Masaüstü bilgisayarda çalışan bir kişi

KPI panoları nedir?

KPI panoları, veri kaynaklarını bir araya getiren ve işletmenizin ana performans göstergelerine (KPI'lar) göre performansını gösteren hızlı görsel geri bildirim sağlayan araçlardır. Aşağıdaki olanakları sunarak kullanıcıya avantaj sağlarlar:

• KPI'ları ve diğer iş ölçümlerini izlemek için hızlı ve kolay bir çözüm.

• Şirketin durumuna ilişkin görünürlüğü geliştiren birleşik veri görünümü.

• Performans ve durum göstergeleri ile özelleştirilebilir veri görselleştirme.

Kapsamlı bir KPI aracının yararları

KPI panonuzu KPI'ları tanımlamak için kullandığınız araç veya platformla oluşturarak ihtiyaç duyduğunuz her şeyin aynı yerde olmasını sağlarsınız. KPI tanımlarınızı, veri kaynaklarınızı veya hedeflerinizi değiştirdiğinizde bu güncelleştirmeler otomatik olarak panolarınıza yansıtılır. Böylece daha az çaba harcar ve zamandan tasarruf edersiniz.

KPI nedir?

Ana performans göstergesi, hedeflerinize ne kadar etkili şekilde ulaştığınızı gösteren ölçülebilir bir değerdir. KPI'ları şirketinizin kurumsal karnesi olarak düşünebilirsiniz. Hedeflerinize uyup uymadığınızı ölçmenize olanak tanırlar.

KPI'ların önemi

KPI'ları tanımlamak ve izlemek, işletmenizin doğru yolda olup olmadığını öğrenmenize veya zaman ve para kaybını önlemek için değişiklik yapmanız gerekip gerekmediğini öğrenmenize olanak tanır. Uygun şekilde kullanıldığında KPI'lar aşağıdaki konularda yardımcı olan güçlü araçlardır:

  • Şirketinizin finansal durumunu izleyin.

  • Stratejik hedeflere göre ilerlemeyi ölçün.

  • Sorunları erken aşamada belirleyin.

  • Taktiklerinizde zamanında ayarlamalar yapın.

  • Takım üyelerini motive edin.

  • Daha hızlı ve iyi kararlar alın.

İşletmeniz için önemli olan KPI'ları tanımlamaya nasıl başlayacaksınız? Ortak veya departmana özel stratejik hedeflerinizi netleştirerek başlayın.

Bu hedefler, şirketiniz için hangi KPI'ların önemli olduğunu belirlemenize yardımcı olur. İlgili KPI'ların seçilmesi, tamamen bu hedeflere ve bu hedefler doğrultusunda performansınızı ölçme becerinize bağlıdır.

Daha sonra, ulaşmak için çalışacağınız KPI hedeflerini ve bunların nasıl ölçüleceğini tanımlayın. Bunların hem kısa hem de uzun dönemli hedefler olabileceğini unutmayın.

Takımınızla konuşun ve KPI'lar ile hedefler hakkında açık iletişimi teşvik edin. Çok mu agresifler? Çok mu kolaylar? Hedeflerin zorlayıcı olması gerekir ancak ulaşılması çok zor veya tamamen takımınızın denetleyemediği ölçümlere dayalı olması durumunda, hedefleri yeniden gözden geçirmek yararlı olacaktır. Ayrıca, şirketinizin bu hedeflere ulaşmak için kullanacağı etkinlikleri ve taktikleri de keşfetmeniz gerekir. Son olarak, bugün bulunduğunuz noktayı değerlendirin. Bu, sizin KPI başlangıç noktanız olacaktır.

Farklı KPI türlerini öğrenin

İlerlemeyi ölçmek için en sık kullanılan KPI türleri hakkında bilgi sahibi olduğunuzda izlemeniz gereken KPI'ları daha kolay şekilde belirlersiniz.

  • Nicel KPI'lar, bir sayıyla gösterilebilecek ölçülebilir olgularla ilgilidir. İstatistikleri, yüzdeleri ve dolar işaretlerini düşünün.

  • Nitel KPI'lar insan tarafından yapılan yorumlamaları içerir ve sayılarla ölçülemez. Fikirleri, düşünceleri ve deneyimleri düşünün.

  • Geç KPI'lar, başarı veya başarısızlık durumunu tahmin etmek için geçmişte olanları ölçer. Geriye bakarak neler başarmış olduğunuzu veya nerelerde sorun yaşadığınızı düşünün.

  • Öncü KPI'lar, gelecekteki başarıyı veya uzun vadeli eğilimleri öngörmek için performansı ölçer. Varmak istediğiniz noktaya ulaşmayı düşünün.

Öncü ve geç KPI'lar genellikle birlikte kullanılır. Nicel ve nitel KPI'larla birlikte iyi bir başlangıç noktasıdır.

İzlemeyi seçtiğiniz her KPI için bir sahip atayın ve izleme sıklığını kabul edin. Hangi KPI'ları izlemeye karar verirseniz verin, KPI tanımları üzerinde takımınızla işbirliği yapmak için bir KPI platformu veya aracı kullanmak çok önemlidir. Her KPI'yı birlikte tanımlayıp bağlamsal verileri yakaladığınızda ve bu verileri tek bir görünümde birleştirdiğinizde isabetli ve gerçek zamanlı eylemler gerçekleştirirsiniz.

KPI panosu örnekleri

Etkin KPI panoları, stratejik hedeflerinizi izlemek için gereksinim duyduğunuz tüm KPI'ları bir araya getirir ve ilgili tüm ölçümlerinizi tek bir yerde yan yana gösteren görsel bir sunum sağlar. Bu KPI panosu örneklerine bakın ve izlemek isteyebileceğiniz bazı önemli ilişkili ölçümleri değerlendirin:

Pazarlama etkililiği

  • Anahtar sözcük performansı
  • Sayfada geçirilen ortalama süre
  • Dönüşüm oranı
  • Ortalama müşteri adayı puanı
  • Web sitesi trafiği müşteri adayı oranı

Müşteri hizmetleri

  • Müşteri memnuniyeti puanı
  • Çağrı başına maliyet
  • İlk yanıt süresi
  • Müşteri tutma oranı
  • Ortalama çözümleme süresi

Finansal durum

  • Kar ve zarar
  • Geçerli oran
  • İşletme nakit akışı
  • Yakma oranı
  • Satıcı giderleri

BT performansı

  • Ortalama onarım süresi
  • Sunucu kesinti süresi
  • BT ROI
  • Çalışan başına çözümlenmeyen bilet sayısı
  • Bütçe içinde teslim edilen projeler

KPI raporlama

KPI raporları, KPI panosunda sunulan bilgileri yeni bir düzeye taşır. Daha ayrıntılı bilgiler ve analizler ortaya çıkarmak için verileri daha derinlemesine inceler.

KPI raporu, paydaşların ve takım üyelerinin belirli bir zaman dilimindeki eğilimleri veya performans sorunlarını tanımlamasına yardımcı olarak daha iyi kararlar verebilmesine olanak tanır. Raporlama konuları şunları içerebilir:

  • Şirketin günlük işlemlerine yönelik bilgiler.

  • Şirketin hedeflenen KPI'lara göre finansal durumu.

  • Verilerin sunduğu önemli eğilimler veya desenler.

  • Stratejik karar vermeye yardımcı olan verilerin derinlemesine analizi.

KPI raporunuzu oluşturmak için öncelikle hedef kitlenizi ve raporun amacını belirleyin. Örneğin, gelir hedefinize yönelik olarak 3. çeyrekte elde edilen ilerlemeyi şirketinizin paydaşlarına göstermek istiyor olabilirsiniz. Raporunuzdaki tüm KPI'ların bu merkez temaya dönüş yaptığından emin olun.

KPI raporlarınızı oluşturmak için dikkat edilecek ek noktalar şunlardır:

  • KPI aracınıza veya platformunuza önceden dahil edilmiş olabilecek KPI raporu şablonlarını araştırma.

  • Raporlama sıklığı için bir tempo ayarlama.

  • Verilen detaylarına daha dinamik şekilde gitmek için raporunuzun etkileşimli mi yoksa statik mi olacağına karar verme.

  • Raporunuza raporlama hedefleriyle eşleşmeyen KPI'larla aşırı yükleme yapmamak için yalnızca ilgili KPI'ları sunma.

  • Raporunuzun net, kolay anlaşılır ve hedeflenen kitle için eyleme dönüştürülebilir olmasını sağlama.

KPI en iyi uygulamaları

KPI'ların gücünden başarılı şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak amacıyla başlangıçta kullanabileceğiniz bazı ipuçlarını derledik.

KPI'ları belirleme:

  • Yalnızca sizin hedeflerinizle uyumlu KPI'ları seçin. Hedefleriniz net değilse, onlarla eşleşen KPI'lar karmaşıklık yaratacaktır.
  • Farklı departmanlara yönelik olacaksa aynı hedefler için farklı KPI'lar kullanın. Örneğin, pazarlama departmanının KPI'ları satış takımının KPI'larından farklı olacaktır.
  • Hangi KPI'ları seçerseniz seçin bunların tanımlanmasından sorumlu olan bir çekirdek takım bulunmasını sağlayın.

KPI'ları izleme:

  • Hedefleriniz için doğru olanları seçmek üzere KPI aracınızda veya platformunuzda bulunan farklı panoları, görselleştirme grafiklerini ve şablonları keşfedin.
  • Karşılaştırma için bir başlangıç noktası ekleyin; bu şekilde panonuz şirket performansınızı ve zaman içindeki ilerlemeyi doğru şekilde gösterir.
  • KPI'ları izlemek ve KPI'lara göre hareket etmek için bir tempo belirleyin. KPI panoları günlük olarak mı haftalık olarak mı izleniyor? Eylemler yalnızca raporlama sonrasında mı geliyor yoksa paydaşlar ve/veya takım üyeleri süreç boyunca taktikleri düzenlemek için destekleniyor mu?

Yaygın KPI hataları

Yaygın olarak karşılaşılan bu KPI hatalarından kaçının:

1. Stratejik hedefleriniz açısından temel öneme sahip olmayan KPI'lar seçmek. İlgili iş ölçümlerinizi takip etmek akıllıca bir davranış olsa da ölçümlerinizin tümü KPI durumu için gerekli değildir.

2. Kötü tanımlanmış veya net olmayan KPI'lar benimsemek. KPI'ları nasıl ölçüleceklerine ilişkin belirli ayrıntılarla tanımlamak için takımınızla birlikte çalışın. Bunu yapmazsanız, hedeflerinize ulaşmakta zorluk yaşarsınız.

3. Ulaşılması zor veya gerçekçi olmayan KPI hedefleri ayarlamak. Geçmiş verileri, kaynakları ve geçerli taktikleri temel alarak gerçekçi hedefler belirlemek daha iyidir. Belirli bir zaman dilimine odaklanın veya kısa ve uzun vadeli hedefler belirleyin.

4. KPI'ları sahipleri olmadan izlemek. Sorumluluk yalnızca sonuçlar için değil süreç açısından da önemlidir. Her KPI'nın izleme, raporlama, analiz ve eylemden sorumlu bir sahibi olmalıdır.

5. KPI'lar üzerinde eylem gerçekleştirmemek. Hedeflerinize ulaşsanız veya hedeflerinizin gerisinde kalsanız da KPI'lar doğru kararlar vermenize yardımcı olan araçlardır. Bu nedenle, yalnızca izlemek için izlemeyin, harekete geçin.

Doğru araçla kolayca KPI panoları oluşturun

KPI panosu çözümü seçerken mutlaka veri panoları için basit, uçtan uca veri koruması ve kuruluş dışında paylaşmak için denetimler içeren bir çözüm araştırın. Böylece, KPI panolarınız ve KPI raporlarınız ayarladığınız parametrelere göre arka plandaki verilerinizin güvenliğini sağlar. Güvenli KPI panoları oluşturmak ve verilerinizdeki gizli bilgileri bulmak için Microsoft Power BI içeriğini keşfedin.