten zien aan stakeholders. Zorg ervoor dat alle KPI’s in je rapport terugverwijzen naar dat centrale thema.

Voor het maken van KPI-rapporten kunnen onder meer de volgende overwegingen van belang zijn:

  • Sjablonen van KPI-rapporten bekijken die mogelijk al onderdeel zijn van je KPI-tool of -platform.

  • Een regelmatige rapportagefrequentie bepalen.

  • Beslissen of het rapport statisch wordt of interactief, voor meer dynamische mogelijkheden om op data in te zoomen.

  • Weergave van uitsluitend relevante KPI’s, zodat het rapport niet gebukt gaat onder KPI’s die niet naar de rapportagedoelen terugverwijzen.

  • Ervoor zorgen dat de rapportage helder, eenvoudig te begrijpen en bruikbaar is voor de beoogde doelgroep.

Best practices voor KPI’s

Voor een goed gebruik van de mogelijkheden van KPI’s hebben we een aantal tips opgesteld om je te helpen van start te gaan.

KPI’s bepalen:

  • Kies alleen KPI’s die aansluiten op je specifieke doelen. Als je doelstellingen niet helder zijn, zal het lastig zijn ze tegen de KPI’s af te zetten.
  • Gebruik verschillende KPI’s voor dezelfde doelen als ze voor meerdere afdelingen bedoeld zijn. De marketingafdeling zal bijvoorbeeld andere KPI's hebben dan het salesteam.
  • Welke KPI’s je ook kiest, zorg dat er een kernteam is dat verantwoordelijk is voor het opstellen ervan.

KPI’s monitoren:

  • Bekijk de verschillende dashboards, visualisatiediagrammen en sjablonen die beschikbaar zijn in je KPI-tool of -platform om de juiste keuzes voor je doelen te maken.
  • Zorg dat je begindata opneemt voor vergelijkingsdoeleinden, zodat je dashboard een daadwerkelijke weergave vormt van de bedrijfsprestaties en de voortgang in de loop van de tijd.
  • Stel een frequentie vast voor het volgen en reageren op KPI’s. Worden de KPI-dashboards dagelijks of wekelijks bekeken? Volgens er pas acties na de rapportage of kunnen de stakeholders en/of teamleden de tactiek tussentijds bijstellen?

Veelvoorkomende fouten bij het gebruik van KPI’s

Vermijd deze veelvoorkomende fouten bij het gebruik van KPI’s:

1. KPI’s kiezen die niet essentieel zijn voor je strategische doelen. Hoewel het slim is relevante bedrijfsmetrieken te volgen, hoeven niet alle metrieken in een KPI opgenomen te worden.

2. Slecht opgestelde of vage KPI’s gebruiken. Werk met je team samen om de KPI’s te definiëren met specifieke details over de manier waarop ze gemeten moeten worden. Als je dat niet doet, wordt het lastig je doelen te bereiken.

3. Te hooggespannen of onrealistische KPI-doelen opstellen. Het is beter om realistische doelen te hebben die gebaseerd zijn op historische data en huidige tactieken. Bedenk of het verstandig is om je op een specifiek tijdskader te richten of om doelen voor de korte en lange termijn op te stellen.

4. KPI’s zonder eigenaar volgen. Verantwoordingsplicht is belangrijk, niet alleen voor de resultaten maar ook voor het proces. Elke KPI moet een eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor controle, rapportage, analyse en actie.

5. Geen actie ondernemen op basis van KPI’s. Of je nu je doelen haalt of achterblijft, KPI’s zijn tools waarmee je betere beslissingen kunt nemen. Volg dus niet alleen voor het volgen zelf maar onderneem actie.

Maak eenvoudig KPI-dashboards met de juiste tool

Als je op zoek bent naar een KPI-dashboardoplossing, is het verstandig de keuze te laten vallen op eenvoudige, end-to-end databeveiliging voor datadashboards, met mogelijkheden voor uitwisseling buiten de eigen organisatie. Op die manier beschermen je KPI-dashboards en KPI-rapportage de onderliggende data overeenkomstig de parameters die je instelt. Bekijk Microsoft Power BI om te zien hoe je beveiligde KPI-dashboards maakt en verborgen inzichten ontdekt in je data.